紧急订单处理规范
公司采购订单跟踪制度规范 采购精细管理制度
公司采购订单跟踪制度规范1.1订单跟踪工作规范订单跟踪工作规范第1章总则第1条目的为了规范订单跟踪工作，提高订单跟踪效果，特制定本规范。
第2条审批权限1.采购总监及总经理负责审批元以上的订单处理工作。
2.采购经理负责审批元以下的订单处理工作。
第2章采购跟单总体要求第3条跟踪过程订单发出后，采购专员需要跟踪整个过程直至收货入库。
第4条跟踪要求1.采购专员应完成企业规定的以及自购的订单跟踪任务。
2.采购专员全面统筹安排所负责的各个订单的跟踪工作，不可遗漏。
第5条处理审批采购订单的取消、违反合同以及其他未规定处理规范的问题的处理方案应由相关权限审批人审批后方可执行。
第6条行为规范跟单员必须保持对供应商的尊重，在跟单过程中必须注意自己的言行举止，自觉维护企业的良好形象。
第3章订单跟踪处理规范第7条订单分类汇总1.采购专员必须整理好所负责订单，将订单信息填入“订单信息汇总表”中，确保每一订单都可查询。
“订单信息汇总表”如下所示。
订单信息汇总表2.采购专员将负责的采购订单按照订单跟踪类别分类，便于进行供应商分级跟踪管理(参照《供应商分级跟踪管理制度》)。
第8条订单执行情况跟踪1.采购专员应跟踪订单处理的整个过程。
2.采购专员按照企业《订单状态跟踪管理制度》跟踪采购订单。
第9条企业取消采购订单的处理1.原则上，采购部不能取消订单。
如因企业内部某种原因，确实需要取消已发出的订单，采购专员应依据领导审批权限向领导申请取消订单。
2.对于企业单方面取消订单或供应商可能提出取消订单的问题，采购专员应按照以下程序处理。
(1)采购部预先提出有可能出现的问题及可行的解决方法，并由采购专员编制《××取消订单处理方案》。
(2)采购经理或采购总监在权限内审批《××取消订单处理方案》。
(3)采购专员执行《××取消订单处理方案》。
3.依照合同规定取消订单的，采购专员无需请领导审批。
订单尾数清理管理规范(含表格)
订单尾数清理管理规范（ISO9001 -2015）第一章总则第一条目的规范生产过程中尾数清理流程，明确相关部门/人员的职责和要求，缩短工单关闭和订单交货的周期，提高订单按时完成率，以满足客户出货要求。
第二条适用范围公司生产过程中尾数清理相关的部门/人员和活动。
第三条订单尾数的定义生产工单已完成95%以上，还需重新组织物料生产方可完成工单任务的剩余数量，一般在100台以内，也就是欠产。
第四条尾数产生的主要原因一、供应商送过来的物料包装数量短缺，而总装领料时也不一一点数。
普遍供应商有“等车间报欠料再补”的心理，导致工单未能一次性全部清完。
二、装配作业过程中产生不合格品。
三、来料混杂不合格品。
四、总装车间遗失物料。
等原因导致工单无法生产完毕而产生。
第五条工单关闭周期以计划中心排产定稿为准，不欠物料的情况下，原则上总装车间必须当天上线生产，从车间开始生产当天算时起，到工单关闭完成为止即为工单关闭周期，此周期7天，超过7天即为超期工单。
第二章尾数的管理第一条尾数欠料追溯流程第二条相关部门职责一、尾数产生后，车间在3个小时内统计所欠物料（包括生产线、表号、型号、物料名称、编码、数量、上报时间、原因等，原因一般分几种情况：“未送齐”、“不良品”、“车间丢失”、“车间损耗”等），并以邮件形式发给各采购和配件车间、仓库等相关人员。
二、欠产在100台以内，必须一次性准确把所欠物料报出来；欠产在100台以上（紧急订单除外）总装车间先报欠得最多的物料（统一体现于总装车间尾数欠料表），待清到100台内后再一次性准确把所欠物料报出来。
