关于提高办公室工作水平的调研报告

关于提高办公室工作水平的调研报告

办公室是各级行政领导机关的办事机构，是机关对内、对外的窗口，是直接为领导工作服务的部门。办公室具有执行者和领导者的双重角色，是一个机关沟通上下左右关系的枢纽和桥梁，是领导的重要参谋和助手，其工作地位特殊、关系重大，稍有不慎就会带来全局性的影响。因此，要做好新形势下的办公室工作，也就要求我们要进一步转变工作作风、改进工作方式、加大服务力度、提高服务质量。通过调查了解，对办公室工作有如下思考。

一、当前办公室存在的主要问题

（一）部分单位对办公室工作重视、关心不够。部分乡镇、县级部门对办公室工作认识有误区。认为办公室就是“打杂的”、“只会用钱的”部门，忽视了办公室的参谋助手和综合协调作用，在人、财、物等方面不能给予办公室足够的支持。突出表现为办公条件较差，经费相对较少，有的乡镇和部门甚至无专项办公经费。

（二）办公室队伍存在“三少”。一是年轻人少。办公室队伍严重老龄化的主要原因是办公室工作繁杂，工作时间也不能象其他部门一样灵活安排，且加班时间多，又没有相应的补贴，所以好多人员不愿到办公室工作。同时，我县公务员队伍

考录名额很少新进公务员，只有极少部分被安排到办公室工作，造成办公室队伍年龄结构断档。二是从事具体工作的人少。一些乡镇、部门在机构改革后，把退二线的老同志和负责宣传、组织、人事工作的同志归口到办公室，造成办公室人数虽多但从事具体工作人少的局面。三是专业人员少。文秘人员严重缺乏。超过三分之二的乡镇党政办和近一半的县级部门办公室能担任文秘工作的只有1 人，一半以上的乡镇和部门都是由办公室主任亲自从事文秘工作。并且，现有的文秘人员也基本上没有接受过正规系统的业务培训，在草拟文件和写作文稿方面，基本上属于“依样画葫芦”、“摸着石头过河”，制发的文件和草拟的文稿质量不高。乡镇党政办在收发文程序的各个环节上还很不规范。所以，部分单位的领导在重要的文稿写作上，不得不亲自动手。

（三）办公室日常工作多，创新工作少。一是文件制发泛滥，随意性发文现象严重。虽然县委办、县政府办每年都发文要求控制发文数量，但文件滥发的现象并未得到遏制。甚至收发的文件大部分都要求以正式文件形式上报，使节俭的无纸化办公又回到了耗费物力、人力、财力的原始办公。二是工作创新少。在现实工作中，还在一定程度上存在着忙于眼前不求创新、安于现状不愿创新、怕担风险不敢创新的现象，以新的观念思考问题，以新的视角认识问题，以新的思路研究问题，以新的办法解决问题做的不够。办公室主要精力被用于应付事

务性工作，对自身工作总结反思少，调研工作少，客观上，领导极少安排办公室人员调研机会，办公室人员也忙于应付事务性工作，主观上，办公室人员也缺乏工作主动性，导致办公室对单位全面工作不熟悉，文件和文稿草拟多为“闭门造车”，缺乏针对性，办公室参谋助手作用发挥不明显。

（四）上级部门的指导、管理不到位。办公室与其他职能股室不同，没有明确的主管部门，县委办、县政府办虽然是上级部门却没有直接的业务隶属关系，在管理上存在真空。同时办公室工作无法量化，难以统一考核标准难以进行评定、表彰。近年来，办公室人员接受系统的办公室工作培训和指导较少。所以办公室人员缺乏归属感，缺乏荣誉感工作热情不高。

一是眼界不够开阔，思路比较狭窄。新的形势要求办公室工作必须具有世界眼光、变革精神和创新思维，而目前我们在一定程度上还存在着用旧的思维方式、旧的工作方法考虑问题，接受新思想、确立新观念、打开新思路、开拓新局面的能力还不够强。

