高效时间管理(演讲稿)(课堂PPT)
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时间管理ppt课件演讲
1 每晚回顾
清单整理
每天晚上/每周结束时整理； 完成的工作划掉/删除（OA系统中保留）； 新增工作加入待完成清单； 可明确日期的事项，放入对应的日历项；
【工具】 Notebook、记事本、各种日历；
第一个利润破百万的综合性项目
办图网
感谢您的聆听
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【工具】A4纸/白板/标签纸
理想状态：80%时间→ 重要且不紧急的事情
时间管理的具体措施
1 每晚回顾
清单整理
每天晚上/每周结束时整理； 完成的工作划掉/删除（OA系统中保留）； 新增工作加入待完成清单； 可明确日期的事项，放入对应的日历项；
【工具】 Notebook、记事本、各种日历；
时间管理的具体措施
月/周目标的分解或计划的安排 各种临时插单/紧急任务 已经预约的安排 各种未完成事项（历史累积） 生活/家庭/情感等琐事或安排
【工具】Notebook、记事本、公司OA系统；
时间管理的具体措施
1 事项清单
临时插单或预约的处理和提醒 随时记录，避免事项的遗漏 预约事项安排到对应的日历日期 临时插单（一般都很重要）根据缓急程度安排 所有新增事项汇总到“待完成”事项清单
效能最为重要，效率次之，勤恳再次之。
时间管理的基本管理
定出时间待会做
淡定从容
打发时间时做
浪费生命
重要
目标/计划 各种沟通（角色） 培训工作/培养下属 知识管理/技能提升 防患未然（锻炼、防火）
二象限转过来 燃眉之急的问题/任务 危机（看病、救火）
等待/闲聊/闲逛/看热闹 无谓的会议/应酬
嗜好沉迷（游戏） 新闻/微博
充分利用时间，不浪费
高效时间管理培训课件(PPT 77页)
大石头 碎石、细沙
水
合理安排时间
价值优先原则
（８０／２０原则）
轻重缓急原则
（四象限原则）
重要优先原则
（ABC原则）
80/20原则
帕雷托原则
80%最佳效 果的工作
20%较为 次要的工作
来自 20%的时间 花去 80%的时间
在学校工作或生活中，把十分重要的项目挑选出来，
专心致志地去完成，即把时间用在更有意义的事情上。
没有增加，那就是虚度了时光。所以，我们
必须节省时间，有效率地使用时间。
这里的才华，也可以是财富，也可以是智慧， 也可以是人生目标，也可以是工作业绩。
做好时间管理，也是一个人能力的体现
时间是最高贵而有限的资源，不 能管理时间，便什么都不能管理。
——德鲁克
能 不能做好时间管理，往往也是一个人能力的体现。 事业有成的人，可能成功原因有很多种，但是，他 们的共同之处就是，他们往往都是时间管理的专家。
休假、白日梦 闹情绪、身体不适
2小时
4.2年 2.5年 1.7年
5年 5年 1.7年
3.3年
22.5 20
18.3 13.3
8.3 6.6
3.3
我们只有3年的时间去创造价值,我们如何管理它？
课程纲要
一、关于时间的思考 二、有效进行时间管理 三、如何跨越时间陷阱 四、养成良好时间管理习惯
时间管理 VS 高效团队
一个问题
你很忙吗？最近忙什么呢？
真忙还是假装出来的忙?
茫？ 盲？ 忙？
使命
目标
方法
你为什么忙乱？
真的没有时间吗？
• 缺乏计划 • 缺乏组织 • 用人不当 • 缺乏管理
光忙是不够的，关键是你在忙着干什么？ 做到忙而不盲！
水
合理安排时间
价值优先原则
（８０／２０原则）
轻重缓急原则
（四象限原则）
重要优先原则
（ABC原则）
80/20原则
帕雷托原则
80%最佳效 果的工作
20%较为 次要的工作
来自 20%的时间 花去 80%的时间
在学校工作或生活中，把十分重要的项目挑选出来，
专心致志地去完成，即把时间用在更有意义的事情上。
没有增加，那就是虚度了时光。所以，我们
必须节省时间，有效率地使用时间。
这里的才华，也可以是财富，也可以是智慧， 也可以是人生目标，也可以是工作业绩。
做好时间管理，也是一个人能力的体现
时间是最高贵而有限的资源，不 能管理时间，便什么都不能管理。
——德鲁克
能 不能做好时间管理，往往也是一个人能力的体现。 事业有成的人，可能成功原因有很多种，但是，他 们的共同之处就是，他们往往都是时间管理的专家。
休假、白日梦 闹情绪、身体不适
2小时
4.2年 2.5年 1.7年
5年 5年 1.7年
3.3年
22.5 20
18.3 13.3
8.3 6.6
3.3
我们只有3年的时间去创造价值,我们如何管理它？
课程纲要
一、关于时间的思考 二、有效进行时间管理 三、如何跨越时间陷阱 四、养成良好时间管理习惯
时间管理 VS 高效团队
一个问题
你很忙吗？最近忙什么呢？
真忙还是假装出来的忙?
