文件编写教材
ISO9000文件编写培训教材
第二层文件
1、术语 、
质量体系程序：为完成各项质量活动所规定的途径。 质量体系程序：为完成各项质量活动所规定的途径。
质量体系程序是对影响组织各个部门的活动的规定，它重点描述各个部门 质量体系程序是对影响组织各个部门的活动的规定， 如何进行活动和如何控制活动。 如何进行活动和如何控制活动。
程序文件：是质量手册的支撑性文件， 程序文件：是质量手册的支撑性文件，用来规定为完成某 项工作的质量活动的内容、要求、方法和步骤。 项工作的质量活动的内容、要求、方法和步骤。
ISO9000:2008 体系文件编写
讲师：夏春龙 EMAIL：yilong0508@
ISO9001:2008体系文件编写 ISO9001:2008体系文件编写
文件：信息及其承载媒体
文件要求： 应构成一个有序的结构，可充分描述体系。 a.组织类型和规模； b.过程的复杂性和相互作用； c.产品的复杂性； d.顾客要求的重要性； e.适用的法规要求； f.经证实的人员的能力； g.证实满足质量管理体系要求所需的程度； h.管理方式的现代化程度。
第一层文件
质量手册：阐明一个企业的质量方针并描述其质量体系的文件。 质量手册：阐明一个企业的质量方针并描述其质量体系的文件。 质量手册
质量手册通常包括或涉及： 质量手册通常包括或涉及：
（1）质量手册 （ ） （2）影响质量的管理、执行、验证或评审工作的人员的职责、权限和相互关系； （ ）影响质量的管理、执行、验证或评审工作的人员的职责、权限和相互关系； （3）质量体系程序和说明； （ ）质量体系程序和说明； （4）关于手册的评审、修改和控制的规定。 （ ）关于手册的评审、修改和控制的规定。
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教材编写格式要求
教材编写格式要求一、教材编写的基本要求1. 教材的编写要注意整体性，编写时不能孤立地对某一门课程进行思考，应在深入调查研究和分析的基础上，明确本专业的培养目标，确定课程的内容和整体结构，明确本专业主干课程教学的基本要求，确定本课程必需的专业知识和技能，明确本课程与其他主干专业课程和专业方向课程的衔接、交叉、分工，确定本课程的性质、任务和教学目标。
2. 编写教材要吸收国际同类教材和国内现有教材的优点，结合本专业的特点进行编写，力求满足教学和社会培训的需要，加强教材的应用性、先进性和创造性，使教材具有与本专业发展相适应的科学技术水平。
3. 主要遵守著作权法，避免出现侵犯他人知识产权问题，必要时引用他人的资料(如成果、数据、图表等)应以参考文献或注释(表注、图注、脚注)等形式交代出处(包括作者姓名、著作题目和年份)。
4. 关于人名、地名、机构名。
科技专著中的外国人名一般用原文(在正文里只用姓，在参考文献里姓后加上名的缩写)。
科普图书可用译名，译法参照商务印书馆出版的《外国人名译名手册》。
地名、机构名、团体名要用全称，普遍熟悉的也可用缩写，但在书中第一次出现时附上中译名，如WHO(世界卫生组织)。
5. 数字用法按国家标准局下发的“出版物数字用法的规定”执行。
6. 教材完成交付时，应做到：“齐全、清定”。
齐全：正文、图表、辅文（前言、目录、内容简介、参考文献、附录、索引等）齐全清定：全书做到五个无问题、五个统一、五个连续、五个对应、五个核对。
五个无问题：无政治件错误，无泄密内容，无知识产权问题，无违反政策、法律、法规的内容，无封建迷信及伪科学内容。
五个统一：格式体例、名词术语、计量单位、数字用法、参考文献统一。
五个连续：各章节标题、插图序号、表格序号、公式编号、页码连续。
五个对应：目录与正文标题、插图与正文、表格与正文、文献与正文、索引与正文对应。
五个核对：核对教材正文、表格数据、插图位置、文献项目、索引页码。
质量体系文件编写培训教程
BY FAITH I MEAN A VISION OF GOOD ONE CHERISHES AND THE ENTHUSIASM THAT PUSHES ONE TO SEEK ITS FULFILLMENT REGARDLESS OF OBSTACLES. BY FAITH I BY FAITH
程序文件的结构
– 目的 – 范围 – 职责和权限 – 定义 – 程序内容 – 关联文件 – 相关记录
ISO培训系列教材(四)
第19页
4.3 作业文件
作业文件的作用
– 规定某一职能部门应如何进行某项具体活动（或过程） 的文件，如作业指导书、检验规范、管理规定等。
文件内容
– 确定并指导具体的作业活动，文件内容根据部门、过 程、岗位及活动的不同而不同，但在编制时需和 5W1H紧密结合。
ISO培训系列教材(四)
第10页
3.1 文件编制的原则（续）
精简
– 节省。 – 减少差错。 – 降低人员素质和培训要求。
优化
– 每个过程都应权衡风险、利益和成本，寻求最佳的平 衡。
