立足三个抓手 大力提高公文办理质量
立足三个抓手大力提高公文办理质量[摘要]一个单位公文质量的好坏，直接关系到公文本身的效用和单位的执行力、工作效率，直接影响发文单位的形象和声誉。文章从规范公文管理制度、提高文秘人员综合素质、查摆问题三个方面论述了如何大力提高公文办理质量。
[关键词]公文公文办理质量
公文是一个单位在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是联系和处理工作的一种书面工具，在机关公务活动中发挥着及其重要作用。能否及时、准确地将公文尤其是需要反复协调、领导多次批示的文件，及时呈送有关领导或部门，并适时将领导批示和意见转达给相关人员或部门，将直接影响领导的决策质量和实施效果。同时，一个单位公文处理水平的高低直接反映一个单位工作人员的水平和素质，关系到单位“面子和里子”工程。为进一步贯彻落实中国葛洲坝集团公司《关于开展公文质量月活动的通知》文件精神，三峡电力职业学院结合学校实际情况，采取针对性措施，规范了公文办理流程，较大幅度的提升了公文质量。
一、以规范公文管理制度为抓手，夯实公文办理基础
1.建立领导负责制度。根据中国葛洲坝集团公司公文质量月活动文件精神，学校迅速召开了“开展公文质量月活动”的专题会议，成立了公文质量提升活动领导小组和工作小组，由一把手为领导小组组长，由办公室主任任工作小组组长，负责具体工作的组织和落
提高公文写作质量的四点体会
提高公文写作质量的四点体会 一、注意积累资料，是提高公文写作质量的“奠基 石” 广泛占有资料是写好公文的基础，是提高公文写作质量的前提。占有资料要日积月累。积累资料有两种途径：一种是从工作和生活中收集“第一手资料”；另一种是从文件和有关材料中获取“第二手资料”。收集、获取资料，要立足于本部门、本单位，着眼于本行业、本系统，关注社会有关情况，遵循适度、有用原则，广泛采集感性与理性资料、现实与历史资料、直接与间接资料、正面与反面资料。收集资料的方法，就是要用好“两把刀、一支笔”。所谓两把刀：一把是“机械剪刀”，剪贴报刊等资料；一把是“电子剪刀”，剪辑网上资料。所谓一支笔：就是采取摘录、提要、心得式的笔记方法，摘录文电资料，记录会议讲话等。积累资料的诀窍：一是多读伟人传。从伟人传中认识伟人、领悟伟人的处事招术，从中得到启迪，提高观察问题、分析问题、处理问题和解决问题的能力。二是多看上级机关文件。从上级机关的文件中学习公文写作知识，熟悉公文写作规范，提商思维层次。三是多学本职业务知识和有关政策法规。通过持之以恒的学习，不断丰富业务知识，提商政策法规水平，熟练掌握有关标准制度。四是注意留心身边素材，参加集中学习、
开会，日常工作交流，参与有关活动等，要注意留心听记领导的讲话、同志的发言，善于对比分析和思考归纳。只要能持之以恒做到上述“三多一注意”，久而久之，写作公文时就能达到运用自如、“信手拈来”的熟练程度，制作的公文质量也就可以不断提高了。 二、正确理解意图，是提高公文写作质量的“定位键” 正确理解意图，包括了解熟悉上级领导机关意图，准确把握本级领导意图。上级领导机关和本级领导意图，是指上级机关和本级领导关于某项工作的指导方针、总体部署、基本要求和大致思路，是各级机关履行职能、开展工作的基本依据。起草公文要完整准确地体现领导意图，必须注意以下三点：一是要完整准确地把握领导意图。要做到这一点，平时就要注意学习领会上级机关的有关指示精神，熟悉有关工作部署和要求，善于站在上级、领导和全局的角度观察问题、分析问题、思考问题。二是要创造性地体现领导意图。由于上级机关的指示精神有时是指导性、原则性的，加之领导在考虑成熟某个问题前，其意见想法有时还不连贯、不集中、不清晰，因此，起草公文时要善于把握领导意图的精神实质，进行必要的提炼、概括、完善、拓展、创新，做到融会贯通。三是要善于拾遗补缺。“拾遗补缺”是指在起草公文和整理领导讲话时，要完整准确地归纳整理领导意图。尤其是整理领导的即席讲话，有的没有明确的标题，有的只是要点，这
自考公文写作与处理课后习题参考答案(5)
机关其他常用文书的写作（下） 练习与思考 1 什么是讲话类文书？它有哪些种类？ 答：讲话类文书就是人们在各种特定的场合发言时所依据的各类文稿的总称。讲话类文书的；类型主要是：（1）讲话稿（2）开幕词、闭幕词（3）欢迎词、欢送词、答谢词 2 讲话类文书有什么特点？ 答：讲话类文书的特点主要是：（1）口头性（2）直接性（3）针对性（4）情感性 3 简述讲话类文书的写作要求是什么？ 答：讲话类文书的写作要求主要是：（1）主题鲜明、集中（2）材料真实、新颖（3）布局清晰、紧凑（4）语言明白、生动 4 什么是记录类文书？它有哪些种类？ 答：记录类文书就是指如实记录有关内容而形成的公务文书。记录类文书的种类主要包括：（1）会议记录（2）电话记录（3）接待记录（4）大事记 5 记录类文书有什么特点？ 答：记录类文书的特点主要是：（1）内容的纪实性（2）材料的直接性（3）语言的实录性
6 什么是简报类文书？它的主要作用是什么？ 答：简报类文书是用于汇报工作、反映问题、交流经验、沟通情况、推动工作开展的一种简短的、摘要性的信息载体。简报类文书作为向上级领导机关汇报工作的上行文，有汇报工作的重要作用，随着社会进步，成为机关内部向上或向下、平行单位沟通情况经常使用的信息工具。 7 常见的简报类文书有哪些名称？ 答：常见的简报类文书有：简讯、快讯、快报、动态、信息、工作通讯、情况通报、情况反映、内部参考、摘报等。 8 简报类文书的特点。 答：简报类文书的特点主要体现在：（1）简。就是在文字上简明扼要。（2）快。就是说编发简报要及时快速。（3）新。就是指简报内容立意新颖、形式多样、内容丰富。 9 什么是建议类文书？它有哪些种类？ 答：建议类文书是以书面形式提出建议、意见的一类公务文书。它的种类主要有：（1）提案（2）建议 10 建议类文书有什么特点？ 答：建议类文书的特点主要是：（1）建议性（2）说理性（3）委婉性 11 简述提案及建议的写作格式与要求。
