GBT 19580-2012《卓越绩效评价准则》

EasyfaxServer传真服务器使用说明书

目录

一、设备连接与服务器软件安装、卸载 (2)

二、管理员登录 (3)

三、设备管理 (5)

四、发送线路规划管理 (8)

五、公共文件夹与接收规划管理 (10)

六、用户管理 (13)

七、公共通讯簿管理 (17)

八、公共工作流程管理 (19)

九、签章授权管理 (21)

十、统计查询 (25)

十一、传真任务与记录管理 (28)

十二、新建用户分类文件夹 (29)

十三、程序选项 (32)

一、设备连接与服务器软件安装、卸载

设备连接

1、连接电话线与传真设备的LINE端口。

2、使用随机配置的电话线连接传真设备的PHONE端口。

3、使用随机配置的USB线连接传真设备USB端口和电脑主机USB口。

4、使用随机配置的专用电源插入传真设备POWER端口，另一端插入电源插座。

主机环境要求

1、主机CPU 要求P3 300MHZ以上；内存128M以上；支持800X600以上显示模式；支持USB2.0标准。

2、操作系统支持：Win2000，WIN XP，WIN 2003，VISTA（32位、64位），WIN7（32位、64位），WIN 2008（32位、64位）。

服务器软件安装

1、插入随机配置的安装光盘，在EasyfaxServer目录中找到安装程序EasyfaxServer.exe，双击运行。

2、根据安装向导（如果当前登录操作系统账号为普通USER账号时，会提示输入管理员密码），完成软件安装。（在安装过程中，如果遇到杀毒软件或防火墙软件提示时，选择允许）

3、安装完成后，在电脑桌面上会生成EasyfaxServer快捷图标，双击运行，即可启动服务器端管理软件。每次安装完毕后，服务器端管理员登陆名为admin，密码123456。

服务器软件卸载

1、退出传真服务器端软件，包括WINDOWS任务条上（右下角）的EasyfaxServer图标（建议先点击该图标，在弹出菜单中选择“停止传真服务”，然后再退出EasyfaxServer程序）。

2、在WINDOWS“开始”菜单中选择“程序（或所有程序）”，然后打开“EasyfaxServer企业传真服务器”菜单，在其中点击运行“EasyfaxServer企业传真服务器卸载”项目，然后根据向导完成软件卸载。

传真设备的即插即用特性

1、传真设备正确连接后，通过USB线连接电脑主机，无须再安装其他的USB驱动，即可直接使用。

2、在启动传真服务器软件后，传真设备可随时热插拔，服务器软件实时显示传真设备工作状态；同时一台电脑主机可同时管理多台传真设备，完全即插即用。

传真服务器设备面板说明

设备后面板插口与按钮说明

如下图所示，设备后面板共有4个插口和一个按钮。

POWER：电源插口。

RESET：设备手工复位按钮。按下立即松开，设备即强行复位到空闲状态。

USB：USB连接插口。使用设备配置的USB线，插入USB口，另一端连接电脑USB口。

LINE：电话外线插口。从电信申请的电话外线，直接插入LINE口。在收发传真时，电话外线必须插入LINE口。

PHONE：电话机插口。使用设备配置的电话线插入PHONE口，另一端插入电话机，供手工摘机或拨打电话使用。如果是传真专线或不需要人工摘机，也可不适用PHONE口。

注意：插入LINE口和PHONE口上的电话线不能接反，否则不能收发传真。

指示灯

如下图所示，传真服务器设备上共有6个LED设备指示灯，分别为PWR、USB、TX、RX、DM、DATA。功能说明如下：

PWR：电源指示灯。

USB：设备和电脑之间USB线在电脑开机下的连接状态。灯亮指示设备和电脑已连接；灯灭指示设备和电脑断开连接。

TX：设备发送指示灯。设备通过电话线外发传真时，TX灯亮；发送结束挂机后灯灭。

RX：设备接收指示灯。设备在接听来电（接收传真或录音）时，RX灯亮；接收结束挂机后灯灭。

DM：模式指示灯。灯亮指示电脑主机直通收发传真（发送时，TX灯同时亮；接收时RX灯同时亮），灯灭指示直通收发传真结束。

DATA：设备收到传真或语音指示灯。灯亮指示设备自动接收到传真或语音，且尚未传送到电脑；灯灭指示设备中没有接收到的传真或语音，或已经全部传送到电脑。

设备指示灯闪烁组合——指示设备特殊状态

设备固件更新状态：TX、RX、DM、DATA指示灯一起不间断闪烁。指示设备处于固件更新状态，必须先使用安装目录中的EasyLoader.exe程序更新设备固件，设备才能工作。