茫？ 盲？ 忙？
使命
目标
方法
你为什么忙乱？
真的没有时间吗？
• 缺乏计划 • 缺乏组织 • 用人不当 • 缺乏管理
光忙是不够的，关键是你在忙着干什么？ 做到忙而不盲！
高效能时间管理(PPT37页)
把时间用于重要的事情上，而不只是紧急的事情上 要能够区分什么是重要的，什么是紧急的 结果而非方法是时间管理策略的重点 有理由在必须说“不”的时候不感觉内疚
时间管理的关键不在于是否懂得讲师们所说优先排序之类的那些方法，而 在于个人习惯的知觉与克服，即:个人事务的管理。
时间管理追求的是一种方式
时间发展足迹
兴致来了就特别有劲、加班 、干劲十足，感觉很重要
▲日本人分秒必争，可以相同的一件事做十几年，但其
态度严谨，一就是一，二就是二，非常执着，只有公司， 没有个人
▲美国人是契约式的工作精神，定好游戏规则就依规则
进行，下班时间一到，立即消失，不见人影，非常注重个 人
时间管理追求的是一种方式
既然知道了问题：为什么安于现状???
时间管理的策略与方法
——避免干扰
■不要采取无条件的“门户开放政策” ■安排秘书挡驾（电话、不速之客等） ■站立会客 ■在办公室外接见外界不速之客 ■让秘书控制会谈时间 ■面谈
以下时间问题如何解决？？？
上级管理——烦 同级管理----差
下级管理----松
时间管理追求的是一种方式
时间管理的策略与方法
手段：效率
结果：效果
高成就
目标
目标实现 资源利用
低浪费
时间管理追求的是一种方式
时间是最贵而有限的资源，若不 善加管理，一切失之于惘然，评估 一个人日行成效，最容易的做法就 是考核其对时间管理及应用
－－－－－－世界管理大师彼德.杜拉克
时间管理追求的是一种方式
工作效率不高的的根源???
▲缺乏明确的目标 ▲拖延 ▲缺乏优先顺序 ▲想做的事情太多，而且有头 无尾 ▲缺乏条理与整洁 ▲不懂授权 ▲不会拒绝别人的请求 ▲仓促决策 ▲懒惰与心理消极 ▲行动缓慢 ▲做事拖拉 ▲会议很长
时间管理的关键不在于是否懂得讲师们所说优先排序之类的那些方法，而 在于个人习惯的知觉与克服，即:个人事务的管理。
时间管理追求的是一种方式
时间发展足迹
兴致来了就特别有劲、加班 、干劲十足，感觉很重要
▲日本人分秒必争，可以相同的一件事做十几年，但其
态度严谨，一就是一，二就是二，非常执着，只有公司， 没有个人
▲美国人是契约式的工作精神，定好游戏规则就依规则
进行，下班时间一到，立即消失，不见人影，非常注重个 人
时间管理追求的是一种方式
既然知道了问题：为什么安于现状???
时间管理的策略与方法
——避免干扰
■不要采取无条件的“门户开放政策” ■安排秘书挡驾（电话、不速之客等） ■站立会客 ■在办公室外接见外界不速之客 ■让秘书控制会谈时间 ■面谈
以下时间问题如何解决？？？
上级管理——烦 同级管理----差
下级管理----松
时间管理追求的是一种方式
时间管理的策略与方法
手段：效率
结果：效果
高成就
目标
目标实现 资源利用
低浪费
时间管理追求的是一种方式
时间是最贵而有限的资源，若不 善加管理，一切失之于惘然，评估 一个人日行成效，最容易的做法就 是考核其对时间管理及应用
－－－－－－世界管理大师彼德.杜拉克
时间管理追求的是一种方式
工作效率不高的的根源???