办公室文件传阅管理办法
办公室文件管理办法 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化、提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合本单位工作实际，制定本办法： 一、收文 （一）文件签批 1、收到公文，先由办公室登记后，呈单位主要领导作出批示，批示过的公文，办公室负责统一转办、处理。 2、对于需要办理的文件，分管领导收到文件后，提出具体办理办法。若分管领导外出，按单位主要领导签发的意见由相关科室先予办理，分管领导回来后补签。 3、对于传阅的文件，传阅领导及相关人员在文件处理单中传阅签字栏内签字，并注明时间。 4、对于需要办理和传阅的文件，由办公室先送达需要办理的相关分管领导和科室进行处理，随后再进行传阅急办事项的文件，若单位主要领导和分管领导都外出，则可经电话等方式请示后先予办理后补签。 （二）文件时效 办理文件：一周内退回办公室 传阅文件：两天内退回办公室 （三）电子文件 及时下载并登记分类，按签批、办理、传阅的程序办理。 二、发文 （一）本单位发文
发文程序：拟稿—审稿—签发—编号—打印—归档。 1、拟稿。相关科室。 2、审稿。分管领导对行文目的、依据、任务、政策、措施以及文字、标点符号使用等方面进行认真审改。 3、签发。单位主要领导签发后方可发文。 4、编号。签发后的文件一律送办公室进行统一编号和公文格式把关。一是检查公文是否经过领导签发，二是检查文种使用是否规范。 5、打印。打印文件要做到文件格式排列规范、整齐美观、字迹清晰、文面整洁。 6、归档。办公室将正式文件连同底稿（重要文件包括讨论稿，领导批示件等）、电子文本及时归档、妥善保存。 （二）与其他单位联合发文 1、我单位负责拟稿联合行文 加盖公章前的程序与本单位拟稿发文程序相同，经所有联合发文单位加盖公章后，把联合发文处理单、初稿、两份成稿交办公室留存。 2、其他单位负责拟稿联合行文 3、首先由相关科室负责人把关，并签署意见后，找分管领导和单位主要领导签批。加盖本单位公章时，把联合发文处理单复印一份、成稿两份由办公室留存。 二〇一二年六月十六日
办公室文秘必备公文基本格式
办公室文秘必备公文基本 格式 on 22 November 2020 一、公文文面格式
公文文面格式是指公文中各要素（各组成部分）的搭配、排列和标识规则，包括版面安排、字体型号、各要素的标识排序等。 党政机关通用公文的文面格式由版头（报头）、份号、密级、保密期限、发往地址、紧急程度（等级）、发文字号、签发人、收发报序号、公文标题、主送机关、正文、附件名称（附件说明）、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围（附注）、附件、主题词、抄送机关、印制版记、公文二维条码22个要素组成。1版头 行政机关的发文机关标识主要有3种形式：一种由发文机关全称或规范化简称加“文件"组成,即"文头纸"；一种由发文机关名称加"令"组成,如"省政府令"；一种由发文机关名称加武文线组成,即“函头纸"。对于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。 2.份号 即份数序号，是同一件公文印制份数的顺序号。用电报传送的秘密公文，不标注份号。绝密、机密、秘密电报均属空码电报，均应按空码电报的管理办法进行严格管理。 3.密级与保密期限 公文中的密级（包括国家秘密）分为绝密、机密、秘密3个等级。商业秘密分为商业机密、商业秘密2个等级。密级用3号黑体字标注。党的机关的公文空级标注在份号下方，两字之间空1字；行政机关的公文密级标注在公文首页右上角。如需同时标注秘密等级与保密期限，党政机关的公文都用3号黑体字顶格标注在版心右上角第1行，秘密等级中间不空格，并与保密期限之间用"★"隔开。
4.紧急程度（等级） 党的机关的紧急公文，分别标明"特急"、"力口急"用3号黑体字顶格标注于公文首页页版心右上角，两字之间空1字；行政机关的紧急公文，分别标明"特急"、"急件"，用3号黑体字标注于公文首页版心右上角第2行。如无空级则标注在第1行。电报的紧急程度叫等级，分“特提、特急、加急、平急"4种，用3 号仿宋体字标注,其办理公文的时间要求分别是1天、3天、5天、10天。 5.发文字号 发文字号是由发文机关代字、发文年度和发文顺序号3部分组成。发文年度应标全称，不能简写。发文顺序号分年度从1号起，按公文的签发时间的先后依次编号，不能跳号，不留有空号,不随意编号，不编虚位（即"1"不编为"001"）, 不加"第"字。 应注意三个问题：一是发文字号一经确定，应长期固定使用。二是联合行文，一般只标注主办机关的发文字号。三是用特定版头印制的公文的发文字号，行政机关的用3号仿宋体字标注于版头（发文机关标识）下空1行红色横隔线之上。下行文、平行文的居中标注；上行文的标注于左侧，与右侧的“签发人"对称，左右两边各空1字排印。 6.签发人
办公室常用公文格式标准
