Excel学习笔记

EXCEL学习笔记

第一讲基础知识

1.数字默认是右对齐，而文本是左对齐的。

2.公式必须以等式开头

3.EXCEL能做什么：数据存储，数据处理，数据分析，数据呈现

4.XLS:2003以前版本，XLSX：2007以后版本，XLW：新建窗口，并排显示，保存工作区，方便进行数据对比

5.工作薄，工作表，单元格

6.选择多少行，插入操作，就会插入多少行。工作表同理

7.四个箭头的状态下按住shift拖拽，可以移动单元格

8.两边箭头状态下调整列宽，双击可以调节至正好适应单元格文字宽度（最小）。两边箭头下选择多列，同时调整多列宽度，双击则多列同时适应单元格文字宽度（实用！）

9.选中任意单元格，四个箭头状态下，双击，可以直接到达表格最后一行（最左最右最上同样的操作）

10.冻结操作，上方和左方的单元格会被冻结

11.Ctrl+冒号快捷输入当天日期，ctrl+引号快捷输入当前时间

12.Ctrl+回车是快速填充，右键里面有特殊填充方式

13.名称框里输入冒号代表连选操作，2:900可以选中第2行到第900行

第二讲格式设置

1.Alt+回车可以在同一个单元格写两行文字，用于做带斜线表头很好用。

2.日期本质上也是数值，微软采用1900纪年，1000转换为日期是离1900.1.1一千天的那个日期。无论怎么改变单元格格式，值不变。

3.会计专用货币符号一直靠左，货币格式货币符号紧挨数字

4.日期格式设置：自定义中，m表示月份一位数显示，如9月，mm月份两位数显示如09月，mmm英文简写显示，mmmm英文全称月份显示，yyyy年份显示，d一位日期，dd两位日期，ddd英文星期简写，dddd 英文星期全称，aaa显示中文星期几的数字如六，aaaa全称显示星期几如星期六

5.数字有大小和多少的含义，可以加减乘除；文本没有大小和多少的含义，加减乘除无意义，一个数值如果是文本格式那么单元格左上角有绿箭头显示。文本无法与其他格式自由转换

6.数字被保留为文本格式怎么办：选中文本格式的数字，点左上角的感叹号转换为数字

7.如果文本格式的数字混乱分布在工作表中怎么找出，并全部改成数字格式：旁边写个1，复制，然后选中要处理的工作表区域，选择性粘贴里面选乘，相当于对其做运算，然后系统会默认选中的都应该是数字，自动显示为数字格式。

8.分列（一列到多列）：把txt文件中的数据复制粘贴导入excel，只会显示在一列里面，选中该列，在数据里面点分列选项，按分隔符号分列。Excel中的逗号指的都是英文逗号，如果用的是中文符号，需要在其他里面自定义输入。列宽过小，日期会显示为一堆#号

9.分列工具另外一个重要用途：文本格式与数字和日期等其他格式在单元格式设置里面无法自由转换，但在数据分列里面可以做到。可以先利用分列工具将文本格式改为数字，然后由数字格式与其他货币日期等格式自由转换。Ps：分列工具非常实用！

第三讲定位、查找与替换

1、ctrl+F查找替换，ctrl+Z撤销操作，单元格匹配替换要求单元格内容完全一致才能替换。

2、被替换的对象只要找准能唯一确定他们的特征就可以，不用把所有特征都选中。

3、*是任意字符（数量也可以任意多）的通配符，英文问号代表一个字符的通配符，shift+半角符+特殊符号如*和?，代表只是把这些当做普通字符使用，没有特殊代表作用

4、定位：选中工作表中部分区域，在名称框里可以对这个区域进行命名，以后可以直接在名称框输入名字进行定位

5、批注：右上角红箭头，审阅中可以选择显示、隐藏或删除所有批注，单个批注可以在右键中选择隐藏或者显示。更改批注框形状，将更改形状调出到快速访问工具栏（画个形状，编辑形状下的更改形状点击右键可以添加实现），然后选中批注框，即可直接更改批注框形状。此功能在WPS无法实现。批注中插入图片：编辑批注，右键设置批注格式，颜色与线条，填充效果选择图片。如何把有批注的单元格设置为红色填充背景：定位条件选择批注，然后点击改背景颜色。

6、由于EXCEL无法处理合并单元格的数据，因此经常需要将合并的单元格取消合并居中，用定位功能选中所有空单元格，“=”+“↑”代表与上一个单元格内容一致，ctrl+回车（快速填充），从而按规律填充所有单元格，方便后续数据处理。非常常用，一定要熟练掌握！EXCEL的精髓在于避免一切重复性工作，实现办公自动化！

7、批量删除工作表里的图片：定位条件选择“对象”，可以把全部图片选中，delete。也可以在查找工具栏里点击选择对象，然后框选多张图片。

第四讲排序、筛选

1、按重要性优先排序的时候不能选中列进行，因为后面的数据不参与排序，会导致数据紊乱，可以选择自定义条件，或者按重要性从低到高依次进行排序操作，也能得到需要的结果。

