天津市不动产登记档案管理规范

天津市不动产登记档案管理规范

目录

1 总则 (1)

1.1 目的、依据 (1)

1.2 适用范围 (1)

1.3 概念 (1)

1.4 职责分工 (1)

1.5 档案管理部门 (1)

2 不动产登记档案的收集 (1)

2.1 归档范围 (1)

2.2 资料移交 (1)

2.3 归档要求 (1)

2.4 归档验收 (2)

2.5 移交目录 (2)

3 不动产登记档案的整理 (2)

3.1 整理项目 (2)

3.2 立卷原则 (2)

3.3 卷内文件的排列 (2)

3.4 卷内文件页号的编写 (2)

3.5 卷内文件目录的填写 (2)

3.6 备考表的填写 (3)

3.7 卷皮与档案盒的标准 (3)

3.8 卷皮与档案盒项目的填写 (3)

3.9 不动产登记档案的装订 (3)

3.10 不动产登记档案的装盒 (4)

3.11 不动产登记档案的入库排列 (4)

4 不动产登记档案的保管 (4)

4.1 保管要求 (4)

4.2 库房技术标准 (4)

4.3 档案保管技术标准 (5)

4.4 检查和鉴定 (6)

5 不动产登记档案的利用 (6)

5.1 利用原则 (6)

5.2 不动产登记档案对外利用 (6)

5.3 不动产登记档案对内利用 (6)

6 档案管理人员 (7)

6.1 管理人员数量配备原则及标准 (7)

6.2 管理人员基本要求 (7)

6.3 档案管理人员岗位设置 (7)

6.4 档案管理岗位人员设置 (8)

7 纸质档案数字化 (8)

7.1 纸质档案数字化基本要求 (8)

7.2 档案整理 (8)

7.3 档案扫描 (9)

7.4 图像处理 (9)

7.5 图像存储 (10)

7.6 数据建库 (10)

7.7 数据关联 (12)

7.8 数据验收 (12)

7.9 数据备份 (13)

7.10 电子档案的保管 (13)

8 档案工作的监督与管理 (14)

8.1 监督事项 (14)

8.2 监督责任 (14)

9 附则 (15)

附录A (16)

A各类登记资料的排列 (16)

附录B (29)

B.1移交目录 (29)

B.2卷内文件目录 (30)

B.3卷内备考表 (31)

B.4卷皮封面 (32)

B.5档案盒 (33)

B.5.1档案盒封面 (33)

B.5.2档案盒盒脊 (34)

B.5.3档案盒封里 (35)

B.6天津市不动产登记档案查阅单和登记册 (36)

B.6.1天津市不动产登记档案查阅单 (36)

B.6.2天津市不动产登记档案查阅登记册 (37)

B.7天津市不动产登记档案调阅单和登记册 (38)

B.7.1天津市不动产登记档案调阅单（机构内部） (38)

B.7.2天津市不动产登记档案调阅单 (39)

B.7.3天津市不动产登记档案调阅登记册 (40)

1 总则

1.1 目的、依据

为提高我市不动产登记档案管理的标准化程度，保护和利用不动产登记档案，根据《中华人民共和国档案法》、国务院《不动产登记暂行条例》、《天津市不动产登记条例》等法律、法规规定，结合本市实际，制定本规范。

1.2 适用范围

本规范适用于本市行政区域内不动产登记档案的收集、整理、保管和利用。

1.3 概念

本规范所称不动产登记档案，是指在不动产登记工作中形成的具有保存和利用价值的文字、图表、声像、电子文件等不同形式和载体的历史记录。

1.4 职责分工

天津市国土资源和房屋管理局负责全市不动产登记档案的管理、监督工作。

天津市不动产登记中心负责全市不动产登记档案管理规范、技术标准等的起草及档案管理工作的指导和推动。

市、区不动产登记经办机构按照不动产登记业务范围，负责不动产登记档案的具体管理事务。

1.5 档案管理部门

市、区不动产登记经办机构应当设置不动产登记档案管理部门，配备专职档案管理人员，健全工作制度，配备必要的保护措施和管理设备，确保不动产登记档案的完整、准确、安全和有效利用。

2 不动产登记档案的收集

2.1 归档范围

不动产登记档案的归档范围是：

1 不动产登记申请书、申请人身份证明、不动产权属来源材料、不动产权籍调查成果等申请材料；

2 不动产登记经办机构查验、询问、实地查看或调查、公告等形成的审核材料；

3 其他有关机关出具的函件、意见以及不动产登记过程中产生的其他依法应当保存的材料等。

2.2 资料移交

不动产登记工作完成后，不动产登记经办机构应当及时将不动产登记资料移交档案管理部门。

任何人不得将不动产登记资料据为己有或者拒不归档。

2.3 归档要求

归档的不动产登记资料,应当做到内容完整、数据准确、表格填写清楚规范、图形清晰、声像资料能够正常使用，真实反映不动产及其变动的实际状况。

2.4 归档验收

不动产登记档案管理部门应当对归档的不动产登记资料进行验收，不符合要求的，不予归档。

2.5 移交目录

移交不动产登记资料应当填写移交目录，一式两份。经审查符合要求的，档案接收人员与移交人员在移交目录上签字，各存一份。不符合上述规定要求的，不予接收。

3 不动产登记档案的整理

3.1 整理项目

档案管理部门负责不动产登记资料的整理。整理项目包括：文件资料的排列与编号、卷内文件目录和备考表的编制、卷皮和档案盒的编目、纸质档案的电子化、档案的装订立卷和档案的入库排列。

