技术档案管理制度

技术档案管理制度

资料室管理制度条例篇一

一、目的

工程资料是工程的重要组成部分，工程资料的形成过程是个逻辑性、综合性强的工作，为规范项目经理部资料管理，及时的收集和整理资料，有效地利用和保护资料，全面反映施工过程中各项活动的历史记录，配合经营部的计量工作，并为今后竣工验收的顺利进行做好准备，特制定本管理规定。

二、资料归档范围

本规定所指的资料是指过去和现在的项目经理部工作中所直接形成的对公司有保存价值的各种文件、图纸、方案、技术，质量验收等不同形式的历史记录。提交资料管理员，按照资料性质予以收集、分类、归档。

三、资料管理制度

3.1、施工技术资料管理规定

1、项目总工应定期检查各专业工程师内业资料的`收集报验工作，检查资料员的资料整理归档工作，不定期进行内业工作评比、奖优罚劣。

2、各专业技术资料由本专业工程师负责收集整理报验，并随施工进度将技术资料移交项目资料员，核查、整理、归档。

3、图纸、方案、技术交底的收发管理：

（1）、施工图纸由资料室负责保管、发放，下发施工图纸的日常保管由登记领取人负责，一旦损坏由领取人负责赔偿。

（2）、项目资料员根据总工程师的要求将图纸发放给有关人员和有

关单位，保存发放记录，图纸持有人调离原岗位或项目时，必须将图纸完

好无损交回资料室。

（3）、作废图纸由资料室通知作废，并加盖作废标识或回收作废图纸。

（4）、方案由总工决定发放范围，资料作发放记录并保存。

（5）、安全技术交底、技术交底记录由交底人发放施工队复印件或

复写件，资料室留存原件。

3.2、工程资料管理制度

1、工程项目文件资料的管理包括公司文件、项目文件、甲方文件、

监理文件、施工技术资料及相关文件等。

2、资料负责人在项目总工的领导下，具体负责并指导文件资料的管

理工作。

3、项目各专业工程师及资料员必须具有资料员上岗证。

4、文件资料的归档应做到分类保存、编目清晰、标识明确、装订整齐。资料的填写应做到字迹工整、签字齐全、规范，内容正确。

5、注意掌握与工程有关的各类技术规范、规则、标准、标准设计的

颁发、修改和作废的动态。定期清理设计图纸和标准图纸，及时补充新图，剔除旧图，作为参考需保存的旧图应有作废标识，并注明修改、作废的日

期和依据。

6、及时准确掌握国家颁布的各种技术规范、规程、标准及技术政策，指导监督施工队现场贯彻执行。

7、负责技术资料组织实施，组织施工验收技术资料的整理和汇总，

并保证其质量。

8、各类技术交底资料、各种施工记录、施工测量资料、工程日志、

技术性资料及时交给质检部。

9、资料的填写及编制依据为《城镇道路工程文件材料》；《城镇道

路工程施工与质量验收规范CJJ1-2023》等文件涵盖的技术资料要求。

3.3、竣工资料

1、项目经理部按竣工验收条件的规定，认真整理工程竣工资料。

2、公司应建立健全竣工资料管理制度，实行科学收集，统一归口，

便于存取和检索。

3、竣工资料的内容应包括：工程技术档案、工程质量保证资料、工

程检验评定资料、竣工图，规定的其它应交资料。

4、竣工资料的整理应符合下列要求：

（1）工程技术档案的整理应始于工程开工，终于工程竣工，真实记

录施工全过程，可按形成规律收集，采用表格方式分类组卷。

（2）工程质量保证资料的整理应按专业特点，根据工程的内在要求，进行分类组卷

（3）工程检验评定资料的整理应按单位工程、分部工程、分项工程

划分顺序，进行分类组卷。

3.4、项目收发文件管理制度

1、项目对外发文应项目经理审批签发，资料室备份，统一发放，发

文格式按照项目部统一规定。

2、项目文件包括项目外发文件、项目内发或传阅文件两部分。

3、外发文件的具体要求：项目外发文件按项目经理部相关要求进行

发文，并在发放记录上注明原件存放处，由资料室统一标识发放文件编号。

4、项目内发或传阅文件的具体要求

①项目内发或传阅文件按技术室文件、工程部文件、经营部文件、物

资部文件、财务部文件、办公室文件、资料室文件、党政及后勤文件、外

来文件共八类进行收发、传阅登记，并在收发、传阅记录上注明原件存放处。

②建设单位、设计单位、监理单位及其他外部单位对项目的发文，由

项目资料室统一接收，并及时上报项目经理，由项目经理签署意见。

③项目资料员不在时各业务口代收文件，日后移交资料员，资料室做

接收记录。

④项目内发（含发放施工队部分）的文件、通知，各部门各施工队收

到后，均应分类编目归档。

⑤项目发放施工队的文件规定：发放施工队的文件、通知（不含技术

交底），均在资料室备案，做受控标识，同时由发放责任人保存原件和发

放记录。施工队退场前由其责任人回收施工队接收文件资料，并列清单给

资料室，资料室汇总移交核算室。施工队的资料管理作为施工队考评内容

之一，与结算挂钩。

四、资料管理实施细则

1、对单位工程、施工工法、分部（子分部）、分项工程的划分，对应地列出分项工程应形成的工程资料明细表，详见《工程资料分类明细表》。

2、资料填写、编制及归档严格按照《城镇道路工程文件材料》；《城镇道路工程施工与质量验收规范CJJ1-2023》等文件涵盖的技术资料要求编写。一律用碳素笔填写字迹清晰、填写准确。

3、做好分包单位工程资料的交底工作及管理工作，过程中即要使分包单位

形成的资料齐全、完整、有效、合规（降水单位形成的降水资料及外来试验报告等）。

4、每月20号完成资料的整理和统计工作，并形成当月《工程资料月度统计表》，汇总后报监理单位。

6、对已完成的分项/分部工程、报验工作已结束的，资料室及时对资料进行复核，然后报监理单位复核，在2个月内完成该批资料的预立卷工作。其中1套按施工过程质量检查要求进行分类、整理；另外1套按照交湖北省城建档案馆归档范围、要求来分类、整理；移交甲方的资料也要整理、保管到位。