发送传真挂机失败状态：TX指示灯不间断闪烁。在发送传真结束后，如果挂机操作失败，则设备TX灯闪烁，同时继续尝试挂机，直到设备挂机为止，挂机后TX指示灯灭。

接收传真挂机失败状态：RX指示灯不间断闪烁。在接收传真结束后，如果挂机操作失败，则设备RX灯闪烁，同时继续尝试挂机，直到设备挂机为止，挂机后RX指示灯灭。

插入电源或复位设备后未检测到传真板卡：TX和RX指示灯一起不间断闪烁。在设备上电或复位时，先检测传真板卡工作是否正常，如未检测到板卡或板卡异常，则TX和RX指示灯一起闪烁，设备停止工作。

系统数据错误：TX、RX和DM指示灯一起不间断闪烁。在设备上电或复位时，读写系统数据错误时（此时无法再接收传真），TX、RX和DM一起闪烁，设备停止工作。

设备存储器满：DATA指示灯闪烁。传真服务器内置有256MB（不同型号会有不同）的海量存储设备，按每页传真50KB计算，可以接收存储高达5000页传真内容。在长时间接收传真没有及时传送到电脑，在存储器接近满（剩余空间不足1MB）时，停止接收传真，同时DATA灯闪烁，提醒及时查收设备中传真。

二、管理员登录

1、安装完成后，电脑桌面上会生成EasyfaxServer快捷图标，双击该图标，运行服务器管理程序，出现登录对话框，如图所示。输入管理员登录名和密码（每次安装完毕后，服务器端管理员登陆名即恢复为admin，密码123456），点击登录即可。

传真服务器登录窗口

2、登录完成后，出现EasyfaxServer传真管理中心窗口，如图所示。

3、在配置控制面板中选择不同功能服务，可完成相应管理配置。

4、企业通讯簿中，按部门列表显示，可快速查看已登录的所有用户。

登录完成窗口

三、设备管理

查看所有设备

在登录完成窗口中打开“设备管理”窗口，如图所示。设备列表中显示系统中所有合法的传真设备及其状态。

设备管理窗口

配置设备拨号及来电应答属性

在“设备管理”窗口中选择一个传真设备，并点击“设备属性”按钮，出现设备属性对话框。如图所示。

设备属性窗口

设备名称：输入自定义的容易辨识的名称。

本机号码：输入连接当前传真设备的电话号码作为本机号码；

线路类型：根据传真设备上连接的电话线类型及是否允许拨打相应类型的电话，选择市话、长途或国际长途线路。例如：电话线本身支持拨打市话，普通长途，不支持国际长途，则可以勾选“市话线路”和“长途线路”；如果“长途线路”没有勾选，则在发送传真时，不允许使用该设备发送长途传真。

收发功能：

发送+接收：允许该设备发送和接收传真。

仅接收：允许该设备接收但不允许发送传真。

仅发送：允许该设备发送传真，但不允许接收传真。

禁用：不允许该设备发送和接收传真。

拨号及来电应答规则

自动拨号前检查拨号音：勾选时，未插入电话线、或电话线忙时，将停止拨号。

自动应答前响铃次数：默认为2次；如果当前连接的电话线为传真电话共用时，建议设置为3-5次。

拨外线前缀：在电话线路为内线（企业小交换机线路）或汇线通线路时，一般要先拨0或9（或其他特殊号码），才能拨对方号码；在电话线路为标准直拨线路（无须先拨0或9）时，此处不要填写任何号码。