三、物料报出后3个工作日（紧急订单除外）必须到位，并立即通知车间尾数清理人员。
上报欠料时间计时如：如果当天上午报出来的算1天，再往后推3天为物料补数周期；如果当天下午报出的不算1天，从第二天算起往后3天，即为物料补数周期。
四、车间及时将生产过程中所产生的不合格品及时退仓，并办理相关退手续，线路板可直接通过采购通知供应商安排维修人员现场维修。
订单交期管理规范
定单交期管理规范引言概述：定单交期管理是企业在生产和供应过程中非常重要的一环。
合理的定单交期管理可以确保定单按时交付，提高客户满意度，同时也能够提高企业的运营效率和竞争力。
本文将从五个方面详细介绍定单交期管理的规范。
一、定单接收与确认1.1 定单接收：及时接收客户定单是定单交期管理的第一步。
企业应建立健全的定单接收渠道，例如电话、传真、电子邮件等，并设立专门的接收人员负责接收定单。
1.2 定单确认：接收定单后，企业应及时与客户进行确认，核对定单信息的准确性。
确认定单时，要确保产品型号、数量、交付日期等信息与客户要求一致，并将确认结果及时反馈给客户。
1.3 定单变更管理：如果客户需要对定单进行变更，企业应及时响应并进行合理的商议。
变更后的定单信息应及时更新并与客户再次确认，以确保定单交期的准确性。
二、生产计划与调度2.1 生产计划编制：根据定单的交期要求，企业应制定合理的生产计划。
生产计划要充分考虑生产能力、原材料供应、设备维护等因素，确保生产进度与定单交期的匹配。
2.2 资源调度：在生产过程中，企业应合理调度各项资源，包括人力、设备、原材料等，以确保生产进度的顺利进行。
同时，要及时处理生产中的问题和异常情况，避免对交期造成不利影响。
2.3 生产进度监控：企业应建立有效的生产进度监控机制，及时了解生产发展情况，并与定单交期进行比对。
如果发现生产进度存在延误的风险，应及时采取措施进行调整，以保证定单按时交付。
三、供应链协同管理3.1 供应商管理：企业应与供应商建立良好的合作关系，确保供应商能够按时提供所需的原材料和零部件。
与供应商之间要进行有效的沟通和协调，及时解决供应问题，避免因供应链问题导致定单交期延误。
3.2 物流管理：在定单交期管理中，物流环节起着至关重要的作用。
企业应与物流公司合作，制定合理的物流方案，确保产品能够按时送达客户手中。
3.3 风险管理：企业应对供应链中的潜在风险进行有效管理。
订单管理制度
订单管理的发展历程与趋势
发展历程
订单管理从传统的纸质订单时代发展至今，已经逐步实现了数字化、电子化 和智能化。
发展趋势
未来订单管理将更加注重客户需求和体验，通过数字化和智能化技术提高订 单处理效率和准确性，实现更加精细化的供应链管理。
02
订单管理流程
订单接收与审核
1 2
接收客户订单
通过电话、网络、邮件等方式接收客户订单需 求，及时响应客户需求。
03
订单管理中的关键环节与控制点
订单状态的实时更新
订单录入
确保订单信息准确无误地录入系统，包括客户信 息、产品信息、数量、价格等。
状态分类
根据订单的不同状态进行分类，如未确认、已确 认、已发货、已收货等。
实时更新
及时将订单的最新状态同步到系统中，以便相关 人员了解订单的实时情况。
订单异常情况的及时处理
签收确认
在货物送达客户手中后，督促客户进行签收确认 ，确保订单的顺利完成。
订单结算与关闭
结算订单
根据订单的实际履行情况和合同约定，进行订单的结算工作，包 括货款核算、发票开具等。
关闭订单
在订单结算完成后，将订单关闭并归档，确保订单信息的完整性 和保密性。
分析总结
对订单履行过程进行分析和总结，发现问题并进行改进，提高订 单管理制度的效率和准确性。