– 研究优化，首先要明确目标，识别约束条件（包括可 能的各种负面效应），寻找可能的解决办法，实施最 佳的方案。
– 这种优化思路应贯穿文件编写全过程。在文件实施过 程中，要持续进行动态优化，以获得最佳的增值效果。
ISO培训系列教材(四) 3.1 文件编制的原则（续） 第12页
闭环
– 任何管理活动的安排均应善始善终，并按照PDCA循 环力求不断改进。开环意味着管理中断，检查是否闭 环也是检查质量管理体系是否正常运行的一个有效方 法。在闭环管理中，要不断检查和评价管理的效果是 否达到了预期的要求。如定单评审，应从订单接收前 的评审，生产中的控制与协调，直至能按质、按期交 付，实施全过程的闭环管理。不合格品（项）控制等 更是如此。接口控制不良是造成开环的常见病。所以 在体系策划及文件编制时就应体现这种闭环管理思想。
行政公文的教材编写要求
行政公文的教材编写要求在行政管理领域，行政公文起着重要的作用，它是机构与机构、机构与个人之间传递信息、规范行为的重要工具。
因此，行政公文的教材编写至关重要，需要符合特定的要求，以培养学生正确的行文习惯和规范化的写作方式。
首先，在行政公文的教材编写中，需要实现“规范化”和“实用性”的平衡。
要求教材内容规范、清晰、实用，包括行文格式、用语规范、标点符号等方面的要求都要明确规范。
教材中应该包含大量的案例分析和实例，以便学生能够通过实际练习掌握规范的写作技巧。
其次，教材编写需贴近实际工作需求。
行政公文作为行政管理中不可或缺的一部分，其编写需符合实际工作的需求。
教材应该结合实际的行政公文样本或模板，让学生能够在练习中更好地掌握实务操作技巧。
同时，教材还应该注重对不同类型、不同用途的行政公文进行分类和解读，帮助学生理解不同类型公文的特点和要求。
此外，教材编写还需要关注行政管理的最新发展趋势。
随着社会的不断发展和行政管理的不断变革，行政公文的写作方式和要求也在不断更新和完善。
因此，教材内容需要及时更新，反映最新的政策法规和管理实践，帮助学生更好地适应新的行政管理环境。
最后，教材编写需注重培养学生的实际操作能力和分析解决问题的能力。
除了传授基本的写作技巧和知识外，教材还应该注重培养学生分析、解决实际问题的能力，引导学生从实际需求出发，灵活运用所学知识和技巧，撰写出符合实际情况的行政公文。
总之，行政公文的教材编写要求内容规范、实用，贴近实际工作需求，关注最新发展趋势，同时注重培养学生的实际操作能力和分析解决问题的能力。
只有如此，才能更好地为培养优秀的行政管理人才提供支持和保障。
希翼以上观点能够满足您所需。
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7
文件的符合性
标准要求的要写到，写到的要做到， 标准要求的要写到，写到的要做到，做到的 要有效。 要有效。
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文件的编制顺序
程序文件 作业指导书 手册
9
手册的作用
1.对环境管理体系总体性描述； 2.描述组织的环境方针，目标，指标和管理方案， 展示组织环境管理体系重点解决的问题； 3.向组织各级管理人员提供本组织环境管理的总 框架； 4.向各级管理人员提供查询所需文件与记录的途径； 5.明确组织中各部门的职责及相互关系。
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练习一：讲解
请品管负责人上台简介QS程序文件格式要求
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程序文件的内容和格式
文件编号和标题 目的和适用范围 相关文件 定义： 职责： 工作程序 报告和记录格式
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程序文件的编制
清理和分析组织原有的规章制度 编制程序文件明细表
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练习一
写出公司现有的环境文件，例如： • 消防规定 • 安全规定 • 环保管理规定 • 环保设施保养等13Fra bibliotek什么是程序
定义：为进行某些活动所规定的途径。 程序文件重点：描述活动。
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程序文件的作用
环境管理手册的支持性文件； 每一个程序文件都应包含环境管理体系要素中一个逻辑上 独立的内容，是环境管理体系一个要素，或要素中的一个 部分，几个环境管理体系要素相关要求的一组活动； 程序文件展开的广度和深度，取决于组织任务的复杂性， 采用的工作方法和对执行活动人员的水平，能力，技术与 培训所达的程度； 程序文件实质是组织环境管理中的管理制度.
