公文处理系统简要操作说明

公文处理系统简要操作说明

1. 首页

用户通过浏览器地址栏输入本单位公文处理系统网址进入登录页面（如图1-1 ），输入正确的用户名和口令，便可以进入本系统（如图1-2）。

图1-1登录页面

图1-2系统页面

2功能模块

1.1首页主要页面显示“最新通知”、“待办事宜”、“信息刊物”、“文稿

交流”四个常用功能模块。

1.2主要功能菜单有：公文办理、通知管理、文稿交流、活动安排*、系统配置、

综合信息链接。

2. 公文办理

公文办理是本系统的核心业务模块，主要是对日常公文的办理。

2.1 待办公文

待办公文是当前用户需要处理的文件列表。按照文件类型分为外来公文、各单位报文、制发公文三个标签。

2.1.1 待办公文页面显示

图2-1 待办公文

2.1.2 操作简述

·切换三个标签查看每种类型的待办文件。-

·输入相关查询信息，点击【查询】查看符合条件的待办文件。

2.1.3 待办文件页面显示

图2-2 待办文件

2.1.4 操作简述

·打印文件处理标签：可以打印改文件处理标签。

·完成处理：填写相关意见或附加意见文件，完成此步骤的处理。

·不签名退回：不留任何痕迹，文件自动退回上一步。

2.2 已办公文

已办公文指已经办理完成的文件，用户可以查看它的所有处理步骤。按照文件类型分为外来公文、各单位报文、制发公文三个标签。

2.2.1 页面显示

图2-3 已办公文

2.2.2 操作简述

·切换三个标签查看每种类型的待办文件。

·点击【查看】可以查看文件的详细内容。

2.3 公司来文

公司来文是由公司起草，公司发文中心发给该用户的所有文件。

2.3.1 页面显示

图2-4 公司来文列表

2.3.2 操作简述

·双击可以查看公司来文的详细内容。

·输入相关查询信息，点击【查询】查看符合条件的文件。

·选中某一文件，点击【转入本单位】将该文档转入本单位系统（指有Lotus二级系统的单位）。

2.4 单位来文

单位来文是由各单位发给该用户的文件，用户有权接受和拒绝。

2.4.1 页面显示

图2-5 单位来文

2.4.2 操作简述

·输入相关查询信息，点击【查询】查看符合条件的单位来文。

·选中某一文件，点击【查看】可以查看单位来文的详细信息。

·选中某一文件，点击【接收】可以接收单位来文。

·选中某一文件，点击【拒收】可以拒绝该单位来文。

·选中某一文件，点击【转入本单位】可以将该文档转入本单位系统。

2.5 公司发文

是制发文件的起始步骤。

2.5.1 页面显示

图2－6 公文起草

2.5.2 操作简述

·输入秘密等级。

·选择发文机关。

·填写文件标题。

·填写主送、抄送、主题词。

·填写承办部门。

·填写拟稿人。

·填写拟稿人、电话、校对人。

·附加文件。

·点击【保存】可以保存该文件，下次继续拟稿。

·点击【完成处理】完成拟稿，文件进入下一处理步骤。

2.5.3 拟稿列表页面显示

图2－7 拟稿列表

2.5.4 操作简述

·输入相关查询信息，点击【查询】查看符合条件的拟稿文件步骤。·选中某一文件步骤，点击【查看】可以查看该步骤的详细信息。

2.5.5 被退回拟稿文件页面显示

图2－8 被退回拟稿文件

2.5.6 操作简述

·输入相关查询信息，点击【查询】查看符合条件的退回拟稿文件步骤。

·选中某一文件步骤，点击【查看】可以查看该步骤的详细信息。

2.5.7 已发文档列表页面显示

图2－9 已发文档列表

2.5.8 操作简述

·输入相关查询信息，点击【查询】查看符合条件的已发文档。·选中某一文档，点击【修改】可以查看改文档的详细信息。·选中某一文档，点击【补发】可以补发该文档。

2.6 单位发文

按业务类型划分为：新建、发文列表、被退回的发文。

新建：新建需要分发的文件。

发文列表：该用户所有分发的文件列表。

被退回的发文：所有被退回的单位发文列表。

2.6.1 点击单位发文页面显示

图2－10 文件退回

2.6.2 操作简述

·输入发文标题。

·选择用户群组。

·附加分发的文件

·点击【保存】按钮。

2.6.3 发文列表页面显示

图2－11 发文列表

2.6.4 操作简述

·输入相关查询信息，点击【查询】查看符合条件的单位发文。

·选中某一文件，点击【查看】可以查看单位发文的详细信息。

·选中某一文件，点击【修改】可以接收单位发文。

·选中某一文件，点击【删除所选记录】可以删除该单位发文。

2.6.5 被退回的发文页面显示