7、每年年底做好工程资料的年度统计汇总工作，并形成《工程资料年度统计表》。

8、单位工程划分：单位工程、施工工法或类型、分部（子分部）、分项工程的划分及工程代号执行《城镇道路工程文件材料》及其它标准配合使用。

9、检验批表格：依据《城镇道路工程施工与质量验收规范CJJ1-2023》形成。质量标准参照国家、行业、湖北省地方相关标准最高要求执行。

10、工程数字图文记录

工程质量数字图文记录，需进行拍照、收集、整理的资料如下：

（1）建设前的原貌（包括原建筑物、构筑物及周围的环境）、拆迁、场地平整情况、工程的奠基或开工仪式、在工程建设中，重要领导检查、

参观的相关照片、反映工程施工中主要的质量检查、验收活动、工程竣工、验收仪式的照片。

（3）照片拍摄要求：城镇道路施工过程中，土方路基、路基处理、

基层、面层施工等施工过程和隐蔽工程隐蔽验收时，必须在监理单位见证

下拍摄不少于一张照片留存于施工技术资料中。在工程竣工后，要从不同

角度对重要局部和全景进行拍摄。

（4）照片拍摄完成后，按单位工程、分部工程自然形成的时间进行

整理归档，归档时应编写照片相关内容，每张照片要填写“照片题名”，

将该张照片要

表达的意思描述清楚。还要对每一组照片的情况编制“文字说明”，

将这一组照片要表达的意思写清楚。

五、资料员岗位职责

1、协助项目经理部领导做好相关工作。

2、负责与设计、监理、等单位的信息与资料传递工作。

3、负责关于资料、文件、图书的传阅、登记和管理。

4、负责项目收集、资料的整理和归档工作。随工程进度向有关人员收集工程施工技术资料，并分门别类进行整理，编好目录归档。

5、负责各施工单位的施工资料的检查监督工作。认真执行湖北省城建档案馆《城镇道路工程文件材料》的要求，对不合格的工程技术资料有权要求责任人重做，并报告技术负责人。

6、参与工程竣工验收及工程交接工作，检查。按时整理并在规定时间内按照规定要求整理出一套完整的竣工资料，按时提交。

7、项目资料员必须认真学习施工技术资料管理的有关规定，熟练掌握业务知识。项目内业资料必须整齐、全面，不得拖欠后补。

8、项目资料员必须要有高度的责任心，未经有关领导同意不得擅自修改、外借、挪用所有资料。

为了建立健全我公司特种设备安全技术档案管理工作，加强对本单位特种设备安全技术档案的科学管理，有效地保护和利用档案，结合本单位实际情况，特制定本办法。

一、本单位档案管理体制

1、本单位档案管理机构：安监部统一管理本单位的特种设备技术档案。

2、本单位指定专人管理特种设备技术档案工作，保管人必须维护档案的完整与安全，并接受必要的培训。

二、立卷归档制度

1、档案的收集：收集工作是建立在归档制度上的。特种设备管理部门将办理完毕的文件材料，经过挑选，立卷，定期移交档案室集中保存。

2、归档范围：凡是本单位具有考查利用价值的文件材料。包括特种

设备注册登记表、使用证复印件、设计文件、制造单位的产品质量合格证明、使用维护说明等文件以及安装技术文件和资料；特种设备定期检验和

定期自行检查的记录；特种设备的日常使用状况记录；特种设备及其安全

附件、安全保护装置、测量调控装置及有关附属仪器仪表的日常维护保养

记录；特种设备运行故意和事故及处理记录；特种设备重大修理改造竣工