▲缺乏明确的目标 ▲拖延 ▲缺乏优先顺序 ▲想做的事情太多，而且有头 无尾 ▲缺乏条理与整洁 ▲不懂授权 ▲不会拒绝别人的请求 ▲仓促决策 ▲懒惰与心理消极 ▲行动缓慢 ▲做事拖拉 ▲会议很长
(汇总)高效时间管理.ppt.ppt
6
时间管理
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成功的启示
生活现状
• 生活越来越忙碌 • 工作压力日甚一日
成功的要求
• 做得更多更好 • 使用资源更少更简 • 加快脚步永往直前 • 走在他人的前面
7
时间管理
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时间的机会成本
• 时间 = 金钱 • 一小时看电视 = 一小时不阅读报纸 • 一小时与人闲谈 = 少了一小时的工作
10
时间管理
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时间管理的障碍
➢电话干扰,不能集中工作 ➢别人打扰,要放下重要的工作 ➢工作优先次序不明,重要工作未能按时完成 ➢多项重要工作须同时处理,时间出现冲突 ➢工作设施不足,引起不便,拖慢工作进度 ➢人手不足,工作不能妥善分配 ➢不妥善处理文件,造成资料遗失 ➢无力拒绝要求,不能兼顾个人工作 ➢拖延工作,把重要工作押后,影响工作进度
别人做的事 • 因考虑不周而耗时过多 • 不能惯彻，致使重复工作 • 缺乏计划/组织/授权/控制 • 没有人愿意承认浪费了别人
的时间
20
时间管理
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掌握改时善间管管理理习要惯诀—
➢计划 ➢组织与授权 ➢控制进度 ➢自我约束
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时间管理
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改善管理习惯—计划
➢定立目标 ➢确定优先处理顺序
22
11
时间管理
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时间管理的障碍(续）
➢不能有效授权 ➢时间估计不切实际,未能有足够时间完成工作 ➢信息不足/不正确/延误 ➢沟通失误/不足 ➢犹豫不决 ➢职权不清 ➢缺乏自律 ➢急于求成
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时间管理
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时间管理的障碍分类
我能够控制 的因素
我不能13
时间管理
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高效时间管理培训课件(PPT 57页)
如何介定哪些工作委派?
其他人必须做 其他人应该做, 但情况紧急时你可以帮他 你可以做, 但如果其他人有机会也可以做
你应该做, 但有些人可以帮助你
你必须自己做
委派授权技巧
解释所分配工作的重要性 订出需要的结果 订出下属的权利范围及规定 达到完成工作限期的共识 询问下属的意见及疑问 订出跟进时间表 肯定成就, 提高士气
时间杀手的分类
无形 的 ( 不自觉)
1. 欠 缺 周 详 计 划
6. 拖 延
2. 不 懂 分 辨 缓 急 先 后 7. 善 忘
3. 过 分 注 重 细 节
8. 不 懂 授 权
4. 犹 疑 不 决
9. 欠 缺 组 织
5. 不 懂 得 说 不
10. 健 康 欠 佳
人最容易掉进的时间陷阱
工作欠目标， 优先次序不明确 危机管理能力薄弱 多项工作须同时进行 自我组织问题 外界骚扰 无力拒绝要求 不能有效授权 拖延工作 会议
的影响减到最低
在新的天地里, 你会...
有清晰的目标, 知道自己在做什么和要做什么 分辨事情的先后次序 知道自己是否朝着目标前进 选择做对的事, 而不是说只念着把事情做对 讲求效率, 以最少的资源追求最大的成效 计划每天,每周, 每年要做的事情 估计需要完成时间, 并编排时间表行事
懂得在适当时候说 “ 不” 建立一套方法和技巧减少打扰 缩短必须要做的事所花的时间 抗拒拖延 求取生活和工作平衡