拨市话前缀：一般情况可不填写。在一些特殊电话线路上，拨打市话要先预拨一个或几个特殊号码才能拨出去，此处即可填写预先要拨的号码。

拨长途电话前缀：在拨打长途电话时，要先拨一个特殊号码，比如IP电话，17909,96446等。如果电话线路可以直接拨长途，也可以不设置此项。

拨国际长途前缀：在拨打国际长途电话时，要先拨一个特殊号码，比如IP电话，17909,96446等。如果电话线路可以直接拨国际长途，也可以不设置此项。

发送传真最快速度：默认速度为14400，在电话线路质量较差，或发送传真质量不好时，可以将最快速度降为9600或4800。

接收传真最快速度：默认速度为14400，在电话线路质量较差，或接收传真质量不好时，可以将最快速度降为9600或4800。

用户分机号码位数与启用分机号码功能：默认为3位，支持1-7位分机位数。如果勾选了“启用分机号码”，则支持用户拨入指定位数的分机号码，从而实现传真自动分发功能。如果勾选了“检查分机号码是否存在”，则在用户输入错误的分机号码时，设备会给出“分机号码错误，请重拨的语音”提示。如果没有勾选“启用分机号码”功能，则在电话呼入时，设备摘机后直接送传真信号。

直通收发传真播放语音规则

发送传真时，线路语音提示规则：默认为“语音传真混合提示音”。在发送传真时，用户根据需要可以定制要播放的语音内容。

“传真模式（无语音提示）”：在发送传真时，接收方只能听到传真提示音，而无语音提示。“语音传真混合提示音”：在发送传真时，接收方会同时听到语音提示和传真呼叫音提示；“仅语音提示音”：在发送传真时，接收方只能听到语音提示音，而无传真呼叫音，对于一些，特殊接收方（要求识别传真呼叫音时），此模式会发送失败。

“语音播放完毕时，送传真提示音”：在发送传真时，接收方在完整听完一遍语音提示后，设备会发送一声传真提示音，提示用户接收。

接收传真时，线路语音提示规则：默认为“语音模式（应答是语音提示）”。此处企业可以根据需要定制要播放的语音内容。

“语音模式（应答是语音提示）”：在直通接收传真时，播放语音提示用户拨分机号码，实现传真自动分发功能。

“传真模式（无语音提示）”：在直通接收传真时，直接给出传真信号。

四、发送线路规划管理

在登录完成窗口中打开“发送线路规划管理”窗口，如图所示。线路规划列表中显示所有的线路规划详细信息。

发送线路规划管理窗口

发送线路规划主要用于分配不同的线路资源给不同的用户或部门使用，同一条线路根据权限和用户不同，可以创建多条线路规划。这样可以把指定的线路或线路功能（比如长途功能）分配给特定的用户群使用。在同等条件下，优先级越大的线路规划，在发送传真时优先使用。

在“发送线路规划管理”窗口中，点击“添加”按钮，出现新建规划窗口。

名称：输入线路规划名称，方便查看，线路分配情况。

优先级：优先级越大的线路规划，在发送传真时，优先使用。

规划类型：分为市话、长途和国际长途类型，可以单选也可多选。

设备规划：当前规划中使用的传真设备，可以点击“添加”按钮，选择不同的线路设备。

用户或部门规划：授权使用当前限定规划的用户或部门。

“发送线路规划管理”的2个示例。

线路规划1，允许所有用户使用设备SN1011234发送市话传真。

线路规划2，允许个别用户（比如张三）使用设备SN1011234发送长途传真，而未授权使用的用户则不能使用当前设备发送长途传真。

新建线路规划

五、公共文件夹与接收规划管理

在登录完成窗口中打开“公共文件夹与接收规划管理”窗口。如图所示。其中“公共文件夹”和“传真接收管理员”的功能比较接近，都是处理接收传真无法自动分发（如没有拨分机号码或分机号码错误等）时的情况。这两者的优先级和处理方式是不同的，结合这两个概念，可以方便实现企业接收传真的自动化处理，提高办公效率。