图2－12 被退回的文件

2.6.6 操作简述

·输入相关查询信息，点击【查询】查看符合条件的被退回的发文。

·选中某一文件，点击【查看】可以查看被退回的发文的详细信息。

2.7 文件上报

按业务类型划分为：新建上报文件、上报文件、退回报文

新建上报文件：是各单位报文的起始步骤。

上报文件：该用户所有上报文件的处理步骤列表。

退回报文：被退回的所有文件信息，退回文件标明退回原因，退回文件只可以查询，如果需要将退回文件修改从新上报需要通过“新建上报文件”重新上报。

2.7.1 新建上报文件页面显示

图2-13 新建上报文件2.7.2 操作简述

·选择主题词。

·选择秘密等级。

·输入文件字号。

·输入文件标题。

·上传附件。

·点击【保存】可以保存该文件，下次继续编辑。·点击【完成处理】完成上报，文件进入登记状态。

2.7.3 上报文件页面显示

图2-14上报文件

2.7.4 操作简述

·输入相关查询信息，点击【查询】查看符合条件的上报文件。

·选中某一文件步骤，点击【查看】可以查看上报文件某一步骤的详细信息。

2.7.5 退回文件页面显示

图2-15退回文件

2.7.6 操作简述

·输入相关查询信息，点击【查询】查看符合条件的退回文件。

·选中某一文件步骤，点击【查看】可以查看该步骤的详细信息。

2.8 公文登记*

略

2.9 文件监控*

略

2.10 未办理查询*

略

3. 文稿交流

文稿交流是本系统的辅助业务模块，主要是对日常一些非正式文件的交流，使用范围比较广，使用方便。

3.1 新建文稿

新建文稿指新建发送给相关人员的文档。

文稿列表

未读文档：未读文档指没有读取的文件，用户可以根据此功能查看自己所有的未读文档。

我发表的文档：我发表文档指我已经发表的文档，通过我发表文档用户可以查询自己已经发表过的所有文档。

全部文档：全部文档包含以上已读、未读的文档。

3.1.1 新建文稿页面显示

图3-1新建文稿

3.1.2 操作简述

·输入文档标题。

·选择阅读人群户。

·输入文档内容。

·点击【选择文件】上传附件。

·点击【重置表单】可以清空以上所填内容。

·点击【发送】完成文档发表。

3.2 文稿列表

已读文档：已经读取其他人员发送的文件，如果该文件已经读取，系统将会记录。

3.2.1 文稿列表页面显示

图3-2文稿列表

3.2.2 操作简述

·输入起始时间、截止时间、标题名称、按照作者和文档范围中任意一项或多项。·点击【查询】。

·所有符合查询条件的文档会分页显示在列表中。

3.2.3 点击列表中的【查看】，可以查看选中文档的详细信息。

页面显示

图3-3文稿查看

3.2.4 点击列表中的【回复】，可以回复选中文档。（回复地址不可编辑）

页面显示

图3-4回复文稿

3.2.5 操作简述

·修改所有可编辑的项。

·点击【发送】，回复文稿。

3.2.6 选中列表中文稿，点击【删除】，可以删除文档。

页面显示

图3-5文稿删除

3.2.7 当“文档范围”未选中“我发表的”时，可以使用【转发】功能。选中列表中文稿，点击【转发】，可以转发选中文档。

页面显示

图3-6文稿转发

3.2.8 操作简述

·修改所有可编辑的项。

·点击【发送】，转发文稿。

3.2.9 当“文档范围”选中“我发表的”时，可以使用【补发】和【修改】功能。选中列表中文稿，点击【补发】，可以补发选中文档。

页面显示

图3-7文稿补发

3.2.10 操作简述

·修改所有可编辑的项。

·点击【发送】，补发文稿。

3.2.11 选中列表中文稿，点击【修改】，可以修改选中文档。

页面显示

图3-8文稿修改

3.2.12 操作简述

·修改所有可编辑的项。

·点击【保存】，保存修改内容。

4. 通知管理

通知管理从业务功能上划分为发布通知、通知列表。

4.1 发布通知

发布通知指发布一个新的通知。

4.1.1 发布通知页面显示

图4-1发布通知4.1.2 操作简述

·输入标题。

·输入通知内容。

·点击【选择文件】上传附件。

·点击【重置表单】可以清空以上所填内容。·点击【保存】完成通知发布。

4.2 通知列表

所有已经发布的通知列表。

4.2.1通知列表页面显示

图4-2通知列表

4.2.2 操作简述

·输入起始时间、截止时间、标题中任意一项或多项。·点击【查询】。

·所有符合查询条件的通知会分页显示在列表中。

4.2.3选中列表中文裆，点击【查看】，可以看选中通知。页面显示

图4-3通知查看