办公室常用公文格式标准 办公室常用公文格式标准 一、通知用于上级机关对下级就某一具体事项布置工作，交待任务；同级机关及不相隶属的单位之间就某一项具体工作的进行或某一具体问题的解决要求对方配合、协助办理等。事务性通知通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知属事务性通知的一种，会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准备的材料等。 [ 范例] 关于举办湘潭大学第十二届相声小品比赛的通知各学院学生会、研究生会：为促进校园精神文明建设，深化校园文化底蕴，丰富校园生活，加强各学院的联系，促进学生之间的沟通与交流，提高同学们的曲艺表演水平，我校将定于____________________________________ 年____ 月____ 日举办湘潭大学第十二届相声小品大赛。 湘潭大学大学生艺术团 ____ 年__ 月 ___ 日 二、请假条请假条是请求准假不参加某项工作、学习、活动文书。 [ 格式要求] 1.居中写标题； 2. 请假对象的称谓； 3. 请假原因； 4. 请假起止时间； 5. 祝颂语； 6. 请假人签名； 7.请假时间。 [ 范例] 请假条 尊敬的老师： 因_____________ ，___________ 同学需请假 ________ 月_______ 日_____ 节。请 予以支持为感！ 共青团湘潭大学委员会______ 年____ 月____ 日 三、证明证明信是各组织单位为证明有关人员的身份，经历以及与其事件关系而出具的信函，有公文式、书信式以及便条式三种。用可靠的材料表明或断定人或事物的真实性，证实和说明人与事物具体表现或特性的专用文书。 [ 格式要求] 证明的格式由文种名称[ 证明] ，收信单位名称，正文，落款，盖印等主题组成。需要存根备查。 [ 范例] 证明 __________ 同学系我校外国语学院09 级法语一班的学生，湖南郴州人，因赴西班牙演出，该同学未能参加外国语期末考试。由共青经湘潭大学共青团查证该学生在校期间表现优
把好公文审核关 不断提高公文质量
把好公文审核关不断提高公文质量 公文是具有特定效力和规范格式的文书，是党政机关实施公务活动的重要工具和载体。其质量的高低优劣，直接关系到机关形象和发文效果。公文审核就是按照中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》的规定和要求，在公文文稿付印之前，对文稿内容、政策界限、决策意图、实施措施、条理结构、文字表达、事实数据、行文程序、公文格式等方面进行全面的审查和核对，保证文稿表述准确，内容完整。公文审核是公文起草工作的延续，是对公文的进一步完善，是确保公文质量的关键环节，是一项非常严谨细致的工作。对公文的审核把关主要从以下几方面入手： 1 审核政策界限是否清晰 公文作为传达政令的工具，其本身具有强烈的政策色彩，这就要求公文审核人员要把讲政治放在首位，不断强化政治观念和政策意识，把好政策关。 政策界限的审核主要看公文所反映和体现的基本立场、观点，所提出的意见、措施、办法和要求以及所得出的结论，是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律法规，是否符合上级机关的指示精神；同现行有关规定是否衔接、有无矛盾之处。文稿中的内容有无政策界限不清，或把政策界限规定得过死、过宽的情况；有没有党政不分、内外不分的问题。对于因情况变化需要对原有政策作出变更或提出新的政策规定的，是否与有关部门协商沟通。文稿中的观点、提法是否正确，提出的工作意见、要求、措施和办法是否切实可行，有无主观武断或者片面的、绝对化的问题。文稿中所下的结论是否恰当，理由是否充足，收文机关是否能够接受。 如果公文内容与法律、法规和政策不一致，审核人员应提请起草单位弄清情况，根据法律、法规和政策会同有关部门修改完善。特别是对规范性文件，要本着成熟一个出台一个，不成熟的，坚决不呈批或发文，以免引起不必要的混乱。 2 审核决策意图是否明确 决策既是集思广益的结果，又是领导集体智慧的体现。从行政决策和行政执行方面看，领导意图就是今后单位发展的大政方针。因此，公文文稿所承载的决策内容，一定程度上就是领导意图的体现，也是制发文件的出发点和落脚点。对决策意图的审核就是要保证公文观点明确体现领导意图，保证公文承载的内容与领导集体和领导者思路的一致性。 决策意图的审核主要把握两个方面：一是要结合决策会议的记录或者会后纪要，结合领导人的表述，力求使领导决策精神在公文文稿中得以充分展现；二是要审核公文的引文和引言部分，保证领导的决策表述原汁原味、不差分毫。 3 审核实施措施是否可行 实施措施是公文的主体所在，也是公文审核的着力点之一。 实施措施的审核主要看公文所列措施内容是否切实可行，各种措施的依据是否真实充分；各种措施之间是否符合逻辑，各种概念是否恰当准确；各种措施或具体事项由哪个部门执行，谁是负责人，怎样执行，有怎样的期限和要求以及对这些具体要求交代得是否明确，是否会出现相互推诿扯皮的现象。 有了周详恰当、切实可行、具体明确的实施措施，便于公文的运行和贯彻执行，防止公文成一纸空文。 4 审核结构条理是否清晰 公文的实用性相当强，印发公文的目的就是明确收文单位在阅读完公文后，知道干什么，怎么干，什么标准。这就要求公文的表述一定要清晰明了。因此，结构与条理在公文中的重要性尤为突出，也是公文审核的环节之一。 结构条理的审核主要看公文的层次是否清晰，条理是否清楚，中心是否明确，重点是否突出。公文一般采用凭析断的结构，凭是公文的目的，常用为了、依据、遵照等词语，表述
公文处理的特点