二是忙于事务性工作多，参谋助手作用发挥不充分。被动服务多，发挥主观能动性少。在我县实现跨越式发展的征程中，办公室应高速运转，充分发挥服务、参谋等作用，但目前我们陷于事务性工作比较多，跟中心、想大事、站在更高层次思考问题不够，为领导提供前瞻性、全局性的建议方面还有欠缺。

三是满足于完成眼前工作，创新意识不强。在现实工作中，

还在一定程度上存在着忙于眼前不求创新、安于现状不愿创新、怕担风险不敢创新的现象，以新的观念思考问题，以新的视角认识问题，以新的思路研究问题，以新的办法解决问题做的不够。

四是督促检查的视野不宽，深度不够。相对来讲，对领导批示和交办事项的专项查办以及重大事项的督办做得较好，对群众反映强烈的热点、难点问题主动服务不够。

五是学习不够深入，调研成果少。由于办公室平时工作较多，导致学习不够深入，不够专业，周末学习制度没有很好的贯彻落实；亲自下基层进行调研的少，可供领导参阅的有价值的精品调研报告少。

二、做好下一步工作的几点想法

（一）领导重视要到位。领导重视是做好办公室工作的关键。一是加大办公室工作人员提拔重用力度。各级各部门在选拔任用干部时应打破身份限制，优先考虑综合能力强、工作成绩突出的办公室工作人员，对特别优秀的办公室事业干部，可以破格提拔为行政实职副科级领导。二是全力保障工作经费。对办公室特殊岗位，如党政网专职工作人员，可以给予适当的岗位补贴，使办公室人员安心工作。三是重视办公室硬件建设。办公室应配备专用电脑，另外，传真机、打印机、复印机、数码相机等办公设备也应配齐。

（二）人员保障要到位。一是优化办公室人员年龄结构。对

新考入公务员，除有特殊要求外，首先安排到办公室锻炼，既有利于办公室年龄结构逐步年轻化，也有利于新入公务员快速、全面了解本单位情况，尽快进入角色、适应工作。在公务员数量不足的情况下，采取轮岗制，按照个人自愿和组织安排相结合的方式，以2-3年为一个周期，让更多的年轻人轮流到办公室工作。二是提升现有人员综合素质。积极为办公室人员提供参与协调处理重大问题的机会，提高其综合协调能力，努力挖掘办公室人员内在潜力，充分发挥老同志的传、帮、带作用，帮助年轻人成长。全面落实多岗锻炼和工作代理制度，使办公室人员成为能够胜任不同岗位工作的多面手，避免因一人脱岗而其工作无人接替现象。三是加强专业人才队伍建设。建立办公室领导干部和文秘人员后备库，加强对后备人员的理论和业务培训，适当放宽对办公室选人用人的种种限制，将优秀的文秘人才引入办公室队伍。

三、主动工作要到位。一是进一步遏制发文过滥现象。从县委办、县政府办做起，每年初对县级各部门全年发文数量进行规定，可根据上年发文总数的90%来确定上限，以后按此比例逐年递减，对县制发的文件 要求乡镇每件都写出对应的实施方案、总结 力避免“以文件落实文件” 乡镇、部门上报的各类材料 不用公文形式的 量不用公文 一步规范使用党政网“公文交换箱” 信息办应该定期清查 发文单位不分主送单位一律全县普发的、按规定不该进入公文交