订单管理系统与物流系统集成，实现订单执 行过程中的物流跟踪与监控。
与电商平台的集成
与其他系统集成
订单管理系统可以与电商平台集成，实现线 上销售、支付、物流等环节的自动化管理。
根据实际业务需求，订单管理系统还可以与 CRM、OA、HR等其他系统进行集成，实 现数据交互和业务协同。
05
计划销售订单管理制度
计划销售订单管理制度一、制度目的销售订单管理制度的目的在于规范销售订单的处理流程，确保订单的准确性、及时性和完整性，提高销售工作效率，降低销售风险，确保销售业务的顺利进行。
二、应用范围销售订单管理制度适用于所有销售部门及相关部门，包括销售人员、销售支持人员、财务人员等。
三、制度内容1. 销售流程规范销售订单管理制度应明确销售流程，包括订单接收、处理、执行和结算等环节的具体步骤和责任人。
（1）订单接收销售订单应统一由销售人员接收，接收时应核实订单信息的准确性和完整性，包括客户信息、产品信息、数量、价格、送货地址、付款方式等。
（2）订单处理接收到订单后，销售人员应及时录入系统，指定货物出库日期、交付日期和付款日期等信息。
同时，销售人员应将订单信息传达给相关部门，协调处理订单。
（3）订单执行订单执行包括货物出库、送货、安装等环节，销售人员应监督订单执行过程，确保订单按时交付，实现客户满意。
（4）订单结算订单结算包括发票开具、收款、账务处理等环节，销售人员应跟进订单结算过程，确保订单结算及时、准确。
2. 销售政策遵守销售订单管理制度应明确销售政策，规范销售人员的操作行为，防止销售人员违规操作，避免销售风险发生。
（1）价格政策销售订单管理制度应明确价格政策，规范销售人员的价格操作，确保销售价格准确、合理。
（2）促销政策销售订单管理制度应明确促销政策，规范销售人员的促销操作，确保促销活动合理、有效。
（3）退换货政策销售订单管理制度应明确退换货政策，规范销售人员的退换货操作，确保客户享有合法权益。
3. 数据记录与分析销售订单管理制度应明确销售数据的记录要求，包括销售额、订单量、客户数量等销售数据，销售人员应及时记录销售数据，便于销售业绩的监控和评估。
4. 绩效考核与奖惩制度销售订单管理制度应明确销售绩效考核的标准和方法，根据销售绩效进行奖励或惩罚，激励销售人员积极工作。
5. 信息安全管理销售订单管理制度应加强信息安全管理，保护客户信息和公司机密信息的安全，防止泄漏。
插单管理规范
插单管理规范一、背景介绍插单是指在正常订单流程之外，将新订单插入到已有订单流程中进行处理。
插单的目的是为了满足客户的紧急需求或者优先处理某些特殊订单。
插单管理的规范化可以提高订单处理效率，确保客户满意度，同时也能够保证正常订单的处理顺序和质量。
二、插单管理的原则1. 紧急性原则：插单应当是在客户有紧急需求或者订单特殊性的情况下进行，不能滥用插单权力。
2. 公平性原则：插单应当公平公正，不能因为某个客户或者某个部门的关系而优先处理。
3. 透明性原则：插单的原因和处理过程应当明确记录，以便后续追溯和评估。
三、插单管理的流程1. 插单申请：客户或者内部部门需要插单时，应当向插单管理人员提出申请。
申请应当包括插单的原因、紧急程度和所需处理时间等信息。
2. 插单评估：插单管理人员根据申请的信息进行评估，判断是否符合插单的条件。
评估结果应当及时反馈给申请人。
3. 插单安排：如果插单符合条件，插单管理人员应当与相关部门协调安排插单的处理流程。
插单的安排应当尽量不影响正常订单的处理。
4. 插单执行：相关部门按照插单的安排进行订单处理。
在处理过程中，应当及时记录插单的原因和处理情况。