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手册的内容
1.环境方针，目标，指标和环境管理方案； 2.影响环境管理，执行，审核或评审工作的人员职 责，权限和相互关系； 3.关于程序文件的说明及查询路径； 4.关于手册评审，修改和控制的规定。
教材编写格式
教材编写格式
节标题要清晰，层次分明，采用西式排列法。
绪论、章标题为小二号宋体加粗，节标题为四号加粗，节下一级为小四号宋体加粗，节下二级为五号字体加粗，节下三级为前空2格，接排正文，节下四级为前空2格，接排正文。
正文字号为小四号字，宋体，单倍行距，纸张为16K纸。
⑵插图
尽量不使用插图，若必须使用，应有图号和图题，居中排于图下方。
插图应符合制图要求，除在正文相应位置编排外，还需另存为单独的文件。
扫描图片分辨率应在600线以上，文件格式为“TIF”、“JPG”等。
若插图引自其他书籍资料，作者需提供原书和资料；自行绘制的插图必须清晰。
⑶表格
表格应有表序和表题，居中排在表上方。
表的结构一般采用三线表。
⑷图、表版式
图表标题为5号黑体，图表中为5号宋体。
⑸正文内容
书稿内容要有科学性、先进性、实用性、可读性、简洁。
注意著作权问题，杜绝整章整节照搬引用，网上下载。
3.参考文献
只列主要参考书目，不超过80个。
格式为图书：[序号]著者.书名.版次（第1版不标注）.出版地：出版者，出版年。
期刊：[序号]著者.题名.刊名，出版年，卷号（期号）：起止页码。
4.页面设置。
质量管理体系文件编写培训教材
。 l 刊头：组织标志、名称、文件名称、编号、版
次/改次、页码 l 修改履历：文件修改明细。修改页码、原因
、前后内容等。
9.3 程序文件正文应包括：
l
正文
致上”、“基本上”、“可能”、“也 许” 之类模糊词 语）； l 结构清晰，文字简明、精炼、准确 、通顺； l 格式统一，文风一致。注意过程的 逻辑性和活动的顺序。
6 质量管理体系文件编写要点
6.2 文件的通用内容
l 编号、名称； l 编制、审核、批准； l 生效日期； l 受控状态、受控号； l 版本号； l 页码，页数； l 修订号。
9 质量管理体系程序文件编写要点
9.1 程序文件编前准备 l 认真学习ISO9000族标准----掌握要求和依据； l 调查现状及资料收集与分析----去粗取精、追求适宜性； l 识别过程顺序及相互作用，画出流程图。 9.2 程序文件编写 l 根据过程流程图，按逻辑顺序去描述； l 有相互关联、相互作用的过程时，应与相关部门沟通，以
发布令 目录 手册说明 术语 企业概况 组织机构与职责 手册章节与标准章节对
质量管理体系 总要求 文件要求 管理职责 管理承诺 以顾客为中心 质量方针 策划 职责、权限和沟通 管理评审
录
章节号 内
6.0 6.1 6.2 6.3 6.4 7.0 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6
7 质量方针的编写要点
7. 1确保方针满足标准要求
l 体现本组织的宗旨、目标并与之相 适应；
l 反映符合要求和持续改进质量体系 有效性的承诺；
《秘书写作》课程标准
《秘书写作》课程标准课程名称秘书写作适用专业中等职业学校文秘专业1、前言1.1课程性质本课程是中等职业学校文秘专业的一门专业课程，是从事秘书工作岗位的必修课程。
其功能是使学生掌握常用公文、事务文书的写作要求，收发文的操作流程和操作要求，并为后续学习专门化课程做好准备。
