《办公自动化》PPT课件

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步骤4 单击“选项”按钮。
步骤5 在“有效样式”下查找应用于文档的 标题样式。
步骤6 在样式名右边的“目录级别”下键入 1 到 9 的数字，表示每种标题样式所代表的 级别。
步骤7 对于每个要包括在目录中的标题样式 重复步骤 5 和步骤 6。
步骤8 单击“确定”。完成效果如图3-24所 示。
图3-1 样式启动
图3.-2 “样式和格式”对话框
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3.1.2 修改内建样式
在Word文档的格式编辑过程当中，有时候内建 样式的基本设定，不能够完全满足我们的需求。这 时候，我们就可以去对内建样式做一定的修改。如 左图3-3所示，单击“标题1”旁的图标，出现“标题1” 的下拉菜单，在其中选择“修改”选项，弹出“修 改样式”对话框，如中图3-4所示，在其中可以对样 式的格式进行修改；同时，还可以单击其对话框左 下角的“格式”下拉按钮，对更多的格式进行修改， 如右图3-5所示。
步骤8 在“目录选项”框中，选中“目录项域” 复选框。清除“样式”和“大纲级别”复选框。
步骤9 单击“确定”。完成效果如图3-24所示。
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3.5.4 利用提升字符的方法使目录的制表位居 利中用Word自动生成目录时，有时制表符是位于底部的，为
适应排版要求，可将目录中的制表符设置为居中。
步骤1 选中目录中的制表符，选择“格式”|“字体”命令， 打开“字体”对话框，选择“字符间距”选项卡。
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步骤4 在“对齐方式”选项组中，选中“右对齐” 单选按钮。
步骤5 在“前导符”选项组中，选择与已经存在的 制表符相同的制表符。
步骤6 单击“设置”按钮，再单击“确定”按钮， 返回文档。
步骤7 选择“格式”|“分栏”命令，在“预设”选项 组中，选择“两栏”选项，在“间距”微调框中输 入数据“2字符”或“1.5字符”，再选中“分隔线” 和“栏宽相等”复选框。
图3-25 “标记目录项”对话
框
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步骤4 若要标记其他目录，可选择文本，单击 “目录项”框，再单击“标记”。添加条目结束 后，请单击“关闭”。
步骤5 单击要插入目录的位置。
步骤6 选择“插入”菜单上的“引用”命令，再 单击“索引和目录”。
步骤7 在打开的“索引和目录”对话框中单击 “目录”选项卡。
步骤8 单击“确定”即可将目录分为两栏。
步骤9 若得到的目录不是等长栏时，可将光标移到 目录的结尾处，选择“插入”|“分隔符”命令，打开 “分隔符”对话框，在“分节符类型”选项组中， 选中“连续”单选按钮.，单击“确定”按钮即可。 27
3.6 插入脚注和尾注
脚注和尾注用于在打印文档中为文档中的文本 提供解释、批注以及相关的参考资料。脚注是在页面 下端添加的注释，可用脚注对文档内容进行注释说明； 而用尾注则是在文档尾部（或节的尾部）添加的注释， 如说明引用的文献等。
步骤3 在“请按新快捷键”空格内输入所要定义的 快捷键“Ctrl+P”,并确定其保存的位置，单击下面的 “指定”按钮，对快捷键进行指定，如图3-11所示， 最后“关闭”。
图3-10 “自定义键盘”对话框. 图3-11 指定快捷键窗口
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3.33.1.查3找和样替换式样式的高级应用
3.3.2 重命名和删除样式
在新建的样式“主体”中，单击下拉 按钮“ ”，在出现的下拉菜单中选择 “修改”选项，弹出“修改样式”对话 框，在其中的名称一栏中将“主体”重 新命名为“内容”，如图3-12所示。
图3-12 “修改样式”对话框
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3.43.1.使4用标交题进叉行交引叉用引用
步骤1 确定插入点。在图3-13所示的位置输入“（返回）” 字 样 ， 并 将 光 标 置 于 图 中 所 示 位 置 ， 选 择 “ 插 入 ” |“ 引 用”|“交叉引用”命令。如图3-14所示。
“返回” 文本位置
图3-13 输入“返回”文本.
