企业行政管理工作之我见

企业行政管理工作之我见

一、企业行政管理概述

行政学对行政管理的解释为运用国家权力对社会事务的一种管理活动，而其中所谈及的企业行政管理是企业管理与行政管理相结合而产生的一个概念。这就决定了企业行政管理不单单是企业内部事务的管理统筹，也牵扯到对外部事务的处理解决。具体事务包括以下六大模块，分别是：流程制度管理、会务外联管理、文印资产管理、档案资料管理、采购资产管理、后勤安保管理。同时基于我们行政部现阶段的职能，在行政管理的具体事务中还包含一项人力资源管理。其实在很多人看来，行政工作是不需要多高的专业性来支撑的，但是自从我来到深青工作以后，通过对大学所学的行政管理课程进行回顾，让我觉得，我现在所做的工作本质上都是围绕着行政管理的四项基本职能开展，即计划、组织、领导、控制。不论是大型活动的举办还是行政部日常事务的处理，都离不开这四项职能，通过前期计划安排，中期组织领导，后期跟踪控制来达到提高行政工作效率的目的。

在日常的工作中我们是无法直接用企业经济效益来衡量具体的行政管理行为，也就是说行政部是一个无法直接创造企业经济效益的部门。但是，企业当中的行政管理工作与企业的经济效益同样是密不可分的。如果通过我们的工作，降低企业的运营成本、提高员工的工作积极性，也是在为实现企业经济效益的提升做出贡献。

二、行政管理工作优化

根据七大模块所涉及到的内容，在我所接触到的行政工作中，针

对以下几个方面可以进行适当的优化改善，以提高行政管理工作的效率和效果。

行政部档案的整理

档案管理对于行政工作而言是至关重要的，完善的档案资料可以为之后的工作节省时间、提高工作质量和工作效率，同时系统完善的档案在一定程度上可以有效的保护企业资料不会随着员工的离职而造成丢失。在我整理行政部历年档案的时候，就发现2014年之前的行政相关档案是找不到的，这就造成我对之前行政部的工作无法更深入的了解。我们目前的档案主要是以2015年至今为主，涵盖员工资料、考勤、社保、培训、采购计划、付款计划等，对纸质档案现在是按照年度以及类别装订成册存放起来。考虑到之后各个部门的档案会越来越多，相当一部分往年的档案平时是不会经常使用但是有必要保存的，我的想法是可以考虑建立专门的档案室，保管几个部门的纸质档案，方便查询同时节省空间。同时，专门设立行政部门的档案机，将日常工作和档案管理区分开来，现在我们行政部的电子版档案主要存于前台的两部电脑以及行政部硬盘中，但是其中一些电子版的文件经过几任行政工作人员的管理，存在重复，查找使用起来很不方便。所以我认为应该对前台的电脑以及行政部硬盘进行重新整理，将近年来所有的资料归入行政部专门的档案机中，做好对电子档案的收集管理，将档案管理做到更规范细致。并且伴随着四川蓉青洁华工作将逐步进行开展，一开始就做好对档案的收集整理，会大大减少日后对档案的重复管理工作。

●公司影像资料的质量提升

这一部分应该也算是档案管理的内容之一，影像资料更能直观的记录我们的工作内容、公司活动以及公司的发展成长。通过整理硬盘中的照片以及视频，让我对于往年公司的一些活动和项目都有了很深的认识，并且在我初入公司之时，对公司的直观体会也来自于十周年的宣传片。这种影像资料的宝贵性在于不可能被复制，也不能重新建立，所以在我看来，我们不仅是要记录，更是要高质量的留下这些珍贵的过往。目前我们拍摄的影像资料多半质量不高，考虑到日后很多宣传性资料需要使用照片作为素材，所以在举办周年庆、年会等大型活动的时候考虑邀请专业团队，一般内部活动安排有一定专业性技巧的同事进行拍摄，最大程度上保证我们每次留下来的影像资料不仅可以日后回顾更能作为优质素材为公司宣传提供资源。