1.2设计思路本课程的总体设计思路是：以就业为导向，以行业专家对文秘工作任务与职业能力分析为依据，按照工作内容设计学习过程，围绕职业能力的形成组织课程内容，构建任务引领型课程。
课程结构以文书拟写与处理流程进行设计，包括常用公文写作、事务文书写作、文书收发的处理等工作任务，使学生掌握文书拟写与处理的相关知识，并发展职业能力。
课程内容选取紧紧围绕完成工作任务的需要，同时又充分考虑学生对理论知识的掌握和应用，并融合了相关职业资格证书对知识、技能和态度的要求。
本课程教学活动设计采用范文点评、写作训练、案例分析、情景模拟、多媒体影像等形式组织教学。
充分开发学习资源，强化实际操作训练，使学生更好地掌握文书拟写与处理的各种技能。
本课程课时数建议为72课时。
2.课程目标本课程通过学习，熟悉秘书工作中常用公文与事务文书的拟写要求，掌握文书写作技能、文书处理技能，初步具备文书写作与文书收发的工作能力，达到秘书岗位职业资格标准的相关要求，养成认真细致的工作作风和善于沟通合作的品质，树立服务意识，在此基础上形成以下职业能力。
2.1知识目标掌握常用公文写作的基础知识掌握常用事务应用文写作的基础知识掌握文书收发处理的基础知识2.2能力目标：能拟写常用公文能拟写事务公文能进行收发文处理并做好传阅工作能对文书进行管理能提供文件材料的查阅、利用2.3素质目标具备良好的团队意识、合作意识，具备良好的公文处理能力养成良好的职业习惯，具备良好的职业道德具有服务意识、大局意识，能规范收发、处理文书3、课程内容和要求4、实施建议4.1教材编写教材应根据本课程标准编写。
教材应充分体现任务引领、实践导向的课程设计思想。
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质量管理体系文件的编制要求
◇表达的信息应清楚,符合逻辑; 表达的信息应清楚,符合逻辑; 对文件条款进行编号,便于执行,检查和修改. ◇对文件条款进行编号,便于执行,检查和修改. ◇语言文字的运用应规范: 语言文字的运用应规范: ——涉及到质量管理体系的名词,术语,概念,应尽量使 用标准的定义(如ISO9000:2000中的定义),特殊 情况下应给出说明; ——涉及产品的生产过程或活动的名词,术语,概念应使 用本行业或专业术语; ——文字的表述应力求准确,防止含混不清而产生误解. ——涉及的标准数据应给出合理的公差. ——根据组织的具体情况确定表达方式,尽量避免使用口 语和带有主观情感的词语.如"我们必须认真地检查 每 批产品",改为"公司品质部按《产品验收标准》对 每 Qi Chen 0 ISO9000知识培训 安全 信任 到达 批产品进行检查"更好.
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质量管理体系文件的编制要求
★质量管理体系文件编制应注意的问题 ①事先做好调查,资料收集,计划与分工,防止不切实际的高要求,无 法操作,不必要的重复,系统性不强或相互脱节; ②除质量手册集中由组织制订外,其他文件应分工由主要执行责任部门 分别制订,先提草案,再组织审核; ③编制质量管理体系文件清单,由文件编写小组统一协调,防止遗漏; ④编制质量管理体系文件编写计划,将文件的编写任务按计划分配到各 职能部门和层次; ⑤由ISO9000推进机构统一汇总,加强层次间,文件间的协调,减少返 工; ⑥要在总体上,原则上符合ISO9001:2000标准,又要在具体做法上符 合本组织的实际情况; ⑦不同文件间的职责和权限,要求口径一致,接口清楚,互相兼容,不 应矛盾和冲突; ⑧由于文件的系统性强,所以发现有更改的地方应找到相关文件,通知 文件编制责任人,必要时,待接口统一协调一致后再统一更改.