公文处理的特点 公文处理活动是公务活动的重要组成部分，它与其他公务活动在性质上既具有相同性又具有差异性，公文处理活动的特殊性体现在它的严肃性、辅助性和应用性。 （一）严肃性 公文是国家管理的工具，它是为解决国家或集体的事务而制定存在的。公文处理活动是国家管理工作的一部分，因而无论在其内容、作者的身份，处理的质量和国家利益的安全等方面都具有特殊性，也就是高度的政治性、权威性、周密性和机密性。 首先，公文的内容具有很强的政治性，公文处理维护的是统治阶级的根本利益，公文处理的服务对象是事关社会整体的政治统治，公文记载和表达的是法定作者的意图，政治上必然服从它的法定作者，因而这种活动责任重大，需郑重严肃，来不得丝毫的马虎懈怠。 其次，公文的作者必须是法定的，具有权威性的。公文不是个人的作品，“公文姓公”，是社会组织的产物。公文的作者是指能够以自己的名义行使权力和承担义务的社会组织或其代表。在公务联系中，必须以法定的名义行文，“名正”则“言顺’，“言顺”则“事成”。法定作者的职能身份，赋予了它在公文处理活动中等同的权威，超越了自己的权力
与义务范围， 其公文或处理活动就为无效。 第三，公文处理活动要讲究必要的周密性。公文处理是一个环节众多、参与人员众多、“牵一发而动全身”的活动，因而须有一整套有序有效、有条不紊、设计周详、衔接紧密的程序、制度、步骤、方法，而且还要建立完整的质量评估体系，这样公文处理活动才能做到程序规范，制度健全，责任清楚，步骤具体，方法得当。 第四，公文处理活动具有一定的秘密性。公文处理既然是维护统治阶级的根本利益和法定作者的具体利益的，那么其自身必须具有有效的保障机制，绝大多数公文都有特定的读者对象，其内容和表现形式必须针对这些读者对象，一部分公文更因其涉及到国家的利益和要务的安全，必须以有效的保护手段将其限有于一定的读者群和特定的时空内，这就是公文处理的秘密性。 （二）辅助性 公文处理活动是公务活动的组成部分，它为国家管理工作和社会组织的各种活动提供了必要的条件和保障，因而是一项辅助性活动。任何的机关、社会组织不管其具有怎样的业务范围和职能权限，它的基本管理职能主要是计划组织、指挥、控制和协调，这些管理职能的实现离不开公文处理，因为只有通过公文处理才能将管理中的各种信息记录下来，
公文收发管理制度
公文收发管理制度 为加强对公文收发文的管理，特制定本制度： 一、文件收文管理 单位所有的公文归办公室管理，实行专人负责，集中管理，以保证公文的使用效益和资料的完整性，有利于加强安全保密工作。 （一）公文的签收呈办 、签收：办公室人员及时领取文件和信件。各业务口收到的公文，需及时转办公室签收，不可自行交领导签阅。 、登记：公文签收后，由办公室逐件进行登记，按照收文日期、来文单位、涉密等级等分类登记、编号。 、批办：将登记后的公文及时送呈主要领导批办后，交分管领导阅示。 、传阅：公文传阅要以公文收发人员为中心进行，即主要领导看完公文后，交公文收发人员，再由公文收发人员负责往下传，不能脱离公文收发人员自行横传，以保证公文收发人员及时了解公文传阅情况，防止公文丢失或积压。公文在传阅过程中或公文传阅完毕后，公文收发人员要及时对公文进行检查，发现有领导批示时，要按照批示意见进行处理。 、承办：各业务口工作人员接到办公室传阅的公文，要抓紧办理。紧急公文按时限要求办理；一般公文在 个工作日内办结；涉及人财物及其他需要协调解决问题的公文，力争在 个工作日内办结。 、催办：办公室负责公文催办工作，实行紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。 、处理办毕公文。公文办结后，公文收发人员要在“收文台帐”上注明办理情况。 （二）公文的保密。
对涉密文件应按规定的阅读范围传递，同时做到：不横传，不随意从中抽出文件，不带到公共场所，不在本单位外过夜。并做到日清、月查、及时清退。 （三）公文的借阅承办。各业务口及有关人员须承办和借阅文件时，均应办理借阅登记手续，用后及时归还。 二、公文发文管理 发文处理的一般程序为：拟稿、审核、签发、登记、复核、用印、分发、归档等。 、拟稿：拟稿业务口工作人员是拟稿工作的第一责任人。草拟文稿要符合国家的法律、法规及其他有关规定；内容要实事求是，表述准确，格式规范。文稿格式要符合国家公文规范，对不符合的，办公室予以退回。文稿草拟后，拟稿工作人员须在发文首页纸上写明拟稿单位、拟稿人、标题、主送（抄送）单位等，并同电子版文稿报办公室。不允许代签、缺签。重要文件的文稿送审时应附有报送说明、起草依据或领导批示意见等背景材料的原件或复印件，领导审稿时参考。 、审核：由各业务偶工作人员草拟的公文，须报办公室负责人初审后，交分管领导审核。未经办公室审核的，各业务口工作人员不得将草拟的文稿直接交分管（主要）领导签发，杜绝文稿逆向流转。 、签发：审核后的文稿，送分管领导及主要领导审阅后签发。凡需要重新修改的，由文稿起草人负责修改完善，经逐字逐句校对后，再按程序重新送审。 、登记。签发的文稿，由办公室统一编写发文字号、主题词并标明份数后建立发文登记台帐。 、复核。拟稿人承担校对责任，确认无误后做出清样，在发文稿纸单上校对栏目中签字，并由办公室确保无误后予以印发。 、用印：由办公室专人负责用印管理，公文形成后，根据公文类型加盖公章。公文用印要端正、清晰，不得模糊歪倒。 、归档：公文底稿、签发及审签意见与公文印成件，由办
采取有效措施提高公文质量