换箱的 县委办、县政府办督查室进行通报批评。二是进一步规范发文程序。严格按照文件起草、办公室文字初核、分管领导会签、主要领导签发、办公室和起草部门共同校核、印制正式文件的程序发文。实行涉秘文件专人管理制 专人收发密级文件 按照密件登记、送领导审阅、阅后立即收回、另行交办、专柜存档、年终交回发文部门的程序严格涉秘文件的办理。三是加强无纸化办公管理。除涉密或有特殊规定的公文、资料外 他公文、资料都应该通过党政网“公文交换箱”或“个人资料交换箱”进行传送 量减少纸质材料打印 步实现无纸化办公。四是建立超前快捷的信息调研机制。开展全员办信息调研，将信息调研工作纳入办公室岗位目标责任制中，任务量化到人。可实行办公室工作人员联系行业及股室工作的信息调研工作机制，分口负责信息调研工作。各单位可以自办信息调研刊物，出版间隔时间由各单位自定，为领导了解情况及决策提供依据。实施信息调研采编奖励，各单位可根据自身情况对信息调研文章的编写及被上级部门采用给予奖励，以提高其工作积极性及信息调研文章质量。五是建立高效有力的督查督办机制。加大公文督办力度 议乡镇和部门在公文处理签上设立“是否纳入督查督办”栏，对领导确定需要进行督查督办的事项或领导交办的其他督办事项，由办公室安排专人进行跟踪督办，并将结果及时反馈相关领导。强化机关工作人员上下班督查，特别是乡镇应加强对县级部门派驻乡镇机构人员

上班情况的督查，对未按照上下班制度严格上下班的进行通报，并将通报情况报送主要单位领导和派驻机构的主管部门领导。 、指导管理要到位。一是加强培训指导。每年由县委办、县政府办组织开展1-2 次全县办公室系统业务培训 别要加强对办公室新进人员的业务培训。当前急需进行的是公文处理和公务礼仪知识培训。建立跟班学习制度 单位选送办公室工作人员到两办相应股室跟班学习 针对性地提高业务能力 委办、县政府办也应积极推荐工作人员到市级或更高一级党委、政府办公室跟班学习 习上级的先进经验和工作方法。二是加强学习交流。建立全县办公室系统年会制度和业务交流制度 年由县委办、县政府办召集全县各级各部门办公室主任召开一次年会 结工作 流经验。由各乡镇分片区、县级各部门分系统每季度召开一次办公室业务交流会 时还可根据工作需要适时开展其他形式的业务交流会。三是落实表彰激励。探索对全县办公室系统进行考核评定 步建立完善相关制度 县委办、县政府办的名义 年对先进办公室和先进个人进行表彰。对连续10 年担任办公室主任且年龄超过45 岁的 议组织部门给予其副主任科员待遇 高其工作积极性。

带好办公室队伍

一支政治思想强、业务素质高、勤奋工作的办公室干部队伍，是做好办公室工作的前提。要从思想、业务、作风上全面加强办公室自身建设，充分发挥好职能作用。一是要加强思想政治建设，以邓小平理论、“三个代表”和科学发展观重要思想为指导，不断提高马克思主义理论水平和解决实际问题的能力；二是要加强能力建设，不断提高依法行政能力、组织协调能力、文字综合能力、参谋助手能力；三是要大力加强学习型组织建设，把办公室建设成为学习型团队。

（二）做到求实、快捷、博学、勤奋、专心

求实：无论是办文，还是办事，都要从实际出发，实事求是，不弄虚作假，不能搞形式主义，不做表面文章。

快捷：即办事要快捷，做到好中求快，快中求好，克服办事拖拉、作风疲沓、时间观念不强的毛病。工作人员必须牢固树立时间观念、效率观念，增强只争朝夕的紧迫感和责任感，切实做到当日事当日毕，急事急办，特事特办，及时完成领导交办的工作。

博学：办公室工作千头万绪，涉及面广，标准高，要求严，办公室人员必须具备广博的综合性知识和社会常识。要做到这一点，没有捷径可走，必须勤学苦练，博采众长，使自己成为“杂家”，成为复合型人才。只有知识积累多了，知识面宽了，理论功底厚了，才能提高“谋”的层次和质量。

勤奋：要多动腿、多动脑、多动嘴、多动手。深入开展调查研究，收集各方面的情况，掌握第一手材料，同时积极向别人请教，加强联系和沟通，以增长自己的才干。

专心：办公室的事无小事。无论是领导交办的任务，还是日常工作，只要有一丝一毫的疏忽，都可能影响到大局。所以从事办公室工作的人员，对每项工作都有必须专心致至，并做到细心，多观察，多思考，自觉找工作中的漏洞和不足，以不断改进。