3.2 立卷原则

不动产登记档案立卷原则：

1 不动产登记档案立卷宜采用一件一卷的原则，即每办理一件登记所形成的材料立一个卷。

2 抵押登记档案单独立卷并附在对应的不动产登记档案后。

3 已办理预告登记的，应将转移、抵押登记资料单独立卷，附在预告登记档案后。

4 权属转移、变更登记资料单独立卷，附在原登记档案后。

5 注销登记资料续订在原登记档案后,按注销时间顺序排列,单独存放。

6 不动产登记经办机构受理的更正登记、异议登记、查封登记，换发、补发权属证书、登记证明，不予登记文件资料连同不予登记的决定、收件收据等资料应附在原不动产登记档案后。

3.3 卷内文件的排列

不动产登记档案卷内文件排列，应按照不动产权属变化、权属文件形成时间先后及文件主次关系为序。（各类登记资料的排列详见附录A）

3.4 卷内文件页号的编写

1 编写页号一律使用阿拉伯数字，起始号码从“1”开始。

2 页号位置。单面书写的文件在右上角编写页号；双面书写的文件，正面文件在右上角编写页号，反面文件在左上角编写页号。

3 封面、卷内目录、卷内备考表不编页号。

3.5 卷内文件目录的填写

1 顺序号：按卷内文件的排列顺序，给每份文件编一个顺序号。不重复，不遗漏。

2 文件名：填写文件自身的标题，不得随意更改和省略。如文件没有标题，应根据文件

内容准确、简练地拟写一个标题。文件名栏内不允许填“其他”。

3 页号：填写文件实际所在的页号。如文件有多页，应明确填清“XX-XX”页，不得只填文件第一页的编号。

4 备注：需要注明的内容

3.6 备考表的填写

1 立卷人：负责文件整理、立卷归档的人员姓名。

2 检查人：负责检查归档文件整理、立卷质量的人员姓名。

3 日期：归档文件整理、立卷完毕的日期。

4 卷内文件说明：需要说明的情况。

3.7 卷皮与档案盒的标准

3.7.1卷皮的标准

1 卷皮的尺寸为：封面298 mm×215mm（长×宽），封底298 mm×280mm，用145克牛皮纸制作。

2 卷皮的封面项目包括登记类别、坐落、宗地（海）号和权利人姓名（名称）。

3.7.2档案盒的标准

1 档案盒的尺寸为：封面320mm×230mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20 mm、40 mm、60mm等规格，用250克无酸纸制作。

