公司法律档案管理办法(试行版)模版

文档信息

*文件名称xx有限公司法律档案管理办法

*文件编号

*文件所有者公司办公室

文件密级普通

文件版本记录

*生效日期*作者版本变更说明批准人

(xx) 新文件建立

文件说明

*目的为进一步规范xx有限公司法律档案的管理，结合公司的实际情况，制定本管理办法。

*适用范围xx有限公司

*流程结构

关联文件

xx有限公司法律档案管理办法

第一章总则

第一条为进一步规范xx有限公司（以下简称“公司”）法律档案的管理，结合公司的实际情况，制定本管理办法。

第二条本办法适用于公司总部及各业务单元的法律档案管理工作。

第三条本办法中所称法律档案是指公司在法律审查、法律风险、知识产权和诉讼纠纷管理等法律业务活动过程中产生的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种载体形式的历史记录。

第四条公司总部及各业务单元的法律档案实行集中统一管理的原则，维护档案的完整、清晰、系统、真实、可靠。

第五条公司法律档案应按时向档案主管部门进行归档信息报备，并按“谁产生，谁保管”的原则进行法律资料的实物管理。。

第二章法律档案的收集归档

第六条归档范围

凡在经办法律审查、法律风险、知识产权和诉讼纠纷管理等法律事务过程中形成的全系列具有查考利用价值的各种形式和载体的文件材料均应收集齐全。

凡与案件纠纷相关的具有查考利用价值的各种形式和载体的法律材料均应收集齐全。

第七条归档要求

（一）所有属于归档范围内的法律材料都应按要求归档，任何部门或个人不得据为已有。

（二）归档的法律材料，确保内容完整、真实可靠。

（三）归档的法律材料须是原版。

第八条归档时间

在获得法律材料后，由经办人及时整理；定期移交相应职能部门兼职档案员（公司总部由法律事务部负责）存档。

在案件办结以后，由经办人及时整理；定期移交相应职能部门兼职档案员存档。

上年度所有法律材料应在第二年的第一季度（3月31日前）向公司档案主管部门进行归档信息报备。

第三章法律档案的整理

第九条法律档案的整理

公司法律档案按卷整理，按二级类目、三级类目编案卷号和件号。每一个证书或案件编制一个案卷。

卷内文件按照时间顺序和重要程度排列。

第十条法律档案分类

法律档案分为法律意见、法律风险、知识产权及诉讼管理四类。

具体详见附件1：《xx法律档案归档范围和保管期限表》。

第十一条法律档案的整理

1.组卷

法律档案应在全宗内按知识产权和诉讼文件进行分类，在获得证书后或案件结束后整理归档。

2.编号

案卷级档号结构为：全宗号—年度—分类号—案卷号。

文件级档号结构为：全宗号—年度—分类号—案卷号—件号。

案卷号：案卷的顺序号。

件号:指对同一案卷内文件材料的顺序号。

3.著录

在公司档案管理系统进行著录。分案卷级和文件级。

（1）案卷级主要著录项包括：全宗号、年度、分类号、案卷号、题名、立卷人、保管期限等。

全宗号：立档单位的编号（即：B013）。

年度：项目形成的年度。

分类号：本企业档案分类方案中法律档案的代码。

案卷号：指存放同一商标、著作权、专利或案件材料的案卷编号。

题名：概括反映同一商标、著作权、专利或案件材料的标题。

立卷人：本卷档案的立卷责任者。

保管期限：本期法律档案的保管期限。

（2）文件级主要著录项包括：全宗号、年度、分类号、案卷号、件号和题名等。

4.编目

通过公司档案管理系统编制法律档案目录，包括案卷目录及文件目录。

第四章法律档案保管与利用

第十二条法律档案的利用须办理借阅手续。

第十三条归档的法律档案未经相关领导批准，任何部门和个人不得自行公布、销毁。违反规定者，按公司相关规定处理。