图3-14 选择“交叉引用” 9
步骤2 选择引用内容。在弹出的“交叉引用”对话 框中，单击“引用类型”下拉按钮，在展开的下拉 列表中可以看到，Word可以对编号项、标题、书签、 脚注、尾注、表格、公司和图表等内容进行引用， 本章引用类型选择“标题”，如图3-15所示。
图3-20 交叉引用. 书签类型
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步骤4 将光标定位在插入书签名页码的位置上，选 择“插入”|“引用”|“交叉引用”命令，弹出“交叉 引用”对话框，在“引用类型”中选择“书签”， 在“引用内容”中先选择“页码”，在“引用哪一 个书签”选项中选择对应的书签名，单击“插入” 按钮，如图3-21所示。
脚注格式；选择“整篇文档”，则
会更改全文的脚注格式。设置好后
单击“应用”按钮。
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源自文库
小贴士
带圈数字的输入：
1、带圈数字①~⑩在输入法中的小键盘“数字序号” 中可找到；
2、带圈数字⑪ ~⑳ 的输入方式为：
246a ⑪ 246b ⑫ 246c ⑬ 246d ⑭
图3-6 选择新样式
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图3-7 “新建样式”对话框
步3骤.21.2在快菜单速栏套中用选自择定“义工样具式”|“自定义”选项，
如图3-8所示，在弹出的“自定义”对话框中选择 “命令”选项卡，如图3-9所示。
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步骤2 在“命令”选项卡中选择“键盘”按钮，弹 出“自定义键盘”对话框，在其中的“类别”对话 框中选择“样式”，并在出现的“样式”对话框中 选择新建的样式——“主体”，如图3-10所示。
步骤2 选择“格式”|“制表位”命令，弹出“制表位”对话框。
步骤3 在“制表位位置”文本框中，输入合适的数值，如 “19.5磅”等。
小贴士
19.5磅是没有分栏前整个页面制表位位置数值的一半，若不知 具体数值，可选中一个目录的制表符，再选择“格式”|“制表位” 命令，即可看到该目录的制表位字符数。
图3-21 引用“页码”内容
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步骤5 完成效果图如图3-22所示。
光标定位 处
小贴士
图3-22 完成效果图
交叉引用使用标题时，应先对标题进行定义样式等处理，同样，
使用编号项、书签、题注等进行交叉引用也应先进行定义，否则
不能进行交叉引用。
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3.5 制作目录
目录通常是长文档不可缺少的部分，Word 提供了自动生成目录的功能。在生成目录之 前，要确认文档中已经使用了标题样式，否 则不能生成目录。
编制目录最简单的方法是使用内置的大纲 级别格式或标题样式。
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3.5.1 用大纲级别创建目录
步骤1 选择菜单“视图”|“工具栏”|“大纲” 命令。
步骤2 选择要在目录中显示和第1个标题， 如“一、合同的订立条件”。
步骤3 在“大纲”工具栏上，选择与选定标 题的大纲级别。
步骤4 对其他标题重复步骤2~步骤3。
步骤2 在“位置”下拉列表中，选择“提升”选项，并设 置“磅值”为“3磅”。
步骤4 单击“确定”按钮即可完成制表符提升。
其他制表符可用“查找与替换”命令来统一完成。
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在查找排3.。版5目时.5录，分有设栏时置的需目操要作录目步录分骤分栏如为下两：栏，这样看上去较美观也便于
步骤1 选中要分栏的目录。
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步骤5 将光标定位到要生成目录 的位置，一般为文档开头或结尾， 然后选择“插入”|“引用”|“索引 和目录”命令。
步骤6 在打开的“索引和目录”
对话框中选择“目录”选项卡，
在“格式”下拉列表框中选择目
录的风格，选择结果可通过“打
印预览”列表框查看，如选择
“来自模板”选项，在“显示级
别”微调框中指定目录要显示的
标题层次，一般显示到3级目录，
然后指定页码和前导符格式，如
图3-23所示，最后单击“确定”
按钮。
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图3-23 目录选项卡
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步骤7 生成目录后，Word自动将文章中所有的标题 提取出来，并把这些标题所在的页码也一一列出来， 并在其中加上前导字符。完成效果如图3-24所示。
图3-24 .目录完成效果图
第3章 制作长文档范本
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3.1 样式与内建样式