采取有效措施提高公文质量 公文是联系和处理工作的一种书面工具，在机关公务活动中发挥着及其重量作用。机关公文与其他公文相比，有其自身的特性。然而，由于受传统与习惯的影响，对公文质量的重量性普遍认识不高，机关文秘人员受知识结构、专业水平所限，缺乏必要训练，使得机关公文在质量上普遍偏低，影响了机关公文功效的正常发挥。 笔者仅就机关公文质量的现状等问题提出一些浅见，以便引起办公部门的重视。 一、存在的问题 1、文件使用不当，拟写公文常有文种使用不当的情况，常见“报告”与“请示”文种混为一谈。如拟写公文标题：《北安市人民法院购置档案装具的请示报告》，但文尾还写有：特此请示，请予批复，显而易见，这是一份请示文种公文，请求上级部门对文中的内容给予批复。诸如此类，标题用“报告”文种，内容是“请示”，形式与内容的不统一，这就是请示与报告不分，给收文机关的登记办文者带来误导，公文拟写文种使用不当时，常会出现延误公文处理时限，推迟办理的情况。 2、联合行文不规范 时常会遇到在联合行文过程中，有些主办机关的办文者感情用事，提出文尾盖印章时，要尊重联合行文单位，我们客气一些，印章盖在最后。这种提法是错误的，两个以上的机关联合行文，主办机关应排列在前，应该说这里不存在尊重、客气的问题，谁主办谁在前。 3、成文日期模糊不清 常见机关打字员将公文的成文日期打成拟文日期，联合行文的公文成文日期误打
成本机关的签发日期或拟文日期。成立日期，关系文件的生效或形成时间。因此，必须写得明确完整，一般的文件，以最后签发机关签发日期为准。 4、发文字号编写不规范 发文字号是由发文机关编排的文件代号，它的作用一是统计发文的数量便于管理；二是查找和利用文件时，可以作为文件的代号使用。 有的机关文秘人员调动频繁，工作出现断层现象，加之公文知识培训不够，拟写公文发文字号常出错误。例如：有的公文发文字号编写为×××字第1999（3）号，有的公文发文字号编写为（1999）×××字第024号，以上两例均不规范，机关代字后都多加“字”“第”两字，造成机关代字不简洁、明了、应删掉，发文字号应按机关代字、年份、顺序号依法排列，规范的发文字号如：北安市人民法院的发文字号是：北法发（1999）20号。 总之，提高公文质量是一项重要的基础工作。它是立卷归档工作的基本条件，也是档案部门开展工作的重要基础，只要各级办公部门加以重视，并有计划地进行检查，采取必要的措施，及时纠正存在的问题，提高与保证公文质量是可以做到的。 二、采取的措施 1、提高文秘人员的思想素质。文秘人员要具备奉献精神，求真务实的精神，开拓进取的精神和精诚协作的精神，只要文秘人员具备了这四种精神，就一定会有强烈的事业心和责任感和一丝不苟的精神，就能尽心尽力地完成工作任务。 2、提高文秘人员的业务素质，在改革开放，市场经济的新形势下，文秘人员为了适应新形势的需要，要博览群书，加强各方面的修养，认真学习好《文书学》、《档案管理学》和《机关应用文》等专业知识，加强专业知识的学习，开展必要
公文格式标准化的特点
公文格式标准化的特点 （一）公文格式的规范化公文既然是人类处理生产劳动和社会活动的工具，人们周围所发生的一切事情都要通过公文这个工具来进行管理和处理。由于公文工作是一项普遍性和基础性的工作，因此不能削弱，只能改革和加强。这样公文的规范化和处理工作的制度化就提到议事日程上来了。所谓公文规范化，指的是根据公文的约定俗成或是明文规定的规格标准。规范化就是制定公文的全面系统的规格标准，使人们的工作行动合乎这些规格标准。所谓制度，就是要求大家共同遵守的办事规程和行动准则。公文处理的制度化，对公文处理的全部活动都定出具体的处理规范，并且保证这些规范的正确顺利的实施。使公文处理依法进行。《办法》就属于国家行政机关公文处理的法规性文件，也就是国家行政机关公文处理中需要共同遵守的制度。经国务院办公厅提出的1999年由国家技术监督局批准发布的《国家行政机 关公文格式》国家标准（gb/t9704—1999），把我国的国家行政公文格式纳人了 国家标准体系，使我国国家行政机关公文规范化、标准化。 （二）公文格式的法定性公文写作，在不同的历史时期、不同的社会，它的写作要求是不一样的。回顾几千年来中国历史，我国的公文一直是为少数封建统治阶级和官僚资产阶级服务，一直是他们剥削和压迫广大人民群众，维护其统治地位的工具。历史无论朝代怎么变更，公文的这种性质始终没有变动。解放以后，我们党和国家领导的几十年公文改革，彻底地改变了公文的这个性质，把公文变成了无产阶级和人民大众同帝国主义封建主义、官僚资本主义进行斗争的武器，变成了管理自己国家，为广大人民群众服务，推动社会主义发展、推动经济发展和社会进步的工具。正因如此，我国新型公文表现出三大特点： 1.坚持无产阶级公文的原则性和严肃性，使我们的公文在广大人民群众中享有崇高 的威望和法定效果。 2.运转讯速、工作效率高。由于公文有了党和国家的正确指导，有了严格的健全的 纪律和制度，因此上情下达，下情上传，横向沟通上体现出迅速、准确、无误。 3.廉洁奉公、全心全意为人民服务这三大特点就体现出我国公文格式所具有的阶级 性和法定性。 （三）公文格式的层次性在现代社会中每一个国家都使用公文这种工具来实施管理。但每个国家的内部又分有好多政府部门来进行管理。这样就形成一个国家的全部公文构成国家公文体系，它反映着国家机关的体系即国家机构的状况；每个国家的内部机关的公文成为国家公文的一个子系统，所有国家机关内部的公文子系统综合汇总构成国家行政机关公文体系。这一构成情况就反映出公文的层次性。我国现阶段国家公文体系就包括：中国共产党机关文件、政府机关文件（即国家行政机关公文）、司法机关文件、外交部门文件、军事机关文件和行政法规等公文子系统。这种公文系统，它反映了我国政治体制（制度）的本质特性，也反映出具有中国特色的社会主义国家公文的层次性。
办公室内部公文管理规范.
