资料管理办法

中国建筑第四工程局有限公司华东公司建设工程项目档案

分类管理办法

总则

建设工程文件的重要性

1）是建设工程交付验收的依据；

2）是工程维修、扩建、改造、更新和使用的重要依据材料；

3）是工程预决算的重要依据。

4）是建设工程申报科技示范工程、优质工程必不可缺少的材料；

5）是检验和衡量施工单位资质和信誉的依据；

6）是建设工程质量终身制的重要组成部分。

建设工程文件管理存在的问题

1）历史欠账多，很多已经竣工使用的工程项目的工程文件严重缺失，无档可查；

2）施工文件编制严重滞后于工程进度。工程现场的文件管理职责缺失，“工程文件现场形成”的意识淡薄，建设工程数据存在造假现象；

3）地下管线工程文件编制管理问题突出；

4）竣工后建设工程文件归档管理不到位；

5）纸质建设工程文件增量大、存放环境受限；对建设电子文件保管跟不上信息技术的发展，未采用现代管理方法和技术。

制定依据

《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014），结合《关于做好股份公司名义承接及四局名义承接工程资料归档工作的通知》（建四办字[2016]4号）管理办法。

适用范围

本办法适用于华东分公司直属各项目部、分公司各项目部工程施工文件的归档整理和工程施工档案的验收。

述语

2. 1 建设工程项目

经批准按照一个总体实际进行施工经济上统一实行核算行政上具有独立组织形式实行统一管理的工程基本建设单位。它有一个或若干个具有内在联系的工程所组成。

2. 2 单位工程

具有独立设计文件竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程并构成建设工程项目的组成部分。

2. 3 分部工程

单位工程中可以独立组织施工的工程。

2. 4 施工文件

施工单位在工程施工过程中形成的文件。

2. 5 竣工图

工程竣工验收后真实地反映建设工程项目施工结果的图样。

建设工程档案在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、

图表、声像等各种形式的历史记录也可简称工程档案。

2. 7 案卷

由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。

2. 8 组卷

按照一定原则和方法将有保存价值的文件分门别类整理成案卷。

2. 9 归档

文件形成单位完成其工作任务后将形成的文件整理组卷后按规定移交

档案管理机构。

档案要求

工程施工档案要求

1）工程施工文件应真实反映工程质量的实际情况，并与工程进度同步形成、收集和整理。

2）归档文件必须真实有效、完整齐全。

3）归档文件均应为签署、盖章齐全的原件。当出现复印件时，应加盖复印件提供单位的公章，注明复印日期，并有经手人签字。利用计算机打印的文件必须采用手工签名的方式。

4）归档的文件材料要字迹清楚、图面整洁。不得用圆珠笔、铅笔或纯蓝墨水等易褪色的书写材料书写、绘制。

5）归档的文件均应为签署、盖章齐全的原件。当出现复印件时，应加盖复印件提供单位的公章，注明复印日期，并有经手人签字。

6）工程文件中文字材料幅面尺寸规定宜为A4幅面（297mm×210mm），均采用70g以上白色书写纸制作。图纸宜采用国家标准图幅。

7）工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

8）所有竣工图均应在图标栏上方空白处加盖竣工图章（50mm×80mm）。竣工图章应使用不易褪色的红印泥。

9）利用施工图改绘竣工图必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。

10）不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/—89）统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），图标栏露在外面。

归档的范围、审查和移交时限

1）与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的纸质资料、声像资料等各种载体的文件，均应收集齐全，整理组卷后归档，具体要求应符合各地方档案管理相关规定。

2）需归档的工程资料，由项目部总工程师组织自检，自检合格后，报公司审查，公司审查通过双方办理移交手续进行移交给公司档案室。

3）经甲方审查合格的竣工资料，项目部应按合同约定及时向建设单位移交，办理移交手续。

4）如受建设单位的委托(应有委托书)组织编制工程档案资料和竣工图的项目经理部，应按合同约定的时限将全部工程档案移交城建档案馆，并办理移交手续。

5）多单位合作的项目，主办单位一般应保存全套文件，协办单位应保存与所承担任务相关的正本文件，涉及多个单位责任的文件，应各保存一份原件。

6）归档时间：应于工程竣工验收后（以单位（子单位）工程质量竣工验收日期为准）6个月内向档案部门移交归档。

工程资料的填写和组卷

1）资料负责人根据自己所负责的范围，以档案馆、质监站、甲方、监理、公司等要求为依据确定每一项资料填写要求、由谁负责填写，由谁负责收集、归档。

2）资料员应根据资料内容进行资料盒的脊背、封面标识，做到整齐、美观，便于查阅。资料盒内应包括总目录、卷内目录、资料封面、分目录和资料内容五部分，各级目录及资料内容必须对应一致，层次清晰。

3）工程资料应随工程进度及时收集、整理，项目齐全、字迹清楚、图面整洁、签章齐全，必须使用档案规定用笔。资料编制表格式样应符合国家、行业或地方有关规定。

4）项目部各部门管理人员应根据工程进度及时填写工程资料，并按规定及时移交资料室。资料填写人员应对资料内容的真实性、准确性负责。

5）资料员随时掌握工程进度情况，保证资料与工程同步，发现滞后情况时，应依据项目部资料管理制度进行报告、催交工作。

6）资料员负责对工程资料的编制情况进行初检。根据地方规定及相关规范要求对工程资料中的工程名称、施工部位、内容填写、签名盖章、交卷情况进行检查并督促相关人员整改，保证其正确性。对检查合格的资料，做好编目、外观整理、组卷等工作。

7）项目部总工程师应定期组织工程技术人员对工程资料进行自检，留下检查记录，按项目部规定对相关责任人进行奖罚并限期整改，并组织工程技术人员对资料检查中存在的问题进行认真分析、总结和再培训学习。

8）公司、分公司应定期或不定期对所属在施项目部的工程资料进行检查，对存在的问题填写检查记录并限期整改，并跟踪验证整改结果，确保工程资料的完整性、真实性、及时性、准确性。

9）竣工验收阶段工程资料管理。资料随施工同步，工程竣工验收通过在6个月内提交质检资料和档案资料，甲方单位资料按合同时间提交。

10）工程项目档案通常组卷管理，按照单位工程-专业-分部-分项进行组卷。竣工图可按单位工程、专业组卷。

11）各类档案的案卷排列，均按该类档案分类编号体例依次排列，即按各类案卷顺序排列。个别单位由于档案形成规律和利用特点不同，为方便提供利用，在保持档案有机联系和成套性的原则下，可以采取灵活的排列方法，但必须做到系列规律，井然有序，保持相对稳定。

工程项目类

工程项目类档案按项目管理，采用按大类分属类的排列方法，即同一个项目的档案在二级类目内按顺序编号排列。