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高效率时间管理PPT
时间管理的技巧之三
➢ 优化文件处理流程； ➢ 克服拖延习惯； ➢ 学会说不； ➢ 最佳时段分析与利用； ➢ 成为时间管理大师五步曲
优化文件处理流程
投掷 转手 行动
归档
克服拖延的习惯
拖延必然要付出更大的代价 能 拖就拖的人心情总不愉快;总觉疲乏; 因为应做而未做的工作不断给他压 迫感 若无闲事挂心头;便是人间好 时节;拖延者心头不空;因而常感时 间压力 拖延并不能省下时间和精力; 刚好相反;它使你心力交瘁;疲于奔 命 不仅于事无补;反而白白浪费了 宝贵时间
消除不速之客的有效途径
由秘书全权安排约会事宜;或至少授权； 秘书对约会事宜作初步安排；
规定接见部属的时间； 在办公室外接见外界不速之客； 站立会客； 让秘书控制会谈时间
应付意外事件
火车 飞机 公共汽车 轮 船等依 时间表运行;但依然会 有意外事件;同样的情形也 可 能发生在你身上;所以;为意外 事件留时间;是很明智的
时间财富是怎么被浪费的
➢ 时间分析； ➢ 典型的时间使用误区
时间财富是怎么被浪费的
典型的时间使用误区
中国中层经理为什么这么忙
与国外的经理人相比;中国的 经理人太累了 大家都感觉特别忙; 时间特别紧;天天要加班;但效果却 并不尽如人意 国际上的一项调查 表明;好的经理人比糟的经理人在 时间效率方面;能够高出10倍以上 为什么会有如此大的差别;原因有 四种：第一;没有计划；第二;眉毛 胡子一把抓；第三;没有养成良好 的习惯；第四;外部的打扰
视时间为奴隶
视时间为奴隶的人最关切的;是如何管 理时间 视时间为奴隶的这种观念转化成管 理者的一种行为;便是长时间地沉迷于工 作;成为所谓的工作狂
正确的时间观念
只要管理者不对时间抱任何成见; 或加诸任何价值判断;而视之为中性资 源;则可能对它作出比较有效的运用
让时间变得高效之时间管理课件.pptx
紧急
不紧急
紧急但不重要的
授权
不紧急且不重要
用零散的时间做
不重要
1
② 方法篇：科学管理时间
34
2.2.3 分清工作的轻重缓急
执行注意
列出任务
检查进度
不断更新
1
② 方法篇：科学管理时间
34
2.2.4 合理地分配时间
80/20法则
工作价值的80%是由20% 的关键工作所产出的。
掌握重点可以让你的工作计划不致偏差。我们很容易陷在日常琐碎的事情处理中；但是有效进行 时间管理的人，总是确保最关键的20%的活动具有最高的优先级。
12
③ 执行篇：让时间更高效
4
3.1.5 番茄工作法
分段完成工作目标
番茄工作法是一种时间管理法方法，在上世纪八十年代 由Francesco Cirillo创立。
组织 不当
控制 不够
没有及时回顾执行 效果
没有一套完善的 整理规则，导致
低效率
缺乏 整理
拖延 消极
没热情，消极对待 计划
1
② 方法篇：科学管理时间
34
2.2 管理时间的科学方法
1. 明确目标 2. 订立有序的计划 3. 分清工作的轻重缓急 –四象限原则 4. 合理地分配时间 –80/20原则 5. 科学安排日程
列出全部工作项目 对工作按价值进行分类
集中80%的精力做好20%的关键工作 投入20%的精力做另外80%的次要工作
1
② 方法篇：科学管理时间
34
2.2.5 科学地安排日程
用纸笔记录日程
要将日程列出并记录完成情况。
1
② 方法篇：科学管理时间
34
2.2.5 科学地安排日程
高效时间管理(PPT页)
“人们一般每7-8分钟会收到1 次打扰，每小时大约7次， 即每天50—60次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天 大约4小时，也就是50%。其中约3小时的打扰是没有意义 或者极少有价值的。同时人被打扰后重拾原来的思路至少 需要3分钟，每天就是2.5小时。”
根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的 时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时 间的68.7%。
——凡事预则立，不预则废。
1、生理节奏法
❖ 注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段，在此时段 做最有价值的事；
❖ 注意研究你注意力集中的时间有多长，在此时间内解决 问题；