办公室内部公文管理规范 为进一步规范办公室内部文件运转流程,切实提高办公室文件质量,特制定本规范: 一、公文处理流程 1、收文办理 (1由办公室主办的文件 办公室综合处公文流转岗(按委领导批示意见,将文件提交办公室→办公室秘书(根据文件内容,按分工提出分办意见→办公室主任或分管主任(提出处室拟办意见→办公室秘书→相关处室领导(按批办意见提出承办意见→承办人(具体承办,办结后,若电子文档要退回办公室秘书→办公室秘书点击“结束”,收文自动上网发布。 (2委属其他单位或机关部门主呈办公室的文件 有关单位和部门→办公室秘书(登记并按分工提出拟办意见→办公室主任或分管主任(提出处室拟办意见→办公室秘书→相关处室领导(按批办意见提出承办意见→承办人(具体承办,办结后,若电子文档要退回办公室秘书→办公室秘书点击“结束”,收文自动上网发布。 2、发文办理 (1委级发文 承办人拟稿→处室领导核稿→办公室秘书登记文号等并审 -3- 核→办公室分管主任核定→办公室秘书→办公室主任核定→办公室秘书→有关部门会签(如需会签→办公室秘书→综合处核稿→委总工审签(如需审签→办公室相关主任审核(拟写呈签意见→综合处呈委领导签发→综合处送文印室繕印→拟稿人
校稿→综合处用印→主办部门封发,同时将底稿附三份正式文件送综合处归档。如电子文稿,传办公室秘书点击“结束”,发文自动上网发布。 (2局级发文 承办人拟稿→处室领导核稿→办公室秘书登记文号等并审核→办公室分管主任核定→办公室秘书→有关部门会签(如需会签→办公室主任签发→办公室秘书提交综合处核稿→综合处送文印室繕印→拟稿人校稿→综合处用印→主办部门封发,同时将底稿附三份正式文件送综合处归档。如电子文稿,传办公室秘书点击“结束”,发文自动上网发布。 (3公文呈报 承办人拟稿→处室领导核稿→办公室秘书登记并审核→办公室分管主任核定→办公室秘书→办公室主任核定→有关部门会签(如需会签→办公室秘书提交综合处流转→办公室相关主任审核(拟写呈签意见→综合处呈委领导批示→综合处按委领导批示意见提交承办部门。 (4委属其他单位或机关部门借用委办文号发文 其他部门在事先征得办公室领导同意后,将文件提交办公室-4- 秘书→办公室秘书登记、审核→办公室主任(分管主任核定→办公室秘书提交综合处核稿(以下程序同委级发文 二、公文处理职责要求 公文是具有法定效力和规范体式的公务文书,公文的处理必须遵循相应的程序。要明确责任,层层把关,认真严谨,逐级审签,避免出现差误和遗漏,保证文件质量。 1、拟稿是形成文件的开始,也是撰制文件的第一道工序,是保证公文质量的前提和关键。拟稿人应通晓公文写作知识,具备正确草拟公文的基本功。拟稿中主要应
公司公文质量标准
公司公文质量标准（试行） 第一条为使公司公文印刷规范化、标准化、科学化，保证公文形式的严肃、整洁、统一，提高公文的印制质量，更好地为领导 服务， 为各部门服务，根据有关规定，制定本标准。 第二条公文质量由公文格式和公文成品质量组成。 （一）公文格式由公文用纸、用字、公文版心、版心布局和成品规格５个部分组成。 （二）公文成品质量由编排、校对、印刷、装订４个部分质量要求组成。 （三）公文半成品质量由录入编制、制版、印刷、装订、裁切５个部分质量要求组成。 第三条公文用纸。一般为５２克－７０克，白度为７０％左右。 第四条公文用字。版头（发文机关名称）长不超过版心，字高不超过公司版头字高，一般用40号华文宋体；紧急程度、秘密等级用３号黑体；发文字号用４号仿宋；签发用３号仿宋，签发人姓名用３号楷体；公文标题用２号仿宋或黑体；小标题用３号标宋或黑体；批（按）语和批转文用３号楷体；主送机关名称和正文用３号仿宋；主题词标识用３号黑体，词目用３号标宋；抄送栏、印发栏、印数栏用４号仿宋；页码用５号；表格用字小于正文。
第五条公文版心。以３号字计算，宽２6字，长２2行（不含页码），或以4号字计算，宽30字，长２2行（不含页码）。 第六条公文版心布局。公文分眉首、正文、文尾３个区域。（一）眉首区域。指首页横线以上部分，按排列顺序依次为：文件份数编号、紧急程度、秘密等级、发文机关名称、发文字号、横线等内容。眉首占首页１／３至１／５。 １．文件份数编号：机密级以上公文印文件份数编号，份数编号居版心首行，左齐。 ２．紧急程序、秘密等级：居版心首行，在份数编号之下，左齐；两者同时使用时，紧急程度在上、秘密等级在下，行距为０。 ３．发文机关名称：居中，排于紧急程序、秘密等级之下，发文字号之上，对外报送印红色，公司内部印黑色。 ４．发文字号：在横线之上，居中，上空１行。 ５．横线：与版心宽同长，对外报送印红色，公司内部印黑色。 （二）正文区域。指公文首页横线以下到主题词以上部分，按排列顺序依次为：签发人姓名、标题、主送机关名称、正文、附件序号及附件标题、机关印章、成文日期、附注等内容。 １．签发人姓名：在横线之下、公文标题右上方，两个以上签发人的姓名之间空１个３号字，右齐。 ２．标题：居中，宽度不超过２４个３号字，两行以上的标题，转行时不能破词断意。 ３．批（按）语：宽度２１个３号字。
公文处理工作经验交流
竭诚为您提供优质文档/双击可除公文处理工作经验交流 篇一：办公室工作经验交流材料 办公室工作经验交流 办公室作为一个综合性办事机构，可以说是一个单位的枢纽，它的重要性是不言而喻的，而我们又是卫生计生系统的办公室，中间多了一重当下比较紧张的医患关系，比其他单位多面对着这一特殊人群，就更需要我们在工作中多动脑筋，多学习。我在这里谈不上什么经验，更多地是向大家学习，下面只是我在某方面的一些心得体会，综合性不是很强，有不合适的地方，请多指教。 一、在院内的卫生计生工作部署方面，我们要发挥参谋助手的作用，我认为，我们办公室是比较优先接触这方面文件的人，在给领导传阅这些文件时，我们要做到对文件的内容有所掌握，有重要的信息要及时提示领导，尤其是对卫生计生系统的重大部署和决策做到心中有数，提出有针对性的建议，在提建议前一定要深入各个相关科室进行调查研究，经常走进临床科室，接触广大医患人员，多向他们了解情况（对医院规章制度和下发文件的了解、对医院发展的建议、