5. 插单反馈：插单处理完成后，插单管理人员应当向申请人反馈处理结果，并记录在插单管理系统中。
四、插单管理的责任分工1. 插单管理人员：负责插单的评估、安排和反馈等工作。
需要具备良好的沟通协调能力和判断能力。
2. 相关部门负责人：负责协调部门内部资源，保证插单的及时处理和质量。
五、插单管理的考核与改进1. 考核指标：插单管理的考核指标可以包括插单的数量、处理时效、客户满意度等。
2. 改进措施：根据插单管理的考核结果，及时总结经验教训，制定改进措施，提高插单管理的效率和质量。
六、插单管理的风险与防范措施1. 滥用插单权力：为防止滥用插单权力，应当建立插单管理的审批机制，确保插单的合理性和公平性。
2. 顾客投诉：如果插单处理不当导致客户投诉，应当及时处理和回复，同时总结原因，避免类似问题再次发生。
订单交期管理规范
订单交期管理规范一、背景介绍订单交期管理是指在订单处理过程中，对订单的交付时间进行管理和控制，确保订单能够按时交付给客户。
合理的订单交期管理可以提高客户满意度，优化供应链流程，降低运营成本。
本文将详细介绍订单交期管理的规范流程和注意事项。
二、订单交期管理流程1. 订单接收阶段a. 销售人员接收客户订单，并确认订单中的交付时间要求。
b. 销售人员将订单信息及交付时间要求及时录入系统，并通知相关部门。
c. 相关部门根据订单要求，评估生产能力和资源情况，确定是否能够满足交付时间要求。
2. 生产计划编制阶段a. 生产计划部门根据订单要求，制定生产计划，并考虑到资源、能力和工艺等因素。
b. 生产计划部门与相关部门进行沟通，确保生产计划的可行性和合理性。
3. 生产执行阶段a. 生产部门按照生产计划进行生产，并监控生产进度。
b. 生产部门及时反馈生产进度给相关部门，并及时解决生产中的问题和障碍。
4. 物流配送阶段a. 物流部门根据生产进度和交付时间要求，制定物流配送计划。
b. 物流部门与供应商、运输公司等进行协调，确保物流配送的准时性和可靠性。
5. 交付确认阶段a. 客户收到交付的产品后，确认产品的数量、质量和交付时间是否符合订单要求。
b. 销售人员与客户进行沟通，了解客户的满意度和反馈意见。
三、注意事项1. 交期承诺要合理在接收订单时，销售人员要根据实际情况和生产能力，给出合理的交付时间承诺，避免过度承诺导致交期延误。
2. 生产计划要科学合理生产计划部门要综合考虑资源、能力和工艺等因素，制定科学合理的生产计划，确保能够按时交付订单。
3. 生产进度要及时监控生产部门要及时监控生产进度，发现问题和障碍要及时解决，避免交期延误。
4. 物流配送要精确安排物流部门要根据生产进度和交付时间要求，制定精确的物流配送计划，确保产品能够准时送达客户手中。
5. 客户满意度要重视销售人员要与客户保持良好的沟通，及时了解客户的满意度和反馈意见，以不断改进订单交期管理的流程和效果。
拆单规章制度
第一章总则第一条为规范公司内部拆单流程，提高工作效率，确保订单处理的准确性和及时性，特制定本规章制度。
第二条本规章制度适用于公司所有涉及订单拆分工作的部门及员工。
第三条拆单工作应遵循公平、公正、公开的原则，确保订单信息真实、完整、准确。
第二章拆单流程第四条拆单前，相关部门应确保订单信息完整，包括产品名称、规格、数量、价格、交货期等。
第五条拆单操作应由具备相应权限的员工负责，未经授权不得进行拆单操作。
第六条拆单操作步骤如下：1. 仔细核对订单信息，确保无误；2. 根据产品特点、库存情况、运输要求等因素，进行合理的拆单；3. 将拆分后的订单分别生成新的订单编号，并确保每个新订单的信息准确无误；4. 对拆分后的订单进行审核，确保拆单合理、合规；5. 将拆分后的订单信息及时反馈给相关部门和客户。