1．公共文件夹

在接收外部传真时，如果不能实现自动分发（如没有拨分机号码或分机号码错误等），系统自动把接收传真保存到公共文件夹（如果没有相应的接收管理员）。对于授权的部门或用户，在客户端可以直接查看公共文件夹中记录。服务器端安装完毕后，自动添加了一个授权给所有部门和用户的系统“公共文件夹”。该文件夹信息可以编辑，禁止删除。如果系统中存在多个“公共文件夹”，在保存时，如果该设备（如SN1000004）存在对应的公共文件夹，则优先保存到设备对应的“公共文件夹”中，否则保存到对所有设备都有效的“公共文件夹”中。

1)添加公共文件夹，在管理窗口中点击“添加”按钮，桌面上出现添加“新建公共文件

夹”窗口，如图所示。

添加或编辑设备（如SN1000004）公共文件夹时，必须输入公共文件夹名称，同时名称不允许重复。默认的文件夹类型仅包含收件箱（如果传真系统启用了DBA中间数据库接口发送传真时，可以选择公共文件夹类型为“收发件箱”，这样通过数据库接口提交发送的传真在保存时，自动根据提交信息保存到相应的公共文件夹“发件箱”）。

在窗口中点击“添加”按钮，可以为该公共文件夹指定授权部门或用户，只有经过授权的用户才能在客户端查看和处理当前公共文件夹中接收的传真件。

同时公共文件夹支持传真转Email功能，在添加窗口中勾选和输入相应的Email信箱，则该“公共文件夹”接收到传真时，会自动转发到指定的Email信箱中一份。

2）编辑公共文件夹信息，在管理窗口中，选中待编辑的公共文件夹记录，然后选择“编辑”按钮，即可。

3）删除公共文件夹，在管理窗口中，选中待编辑的公共文件夹记录，然后选择“删除”按钮，即可。删除时，仅删除该文件夹名称，而不删除主机中保存的传真文件和记录。

2．传真接收管理员

传真接收管理员是系统中添加的实实在在的内部用户，可以在客户端直接登录收发传真。在接收外部传真时，如果不能实现自动分发（如没有拨分机号码或分机号码错误等），系统首先检查“传真接收管理员”，如果存在，则自动保存接收传真到对应的“接收传真管理员”（如果没有传真接收管理员，则保存到公共文件夹中）。

1)添加“接收传真管理员”,在管理窗口中点击“添加”按钮，桌面上出现“添加传真接收管理员”窗口，先选择该接收管理员负责的设备（如果SN100004或“所有设备”），然后，在用户列表中勾选相应用户，点击确定即可。

如果同时勾选了“强制转发选定设备接收的所有传真到选定用户”按钮，则对应设备接收到的所有传真（无论是否拨分机号码），都将转发到当前添加的“传真接收管理员”一份。

2）删除传真接收管理员，在管理窗口中，选中一个接收管理员，点击“删除”按钮即可。

3．接收传真分发规则

1）如果传真发送方输入了分机号码，则在接收时，优先保存到分机号码对应的用户和公共文件夹（如果设定了分机号码）。

2)在分机号码不存或没有输入分机号码时，则首先保存到对应设备（如SN100004）的接收管理员收件箱；如果不存在对应设备“接收管理员”，则保存到对“所有设备”有效的“接收管理员”收件箱；如果系统中没有添加“传真接收管理员”，则保存到对应设备（如SN100004）的“公共文件夹”收件箱中；如果对应设备的“公共文件夹”不存在，则最后保存到对所有设备有效的系统“公共文件夹”收件箱中。

3)“公共文件夹”和“传真接收管理员”同时存在时，默认情况下，传真保存到“传真接收管理员”时，将不再保存到“公共文件夹”中；如果在管理窗口中同时勾选了“接收传真同时分发到接收管理员和公共文件夹”按钮时，则传真保存到“接收管理员”收件箱中，同时按照“公共文件夹”的优先顺序保存到对应“公共文件夹”中一份。