❖ 该休息的时候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息， 你每天清醒的时间，就多增加了1小时。
2、杜拉克时间管理法
❖ 现代管理之父杜拉克认为，有效的管理者不是从他们 的任务开始，而是从他们时间开始。
➢ 记录时间：分析时间浪费在什么地方。 ➢ 分析时间：减少用于非生产性需求的时间。 ➢ 管理时间：在整段时问内工作效率大于在分散时间内的
工作效率之和，尽量利用大段时间进行工作。
3、柯维时间管理法
❖ 以原则为重心，配合个人对使命的认知，兼顾重要性与急迫性， 强调产品与产能的齐头并进；
❖ 管理四步骤：
“时间管理”一直是个重要的问题，但从来 没像今天这么重要过，为什么？原因如下：
*寻求学业与社会生活平衡的需要 *信息爆炸 （信息时代） *竞争的压力 *企业对人才的要求
看来我们要成为一个高效的时间管理者和职业 人，减少时间浪费的现象，确非易事。那么，我 们的问题究竟在哪里呢？
时间管理的误区
我们探索克服时间浪费的途径便是“培 养 克服时间管理误区的技能”。
三、时间管理的方法和技巧
根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的 时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时 间的68.7%。
——凡事预则立，不预则废。
1、生理节奏法
❖ 注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段，在此时段 做最有价值的事；
❖ 注意研究你注意力集中的时间有多长，在此时间内解决 问题；
❖ 该休息的时候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息， 你每天清醒的时间，就多增加了1小时。
2、杜拉克时间管理法
❖ 现代管理之父杜拉克认为，有效的管理者不是从他们 的任务开始，而是从他们时间开始。
➢ 记录时间：分析时间浪费在什么地方。 ➢ 分析时间：减少用于非生产性需求的时间。 ➢ 管理时间：在整段时问内工作效率大于在分散时间内的
工作效率之和，尽量利用大段时间进行工作。
3、柯维时间管理法
❖ 以原则为重心，配合个人对使命的认知，兼顾重要性与急迫性， 强调产品与产能的齐头并进；
❖ 管理四步骤：
“时间管理”一直是个重要的问题，但从来 没像今天这么重要过，为什么？原因如下：
*寻求学业与社会生活平衡的需要 *信息爆炸 （信息时代） *竞争的压力 *企业对人才的要求
看来我们要成为一个高效的时间管理者和职业 人，减少时间浪费的现象，确非易事。那么，我 们的问题究竟在哪里呢？
时间管理的误区
我们探索克服时间浪费的途径便是“培 养 克服时间管理误区的技能”。
三、时间管理的方法和技巧
高效时间管理ppt
时间管理
掌握时间管理(guǎnlǐ)要诀 —找出问题的根源
找出时间失控的征兆(zhēngzhào) 客观分析问题的原因 检讨你的工作目标及内容
18
第十八页，共53页。
时间管理
陈经理工作(gōngzuò)分类
工作项目分类 浏览文件 处理邮件(拆阅及答复) 写会议记录 聊天（包括电话及同事） 接听电话 提点职员祖儿 个人事项及休息
• 时间管理的本质是选择(xuǎnzé)管理 • 80%的效益来自于20%的工作—掌握关键 • “我没有时间”，其实只是一个藉口
9
第九页，共53页。
时间管理
有效时间管理(guǎnlǐ) 的好处
提高效率
更高的工作满意度
人际关系的改善
减少(jiǎnshǎo)紧张与焦 虑
10
第十页，共53页。
时间管理
时间(shíjiān)管理的障碍
是否
• 您是先做紧急的事再做重要的事吗？
是否
• 您是按事情发生(fāshēng)的先后顺序处理它们吗？
• 您是到接近最后期限才真正投入项目吗？ 是 否
是否
24
第二十四页，共53页。
时间管理
处理(chǔlǐ)优先次序
分析工作的轻重缓急
重要(zhòngyào)
３
１
不急
急
４
２
不重要(zhòngyào)
25
认清主要工作目标，围绕主要工作目标安排 轻重缓急
28
第二十八页，共53页。
时间管理
练 习—日工作(gōngzuò)计划
待处理事项
重要性 紧急性 优先排序 时间
29
第二十九页，共53页。
时间管理
改善管理(guǎnlǐ)习惯-组织及授权
