市场部展会执行流程完整版

市场部展会执行流程 HEN system office room 【HEN16H-HENS2AHENS8Q8-HENH1688】

1目的

为更好的宣传企业形象，做好品牌推广、产品展示工作，保证参展效果，特制定此流程。

2适用范围

适用于公司各部门。

3职责

市场部负责展会整体统筹规划（含整体方案设计、文宣品制作、保管、布展、撤展），后勤总务工作（含行程食宿安排、部门分工）。

研发部负责产品展示及试吃环节（含产品的确定及准备，产品/助陈物调拨、盘点、保管，展示产品布展和撤展，试吃产品制作和推介）。

采购部负责参展用品的询价及购买工作。

销售部负责现场售卖产品的确定，售卖产品和厨具的调拨、布展、撤展、盘点、保管工作，客户资料收集，意向洽谈、后续跟进工作。

行政部负责参展人员、物资的车辆运送工作。

4工作程序

前期筹备

展会信息收集

市场部应在每年初对本年度各地展会信息进行收集，填写《xx年展会信息一览表》，对收集后的展会信息进行初步评价，对其相关性、影响力、往期信誉和效果进行分析，以作为参展决策参考。

信息调研

参展前应对目标展会做详尽的信息调查，包括：主办方、承办单位、举办时间、展馆位置和承租信息、展位信息、展会影响力、往期经验和反馈、参展单位、参观者范围等。展会的选择应注意防范风险，尤其是首次参加，参展前应通过各种渠道确认其真实性。

询价和议价

参展前采购部应与举办方商议价格，争取其他方面的优惠政策。对我方拟长期重点合作的展会，应与主办方建立良好的关系，以获得优惠的参展价格和相关待遇。

签呈审批

将参展计划及《展会费用预算表》呈递上级领导审核。

合同审核

签呈审批通过后，市场部应与举办方订立合同，法务部需对合同内容和条款进行审核。

合同签署

合同经法务部审核通过后，与合作商签署并安排付款等相关事宜。

展会策划

展位选择

展位应选择有利位置，如：出入口、中厅、休息区、就餐区、洗手间附近等人流密集地段。避免选择死角、有墙柱障碍等展位。

展位的大小可根据具体需要选用标准展位、特性展位以适合品牌形象策略。

展台设计

标准展位：不需要搭建

特装展位：市场部需拿出设计方案报领导审批，采购部负责寻找装修公司进行搭建及后续合同签订付款等相关事宜。

展台搭建布置

展台布置基本原则：

远观效果醒目有冲击力，近观效果舒适、明快，整体效果协调。

展位结构和图片序列应考虑人流密度和流向。

无论标准展位还是特装展位，都必须增加照明灯光。

展品和图片的展示高度应符合人体身高和视角。

展区微观细节构造应考虑：展台、展架、展示墙、标牌、标识、洽谈区、图片设计、说明性文字、动态屏幕演示系统、布展使用材料材质（一次性/重复性）。

展品的选择和准备

研发部应与销售部沟通确定参展品类，展品选择考虑因素：种类、数量、主推产品、销售价格、摆放主次位置、产品储存及运输条件等。确认后填写《产品信息统计表》。

展品的摆放

市场部负责根据参展产品的种类和特点对产品的摆放进行科学合理的规划。

各种参展物品应在展前列出明细清单，并责成专人负责，由行政部安排车辆运送到会展地点。展后应对展品进行核对，避免丢失损坏。

参展人员确定及展前培训

根据展会的规模，应配备相应的参展人员，市场部应与相关部门进行沟通，确定参展人员及行程安排，并做明确的职责分配和展前培训。

一般可分为：总负责人、迎宾接待人员、产品展示售卖人员、销售人员

总负责人：市场部，负责对内、外联络，协调与主办方的关系，展会整体策划。

迎宾接待人员：负责接待引导客人进入展区，对公司和产品进行介绍，派发公司宣传册，将客人引导给销售人员。

产品展示售卖人员：研发部、销售部员工，对产品非常了解，负责产品现场制作，产品介绍解说，将有合作意向的客户介绍给销售人员。

销售人员：销售部员工，实施现场销售和引导，与有合作意向客户进行深入沟通，介绍公司销售政策。

参展现场

市场部统筹安排参展现场，联合研发部、销售部进行展品的摆放。

市场部需安排专人进行拍照、摄像、同行样册收集等工作。事后将收集到的资料整合进行保存。

每日展会结束后，需开会总结当天工作，整理收集到的客户信息。

展会结束

产品/助陈物进行回收盘点。

5流程图

6 记录

《xx年展会信息一览表》 JL-SCB-03

《展会费用预算表》 JL-SCB-04

《产品信息统计表》 JL-SCB-05

《客户信息统计表》 JL-SCB-06

批准：审核：编制：