档案；停用、缓检的相关申请资料等。以及特种设备有关往来函件(含传真、电子邮件等)、照片等各种形式、载体的文件。

3、归档时间：办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档：

3.1按年形成的文件，第二年上半年归档。

3.2凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。

3.3凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。

3.4特种设备电梯重大维修验收及年检验收合格后，三个月内归档。

4、归档要求

4.1材料完整齐全。

4.3立卷时，要求将文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复等

统一立卷，不得分散。

4.4在进行卷内文件排列时，要合理安排文件的先后秩序，按时间先

后排列。对于同一事情的同一文件，应统一规定进行，比如：正件与附件，应正件在前，附件在后等。

4.5由档案部门对特种设备管理部门加以指导，协助特种设备管理部

门共同做好旧档的组织工作。办理移交手续，双方在移交清册签字。

5、归档要求

5.1编制立卷项目，将办理完毕的文件按有关条款归入卷内，便于次

年立卷。

5.2文件按时间顺序排列，最近的在最上面。

5.3一台特种设备一个立卷，一个档案盒。

5.4定时交档案室：文件量少的，一年交一次，次年上半年收集。文

件量大的，一年交两次，次年上半年和下半年各一次。

6、记录档案文件材料须用碳素笔写。在无特殊情况下，须用a4纸。

三、档案管理工作

2、档案保管：本单位设立专用文件库保存档案。

4、档案的销毁编制销毁清册；办理销毁手续，经总经理批准，方能

销毁；销毁要有二人以上监销，并在清册上签字。

四、档案利用工作

1、凡需调阅档案，均须填写档案借阅单，依据借阅权限和档案密级，经有关领导签批后方能借阅。借阅档案应在“档案借阅登记簿”上登记，

注明借阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限。

2、档案利用方式有：提供档案原件；提供档案复印件；提供文献索

引资料。

3、依据国家统计和有关法律法规，做好本公司档案统计工作。

资料室管理制度条例篇三

1、室内不得吸烟，不得焚纸燃火。

2、计算机机器设备附近不得放置液体或其他溶液。

3、室内不得放置强磁场物品。

4、非操作人员未经过允许不得入内。

5、操作人员要保持室内的清洁卫生，保持计算机的清洁卫生。

6、操作和使用计算机应严格按照专业规程进行。

7、室内有关资料应进行定期整理，不得随意丢弃。

一、总则：

1、为建立、健全公司技术档案工作，完整地保存和科学地管理公司

的技术档案，充分发挥技术档案在公司建设和发展中的作用，更好地为公

司各生产技术部门服务。特制订本管理制度。

2、本公司技术档案是指各技术部门（包括车间）在生产技术、科研

成果、质量、设备、基建等技术活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片等技术资料以及外来、外购的图纸、资料、图书等。