第三章拆单规范第七条拆单时，应遵循以下规范：1. 单一订单拆分原则上不超过三个新订单；2. 拆分后的订单应保持原订单的完整性，不得遗漏任何产品或服务；3. 拆分后的订单价格应与原订单一致；4. 拆分后的订单交货期应尽可能与原订单保持一致；5. 拆分后的订单运输方式应与原订单保持一致或根据实际情况调整。
第八条特殊情况下的拆单规范：1. 对于需要紧急处理的订单，可适当放宽拆单数量限制；2. 对于特殊规格或定制产品的订单，应单独拆分，并确保生产、运输等环节的顺利进行；3. 对于跨部门合作的订单，应提前沟通协调，确保拆单后的订单能够顺利执行。
第四章拆单责任第九条拆单操作人员应对拆单结果负责，如因操作失误导致订单信息错误或延误，应承担相应责任。
第十条拆单审核人员应对拆单合理性负责，如发现拆单不合理或存在问题，应及时纠正或上报。
第五章附则第十一条本规章制度由公司行政部负责解释。
第十二条本规章制度自发布之日起实施，原有相关规定与本规章制度不符的，以本规章制度为准。
第十三条本规章制度的修改、废止，需经公司总经理批准后发布。
通过本规章制度的实施，旨在优化公司内部拆单流程，提高工作效率，确保订单处理的质量和时效，为公司的发展提供有力支持。
采购订单补货管理办法规定
采购订单补货管理办法规定一、背景和目的采购订单补货管理办法是为了合理、高效地管理和处理采购订单的补货事项，确保企业的供应链畅通和业务运转的顺利进行。
本办法的目的是规范采购订单补货的流程，提高供应链的响应速度和效率，降低企业的库存风险，并满足客户的需求。
二、适用范围本办法适用于所有与补货管理相关的采购订单，在企业内部的所有部门和相关人员都应遵守和执行本办法。
三、补货的定义和分类1.补货是指在采购订单交付期限内，由于供应商无法按时交货，需要采购方提出补货要求，以满足采购订单的交付和供应链的连续性。
2.补货分为正常补货和紧急补货两种情况：–正常补货是指由于供应商提前告知无法按时交货，在采购方充分知情情况下，采购方提出的补货要求。
–紧急补货是指由于突发情况导致供应商无法按时交货，在采购方紧急需求的情况下，采购方提出的补货要求。
四、补货流程1.提出补货要求：采购方在得知供应商无法按时交货的情况下，应及时向采购部门提出补货要求。
2.确认补货需求：采购部门接到补货要求后，应与相关部门（如生产部门、仓储部门）进行沟通，确认补货的具体需求，包括补货数量、交付时间等。
3.评估补货风险：采购部门应评估补货的风险，包括供应链的连续性、库存风险等，以便做出合理的决策。
4.寻找替代供应商：若补货需求无法满足或存在较大的风险，采购部门应积极寻找替代供应商，并与相关部门进行沟通，以确保采购订单的交付和供应链的连续性。
5.确认补货方案：采购部门应根据评估和替代供应商的情况，制定合理的补货方案，并与相关部门进行确认。
6.进行补货操作：采购部门根据补货方案，与供应商或替代供应商进行补货操作，并及时反馈给相关部门。
7.监控补货进度：采购部门应持续监控补货进度，与供应商或替代供应商保持密切沟通，及时解决补货过程中的问题和风险。
8.补货完成确认：补货完成后，采购部门应与相关部门进行确认，并及时更新采购订单的状态。
五、补货责任和监督1.补货责任：–供应商应按时履行交货义务，如无法按时交货应提前告知采购方。
下单员岗位职责
下单员岗位职责一、岗位背景及职责概述1. 岗位背景下单员是公司生产管理部门中的紧要岗位，重要负责处理客户订单、布置生产计划以及与供应商协调等工作。