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13
如 何 授 权 ？
14
瓶颈多半位于瓶的上端
沟通技巧不佳 令部属等候（傲慢、优柔寡断、遥控） 干扰部属的工作 过分挑剔细节 纵容或无视传达信息的人员，任意提高
信息的紧迫性
15
高效时间管理的前提
积极的心态 使命与目标
16
7）不断更新
持
互赖（我们）
5）知彼
6）统合
续
解己 公众功 综效
花费时间少的事情 已排定时间的事情 资料齐全的事情 经过筹划的事情 别人的事情 有趣的事情 紧急的事情
不喜欢做的事情 不熟悉的事情 难做的是事情 花费时间多的事情 未排定时间的事情 资料不齐全的事情 未经筹划的事情 自己的事情 枯燥的事情 不紧急的事情
8
对策
• 切香肠法，各个击破，逐步解决
• 用平衡表分析，对比拖延的理由 和不拖延的好处。
非紧急
紧急
紧急 31
优先矩阵分类表：
紧急
不紧急
Ⅰ
Ⅱ
重 ➢ 危 机
➢ 防 患 于 未 然
➢ 急 迫 的 问 题
➢ 改 进 产 能
➢ 有 期 限 压 力 的 计 划 ➢ 建 立 人 际 关 系
要
➢ 发 掘 新 机 会 ➢ 规 划 、 休 闲
Ⅲ
Ⅳ
不 ➢ 不 速 之 客
➢ 繁 琐 的 工 作
➢ 某 些 电 话 重 ➢ 某 些 信 件 和 报 告
视时间为主宰：重形式不重实质（岁月不饶人、时间 是最好的试金石）
视时间为敌人：重效率不重效能（与时间赛跑） 视时间为神物：忘记时间 视时间为奴隶：工作狂
26
工作狂的害处
工作效率降低 养成拖延的习惯（珀金森定律） 可能导致工作的失败
27
“工作狂”的原因
➢ 勤勉等于成就？勤能补拙？ ➢ 天黑就吹口哨？ ➢ 欠缺时间管理的技能 ➢ 显示重要性 ➢ 满足烈士感 ➢ 不知休闲的乐趣 ➢ 逃避不愉快的家庭生活
28
时间管理的关键
优先计划管理
29
时间管理通则
把每天要做的事列一份清单 确定优先顺序，从最重要的事情做起 每天都这么做 ——世界最大的钢铁制造公司伯利恒
钢铁公司管理顾问李爱菲
30
优先矩阵
重要
M2
重要， 非紧急
事关重大者不可受制于细枝末节 ---哥德
M1
重要， 紧急
M4 M3
非重要， 非重要，
➢ 某 些 信 件 ➢ 某 些 电 话
➢ 某 些 会 议
➢ 浪 费 时 间 之 事
要 ➢ 必 要 而 不 是 重 要 的 ➢ 有 趣 的 活 动
问题
➢ 受 欢 迎 的 活 动
32
偏重各类事务的结果：
紧急
不紧急
Ⅰ
Ⅱ
重 ➢ 压力
➢ 有远见
➢ 筋疲力尽
➢ 平衡
➢ 危机处理
➢ 纪律
要 ➢ 忙于收拾残局
➢ 自制 ➢ 少有危机
o 管理者亲自履行的工作 o 管理者必须亲自履行，但可借助部属帮
忙 o 管理者可以履行，但部属若有机会也可
代行 o 必须由部属履行，但在紧急关头可获管
理者协助 o 必须由部属履行
12
授权为什么困难？
担心部属做错事 担心部属表现太好 担心丧失对部属的控制 不愿意放弃得心应手的工作 找不到适当的部属授权
23
四代时间管理理论
• 第一代时间管理 ----备忘录型 • 第二代时间管理----事先规划安排行程 • 第三代时间管理----规划、定优先顺序、操
之在我 • 第四代时间管理----以原则为中心，以良知
为导向，创造高品质生活
24
什么是时间管理？
科学的选择 艺术的平衡
25
有障时间管理的四种观念
时间管理
——从拖延走向高效的基石
➢ 现状
➢ 障碍
➢ 前提
➢ 观念 ➢ 关键
+
➢ 技巧
➢ 行动
1
常见的浪费时间的行为示例
1、自我因素： ➢ 混乱 ➢ 拖延 ➢ 授权不足 ➢ 个人需求（社会交往、社会接受度、完美度、风险规避） 2、环境因素： ➢ 访客 ➢ 电话 ➢ 邮件 ➢ 等候 ➢ 会议 ➢ 危机 ➢ 上司决策失误
2
3
✓ 授权不足 ✓ 犹豫不决 ✓ 半途而废 ✓ 故意纵容 ✓ 担心遗忘
病因
4
对策
• 该扔则扔 • 不要移师暗处 • 不放无关物品，将物品放在固定地方。 • 让秘书协助建立良好的文件管理系统 • 让文件在面前只流通一次 • 下班最后一件事 --- 收拾办公桌
5
6
为什么拖延？
7
喜欢做的事情 熟悉的事情 容易做的事情
尽量避免 M4事情
M4 M3
非重要， 非重要，
非紧急
紧急
尽量减少 M3事情
紧急 34
高效能组织
紧急 I
2重0-25%
要
不紧急 II
65-80%
III
不
重
15%
要
IV
>1%
35
4代时间管理的着眼点
