会议运营管理讲义

会议是指3 个以上的人组成的群体为研究问题、交流思想、获取知识、表达观点、贯彻指示、分析对策、安排任务等明确会议的目的，在特定的时间和地点，遵循一定的会议规则，环绕会议议题和主题，展开讨论，最终使预会者达成共识，得出结论的活动。

1)会议目标2)主办者 A 由相关领导机关主办 B 由会议的发起者主办 C 轮流主办 D 通过一定的申办程序确定3)承办者4)预会者①正式成员②特邀成员③列席成员④旁听成员5)会议组织机构 6)会议议题 7)会议计划 8)会议议程 9)会议讨论 10) 会议时间 11)会议地点 12)会议结果 13)会议的财务管理 14)会议评估1)会议的规模划分①小型会议②中型会议③大型会议④特大型会议2)会议的模式划分①正式的、非正式的会议②定期的、暂时的会议③商议型会议④教育指导型的会议⑤创意开辟会议3)会议的性质划分①法定性会议②非法定性会议4)会议的公开程度划分①公开性会议②半公开性会议③保密性会议④内部性会议5)会议的地点划分①实地会议②虚拟会议6)会议的方式划分①普通会议②现场会③款待性宴会④座谈会⑤观摩会⑥茶话会7)电视会 8)电话会 9)广播会议 10)网络会议1)集思广益，优化决策 2)传达指示，部署工作 3)统一认识，搞好协调 4) 传递信息，交流思想 5)表彰先进，激励士气 6)调查研究，总结经验 7)发扬民主，实施选举 8)成果审批，科技鉴定1)策划是会议活动取得成功的保证2)策划为会议行动提供指南与纲领3)策划为主办者提供新概念、新思路和新方法4)策划增强了主办者的竞争力5)策划可以改善管理(1)确定会议目标的作用1)确定会议的议题和议程 2)决定会议的类型 3)引导会议的结果 4)达成高质量的决议(2)需考虑问题1)会议目标必须以书面方式列出 2)目标必须切合实际 3)目标表明的必须是应实现什么，而非应做什么 3)目标必须具体且可衡量1)现场形式 2)移场形式 3)笔谈形式 4)座谈形式 5)并会形式 6)远程形式1)咨询性会议 2)决议提报式会议 3)责任彻底交付式会议(1)正式会议 (2)非正式会议 (3)展示会议 (4)两方会议 (5)紧急委员会 6)公开会议1)网格会议 2)无主席台会议 3)站着开会(1)确定会议规模的意义 (2)会议规模的确定(3)确定会议的规模必须考虑的因素1)效率 2)成本 3)效果 4)场地(1)会议地点 (2)会议时间(1)会议议程 (2)会议日程 (3)会议程序策划 (4)议程、日程和程序的区别1)确定原则 2)筛选预会人员标准(1)会议通知的内容1)告知会议目的 2)告知预会者应知事项，包括时间、地点、预会要求等 3) 告知应做准备事项，包括人和物品及预会相关资料准备等 4)其它预会者的名单，包括姓名、联系方式等。