2 档案盒的封面项目包括：坐落、权利人姓名（名称）和宗地（海）号。

3 封里项目包括：内装资料栏和其他栏。

3.8 卷皮与档案盒项目的填写

3.8.1 书写要求

卷皮和档案盒的填写可采用计算机打印或手工填写。手工填写时应使用碳素墨水，字体工整，不得涂改。

3.8.2 卷皮填写

1 登记类别：按照不动产登记申请书登记类型填写。

2 坐落、宗地（海）号和权利人姓名（名称），按照审核表内容填写。

3.8.3 档案盒填写

1 不动产权利人姓名（名称）：盒内只装一卷的填写不动产权利人姓名（名称），装多卷的填写XXX权利人等的字样。

2 内装资料栏：填写入档日期、名称、件数。

3 盒脊：填写宗地（海）号或坐落。

3.9 不动产登记档案的装订

3.9.1 装订前的准备工作

1 将文件上的金属物全部剔除干净，操作时不得损坏文件。

2 破损的或幅面过小的文件材料应用A4开白衬纸托裱，一张白纸只准托一张文件，不得一张白纸托两张以上（包括两张）文件。

3 卷内文件大于A4开的，应按A4开大小折叠取齐，并注意预留出装订边际，便于展开翻阅。

4 核对卷内目录与卷内文件是否一致；核对档案盒封面上的姓名（名称）与卷内文件上的姓名（名称）是否一致。姓名（名称）不可用同音字或随意简化字代替。

3.9.2 不动产登记档案的装订

1 将文件资料向左下角对齐。装订孔中心线距文件左边际12.5mm。

2 采用在文件左侧装订的方式，宜采用“三孔一线”的方式装订，装订长度200 mm，孔距100 mm，用线绳装订，结头打在背面。

3 大型图纸折叠后过厚的，应在装订线位置加入垫片，使其保持平整。

4 卷内文件资料与卷皮装订在一起，做到整齐美观牢固，不压字、不掉页、不妨碍阅读。

3.10 不动产登记档案的装盒

同一个宗地（海）号的登记档案卷装一个盒，根据该宗地（海）号内登记档案的多少选择适当厚度的档案盒，盒内要留出一定的富余量；该盒装满，则装入另一档案盒，依次排列。

3.11 不动产登记档案的入库排列

1 整理装订后的档案，采用密集架形式，按照从上到下、从左到右的方法存放。密集架侧面应标明内存档案的起止号；每层应标出本层的起止号。

2 不动产登记档案可按照登记类型分别存放，土地登记档案按照宗地号排列，房屋登记档案按照宗地号或坐落排列，海域登记档案按照宗海号排列。

纸质档案数字化工作完成后，在保证档案安全、完整的前提下，可按照归档流水号统一排列。

3 注销登记档案按注销时间顺序排列，单独存放。

4 注销异议登记档案按时间顺序排列，单独存放。

4 不动产登记档案的保管

4.1 保管要求

不动产登记档案应当保存于符合不动产登记资料安全保护技术标准的专用库房，使用密集架保管不动产登记档案，使用专门图柜保管地形图、地籍图等图纸资料，并保持规定的温湿度，做到防火、防水、防盗、防尘、防光、防霉、防潮、防虫、防高温、防有害气体等“十防”，保证不动产登记档案的安全和正常使用。

4.2 库房技术标准

库房设计标准应当执行国家行业标准《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010)。

1 面积标准。馆藏档案不足5万卷的，档案库房建筑面积应不少于150 m2；馆藏档案5-10万卷的，档案库房建筑面积应不少于300 m2；馆藏档案10-20万卷的，档案库房建筑面积应不少于500 m2；馆藏档案20-30万卷的，档案库房建筑面积应不少于700 m2；馆藏档案30-40万卷的，档案库房建筑面积应不少于900 m2；馆藏档案每增加10万卷，档案库房建筑面积增

加不少于200m2。

2 档案库房的设置应当避开低洼地带，选择地势较高、场地干燥、排水通畅、空气流通和环境安静的地段。

3 档案库房应当与其他技术用房及办公室加以区隔，位置宜设置在建筑物各楼层平面的中间。

4 档案库房净高不应低于2.60m，当有梁和通风管道时，局部净高不应低于2.20m。

5 档案库房应当坚固耐用。档案库房楼面均布活荷载标准值不应小于5KN/m2（约500kg/ m2），采用密集架时，不应小于12KN/m2（约1200kg/ m2）。档案库房设置于既有建筑物时，档案及相关设施的总载重，应以不超出其楼地板设计载重为原则。如超过地板设计载重时，应当按照实际需要，进行结构补强。

6 档案库房的墙壁及地板应做防潮处理，库房内不应设置消防以外的给水点，顶部应避免水管等管线通过，上下水立管不应安装在与档案库房相邻的内墙上。

7 档案库房的隔墙应当采用不燃材料及甲级防火门窗，其地板材质应当具备防火功能。但档案库房设置于既有建筑物，在改建隔墙、防火门时，应当加强防火设施。

8 档案库房的楼地面，应当高于库房外同一楼层的楼地面20mm以上。但档案库房设置于既有建筑物，楼地面应当设有防止溢水流入设备。

9 档案库房应当减少外窗的装设；必须装设的，应当在南北两面开窗，并应当加装窗帘、遮阳板等遮阳设备。

10 档案库房墙壁、门窗及楼地板不能留有缝隙、孔洞，库房门与地面的缝隙不应大于5mm。

11 档案库房应当配置应急灯。

4.3 档案保管技术标准

4.3.1温湿度控制

1 档案库房的温度应当控制在14℃-24℃, 每昼夜波动幅度控制在±2℃以内；相对湿度应当控制在45%-60%，每昼夜波动幅度控制在±5%以内。

2 库房应当安装温湿度记录仪，并对库房温湿度定时测记，每日两次，掌握温湿度变化情况，随时予以控制调节。温湿度记录仪应当定期校验。

3 库房应当配备空调及去湿、增湿设备，并定期检修、保养。

4 密集架应当与地面保持80mm以上距离，其排列应便于通风降湿，档案柜架应与墙壁保持一定距离（主通道净宽不应小于1.00m，两行装具间净宽不应小于0.80m），成行地垂直于有窗的墙面摆设，便于通风降湿。

5 新建库房竣工后，应当经6—12个月干燥方可将档案入库。

4.3.2虫霉防治与除尘

1 档案库房应当设消毒箱，新接收的档案经消毒除尘后方能入库。

2 建立定期虫霉检查制度，发现虫霉及时采取灭菌杀虫措施；发现鼠害，应当及时投放药剂加以消灭。

3 配备吸尘器，加密封门或过渡门，除尘与防尘相结合。设置空气过滤装置，防止污染气体进入库房。

4.3.3防火与防盗

1 档案库房必须配备适用的消防器材，使用的消防器材要在有效期内，并按设备要求定