3、公司技术职能部门、车间要把技术档案工作纳入本单位的技术业

务管理工作中，保证其技术文件材料的积累，达到收集齐全、整理系统，

并按制度及时归档。以保证全公司技术档案工作的顺利开展。

4、按照集中统一管理技术档案的基本原则，公司技术部设立综合档

案室，并配备专职人员管理。综合档案室在技术主管的直接领导下，集中

统一管理全公司的生产、开发、质量、设备、基建等技术档案。建立、健

全技术档案工作，达到全公司技术档案的完整、准确、系统、安全和有效

利用。

二、技术文件资料的归档：

1、每一个技术项目完成或告一段落后，都要有完整、准确、系统的

技术文件资料，并按公司形成技术文件资料的归档范围和要求，将所形成

的技术文件资料加以系统的整理，组成保管单位（卷、代、册、盒），由

技术主管审查后及时向公司综合档案室移交归档。

2、各部门或技术人员在移交技术档案或技术文件资料时，交接双方

应按规定办理交接手续（参见PD423《文件控制程序》表码PD423—02），签字归档备查。凡不符合组卷要求或技术文件资料不全的，管理人员有权

拒绝接收。

3、凡需归档的技术文件资料，应尽量符合国标、部标和企业标准的

规定。做到书写材料优良，字迹工整，图纸按规格绘制，图样清晰。严禁

用铅笔、圆珠笔和复写纸打印。

4、凡各部门形成的图纸类文件，应描制底图一份，并经技术责任签

字后，向档案室移交归档。

5、凡外来、外购回公司的图纸资料，随仪器、设备入厂的图纸、使

用说明书、电气线路图等在开封前，有关单位必须通知资料管理人员参加

清点，如数归档。在未办理借阅使用手续前任何人不得据为私有或拿走。

三、综合档案室的任务和管理人员的职责：

1、综合档案室的任务：

（1）集中、统一、科学地管理好技术档案，维护技术档案的完整、

系统、准确和安全，并及时、准确地提供利用。因工作严重失职，造成技

术档案原件遗失、缺漏、污损破坏至无法使用、借出无法收回等，管理人

员应负主要责任，严重者调离岗位。

（2）协助各部门和有关技术人员做好技术文件资料的形成积累和正

确地整理、立卷归档工作。

（3）承担技术文件资料的接收、复制、借阅、发放和建档，提供技

术资料为全公司有关单位和技术人员服务。

2、技术档案管理人员的职责：

（1）认真贯彻公司技术档案工作的方针政策。钻研业务，提高管理

水平，保证技术档案工作任务的完成。积极主动地为生产、开发提供技术

资料。

（2）科学地管理全公司技术档案，承办技术资料和技术档案的接收、分类、编目、登记、保管、复制、借阅、发放、鉴定、统计以及绘制检索

工具等工作。

1.检测室的。技术资料应设专职或兼职人员分类、统一保管。

2.下列资料应存档管理：

2.1计量标准考核证书；

2.2计量标准技术报告；

2.3计量标准技术考核申请表；

2.4计量标准历次检验证书；

2.5计量标准装置履历表；

2.6计量标准稳定性和测量重复性记录；

2.7计量标准更换申请表；

2.8主标准器和配套仪器设备说明书、图纸和有关资料；

2.9电能计量检定规程；

2.10电能计量检定装置操作维护使用规程；

2.11各类计量装置检定原始记录；

3.电能计量标准检定证书、标准考核证书，由使用单位妥善保管，并

接受上级部门的监督、检查。

4.管理人员对所保管技术档案的资料应登记注册，定期清点，若有短

缺负责追回。

5.建立技术档案借阅制度，保证资料无涂改、损坏、丢失、缺页，保

证清洁完整，外借时应登记，不得转借他人，按期归还；若发现技术档案

的资料有丢失或损坏后，保管人员应立即报告领导。

6.新购进电能计量装置(包括标准设备)，随箱所带技术资料，开箱取

出后，应先交计量专责人员或资料保管员登记注册后才能借阅。

7.各类检定原始记录经审核后，交资料管理员存档。

