会议流程表

会议通知
秘书督办处（科）收发通信岗
◎及时发出会议通知；
◎发放范围准确。
◎《公文发放登记表》
序号
会务筹办
流程
责任人
主要工作内容及要求
相关附件
备注
9
会前准备
会务
总指挥
应提前2-3天对会议各项准备工作的进度情况进行检查。内容包括：
◎会议材料准备进展；
◎场景（天幕、会标、鲜花、横幅、彩旗等）；
◎领导座位安排（台上、台下，姓名牌摆放等）；
◎灯光、音响、录音、多媒体；
◎饮料；
◎空调；
◎电子屏蔽设备；
◎签到布置；
◎安全保卫、医疗卫生保障；
◎车辆安排及交通指示；
◎天气情况掌握及相关用品准备；
◎就餐及食品卫生检查；
◎礼仪策划及彩排；
◎对起火、爆炸、人群拥挤、天气突变、重要领导迟到等可能出现的紧急突发事件的应急预案落实；
◎明确会场工作职责。
11
临会前最后协调
会务总指挥、相关单位领导及会务人员
◎确认各个环节、各个方面准备工作完成情况，特别注意各环节之间的衔接；
◎进一步明确各会务人员现场工作职责；
◎查漏补缺。
◎一般在大会前一天晚上进行。
序号
会务筹办
流程
责任人
主要工作内容及要求
相关附件
备注
12
会前现场
组织工作
会务总指挥、相关单位领导及会务
人员
◎会务人员按规定时间就位，分头做好准备工作；
序号
办理流程
责任人
主要工作内容及要求
相关附件
备注
1
会前协调
办公室分管副主任、办公室主任
根据区领导指示，协调有关部门：
◎召开全区性大会条件是否成熟；
◎尽可能会议合并召开；
◎明确会务总指挥及会务工作分工。
◎争取做到每年12月通知各单位上报下一年度建议召开的全区性大会的计划，以便于安排会议时间和合并会议。
◎现场总指挥对各岗位作最后检查，及时处理相关问题；
◎及时掌握参会领导的行踪；
◎参会人员签到、发放会议材料工作等；
◎组织参会人员有序进入会场，控制好会场秩序；
◎引导领奖人员、记者到指定位置就座（如需要）；
◎引导出席会议领导到指定位置就座。
◎参会领导专人接待，全程陪同。
13
会中现场
工作
会务总指挥及会务人员
◎出席领导落实；
◎颁奖席、记者席安排（如需要）；
◎灯光、音响、录音、多媒体；
◎饮料；
◎空调；
◎电子屏蔽设备；
◎签到布置；
◎安全保卫、医疗卫生保障；
◎车辆安排及交通指示；
◎天气情况掌握及相关用品准备；
◎就餐及食品卫生检查安排；
◎礼仪策划及彩排安排；
◎对起火、爆炸、人群拥挤、天气突变、重要领导迟到等可能出现的紧急突发事件应急预案的制定；
15
对会议布置事项进行督办
会议主办单位或秘书督办处（科）督办岗
◎及时发出督办通知；
◎督办事项全面、明确；
◎跟踪督办工作进展；
◎协调督办事项有关问题。
16
会议材料
归档
秘书督办处（科）办会岗
◎按“一会一档”的原则整理保管，年终归档；
◎归档材料要齐全，无遗漏。
◎将完整的材料送档案室档案员归档。
2
起草会议通知（稿）
秘书督办处（科）办会岗
◎会议时间、地点、内容、议程、主持人、参会人员等安排妥当。
◎注意与主办单位沟通会议议程。
3
呈办公室分管副主任
审核
秘书督办处（科）办会岗
◎审核会议安排是否妥当；
◎审核通知行文是否准确。
4
呈办公室主任审核
秘书督办处（科）办会岗
◎同上
5
呈分管办公室的区领导审阅
◎同上
◎由区领导秘书送领导审阅。
6
呈开发区党委、管委会，萝岗区委、区政府相关领导签发
◎签发会议通知稿。
◎根据会议内容，呈相关领导签发。由区领导秘书送区相关领导签发。
7
制作正式
会议通知
秘书督办处（科）文印岗
◎正确使用红头纸、格式规范；
◎附件齐全；
◎份数合理；
◎盖章正确。
◎办会岗负责对正式会议通知作抽检。
8
发出正式
◎会场工作职责分工。ຫໍສະໝຸດ Baidu
序号
会务筹办
流程
责任人
主要工作内容及要求
相关附件
备注
10
会场布置
检查
会务总指挥、相关单位领导及会务人员
根据会议规模提早布置，会前最后一天例行检查。
◎场景（天幕、会标、鲜花、横幅、彩旗等）；
◎领导座位安排（台上、台下，姓名牌摆放等）；
◎出席领导落实；
◎会议材料准备是否齐全；
◎颁奖席、记者席安排（如需要）；
◎临时事件处理；
◎颁奖组织（如需要）；
◎会议材料回收；
◎领导交办其他事宜。
◎发生临时事件，相关岗位人员先临时处理，需要动用其他人员，统一由会务总指挥调度。
14
讲话稿整理下发
文稿起草单位和秘书督办处（科）、综合信息处（科）
◎文稿起草单位负责全面、准确整理讲话稿；
◎秘书督办处（科）或综合信息处（科）制文、送审、下发。