●办公用品的采购管理

办公用品的支出在行政部门的日常支出中占大部分，如果能有效的控制这一部分的费用，就能够降低行政部门的运营成本。目前行政部已经建立了纸质版的签领表和电子版的入库表，对于日常办公用品可以实现直观的监控。但同时因为各个部门的职能不同，对于办公用品的需求也存在差异，所以在采购办公用品这一部分，基本是以各部门需求为主的，这就造成了采购环节的繁琐。而且现在从公司缴税方面考虑，零散的采购不利于开具增值税发票，所以目前计划是针对各部门所用物资每半个月统计一次需求后综合购买，同时寻找一家办公用品相对齐全且能开具增值税发票的商家进行长期合作。另一方面，

对于新成立项目部的办公物资采购，之前是按照项目负责人口头要求进行准备，但是这样就造成每次物资准备都不全面而且行政部门没有可查询的存档，所以接下来对于新项目物资的准备，统一由项目负责人提交办公物资申请书，既能够保证物资完整的配备也方便我们核查管理物资，避免在物资采购上造成不必要的浪费。

●培训问题

在我最初的工作中就已经涉及关于培训这一块内容，之前针对的主要是关于新员工培训这一块，但是之后的部门培训中还是存在培训课程质量参差不齐的问题。部门培训不等同于之前新员工的培训，因为新员工的培训建立的基础是相对比较低的，但是入职之后的课程就需要更具有专业性，质量也应该更高一些。所以在之后的部门课程选择的时候，我认为应该先由部门的负责人对于选择的课程进行了解，不单单是为了选课而去选课，提高课程质量才能更好的满足补充知识、发展能力、转变观念的培训要求。

另一方面介于对四川蓉青洁华管理层工作的考虑，对于管理人员这一部分的培训可以参考设置助理职务，这样不仅可以减轻主要负责人的负担，使他们从繁忙的日常管理中脱出身来，专心致力于重要问题的考虑和处理，也可以更好地培训待提拔管理人员。让助理通过接触和处理较高层次的事务积累高层管理的经验，采取实操性的培训使助理人员得到更多锻炼和成长，更好地熟悉公司的管理并且满足公司未来发展的要求。

●沟通问题

沟通在管理中具有很重要的意义，它是协调各个体、各要素，使企业成为一个整体的凝聚剂，也是企业与外部环境之间建立联系的桥梁。在我看来，现阶段我们最为欠缺的就是和现场项目部同事之间的沟通，之前我对项目现场的工作并没有很了解，但是这一周的实习，真的让我体会很多。项目同事驻守一线，工作环境艰苦且担负着更大的责任，这也就需要我们后方人员给予他们更多的支持，一般情况下只有到月底需要制作考勤的时候，才会主动联系他们。但是我认为作为行政后勤人员，应该每周都与项目同事保持联系，缩短信息传递链，拓展与他们的沟通渠道，在加强沟通的过程中大致了解项目进度以及知晓行政部可以为他们提供哪些方面的帮助。

员工职业生涯规划设计

职业生涯规划又称职业发展管理,是企业为其员工实现职业目标所进行的一系列计划、组织、领导和控制、培训与开发等管理活动。它既是一种系统的人力资源配置手段,也是一种系统的人力资源开发手段,更是一种高层次的激励手段。目的在于把员工的个人需要与企业的需要统一起来,做到人尽其才并最大限度地调动员工的积极性,满足其自我实现的需要。随着我对招聘工作的深入了解，现在很多求职对象对自己的认知是不明确的，我接到很多求职电话是询问有什么岗位合适他，而不是他适合什么岗位，这正是基于对自己的职业发展没有一个准确的定位。而在我第三次入职面谈的时候也曾被问到关于自己的职业生涯规划，我当时的回答只是说出了对于岗位上的简单规划，相对来说公司这边没有一个可以参考和期待的具体发展方向。我