样式是一系列格式设置操作的集合，是应用于文 档中的文本、表格和列表的一套格式特征。它主 要可以分为：字符样式、段落样式、表格样式和 列表样式。
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3.1.1 利用内建样式快速格式化文档
步骤1 打开已创建好内容的劳动合同文档。
步骤2 在菜单栏中选择“格式”|“格式和样式”命令，如图 3-1所示，或者在工具栏中单击“格式窗格”图标“ ”， 在Word文档的右边部分弹出“样式和格式”对话框，如图 3-2所示，接着选中所要进行格式化的内容，然后通过选择 其中的“标题1、标题2和标题3”等内建样式可以对文档进 行快速的格式话。
注意 如果仅使用自定义样式，请删除内置样 式的目录级别数字，例如“标题 1”。
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3.5.3 用自已标记的条目编制目录
步骤1 选定包含在目录中的第一部分文本。 步骤2 按 “Alt+Shift+O”组合键。 步骤3 在打开的“级别”对话框中，选择级
别并单击“标记”。 如图3-25所示。
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3.5.2 用自定义样式创建目录
如果已将自定义样式应用于标题，则可
以指定 Microsoft Word 在编制目录时使用
的样式设置。
步骤1 单击要插入目录的位置。
步骤2 选择“插入”菜单上的“引用”命令，
再单击“索引和目录”。
步骤3 在打开的“索引和目录”对话框中单 击“目录”选项卡。
任意位置。
步骤2 选择“插入”|“引用”|“脚注” 命令，打开“脚注和尾注”对话框。
如图3-26所示。
步骤3 单击选中“脚注”或“尾注” 单选项。
步骤4 在“编号格式”框中，选择
所需的格式类型。如果文档分为多 个节，在“将更改应用于”下拉框
图3-26 框
“脚注和尾注”对话
中选择“本节”，将只更改本节的
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步骤3 在书签插入完成后，就可以对它进行交叉引 用操作。将光标定位在要插入交叉引用书签名的位
置，选择“插入”|“引用”|“交叉引用”命令，弹出 “交叉引用”对话框，在“引用类型”中选择“书 签”，在“引用内容”中先选择“书签文字”，在 “引用哪一个书签”选项中选择要插入的书签名，
单击“插入”按钮，如图3-20所示。
图3-17 建立好的“交叉引用”
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步骤31.4.选2定劳使动用合同书文签本中进“行一交、合叉同引订立用条件”，然后选择
“插入”|“书签”命令，如图3-18所示，弹出“书签”对话框。
步骤2 在“书签名”中输入要插入的书签名“劳动条件与劳动 保护”，如图3-19所示，单击“添加”按钮，完成书签的插入。 根据需要可按上述步骤插入更多的书签。
图3-15 “交叉引用”对话框
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步骤3 在“引用哪一个标题”列表框中单击“九、 合同的变更、解除、终止、续订”选项，最后再单 击“插入”按钮，如图3-16所示，即可建立引用。
步骤4 测试引用。如图3-17所示，引用建立好之后， 会自动插入标题内容到此处，单击此处即可返回到 该部分。
图3-16 选择引用标题
图3-3 内建样式修改启动
图3-4 “修改. 样式”对话 图3-5 样式多种格式启4 动
3.2 自定义样式
3.2.1 新建样式
可以根据Word文档提供的“新样式”对话框，创建出我们所 需要的新样式。如图3-6所示，选择“新样式”按钮，弹出“新建 样式”对话框，如图3-7所示，在其中可以根据需要，定义出符合 我们要求的格式加以使用。
图3-18 “插入”对话框.
图3-19 插入书签
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在建立书小签贴时士，“书签名”可以和选中的内容不同，可以
随意地为要插入的书签命名。在一篇长文档中，如果使用 了大量书签，可以利用“书签”对话框中的排序功能进行 “名称”或“位置”上的排序，方便用户查找。 为方便编辑文档，还可选择显示书签。选择“工具”|“选 项”命令，单击“视图”标签，打开“视图”选项卡，在 “显示”选项区中选中“书签”复选框，单击“确定”按 钮，即可显示所有书签，并以[……]的形式出现，[……]的 形式只是为了方便编辑，不会被打印出来。
脚注或尾注由两个互相链接的部分组成：注释 引用标记和与其对应的注释文本。
在注释中可以使用任意长度的文本，并像处理 任意其他文本一样设置注释文本格式。您可以自定 义注释分隔符，即用来分隔文档正文和注释文本的 线条。
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步骤1 选择插入点。将插入点置于 需要更改脚注格式的节中，如果没 有分节，可将插入点置于文档中的