第一代：易有成就感，但没有“优先”观念 第二代：能未雨绸缪，但也不分轻重缓急 第三代：有目标追求，但一、三类事务耗时较
多 第四代：承认人比事重要，我比别人重要，针
对个人独有的使命，帮助个人平衡发展生活中 的不同角色，并且全盘规划日常生活，着重第 二类事务的完成。
• 改变自己爱拖延的思维方式
• 避免过分的追求完美
9
授权有道
管理是通过他人将事情办妥。 授权就是将分内的若干工作委托部属履
行。 主管所授予的权力应以刚好能够完成指
派的工作为限度。 授权不卸责。
10
给谁授权？
下属、同事、上级 外部资源 其他：设备、标准、流程、培训等
11
哪些事情可以授权？
Ⅲ
Ⅳ
不 ➢ 短视近利
➢ 全无责任感
➢ 危机处理 重 ➢ 被视为巧言令色
➢ 工作不保 ➢ 依赖他人或社会
➢ 轻视目标与计划 要 ➢ 缺乏自制力，抱怨
机构维生
➢ 人际关系浮泛，破
裂
33
优先矩阵
重要
多投资时 间在M2
M2
重要， 非紧急
事关重大者不可受制于细枝末节 ---哥德
M1
重要， 紧急
尽量避免 扩大M1
人生目标 20年目标 10年目标 3-5年目标 下年目标
使命宣言 角色 目标
20
目标金字塔
年度目标 季度目标 月度目标 每周目标 每日目标
每周目标 角色 目标 计划
行事历 授权
21
—— 规划长期目标
使命宣言
角色
目标
—— 规划每周目标
角色
目标
计划
行事历 授权
22
为什么不做计划？
过分强调“知难行易” 认为不做计划也能获得实效 不了解做计划的好处 认为计划赶不上变化 不止如何做计划
成
4）双赢思维
独 立 （我）
熟
3）要事第一
模
1）主动个人成功 2）以终
式
积极
为始
依赖（你）
图
17
主动积极的理解
受
制 于
刺激刺 激
人
反应
主
刺激
动
积
极
自觉
选择的自由
反应 独立意志
想象力
良知
18
目标能唤起 你最高尚的 才能
自己的 切合实际的 书面的 可衡量的 有时限的 平衡和谐的
19
目标金字塔
如 何 授 权 ？
14
瓶颈多半位于瓶的上端
沟通技巧不佳 令部属等候（傲慢、优柔寡断、遥控） 干扰部属的工作 过分挑剔细节 纵容或无视传达信息的人员，任意提高
信息的紧迫性
15
高效时间管理的前提
积极的心态 使命与目标
16
7）不断更新
持
互赖（我们）
5）知彼
6）统合
续
解己 公众功 综效
花费时间少的事情 已排定时间的事情 资料齐全的事情 经过筹划的事情 别人的事情 有趣的事情 紧急的事情
不喜欢做的事情 不熟悉的事情 难做的是事情 花费时间多的事情 未排定时间的事情 资料不齐全的事情 未经筹划的事情 自己的事情 枯燥的事情 不紧急的事情
8
对策
• 切香肠法，各个击破，逐步解决
• 用平衡表分析，对比拖延的理由 和不拖延的好处。
非紧急
紧急
紧急 31
优先矩阵分类表：
紧急
不紧急
Ⅰ
Ⅱ
重 ➢ 危 机
➢ 防 患 于 未 然
➢ 急 迫 的 问 题
➢ 改 进 产 能
➢ 有 期 限 压 力 的 计 划 ➢ 建 立 人 际 关 系
要
➢ 发 掘 新 机 会 ➢ 规 划 、 休 闲
Ⅲ
Ⅳ
不 ➢ 不 速 之 客
➢ 繁 琐 的 工 作
➢ 某 些 电 话 重 ➢ 某 些 信 件 和 报 告
视时间为主宰：重形式不重实质（岁月不饶人、时间 是最好的试金石）
视时间为敌人：重效率不重效能（与时间赛跑） 视时间为神物：忘记时间 视时间为奴隶：工作狂
26
工作狂的害处
工作效率降低 养成拖延的习惯（珀金森定律） 可能导致工作的失败
27
“工作狂”的原因
➢ 勤勉等于成就？勤能补拙？ ➢ 天黑就吹口哨？ ➢ 欠缺时间管理的技能 ➢ 显示重要性 ➢ 满足烈士感 ➢ 不知休闲的乐趣 ➢ 逃避不愉快的家庭生活
28
时间管理的关键
优先计划管理
29
时间管理通则
把每天要做的事列一份清单 确定优先顺序，从最重要的事情做起 每天都这么做 ——世界最大的钢铁制造公司伯利恒
钢铁公司管理顾问李爱菲
30
优先矩阵
重要
M2
重要， 非紧急
事关重大者不可受制于细枝末节 ---哥德
M1
重要， 紧急
M4 M3
非重要， 非重要，
➢ 某 些 信 件 ➢ 某 些 电 话
➢ 某 些 会 议
➢ 浪 费 时 间 之 事
要 ➢ 必 要 而 不 是 重 要 的 ➢ 有 趣 的 活 动
问题
➢ 受 欢 迎 的 活 动
32
偏重各类事务的结果：
紧急
不紧急
Ⅰ
Ⅱ
重 ➢ 压力
➢ 有远见
➢ 筋疲力尽
➢ 平衡
➢ 危机处理
➢ 纪律