2、每页都打印表的标题：文件，打印页面设置，工作表顶端标题行，选中标题行

3、排序插入，在需要排序的数据旁边进行编号，对编号进行排序从而实现对数据列表的排序。

4、筛选：复制筛选完的数据不能直接操作，需要先定位到可见单元格。筛选不会删除工作表数据，只是隐藏显示。常用筛选只能筛选“且”关系，高级筛选还可以筛选“或”关系，条件区域有时候需要自己制作，同行代表且关系，不同行代表或关系，且都需要带表头。有几行代表需要几种值

5、快捷选中当前工作表：点击左上角第一个单元格，按住ctrl+shiflt再分别点击键盘→和↓方向键。

6、高级筛选需要用到公式作为筛选条件的时候，表头为空即可。

第五讲分类汇总和数据有效性

1、分类汇总之前需要先排序，使相同项排列在一起。如果数值长度长于单元格长度，会显示为井号。再次点击分类汇总，选择全部删除，可以消除分类汇总操作。

2、如果要进行两次分类汇总，不能勾选替换当前分类汇总，而是希望嵌套在前一次分类汇总基础上。复制汇总结果的时候需要先定位可见单元格再复制粘贴。Alt+;定位到可见单元格的快捷键。

3、使用分类汇总合并内容相同的单元格：先排序把相同项弄在一起，用分类汇总对需要合并的项进行汇总计数，然后左边会多出一列，在此列中选择定位到空值并合并空值项，从而将相同项分开，然后删除分类汇总，最后将左边格式复制到右列，就对此列进行了合并操作。基本操作入门之后要多和人交流，每个人都有几项绝活，可以互通有无

4、数据有效性：对数据进行限定。可以限定数值区间，限定数据长度，用序列可以制作下拉列表，用自定义公式可以限定其他。用函数可以强化所有其他功能。数据有效性不要的时候可以全部清除

5、工作表保护：选中整个工作表，数据有效性，自定义里输入零，更改数据时会出现警告信息。

第六讲数据透视表：用于数据汇总与统计

1、创建数据透视表：excel中一列叫一个字段，每行是一条完整的记录。分别选定行字段，列字段，以及值字段，即可创建一张最基本的数据透视表。双击值字段表头可以选择汇总统计方式，求和计数平均值等，双击其中的任意一个值可以看到这个值是如何得来的，即原数据表中跟这个值相关的数据。

2、对列字段进行分组：如原数据以日期显示，需要以季度或月份形式汇总显示，鼠标选中该列任意值，点击右键进行分组或者组合。表格中日期有空格或有文本格式不一样的则无法组合

3、对数据按区间进行统计，行字段和列字段都选择该列。

4、汇总多列数据：一个数据从多个角度看，多列数据同时统计。一个数据多次重复拉到值字段中，采用不同的汇总统计方式，从而可以从多个角度看一个数据。在编辑栏可以改名称，不需要双击进入对话框，名称不能和原字段名称相同。

5、创建计算字段：以计算利润率为例。公式写在透视表里面，选中工作表内任意单元格，点击计算字段。右键。

6、利用筛选字段自动创建工作表：将字段拖入筛选器，然后点击选项里的显示报表筛选页，即把筛选器中的字段各项自动生成多张工作表，将筛选页用空白单元格覆盖，即可得到多张命名好的空白工作表。

第七讲公式与函数

1、公式一定是以等号开头，公式中的等号不是等于的含义。连字符一般连接两个文本数据，对文本格式的数字进行加减乘除运算会转为数值，然后可以求和（文本格式不能直接直接求和）公式存在的意义在于可以引用单元格，然后拖拽（在右下角拖拽处双击可以自动填充）对其他单元格进行相同的运算。

2、公式中的比较判断：Excel公式中文本要用双引号（英文半角符），比较判断逻辑为真代表1，逻辑为假代表0，可以作为整体引用在公式中代替1和0这两个数值。

3、单元格的引用：在公式等号后面点击即可引用，此为相对引用A1（引用对应位置单元格)。绝对引用：选中单元格后，点击F4功能键，单元格名称中出现两个$符号（如$A$1，将其锁住。混合引用：既要向下拖拽又要向右拖拽时需要用到，如制作九九乘法表，仅需锁定一半单元格$A2，即仅锁定A列，但行会依次变化。

4、= SUM 回车，选中计算区域，即可求和，求平均最大最小同理。排名：需要考虑给谁排名（相对引用），在哪些数据里排（绝对引用）

5、用定位方式写公式或函数。跳跃求和：利用定位功能选中所有空单元格，直接自动求和。手工选区不方便时，自动求和可以帮助自动选区求和，求得是此空格前面连续数据的和。数据横向重复排列：定位所有空单元格，在某个单元格写完公式后ctrl+回车批量填充。

6、如何使该显示整数的时候显示整数，该保留小数的时候保留小数。