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质量管理体系文件的类型 记录 记录是为完成的活动或达到的结果提供客观证据 记录 的文件. . ◇按ISO9001:2000标准建立质量管理体系的组织 应保持的记录和组织确定的其它记录. ◇为了便于管理和提高工作效率,书面记录一般应 预先设计固定的格式(即空白表格). .
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质量管理体系文件的类型
程序文件 程序是为进行某项活动或过程所规定的途径.是提供如何一 程序 致地完成活动和过程的信息的文件中的一种. ◇按ISO9001:2000标准建立质量管理体系的组织应将有关 至少6项活动的信息形成程序文件,这6项活动是: ——文件控制 ——记录控制 ——不合格品控制 ——内部审核 ——纠正措施 ——预防措施 ◇其他要求是否形成程序文件,视具体控制需要而定.
质量 质 量 手 册 件 程 序 文 支持性文件 (如规范,作业指导书等) 记 录
质量计划
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到达Biblioteka 质量管理体系文件的一般架构
★大型组织 大型组织 体系文件结构图(见右图) 质量方针 ,质量目标 ★说明: 说明: 说明 ◇大型组织可能包括 公司质量管理体系概述 提供不同系列产品 的部门或分公司. 分方针 分方针 分方针 分方针分方针 分方针 ,分目标 ,分目标 ,分目标 ,分目标 ,分目标 ,分目标 ◇在策划其文件结构时, 分公司质量手册 分公司质量手册 分公司质量手册 分公司质量手册 分公司质量手册 分公司质量手册 程序文件 程序文件 程序文件 程序文件 程序文件 程序文件 可先形成公司总的质 支持性文件 支持性文件 支持性文件 支持性文件 支持性文件 支持性文件 (如规范,作业指导书等) (如规范,作业指导书等) (如规范,作业指导书等) (如规范,作业指导书等) (如规范,作业指导书等) (如规范,作业指导书等) 量方针和质量目标, 记 记录 记 录 记录 记 录 记 录 录 并对公司的质量管理体 系作出总的描述,然后再按上述小型或中型组织的文件
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质量管理体系文件的一般架构
★中型组织 体系文件结构图(见右图) 说明: ★说明: 方针与目 标 ◇该类组织提供的产品可能 不是单一的类别/项目,当 有新产品,项目时可考虑 以质量计划的形式来分别 说明质量管理体系过程在 该类别产品/项目中的应用. ◇质量计划应包括为该类别产品/项目制定的质量目标.
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质量计划
结构形成其部门或分公司的质量管理体系文件.
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质量管理体系文件编写的顺序 ★自上而下; 自上而下; 自上而下 ★自下而上; 自下而上; 自下而上
质量
★从中间向上和向下. 从中间向上和向下. 从中间向上和向下
方针与目 标
质 量 手 册 程 序 文 件
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质量管理体系文件的编制要求
★质量管理体系文件的特性 质量管理体系文件的特性 ◇质量管理体系文件的系统性 ①公司应对采用的全部标准条款,质量要求和有关规定,有 系统,有步骤,有条理地制定成文件; ②所有的文件应按规定的方法编辑成册; ③文件结构应层次合理,文件间接口明确,协调一致,相互 引用或印证,标准条款或内容选择删减恰当; ④各层次文件应涉及质量管理体系一个逻辑上的独立部分或 一个,或多个过程. ◇质量管理体系文件的法规性 ①是质量管理活动的行为准则; ②应符合ISO9001:2000标准要求; ③应遵循合同,国家,地方或行业的法律,法规要求; ④对组织是必须执行的法规性文件.
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质量管理体系文件的类型
质量计划 质量计划是表述质量管理体系如何应用于特定产品,项目 质量计划 或合同的文件,即对特定的项目,产品,过程或 合同,规定由谁及何时应使用哪些程序和相关资 源的文件. .