要 ➢ 忙于收拾残局
➢ 自制 ➢ 少有危机
o 管理者亲自履行的工作 o 管理者必须亲自履行，但可借助部属帮
忙 o 管理者可以履行，但部属若有机会也可
代行 o 必须由部属履行，但在紧急关头可获管
理者协助 o 必须由部属履行
12
授权为什么困难？
担心部属做错事 担心部属表现太好 担心丧失对部属的控制 不愿意放弃得心应手的工作 找不到适当的部属授权
23
四代时间管理理论
• 第一代时间管理 ----备忘录型 • 第二代时间管理----事先规划安排行程 • 第三代时间管理----规划、定优先顺序、操
之在我 • 第四代时间管理----以原则为中心，以良知
为导向，创造高品质生活
24
什么是时间管理？
科学的选择 艺术的平衡
25
有障时间管理的四种观念
时间管理
——从拖延走向高效的基石
➢ 现状
➢ 障碍
➢ 前提
➢ 观念 ➢ 关键
+
➢ 技巧
➢ 行动
1
常见的浪费时间的行为示例
1、自我因素： ➢ 混乱 ➢ 拖延 ➢ 授权不足 ➢ 个人需求（社会交往、社会接受度、完美度、风险规避） 2、环境因素： ➢ 访客 ➢ 电话 ➢ 邮件 ➢ 等候 ➢ 会议 ➢ 危机 ➢ 上司决策失误
2
3
✓ 授权不足 ✓ 犹豫不决 ✓ 半途而废 ✓ 故意纵容 ✓ 担心遗忘
病因
4
对策
• 该扔则扔 • 不要移师暗处 • 不放无关物品，将物品放在固定地方。 • 让秘书协助建立良好的文件管理系统 • 让文件在面前只流通一次 • 下班最后一件事 --- 收拾办公桌
5
6
为什么拖延？
7
喜欢做的事情 熟悉的事情 容易做的事情
尽量避免 M4事情
M4 M3
非重要， 非重要，
非紧急
紧急
尽量减少 M3事情
紧急 34
高效能组织
紧急 I
2重0-25%
要
不紧急 II
65-80%
III
不
重
15%
要
IV
>1%
35
4代时间管理的着眼点
第一代：易有成就感，但没有“优先”观念 第二代：能未雨绸缪，但也不分轻重缓急 第三代：有目标追求，但一、三类事务耗时较
多 第四代：承认人比事重要，我比别人重要，针
对个人独有的使命，帮助个人平衡发展生活中 的不同角色，并且全盘规划日常生活，着重第 二类事务的完成。
• 改变自己爱拖延的思维方式
• 避免过分的追求完美
9
授权有道
管理是通过他人将事情办妥。 授权就是将分内的若干工作委托部属履
行。 主管所授予的权力应以刚好能够完成指
派的工作为限度。 授权不卸责。
10
给谁授权？
下属、同事、上级 外部资源 其他：设备、标准、流程、培训等
11
哪些事情可以授权？
Ⅲ
Ⅳ
不 ➢ 短视近利
➢ 全无责任感
➢ 危机处理 重 ➢ 被视为巧言令色
➢ 工作不保 ➢ 依赖他人或社会
➢ 轻视目标与计划 要 ➢ 缺乏自制力，抱怨
机构维生
➢ 人际关系浮泛，破
裂
33
优先矩阵
重要
多投资时 间在M2
M2
重要， 非紧急
事关重大者不可受制于细枝末节 ---哥德
M1
重要， 紧急
尽量避免 扩大M1
人生目标 20年目标 10年目标 3-5年目标 下年目标
使命宣言 角色 目标
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目标金字塔
年度目标 季度目标 月度目标 每周目标 每日目标
每周目标 角色 目标 计划
行事历 授权
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—— 规划长期目标
使命宣言
角色
目标
—— 规划每周目标
角色
目标
计划
行事历 授权
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为什么不做计划？
过分强调“知难行易” 认为不做计划也能获得实效 不了解做计划的好处 认为计划赶不上变化 不止如何做计划
成
4）双赢思维
独 立 （我）
熟
3）要事第一
模
1）主动个人成功 2）以终
式
积极
为始
依赖（你）
图
17
主动积极的理解
受
制 于
刺激刺 激
人
反应
主
刺激
动
积
极
自觉
选择的自由
反应 独立意志
想象力
良知
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目标能唤起 你最高尚的 才能
自己的 切合实际的 书面的 可衡量的 有时限的 平衡和谐的
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目标金字塔