工作中的遇到的困难和形成的好的做法等等），从细处着手，广泛收集资料，综合整理出有针对性的素材，力求建议的合理化。在医院重大政策制度的落实方面，办公室要做好督查工作，当然这项工作不是一己之力能完成的，要协调好其他部门（如监察室）共同完成，不是简单地下发一个督办单，而是要真正深入其他科室，多方调研，深入了解政策的贯彻落实和工作开展情况，与各科室建立起常态化的联系，形成制度落实及时到位的好习惯。调研后，把真实的情况向领导反映，并提出建议，使领导掌握工作动态。 二、在办文办会方面，个人要做到提高学习能力，多看卫生计生方面的文章，了解这方面的新知识、新动态，要保证文件的时效性，紧跟国家大的方针政策。做到规范办文。文件质量和办文效率是工作效率的综合体现，也是办公室工作水平的直接反映。做好办文工作，我们重点抓好两个环节：一是保证文件质量。一方面是公文内容把关。另一方面是文字把关。印发的每一份文件，都力求各发文对口科室做到内容充实、结构严谨、表述清楚、简明扼要、逻辑严密。二是规范办文程序。从公文的起草、送审、报送、查询和传阅等各个环节，进行统一规范，以克服各行其是、杂乱无章、影响效率的现象，发文前须填写发文卡，须经领导同意，全院的文件经办公室统一发出。我院自去年开通了办公oa系统，这样不仅节约了办公成本，而且也提高了文件的贯彻落实效
办公室公文习题一
办公室公文处理习题及参考答案（一） 一、单选题 1、公文处理工作是指公文拟制、办理、（）等一系列相互关联、衔接有序的工作。 A 处理 B 流转 C 管理 D 印制 2、可以用于上行文、下行文和平行文的文种是（） A 决定 B 通报 C 意见 D 函 3、电报中的“加急”适用于（）内要办的较急事项。 A 2日 B 3日 C 4日 D 5日 4、上行文的发文字号居左（）编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。 A 顶格 B 空一字 C 空二字 D 适当位置 5、公文如有附件，应在正文下（）位置编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。 A空一行左空二字Ｂ空一行顶格Ｃ空二行左空一字 Ｄ空二行左空二字 6、公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，应当对（）进行调整。 A 页边距 B 行距、字距 C 字体大小 D 页眉、页脚 ７、信息公开选项作为（），用3号黑体字，左空一字编排在版记之上。
A 附件 B 附注 C 附件说明 D 附注内容 ８、附件应另面编排，并在（），与公文正文一起装订。 A 版记之前 B 版记之后 C 发文机关署名和成文日期之前 D 发文机关署名和成文日期之后 9、抄送机关的排列顺序一般是（）。 A 上级机关平级机关下级机关 B 下级机关平级机关上级机关 C 平级机关下级机关上级机关 D 平级机关上级机关下级机关 10、公文页码一般用（）阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线。 A 3号半角宋体 B 3号半角仿宋体 C4号半角仿宋体 D 4号半角宋体 11、信函格式规定，发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为（）。 A 34号汉字的4/8 B 3号汉字的5/8 C3号汉字高度的6/8 D 3号汉字的7/8 12、纪要标志由“×××纪要”组成，上边缘至版心上边缘为( )，使用红色小标宋体字。 A 35mm B 30mm C 25mm D 20mm 13、各级税务机关的内设机构根据工作需要，在规定的职权范围内，向上、下级税务机关的内设机构和其他机关的有关内设机构行非正式公文时使用（）。
公文的概念、特点、作用、种类
公文的概念、特点、作用和种类 一、概念、特点和作用 （一）概念：公文是公务文书的简称，它是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的书面材料。 （二）公文具有三个特点： 1、权威性。首先，由法定的作者制成和发布；其次，无论是事实、数字还是各种意见、结论，一旦进入正式公文，就不能任意更改、解释、否定。第三，公文是机关、团体、组织的喉舌、意图，是其开展工作的依据。 2、规范性。公文的撰写和处理，从起草到成文，到收发、传递、分办、立卷、归档、销毁等等，都有一套规范化的制度。另外，公文具有特定的体式。其文体、结构、用纸的尺寸、文件标记都有统一的规定。 3、工具性。公文是各机关、团体、组织在公务管理过程中最经常、最大量使用的一种工具。公务管理的方法很多，而最科学最正规的方法是利用公文。 （三）公文的作用有五个： 1、指导作用。公文是上级机关对下级机关的工作进行领导与指导的一种工具，上级领导机关通过制发公文来部署工作，对下级的工作进行具体的领导与指导。 2、管理作用。公文具有管理公务的基本职能。各机关通过制发公文来表达意图，传达组织、协调、指挥、控制等各方面的意向，实现起管理职能。 3、规范作用。首先，公文是法律规范的体现形式，而法律规范是人们的行为准则。其次，法规文件是我们进行各项工作、开展各项活动的基本依据。 4、沟通作用。上下级或平行单位利用公文开展工作、交流信息。 5、凭证作用。公文具有法定效力，可以作为办事的依据、工作的指针，俗话说：“按红头文件办事”就是这个意思。同时，公文也是机关工作的记录和保存。 二、公文的种类 （一）从行文关系上划分有三种。行文是指一个机关给另一机关的发文。 1、上行文。下级向它所属的上级领导机关的行文，即自下而上的行文。如报告、请示。 2、下行文。上级领导机关给其所属的下级机关的行文，即自上而下的行文。如命令、决定、指示、批复等。
机关公文管理制度
机关公文管理制度 为切实加强机关公文管理，提高办文效率，根据《国家行政机关公文处理办法》，结合工作实际，制定本制度。 公文的签收与登记 第一条党委政府收文，由党政综合办公室负责，并明确专人具体负责此项工作。 第二条公文的签收与登记。对来自邮局、传真、上级机关会议材料、各机关、嘎查村专送的公文、人民来信等，由党政综合办公室统一负责签收，并按公文内容在收文登记薄上进行分类登记。 第三条收文的分流。工作人员在收文登记过程中，通过翻阅公文，了解其性质、内容等信息，分清阅知件与办理件、急件与平件、秘密公文与非秘密性公文，根据办事程序、规定或惯例，对公文进行分流。属领导亲启件直接送领导个人；属业务性公文送分管领导；综合性公文送党政主要领导；阅知性公文直接组织传阅。 公文的拟办、批办与承办 第四条公文的拟办。收文按类分流后，填写公文处理单，由党政综合办公室主任，提出拟办意见。拟办意见必须明确、具体、简明