(2)会议通知的结构(3)会议通知的形式1)口头通知2)电话通知3)书面通知4)电子邮件和网络平台(4)会议通知的发放1)准备和分发会议通知2)打印会议通知3)发送会议通知4)注意事项(1)固定格式 (2)打印格式(1)会议文件类型主旨文书、议案文书、信息文书、议决文书、事务文书(2)会议文件准备1)重要文稿由专门的写作班子起草、需要较长准备时间2)普通会议文件由会议暂时筹备机构和秘书部门负责3)专业性和涉及部门业务工作的文件和职能业务部门负责4)发言稿和各类交流材料由发言单位或者个人准备(3)会议文件的准备工作1)文件撰写2)文件审核3)文件整理4)文件的印制和分发1)参加对象的基本信息2)抵离情况3)参加会议活动的议题和内容4)会议的费用说明5) 如会议要求或者研究报告提交，需注明时间和方式等6) 通讯方式(1)会议证件的类型 (2)会议证件的式样和内容(3) 会议证件的内容1) 会议名称2) 会徽3) 姓名4) 照片5) 证件种类6) 组别或者代表团名称7)证件编号8)会议日期9)持证须知(4)物证1)车证2)专用物品证(5)会议证件制作的注意事项(1)会场设施预会议用品的作用(2)会议设施预会议用品的准备要求(1)会场布置的作用及类型1)会场布置的范围2)会场气氛3)会场设施4) 会场的类型5)会场位置的固定与否、预会议的性质、召开会议的次数及所具备的条件有直接关系6) 会场的大小要适中，并留有余地7) 会场的大小要根据参加会议的人数确定8) 选择在室内还是室外，主要依据会议的性质和当时所处的条件而定(2)会场布置的基本原则1)切题2)正规3)朴素4)实用5)和谐(3)布置会场的主要工作1)室内小型会场的布置2)室内大型会场的布置(4)会场坐次安排1)阶梯式结构2)没有桌子的围坐式3)椭圆形或者圆桌形4)工作群体形5) L 形结构6) U 形结构7)其他会议布局形式(5)会议场地考察(6)坐次安排1)报告会型主席台2)本单位圆桌会议3)检查汇报圆桌会议4) 商务谈判、交流圆桌会议(1)会议和活动场地检查1)会标和标语2)徽铭和旗帜3)天气预报4)指示性标志5)检查预会者名单6)颁发的礼物(1)充分采集参加对象的情况1)参加对象的基本情况2)参会的目的、意图和背景3)抵离时间和交通工具(2)参加对象信息的途径和方法1)汇总回执、报名表和申请表2)查阅历次会议活动的档案资料3)请有关部门提供情况4)要求参加对象出示有效证件(1)会议接待的普通内容1)接待方针2)接待规格3)接待内容4)接待日程5)接待责任6)接待经费(2)接待方案的书面格式1)标题2)正文3)提交方案的会务工作机构4)提交方案的时间(1)安排食宿 (2)准备接待礼物 (3)落实交通工具 (4)布置安全保卫工作 (5)选派翻译和陪同人员 (6)准备接待物品 (7)落实相关事宜(1)接站的意义 (2)接站工作的程序和要求1)确定迎接规格2)组织欢迎队伍3)树立接站标志4)掌握抵达情况5)热情介绍6)陪车7)注意安全保卫，准备新闻报导(3)引导工作1)引导工作的含义和意义2)引导工作的要求1)查验证件2)登陆信息3)接收材料4)发放文件5)预收费用6)安排住宿1)会议签到的作用2)会议签到的方式 A 簿式签到 B 表式签到1)饮食卫生2)规格适中3)照应特殊A 就餐标准B 就餐时间 C就餐地点D 就餐形式E 就餐人员组合方式F 就餐凭证G 保证饮食安全的具体措施 A 餐厅大小是否能够容纳会议活动全部就餐人员B 餐厅的卫生条件是否达到规定的标准 C 饭菜品种和质量是否满足要求 D 餐厅预会场和代表驻地的距离是否适当 E 饭菜品种和质量是否满足要求a 印制专门的会议活动就餐券b 凭会议证件进入餐厅就餐(1)安排食宿的要求1)住地相对集中2)距离会场较近3)设施齐全4)合理分配5)规格适中，勤俭节省(2)住宿安排工作的程序1)制定住宿安排工作方案2)统计住宿人数3)分析参加对象的情况4)确定预订房间的数量5)预订宾馆和房间6)分发房间钥匙(1)会议活动作息时间的构成1)就餐时间，包括每天早、中、晚三餐的时间2)每天上午、下午会议活动的开始、结束和歇息时间3)会议活动辅助活动的时间4)茶歇时间(2)安排作息时间的要求1)服从会议议题性活动的需要2)劳逸结合3)会议作息时间表应在预会者报到时分发4)作息时间如有变化应及时通知到每一个参加单位和每一位参加对象(3)作息时间表的格式1)标题2)会议活动举行日期3)正文4)落款1)选好节目和影片2)安排好时间3)安排好接送4)组织好专场演出的入席与退席(1)策划项目及路线1)切合会展主题2)照应对象的兴趣3)接待能力4)内外有别(2)安排落实1)项目确定之后，应及时与接待单位取得联系2)制定详细计划，安排参观遨游的路线、具体日程和时间表3)落实好车辆，安排好食宿4) 准备必要的资金和物品5) 人数较多时事先编组并确定组长，明确责任6) 旅游项目可以委托旅行社实施，但选择信誉好，价格合理的旅行社，并签订合同。

(3)陪同安排 (4)介绍情况 (5)摄影 (6)注意安全(1)预订返程票1)在汇总会议活动回执、报名表和申请表的同时，子细登记参加对象对回程票的具体要求2) 及时同有关部门联系订票事宜，用暂借款支付购票款3)参加对象报到时，进一步确认其订票要求4)交割回程票要做好记录，一旦浮现问题或者差错便可查对。

