用word结合excel实现批量打印

用word结合excel实现批量打印准考证、工资条等

对于打印准考证和奖状等，除了使用VFP等数据库处理工具，通常我们所采用的方法是在word中直接将姓名和身份证号等位置空着，等到打印完毕再用手工填写；或者是分别在每张电子奖状上更改名字等信息再打印。这两种方法都费时费力，在这里我就用准考证用例，来说明这种方法。

这种方法是利用Word中的邮件合并功能，通过4个步骤就可以非常轻松实现批量打印。

一、建立模板。首先利用Word制作一个准考证模板并保存为“准考证.doc”，将其中姓名、身份证号、类别、工作单位、考试时间、考试地点先空出，确保打印输出后的格式与准考证样式相符（如图1所示）。

图1

二、用Excel建立考生信息数据库。在Excel表格中输入考生姓名、身份证号等相关信息并保存为“考生信息.xls”，格式如图2所示。

图2

三、建立数据库与准考证的关联。打开“准考证.doc”，依次选择视图→工具栏→邮件合并，在新出现的工具栏中选择“打开数据源”，并选择“考生信息.xls”，打开后选择相应的工作簿，默认为sheetl，并按确定。将鼠标定位到需要插入姓名的地方，单击“插入域”，在弹出的对话框中选择“姓名”，并按“插入”。同样的方法完成身份证号、工作单位、考试时间、考试地点、级别、专业的插入，完成后的效果如图3。

图3

四、预览并打印选择“查看合并数据”，然后用前后箭头就可以浏览合并数据后的效果，选择“合并到新文档”可以生成一个包含所有考生信息的Word文档，这时就可以批量打印了。

利用邮件合并功能可以非常方便地将Excel数据与Word文档关联起来，如果数据有变动，只要在Excel表格中修改就可以了。利用该功能，还可以非常方便地制作和打印成绩单、工资条、工作证、合格证书等。