4)对于对应“传真接收管理员”，如果设置了强制接收对应设备的所有传真属性时，则无论用户是否拨分机号码，都将抄送给对应的“传真接收管理员”一份。

六、用户管理

在登录完成窗口中打开“用户管理”窗口，如图所示。列表中默认显示所有用户信息，左边窗口按隶属部门进行分类。

用户管理

新建部门

在左边窗口中选择“企业组织结构”，然后点击“新建部门”，出现新建部门窗口，输入新的部门名称，确

定即可。

新建部门

新建或编辑用户属性信息

在左边窗口中选择一个部门，然后点击“新建用户”或“属性”按钮，出现新建用户或编辑用户属性

信息窗口。如图所示。

新建用户窗口1

在基本信息窗口中依次输入用户姓名，密码、登录名及传真虚拟分机等信息，其中用户姓名和登录名不允许重复。传真分机号码的位数默认为3位（可以在设备属性中修改分机号码位数）。

在用户基本权限页面中，如下图所示。授权该用户的收发传真权限、优先发送权限、接收外部传真权限、传真编辑权限，以及是否允许该用户发起企业即时通讯权限等。如果没有勾选该项目，则不具有相应权限。

传真收发记录远程管理权限，默认为“允许查看所有用户传真记录”。在权限下拉框中可以修改用户的查看权限，比如该用户远程查看或者只允许查看本部门传真等

新建用户窗口2 用户高级选项（如图所示）。Email通知和动打印选项

新建用户窗口3

导入用户

在工具栏上点击“导入”，出现导出窗口，如图所示。然后选择Excel格式的用户信息文件（具体格式参见用户导出信息），然后确定即可。在导入用户信息时，如果导入的用户姓名或登录名和已经存在的用户信息相同时，禁止导入。

用户导入窗口

导出用户

在工具栏上点击“导出”，然后选择保存路径，确定即可。

七、公共通讯簿管理

在登录完成窗口中打开“公共通讯簿”窗口，如图所示。列表中默认显示公共通讯簿中所有信息，左边窗口按隶属通讯簿进行分类。

公共通讯簿管理窗口

新建通讯簿

在左边窗口中选择“公共通讯簿”，然后点击“新建通讯簿”，出现新建窗口，输入新的通讯簿名称，确定即可。然后点击“添加”按钮，选择授权用户或部门，只有添加到授权

列表中的用户才能看到和使用新建通讯簿中的联系人信息。

新建通讯簿

新建联系人

在左边窗口中选择一个通讯簿分类，然后点击“新建联系人”，出现新建窗口，按提示输入联系人信

息，确定即可。

新建联系人

导入通讯簿

在工具栏上点击“导入”，出现导入窗口，如图所示。选择Excel格式的联系人信息文件（具体格式参见导出信息），确定即可。其中勾选“精简导入模式”则导入Excel文件中只需要联系人名称和传真号码列信息即可。

导入通讯簿窗口

导出通讯簿

先选择待导出的通讯簿，然后工具栏上点击“导出”，出现导出窗口，如图所示。选择保存路径，确定即可。导出时，如果选择“公共通讯簿”根节点则导出所有的联系人信息。勾选“精简导出模式”时，仅导出联系人姓名和传真号码栏。

导出通讯簿窗口

八、公共工作流程管理

在登录完成窗口中打开“公共工作流程管理”窗口，如图所示。默认窗口中列出所有的公共签审工作流程名称、审核人及及流程授权部门或用户。只有被授权的部门或用户才能使用该审批流程。

公共签审工作流管理窗口

新建工作流

在工作流程管理窗口中点击“新建工作流”，出现新建窗口，如图所示。

输入工作流名称，在右边企业组织结构中选中工作流中负责审核的用户名，然后点击“←”按钮即可。每个工作流最多添加5级签审人，每一级最多添加3个签审人。在第一级签审人审核完毕后自动流转到第2级审核，一次类推。同级的签审人，任意一个审核完毕后，工作流自动流转到下一级审核。

选中签审人，点击“→”即可把当前签审人从工作流中删除。

在新建签审流程中，用上述同样的方法添加授权部门和用户，只有被授权的部门和用户才能在客户端使用该签审流程。