扼要，具有可操作性。 第五条公文的批办。工作人员按拟办意见要求，将公文及时送党政主要领导或分管领导批办。领导因故不能批办时，应及时委托其他领导批办，避免积压公文，影响工作运转。 第六条公文的承办。领导批办后，由工作人员将公文与公文处理单，及时转送承办单位，承办单位要按领导批办意见，认真组织办理。公文办理完毕，承办人员要在《公文处理单》相应栏目内，填写承办的经过与结果，并注明承办人姓名和日期，以备查询。 公文的催办 第七条公文的催办由党政综合办公室负责。工作人员要对收文批办和承办等各个环节进行督促检查，对非紧急性公文，可采取，登门、口头、电话等方式进行催办。对紧急和重要公文，要采取跟踪催办、重点催办、定期催办等方式进行催办。在催办过程中，工作人员要认真填写公文催办单，注明承办时限，并随公文一起转交承办人。 公文的归档 第八条办毕公文由党政办公室工作人员负责回收，按档案管理要求，分类组卷归档。 第九条党政综合办公室相关工作人员，要对收到的公文要严格
采取有力措施提高公文质量
采取有力措施提高公文质量 采取有力措施提高公文质量 采取有力措施提高公文质量公文是联系和处理工作的一种书面工具，在机关公务活动中发挥着及其重量作用，采取有力措施提高公文质量。机关公文与其他公文相比，有其自身的特性。然而，由于受传统与习惯的影响，对公文质量的重量性普遍认识不高，机关文秘人员受知识结构、专业水平所限，缺乏必要训练，使得机关公文在质量上普遍偏低，影响了机关公文功效的正常发挥。笔者仅就机关公文质量的现状等问题提出一些浅见，以便引起办公部门的重视。 一、存在的问题 1、文件使用不当，拟写公文常有文种使用不当的情况，常见报告与请示文种混为一谈。如拟写公文标题： 《北安市人民法院购置档案装具的请示报告》，但文尾还写有：特此请示，请予批复，显而易见，这是一份请示文种公文，请求上级部门对文中的内容给予批复。诸如此类，标题用报告文种，内容是请示，形式与内容的不统一，这就是请示与报告不分，给收文机关的登记办文者带来误导，公文拟写文种使用不当时，常会出现延误公文处理时限，推迟办理的情况。 2、联合行文不规范时常会遇到在联合行文过程中，有些主办机关的办文者感情用事，提出文尾盖印章时，要尊重联合行文单位，我们客气一些，印章盖在最后。这种提法是错误的，两个以上的机关联合行文，主办机关应排列在前，应该说这里不存在尊重、客气的问题，谁主办谁在前。
3、成文日期模糊不清常见机关打字员将公文的成文日期打成拟文日期，联合行文的公文成文日期误打成本机关的签发日期或拟文日期。成立日期，关系文件的生效或形成时间。因此，必须写得明确完整，一般的文件，以最后签发机关签发日期为准。 4、发文字号编写不规范发文字号是由发文机关编排的文件代号，它的作用一是统计发文的数量便于管理；二是查找和利用文件时，可以作为文件的代号使用。有的机关文秘人员调动频繁，工作出现断层现象，加之公文知识培训不够，拟写公文发文字号常出错误，秘书工作《采取有力措施提高公文质量》。例如： 有的公文发文字号编写为字第1999 （3）号，有的公文发文字号编写为（1999）字第024号，以上两例均不规范，机关代字后都多加字第两字，造成机关代字不简洁、明了、应删掉，发文字号应按机关代字、年份、顺序号依法排列，规范的发文字号如： 北安市人民法院的发文字号是： 北法发（1999）20号。总之，提高公文质量是一项重要的基础工作。它是立卷归档工作的基本条件，也是档案部门开展工作的重要基础，只要各级办公部门加以重视，并有计划地进行检查，采取必要的措施，及时纠正存在的问题，提高与保证公文质量是可以做到的。 二、采取的措施 1、提高文秘人员的思想素质。文秘人员要具备奉献精神，求真务实的精神，开拓进取的精神和精诚协作的精神，只要文秘人员具备了这四种精神，就一定会有强烈的事业心和责任感和一丝不苟的精神，就能尽心尽力地完成工作任务。
公文写作：纪要的特点、格式与范文
公文写作：纪要的特点、格式与范文 2012年印发的《党政机关公文处理工作条例》中明确规定“纪要”是15种党政公文的一种，在申论考试贯彻执行题中比较容易考的一种文种。在此，本文对于纪要进行详细的介绍，供各位考生学习掌握。 一、基本概念 纪要，是指记述要点的文字。在工作中经常涉及到的是会议纪要，主要用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。主要分为以下种类： 1、办公会议纪要。主要用于记载和传达领导的办公会议决定和决议事项。如其中涉及有关部门的工作，可将会议纪要发给他们，并要求其执行。 2、工作会议纪要。用以传达重要的工作会议的主要精神和议定事项，有较强的政策性和指示性。 3、协调会议纪要。用于记载协调性会议所取得的共识以及议定事项，对与会各方有一定的约束力。 4、研讨会议纪要。主要记载研究讨论性或总结交流性会议的情况。这类会议纪要的写作要求全面客观，除反映主流意见外，如有不同意见，也应整理进去。 二、基本特点 1、内容的纪实性。会议纪要如实地反映会议内容，它不能离开会议实际搞再创作，否则，就会失去其内容的客观真实性。 2、表达的提要性。会议纪要是根据会议情况综合而成的，因此，撰写会议纪要时应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括，重点应放在介绍会议成果，而不是叙述会议的过程。 3、称谓的特殊性。会议纪要一般采用第三人称写法。由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向，常以“会议”作为表述主体，使用“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等惯用语。 三、具体写法 对于会议纪要来说，具体写作涉及到标题、正文两大部分。下面分别进行介绍： 1、标题 有两种格式：(1)会议名称加纪要，也就是在“纪要”两个字前写上会议名称。如《全国财贸工会工作会议纪要》。 (2)把会议的主要内容在标题里揭示出来，类似文件标题式的。如《关于加强纪检工作座谈会纪要》、《关于落实省委领导同志批示保护省级文物七级浮屠塔问题的会议纪要》。