第一条为了加强对公司档案工作的管理，进一步完善公司的规章制度，特制定本制度。

第二条生产技术档案工作人员全面负责公司工艺、技术档案的管理工作，按照集中、统一的管理原则，对公司各车间、科室所形成的各类工艺、技术档案实行集中统一管理。

第三条档案管理人员要严格执行《档案法及有关档案工作的条例及法规》，认真做好档案的保密、保存工作，确保工艺、技术档案的完整、系

统和安全。

第四条对所收集的工艺、技术档案要认真核对，并认真填写详细的收

集登记表，认真履行双方经办人签字手续。

第六条工艺、技术档案的查阅和借阅：

1、查阅：

⑴公司内部科室、车间与所查阅的工艺、技术档案有直接关系的，可

以经安全生产部主任同意，并在《查阅登记表》上写明所查阅的档案文件

名称、查阅时间，最后签字备案。

⑵非本公司人员查阅工艺、技术档案，必须经主管副总批准认可，比

较重要的工艺、技术档案文件必须经总经理签字批准，并在《查阅登记表》上写明所查阅档案的文件名称、查阅时间，最后写明查阅人的所在单位、

姓名。

2、借阅：

公司所有工艺、技术档案只准在档案室内查阅，一律不准借出。如有

特殊情况，必须经公司生产副总和公司总经理签字同意。

第七条工艺、技术档案管理人员每半年对所管辖的档案文件进行一次

检查和鉴定工作，对查出的破损档案文件要及时修补或复印，确保档案文

件的完好率达100%。

第八条严格按“五防”要求做好档案文件的管理工作，“五防”即：

防潮、防丢失、防泄密、防损坏、防虫蚀。

第九条档案管理人员必须以高度负责的精神做好自己的工作，不断提

高自身的业务素质，做到文明服务、严格管理，否则按公司的有关规定进

行处罚。

为确保技术资料的完整、全面，特制定以下制度：

第一条加强技术档案的管理，积极开展技术档案的利用工作，使技术

档案更好地为设计、生产施工、建设和科学技术研究服务。

第二条对全矿在生产技术、基本建设和科学技术研究等活动中所产生

的各种技术档案、技术文件和技术图纸资料，由生产科统一管理。

第三条技术档案工作的主要任务是：收集、整理、保管、鉴定、统计

和及时准确的提供利用技术档案和科技资料。

第四条技术档案管理人员，要努力钻研业务和刻苦学习技术档案管理

基础知识，不断提高业务管理水平，坚持做到三个面向：即面向生产；面

向科研和设计；面向基层。

第五条生产技术方面应归档下列资料：

1.全矿总体及远景规划方案的设计（包括文字、附表、图件）材料等；

2.有关全矿安全技术方面和技措文件资料；

3.矿井设计、采区开拓设计资料及概（预）算书，设计更改文件资料；

4.采煤、掘进施工设计、作业规程及采掘计划安排；

5.矿井井下主要硐室设计资料；

6.矿井有关主要井巷保护的技术文件资料；

7.有关矿井生产能力核定、调查、总结报告等；

8.有关永久巷道维护和支架形式，选用情况的技术分析总结材料；

9.有关采区报废及报废井巷的文件材料；

10.重大生产技术性事故调查、检查报告；

11.矿井灾害预防及处理计划的编制、上报、批复和实施的有关文件、资料图纸；

12.有关矿井调整、改造的方案设计及文件；

13.有关矿井通风方面的技术文件资料（包括通风、设计通风系统图纸、通风系统的改造、调整、反风演习安排及总结）；

14.有关防治瓦斯方面的技术文件资料（包括瓦斯等级鉴定、计算基础、分析化验资料。以及防治瓦斯的有关设计、措施等）

15.各单项、单位工程施工组织设计、开工、竣工、验收报告文件、

图纸和原始记录、隐蔽工程资料图纸；

16.工程质量检查验收资料和记录；

17.双革和技术推广安排、总结及鉴定文件、资料、图纸。

第六条测量方面应归档以下资料：

1.矿井范围内的区域地形图；

2.工业广场平面图；

3.井上、下对照图；

4.矿井生产（开拓工程）交换图；