(2)结算费用(3)检查会场与房间 (4)告别送行(1)服饰(2)姿态 (3)神态 (4)仪容(1)谈话的要领1)谈话时的态度2)谈话时的目光3)谈话时的手势4)谈话中的语言和内容(1)介绍 (2)握手 (3)名片 (4)行为姿态(1)不要订购和购买便宜的会徽 (2)要有足够的人手 (3)应当穿舒适的鞋子 (4)应当穿正鞋子 (5)安排椅子 (6)避免高层管理人员到接待处帮忙(7)了解会场的情况 (8)合理安排会议材料文件的放置，避免杂乱无章(9)留心计算数字 (10)凡是要想在前头(11)自备工具 (12)展示专业形象 (13)决定需要多少接待人员 (14)让会议代表们感觉宾至如归 (15)合理安排接待人员 (16)登记处理要以方便的形式提供信息 (17)明确提供何种信息，何时提供 (18)不要断定会议代表会按照会议主办者的要求把东西都带齐 (19)计划如何将会议接待过程中借用的东西要回来 (20)关心员工要使他们知道如何照应自己(1)与议题有密切关系的人 (2)控制能力较强的人 (3)预会者中领导地位最高的人 (4)会议组织者 (5)被公认的人(1) 确保会议顺利进行 (2) 确保预会者良好沟通 (3) 倾听少数人的意见 (4) 营造会场和谐气氛 (5)总结(1)具备解决问题的能力 (2)声音宏亮，举止适当 (3)注重发挥各个人的个性 (4)不炫耀自己的业绩 (5)能够有效地进行合理的批评(1)目标和成果 (2)议程 (3)迟到者(1)头脑风暴法(2)名义小组法(3)反向讨论法(4)会前预约法(5)各抒己见法(6)列宁开会法1.饱满的激情2.独创新意，形成自己的风格3.激发预会者的思维活力4,不偏离会议主题 5.不追加会议任务 6.不以个人的喜好评断，引导他人7.保持中立8. 有效得控制会议1.控制会议进程的必要性2.控制会议进程的要点1.会场检查工作2.入场工作3.安排会议迎宾和服务人员4.提供茶水5.做好摄影、拍照工作6.做好会前提醒工作1)会议名称2)时间3)地点4)到会人5)缺席人6)记录人7)会议议题8)讨论经过9)议决事项1)详录2)摘录3)会议记录人员4.4 会议出席、发言与讨论工作1.预会者的角色1)导演2)主角3)配角4)观众2.预会者的权利与义务1)商议权2)表决权3)参预权4)享用权义务有服从指挥、积极参预、严守纪律3.预会者的出席之道1)准时出席2)有备而来3)慎选坐位4)注意形象1.发言需要做好准备1)了解会议议题2)了解主持人和听众3)展示物品的准备2.发言的方法1)亮相2)引出话题3)展开话题4)结束话题3．发言的基本要求1)遵守会议规则2)切中会议主题3)力求就事论事4)讲究文明礼貌5)借助一些辅助手段1.组织讨论1)宣布讨论规则2)介绍讨论问题3)引导代表发言4)组织展开辩论5)代诸表决或者小结2.讨论中的技巧1)打破冷场2)诱导沉默者3)克服跑题4)处理争执5)对付垄断者3.讨论中注意的问题1.会议规模的预测2.会议固定支出的预测3.会议保本人数的预测4.会议收入的预测5.经济环境的预测1.编制会议预算的目的2.会议预算的组成1.预算注册费2.交纳注册费的时间期限1.筹集会议启动资金的原则1)满足筹备工作的需要2)选择资金成本低的筹资渠道2.筹集会议启动资金的渠道1)行政事业费2)专业会议管理机构垫支3)企业的自有资金4)企业的资助5) 银行贷款1.会议收入管理构成1)注册费收入2.赞助费的收入3.其他的收入2.会议收入的管理方式1.餐饮费2.会场和设备3.工作人员的管理1.经费赞助2.项目赞助1.落实赞助企业，刊登相关信息2.落实免费人员的名单3.落实宣传资料4.落实实物赞助5.落实其他的赞助活动1.会议文件2.会场内外3.会议活动4.颁奖活动1.政府机构的津贴2.基金会的赞助3.国际组织的赞助4.私人赞助1. 会议评估的作用1)检查会议目标是否实现2)看看预会者是否满意3)明确会议的成功与不足之处4)为写会议的总结报告准备材料1.会议议程及会议主题，议题的恰当性2.会议议程安排的合理性3.会议发言人选择的得当性4.分组讨论的充分性5.会议各项活动6.会议场所设施、服务与环境7.会议场所指引系统的完美性8.会议饮水服务的质量9.会议茶歇服务质量10.会议的同声翻译质量11.会议的环境质量12.会议住宿、餐饮13.会议目的地旅游景点的吸引力14。