办 公 室 工 作 标 准

湖南省火电建设公司标准

办公室工作标准

Q1501-301.009-2002 1 适用范围

本标准规定了公司办公室的主管领导、所辖岗位、工作依据、工作内容与要求、工作程序、职权、检查与考核。

本标准适用于公司办公室工作。

2 主管领导

公司经营副经理

3 所辖岗位

3.1 办公室主任、副主任

3.2 主任调度工程师

3.3 办公室秘书

3.4 法律专干

3.5 计划生育专干

3.6 人事、文书档案助理馆员

3.7 小车班班长、副班长

3.8 小车班驾驶员

3.9 打字文印员

4 工作依据

4.1 《关于加强工业企业管理若干问题的决定》国务院(1986)71号。

4.2 《国家行政机关公文格式》GB/T9704-1999。

4.3 公司《管理标准》、《项目管理手册》、《技术标准》、《质量、安全健康、环境管理手册》及程序文件。

4.4 公司发展战略及发展战略规划。

5 工作内容及要求

5.1 办公室是负责日常行政工作的综合办事机构和参谋部门。

5.2 负责文字综合处理工作

5.2.1 负责公文运转、处理、把关、缮印、催办工作，保证公文安全及时运转和公文质量。

5.2.2 负责公司档案工作的归口管理，并负责做好公文资料的立卷、归档、保管、提供利用和人事档案管理工作。

5.2.3 承担全公司性综合文字材料的起草工作,如领导讲话、工作报告、经验材料等。

5.2.4 负责公司印信管理工作,做到责任明确,管理严格,不发生重大差错。

5.2.5 负责维持公司OA系统的正常运行，保证公文收发全部进OA系统。

5.2.6 负责公司文印室的管理,搞好公司文件、材料的缮印工作。

5.3 负责公司的政务信息工作

5.3.1 经常收集公司工作中的各方面信息,进行整理后,及时向公司领导反馈,重大信息还应向省公司和地方政府信息主管部门报送。

5.3.2 随时了解、掌握公司施工生产的情况，并做好记录，向主管领导报送。

5.4 负责公司综合事务管理工作

5.4.1 负责公司经理办公会及较大行政会议的组织和记录工作。

5.4.2 负责上级领导、兄弟单位领导及其他业务、事务工作联系人员的接待,根据具体情况,请示主管领导后,按领导意见安排公司内具体接待部门及人员,妥善安排好客人的食宿、迎送等事宜。

5.4.3 负责管理和调度公司办公用车和职工通勤用车，做到车辆完好，安全行驶，优质服务。

5.4.4 负责公司会议室管理、负责公司荣誉室管理。

5.4.5 归口负责公司办公楼文明办公管理与督查。

5.5 负责公司工程调度工作，及时解决工程中的劳动力、施工机械等资源的平衡问题。5.6 负责公司法律事务工作

5.6.1 依据国家法律、法令和有关政策，向员工进行普法宣传和法制教育，提高全企业法律意识。

5.6.2 负责公司的法律服务工作，为企业经济活动提供法律服务。

5.6.3 负责公司的经济合同的管理及营业执照、资质证书等证照归口管理工作。

5.7 负责公司计划生育工作

5.7.1 贯彻执行国家计划生育的法律、法规和政策，对员工进行计划生育的宣传教育。5.7.2 根据国家有关政策，负责公司员工的结婚介绍信的开具，员工独生子女证的办理、发放，负责独生子女保健费的发放，并建立相应的台帐。

5.7.3 负责计划生育药具管理工作

5.8 负责做好公司群众来信来访工作

5.8.1 对来访人员要坚持文明接待，耐心、热情、及时给予正确答复，涉及各有关职能部门的及时转到各相关部门处理，不能及时答复的，要向来访者说明情况，请示领导后，按领导意见处理。

5.8.2 接到群众来信，应根据党和国家的政策和公司规定及时答复并转有关部门处理。5.9 负责公司管理标准的归口管理工作。

5.10 维持公司质量、安全健康、环境管理体系的正常运行。

5.11 负责对项目部专业工作的指导，监督。

6 工作程序

6.1 文秘工作程序

6.1.1 发文处理工作应通过公司办公自动化系统（OA）进行，主要程序包括：拟稿、会签、核稿、签发、登记编号、缮印、校对、封发等，收文处理亦应通过OA系统进行，主要程序为：签收、拆封、登记、分办、拟办、分送、批办、承办、催办等。

6.1.2 起草工作总结、大型综合材料，深刻领会上级精神，摸清基层情况，根据报告的主题收集材料，然后由秘书拟定提纲，交办公室主任审核后拟写正文，将完成的草稿交办公室主任修改打印后，送主管经理审阅，并在适当范围内征求意见，形成第二稿，由办公室主任审核修改后交主管经理审定。

6.1.3 文件归档：每年的文件由负责文书工作的秘书在次年四月份前全部归档，交档案室立卷保存。

6.1.4 开具介绍信时，应审查是否有部门负责人的签字，凡协议书、合同书、经济担保文

书等需用公司印鉴的，须经公司领导签字同意。

6.2 政务信息的收集及反馈工作程序

6.2.1 办公室人员要全面了解公司生产经营情况，进行综合整理，向公司领导汇报，重要信息还必须向上级政务信息主管部门报送。

6.3 接待工作程序

6.3.1 办公室接到客人来公司的信息后，应首先安排接站人及车辆，落实食宿，客人到公司后，征求客人意见再安排日程，并安排具体接待部门或人员，在公司期间要与客人保持联系，及时提供服务，客人离开公司时，要提前安排车辆。

6.4 会议服务程序

6.4.1 公司拟定的以公司名义召开的会议，办公室首先通知领导拟定的与会部门与个人,会议召开前,办公室人员应先行到会,考核与会人员到会情况,并做好会议记录。

6.4.2 会议结束后，根据领导安排，撰写会议纪要。

6.5 小车调度程序

6.5.1 每天上班后,小车班长根据公司领导和各部门用车申请统一安排,开出派车单,驾驶员接到派车单后,按派车单注明的出车地点、时间、行车路线出车。紧急情况可先出车，后办派车单。

7 主要权限

7.1 对公司布置的行政任务，有权进行检查和督促。

7.2 有权向各部门和单位了解行政工作情况并索取有关资料。

7.3 有权安排有关部门或单位参与公司接待工作，有权对来宾、来信、来访的问题转有关部门或单位处理。

7.4 有权拒绝不合理的印信使用要求。

7.5 有权检查、监督公司《管理标准》的实施情况。

8 检查与考核

按本标准的内容和公司内部经济责任制考核办法进行检查与考核。