◇若组织在最初建立文件化的质量管理体系时,已将所有的产品都包括 在质量管理体系时,可不编制质量计划. ◇已按ISO9001:2000标准建立了质量管理体系的组织在对特定的项 目,产品,过程或合同进行质量策划时,可用质量计划的形式表述策 划的方案. ◇质量计划应以描述特定的项目,产品,过程或合同的措施和要求为 主,而对通用的内容应采用其他质量管理体系文件的形式,避免产生 繁杂的质量管理体系文件及文件之间的矛盾. ◇质量计划的所有规定不可背离ISO9001:2000标准的要求和组织确定 的质量管理体系要求.
质量计划
支持性文件 (如规范,作业指导书等)
记
录
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质量管理体系文件的编制要求
★质量管理体系文件编制的总体要求 质量管理体系文件编制的总体要求 总体上应充分反映ISO9001:2000标准的要求; 标准的要求; ◇总体上应充分反映 : 标准的要求 文件详略程度得当; ◇文件详略程度得当; ——组织的类型和规模; ——过程的复杂性和相互作用; ——产品的复杂性; ——顾客要求,适用的法规要求; ——经证实的人员能力; ——满足质量管理体系要求所需证实的程度. —— 内容上应满足顾客明确的需要和隐含的需要: ◇内容上应满足顾客明确的需要和隐含的需要: ——明确的需要是指有明文规定的需要,即包括合同的规定,国家, 地方或行业法规的规定,产品标准的规定; ——隐含的需要是指无明文规定的需要,即包括:顾客的合理期望, 人们公认的,不言而喻的需要,不宜用标准,文字表达的需要. ——应将顾客明确的需要和隐含的需要转化成产品标准,产品实现规 范和产品质量控制标准.
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质量管理体系文件编写流程
◆任命文件编写小组组长和组员; 任命文件编写小组组长和组员;
对文件编写人员进行培训; ◆对文件编写人员进行培训; 制定文件编写计划,规范文件编写格式, ◆制定文件编写计划,规范文件编写格式,按文件 编写计划分工编写; 编写计划分工编写; 各个文件本身的审核,修改; ◆各个文件本身的审核,修改; 整套文件接口协调性,统一性的审核,修改; ◆整套文件接口协调性,统一性的审核,修改; 文件标识系统,产品标识系统, ◆文件标识系统,产品标识系统,监视和测量状态 标识系统的统一审核,修改; 标识系统的统一审核,修改; 文件发布媒体的确定,文件检索目录的编制; ◆文件发布媒体的确定,文件检索目录的编制; 文件批准,发布. ◆文件批准,发布.
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质量管理体系文件的类型
作业指导文件 这类文件是对质量手册,质量计划或程序文件的补充. . 例如: – 规范:阐明具体要求的文件; – 指南:阐明推荐的方法或建议的文件; – 图样:给出操作依据的文件;等等. ◇有时把上述这类文件泛称为作业指导书,它们是提供 如何一致地完成某项活动的信息文件.
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质量管理体系文件的编制要求
◇质量管理体系文件的唯一性 质量管理体系文件的唯一性 ①一个组织只能有唯一的质量管理体系文件; ②一项活动只能规定唯一的程序,作业标准; ③一项规定在组织内部只能有唯一的理解; ④组织内部任何地方不允许使用无效文件,或自相矛盾的文件. ◇质量管理体系文件的见证性 ①质量管理体系有效运行及持续性的客观证据; ②质量管理体系文件提供过程已被确定的客观证据,文件已被批准的客 观证据,文件处于更改控制之中的客观证据. ③质量管理体系文件是对质量管理体系适宜性提供有意义评价(内,外 部审核)的依据. ◇质量管理体系文件的适宜性和适用性 ①体现组织产品的特点,组织的规模,提供产品的等级,质量活动的性 质和自身管理经验,适宜组织获得最佳质量成本和提高顾客满意率; ②应保证所有文件规定均能在工作中完全做到; ③应与人员素质,技能和培训相适应,协调.