（三）处理好“四个关系”

一是处理好与领导的关系。办公室与领导是下级与上级的关系。办公室因其地位的特殊性，要真正做到为领导服务，就必须讲究参谋方式，确立辅助意识，发挥参谋助手的作用实效。一要讲究方法。办公室作为参谋助手，可以向领导直接进言，交谈自己的观点、看法、意见，也可通过向领导提供调查报告、起草讲话、报送信息等方式为领导参谋建议，但要掌握好时间和场合，要根据领导的个人特点和涉及事物的具体情况，确定参与议事的方式，使参谋更为合适有效。二要牢记助手职责。

要做到“不能越位”，不能颠倒“主”、“从”关系，因为参谋只能帮助决策，不能代替领导决策。三要领会领导意图。对领导的工作意图，要有正确的认识，不能曲解，更不能帮“倒忙”。四要认真履行职责。对提出的建议、主张，凡被领导采纳的，要及时、认真落实，做出成效，确保政令畅通，提高执行力。

二是处理好“专”与“博”的关系。“专”，就是办公室工作人员要具备公文写作、党政事务、文档统计等方面的专业知识；“博”，就是与办公室事务有关的其它方面的知识，如政策环境等。只有在这两方面都具备较高的专业水平，而且处理好这二者之间的关系，做到“专”中有“博”，“博”中有专，才能更好地为中心工作服务。

三是处理好“动”与“静”的关系。众所周知：办公室事务性工作多，特别是基层单位，每天都有大量的事务性工作要做，使办公室显得十分忙碌。这是办公室工作的“动态”。但要工作之余即“静”中加强学习，并对所做的工作进行总结、提炼，使自己的知识、技能、性格、能力、品格素质适应办公室工作要求。同时，要善于从繁琐的机械性事务中解脱出来，富有创造性的开展工作，达到事半功倍、“四两拨千斤”的效果。

四是处理好“忙”与“闲”的关系。古语说：一张一弛，文武之道也。忙与闲都是相对的，办公室工作不应总是显得忙，

像是一条没有弹性的直线，而应是一条张弛有度的曲线，有韧性。如何让办公室的工作显得“从容”而不是“忙乱”？一要增强工作的预见性，在年初制定工作计划时，就要尽可能地将可以预见的事情列入其中，有条不紊地逐一落实，并避免与其它工作发生冲突。二要多观察、多积累，时刻为高效率工作积累素材。三要分清主次，把主要精力用在最重要的工作上，用放松大脑时间处理一般性事务。

（四）抓好三个创新

创新是做好各项工作永恒的动力。办公室要善于找到工作的突破口，在创新上下功夫，勤于思考，勇于实践。

一是创新思维观念。要坚决摒弃思想保守、观念陈旧、办事过于谨小慎微的思维方式，解放思想，胸怀全局，敢于突破陈规，破除一些不适合当前形势发展的条条框框。

二是创新制度建设。俗话说“没有规矩，不成方圆”，铁的纪律是维持团队高效工作的重要保障。但制度从订立开始就不能改变，随着形势的发展，制度也应不断健全完善和创新，否则，制度就不能最大限度的促进工作开展，甚至会成为绊脚石。这里还需注意的是，在制度建设创新中，特别应当高度重视激励约束机制的创新和落实。有功不奖，或奖励不当，都会挫伤人的积极性；同时，有过不罚，或罚而不准，也容易使个别同志产生惰性，无所顾忌。陷入虽有重律，但却如同空文的尴尬境地。所以，制度建设创新，重在落实。

三是创新服务方式。办公室的服务，首要的是为领导决策服好务。要做到参谋要参到点子上，既要想领导之所想，又要超前思考，想领导之未想，从浅层次的被动服务中向深层次的主动服务转变，要紧扣领导的思路、想法、指示等加以完善和细化，力争提供出可供选择的方案让领导决策。同时，经常深入基层调查研究，总结成绩不夸大，反映问题不缩小，为领导科学决策提供准确的依据，提高领导对参谋意见和建议采用率。