5.测量规程规定的矿山八大图纸的底图；

6.地形原图；

7.大型贯通测量预计误差设计，成果分析及总结；

8.地面三角点、水准点及三角网点、水准网点成果表；

9.地形控制测量成果记录；

10.井下各级导线、水准测量计算成果；

11.井口位置座标表及近井点座标表；

12.各种管路定线和主要机械安装测量记录，检查测量记录；

13.经纬仪测量手簿；

14.主要巷道布置图；

15.采掘工程及采掘工作面布置图；

16.设备、仪器、档案管理卡片（200元以上的）；

17.地面岩移观测记录、设计、分析、总结资料。

第七条地质方面应归档以下资料：

1.全矿井范围内的地形地质图；

2.有关地质勘探成果资料（普查、详查、精查、地质报告及修改地质

报告和审批文件）；

3.地质工作原始记录，包括井筒及巷道素描；

4.水文地质资料及图纸；

5.采掘、开拓地质说明书；

6.有关矿井储量动态、开采量、损失量、回采率和储量平衡表等文件、资料、图纸。

7.储量动态和损失量年报；

8.三量动态报表；

9.各种地质剖面图、地层综合性柱状图、钻孔位置图、煤层底板等高

线图；

10.岩石标本及有关资料。

第八条地面基本建设方面应归以下资料：

1.各工程项目的设计基础资料；

2.各工程项目的方案设计、初步设计、施工设计、施工组织、说明书、（概）预算书及设计修改补充文件、图纸；

3.标准设计图纸、预算书、经济技术指标及有关技术文件资料；

4.委托外地设计的委托设计协议书及有关资料；

5.各单项工程开工报告、甲乙双方施工合同、地耐力、上质复查等文

件资料；

6.合理化建议、修改设计和工程更改文件；

7.安全及质量事故报告；

8.防寒、防讯记录、隐蔽工程记录；

9.工程质量记录；

10.停建、缓建、复工项目批准书；

11.竣工验收鉴定及验收报告；

12.竣工技术总结、竣工报告；

13.竣工决算书；

14.各项技术经济指标分析。

第九条科学技术研究书籍、杂志应归档以下资料：

1.科技成果档案，发明创造、技术革新、技术革命方面的经验总结、汇编、论文及鉴定报告等文件资料；

2.技术交流、科研现场会议决议、文件；

3.双革及技术推广安排意见、设计、施工措施、总结、鉴定报告；

4.有关地面、井下工程概（预）算、决算书；

5.有关机电、生产技术、土建、科研等技术方面书籍、杂志资料；

6.有关重大技术方面的生产事故调查、报告及上报处理意见、总结报告等。

第十条生产技术方面的各种报表、记录、图纸，每半年归档一次，须在每年元月、七月（上半年）内归档、重要专题记录随时归档。

第十一条基本建设的图纸、证件，在该工程竣工投入生产，交付使用后的一月内归档。

第十五条对移交来的技术档案，要及时登记，并分门别类，系统整理和科学编目，使之条理化、系统化，并应标明保管期限和机密程度。

第十六条对基层建设和技措、大修各项工程（特别是隐蔽工程）必须有记录，有完整、系统、准确的开竣工资料，并要做到图物相符、资料齐全，否则不予验收和不能报工程完成。

第十七条每年对技术档案的存放、保管状况和提供利用等进行一次全面检查，每三年组织有关专业技术人员、档案鉴定委员和领导小组成员，对技术档案进行复查、鉴定，对无保存价值的档案进行剥除销毁工作。

第十八条借阅时间最长一个星期，到期不能归还者，应到技术档案室办理借阅延期手续，否则应追回档案，停止使用。

第十九条借出档案，必须保持齐全、整洁，不得随意更改、抽页或填写内容。

第二十条借阅者在归还档案时，如有损坏或缺页现象应由借用单位或个人负责赔偿，并追究其责任。

第二十一条对于绝密技术档案一律不向外借，可凭介绍信在档案室查阅，并应保守机密。

第二十二条外单位借阅人员，必须持本单位介绍信，经矿领导批准，技术档案管理人员登记后，方可借用。

资料室管理制度条例篇八