2. 职责概述下单员的重要职责是依据客户要求，及时准确地下单，并确保订单的顺利执行。
下单员需要与内外部各个部门紧密合作，确保生产计划的顺利执行，并及时响应客户需求。
二、具体职责及工作要求1. 接收并处理客户订单•依据客户供应的订单信息，及时准确地录入订单系统，确保订单信息的准确性。
•与客户进行沟通，了解订单的特殊要求，并及时更新到订单系统。
•检查订单是否完整，包含客户信息、产品型号、数量、交付时间等，并核对客户要求与公司本领是否匹配。
2. 生产计划布置与跟踪•依据订单要求，与生产部门沟通，订立生产计划，并确保生产计划的准确性和及时性。
•与工艺工程师、物料部门等协调搭配，确保所需料子的及时供应，并避开产生过量库存。
•定期跟踪生产进度，及时发现并解决可能影响交货期的问题，确保订单定时交付。
3. 供应商协调与管理•与供应商保持紧密联系，了解相关货源情况，及时掌握供货情况和价格更改等信息。
•协调供应商与生产部门之间的沟通，及时解决因供应问题引起的生产耽搁等问题。
•定期对供应商进行绩效评估，确保供应商的质量和交货期符合要求。
4. 数据统计与汇报•每日、每周、每月对订单数据进行统计分析，及时发现问题和潜在风险，并提出改进和优化建议。
•编订立单执行情况、生产进度及供应链管理等相关报告，及时向上级汇报工作进展和问题。
三、本领要求及素养要求1. 专业知识要求•具备良好的生产管理知识，熟识订单处理流程和生产计划布置。
•了解相关产品及工艺特点，能够准确推断产品生产周期和所需料子等。
2. 沟通协调本领•具备良好的沟通本领，能够与内外部各个部门进行有效的沟通和协调。
•能够虚心听取他人看法，敬重团队合作，形成良好的工作氛围。
3. 组织协调本领•具备良好的组织和协调本领，能够有效地布置生产计划和协调资源。
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紧急订单处理规范 HLT-WI-701-1.0
1、目的
通过对客户紧急订单处理过程的控制，充分调动现有资源转化到产品生产的各个环
节，以实现紧急订单如期完成，达到客户满意。
2、适用范围
适用于客户紧急订单的受理、评审、签订、设计和开发、生产和服务等过程控制。
3、内容
3.1业务对紧急订单的处理
3.1.1听取客户意见，了解客户需求；同时分析客户具体情况，找出问题点。
3.1.2组织相关单位召开评审会议，评审结果记录在《订单评审表》中。
3.1.3做好客户的解释工作，及生产环节的沟通，力争达成客户交期。
3.1.4协助生产单位向上级反映所存在的具体困难，组织各技术单位切实解决实际问
题；并进行生产跟踪，确保按时交货。
3.2生产部对紧急订单的处理
3.2.1对于无法完成的紧急订单，要立即向业务解释和通报生产状况，力争取得谅解。
3.2.2对于势在必接的紧急订单（如大单、重要客户订单），要及时落实到各相关单位，
并追踪采购与供应商就材料问题达成一致。
3.2.3详细规划生产细节，有条不紊，主动做好相关单位的沟通工作，进行必要的人员、
设备、场地、工具调整。
3.3制造对紧急订单的处理
3.3.1认真进行总体工作分析，找出剩余生产空间。
3.3.2合理进行设备、材料、人员的再分配，对于本单位无法解决的 问题要及时上报。
3.3.3加强人员重组和调动的管理。
3.3.4适当增加工作工时，以期达成目标。
4、紧急订单处理流程
退回客户，取得谅解
NG
客户
紧急订单的受理
紧急订单的评审
紧急订单的签订
与客户保持沟通
生产计划的制定 记录保持
生产制作过程 作业指导书
监视测量
产品标识
产品防护
产品交付与售后服务
质量记录
作业指导书