学习2：行政机关公文和党的机关公文
党政机关公文的格式区别及常见错误
党政机关公文的格式区别及常见错误党政机关公文的格式区别及常见错误一、党政机关公文种类和格式的区别党的机关依照《中国共产党公文处理条例》（以下简称《条例》）和《公文主题词表》，国家行政机关依照《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）和《国家行政机关公文格式》（GB/T9704—1999，以下简称《国标》）和《国务院公文主题词表》进行公文处理工作（一）文种的区别。
党的机关有14个主要文种，行政机关只有13个文种，其中“决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要”等9个文种相同，党的机关有“决议、指示、公报、条例、规定”等5个独特文种，行政机关有“命令、公告、通告、议案” 等4个独特文种（注1）。
“意见”和“会议纪要”等文种使用的区别。
一般情况下，行政机关公文独立使用“意见”和“会议纪要”文种，党的机关公文有时独立使用“意见”和“会议纪要”，有时将其文种与“通知”文种合并使用（注2）。
（二）秘密等级标识位置的区别。
《办法》规定：秘密等级和保密期限顶格标识在版心右上角第1行，《条例》规定：公文序号顶格标识在版心左上角第1行，公文秘密等级顶格标识在公文序号下方（版心左上角第2行）。
两者所处的位置截然不同。
（注3）。
（三）紧急程度级别的区别。
对紧急公文的标识，《条例》规定应当分别标明“特急”、“加急”，而《办法》规定应当分别标明“特急”、“急件”，略有区别；对紧急电报的标识，《条例》规定应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”，而《办法》规定应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”，行政公文的紧急程度无“特提”级别（注4）。
（四）版头和发文机关标识称谓和格式的区别。
公文的红色反线以上部分，党的机关称为“版头”，行政机关称为“发文机关标识”。
《条例》规定党的机关及其组成部门的公文版头格式，由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成的规定与《办法》的规定基本一致；《条例》中规定的《中国共产党x x委员会（x x）》版头格式，用括号内打印文种名称代替“文件”二字，例如“中国共产党河南省委员会文件”、“中国共产党x x厅党组（报告）”，而行政机关的公文无此规定和用法。
党政机关公文学习培训课件(ppt 128页)
种
条例》
《党的机关公文条例》
《行政机关 公文办法》
适用于向上级机 用于向上级机关汇报工 适用于向上级机关
报 关汇报工作、反 作、反映情况、提出建 汇报工作，反映情
告 映情况，回复上 议，答复上级机关的询 况，答复上级机关
级机关的询问 问
的询问
适用于表彰先进、用于表彰先进、批评错 适用于表彰先进，
通 批评错误、传达 误、传达重要精神、交 批评错误，传达重
规定、函、会议纪要
意见、函、会议纪要
文件：特急、加急
文件：特急、急件
紧急程度 电报：特提、特急、加急、 电报：特提、特急、加急、
平急
平急，标右上角。
密级位置 份号下方（首页左上角） 右上角，信函在武文线下左 边。
成文日期 无规定，多用阿拉伯数字
汉字
三个“规范”主要变化对照表
文 《党政机关公文 《党的机关公 《行政机关 种 处理工作条例》 文处理条例》 公文办法》
通 知
机关执行和有 转发上级机关和不相隶属机 关单位周知或 关的公文、批转下级机关的 者执行的事项， 公文、发布要求下级机关办
关和不相隶属机关的 公文，传达要求下级 机关办理和需要有关
批转、转发公 理和有关单位共同执行或者 单位周知或者执行的
文
周知的事项
事项，任免人员
一、公文文种
文 《党政机关公文
党政机关公文处理工作条例
党政机关公文处理工作条例
❖ 《条例》全文共8章42条
❖ 第一章 总则：目的、适用范围、概念、负责 机关等
❖ 第二章 公文种类：明确了15种党政机关公文 文种
❖ 第三章 公文格式：对公文的格式作出规定。 在《党政机关公文格式》（GB/T9704— 2012）作了详细规定。
党与行政公文的区别
11—12．附件及附件名称附件，是公文的组成部分，对主件正文起说明、注释、补充、证实、参考等作用的文字材料或图表，置于主件之后，另起一页开始排印，并与主体装订在一起。
公文如有附件，应在正文之后、发文机关署名之前排印附件名称。
党的机关的公文附件不空行、行政机关的公文附件空1行，左侧空2字，用3号仿宋体字排印“附件”2字或“附”字，后面标全角冒号附件名称。
附件的序号（用阿拉伯数字）和名称前后的标识应一致。
附件的首页左上角顶格用3号黑体字排印“附件”2字及附件的顺序号。
仅一个附件的，不排附件的顺序号。
附件排印与公文主件排印的规格相同。
附件是图表的，其文字部分用3至5号字灵活处理。
如果附件与公文主件不能装订在一起的，例如，应填报的统计表等，应在附件的左上角第1行顶格标注公文的发文字号，并在其后标注附件（或带顺序号）。
在这种情况下，公文主题词与印制版记应标注在主件最后一页的下端。
附件与主件装订在一起的，公文主题词与印制版记应标注在附件最后一页的下端。
13．发文机关署名发文机关署名，应当用全称或规范化简称，位于正文之后的右下方。
党的机关的公文，与正文的末行一般空两行排印。
不标注主送机关和不需加盖发文机关印章的公文，正文之后不再署名。
在县级和基层党的机关，公文印数较少，所发公文都要加盖发文机关印章；对于在正文之后不需署名的文种，采取变通的形式，即在正文之后用3号字署名，以便于盖章，但在正文之前仍不标注主送机关，只把印发传达范围由正文之后移至成文日期下一行排印。
行政机关的公文，单一机关和两个机关的联合行文不署名，3个以上机关联合行文，应署名。
署名时，将发文机关名称排在成文日期和正文之间，主办机关排在前面，每行最多排3个发文机关名称，最后一排如余一个或两个，均居中排印，以方便盖章为标准。
14．成文日期成文日期，一般以领导人最后签发的日期为准；经会议讨论通过的决议、决定等，以会议通过的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。
行政公文
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辛亥革命以后，南京临时政府于1912年颁布了第一个 现代公文程式条例。中国共产党成立后，瞿秋白还于 1931年起草了《文件处理办法》。 1942年，陕甘宁边区政府发布了《新公文程式》。建 国后，政务院于1951年就发布了《公文处理暂行办 法》，以后多次修改，国务院于2000年8月24日又发 布了《国家行政机关公文处理办法》自2001年1月1 日起施行。1993年11月21日国务院办公厅发布， 1994年1月1日施行的《国家行政机关公文下理办法》 同时废止。 ——摘自邓云晖、于万里《财经应用文》（对 外贸易大学出版社2005年版）
（7）附注 附注主要用于说明公文的传达范 围、说明有关引文出处、解释有关 名词术语等内容。《办法》规定， “请示”应当注明联系人的姓名和 电话。公文如有附注，用3号仿宋 体字，居左空2字加圆括号标识在 成文日期下一行。
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3．版记（文尾部分） （1）主题词
主题词是经过规范化处理用来标引公文主 题内容的词语，其作用在于方便于工作电脑 存储和检索文件。主题词位于在抄送机关上 方，“主题词”三字用3号黑体字居左顶格标 识，后加全角冒号，词目用3号小标宋体字， 词目之间空1字。 主题词标引根据《国务院公文主题词表》 （国务院办公厅秘书局1997年7月修订）。 公文主题词一般不超过5个。标引的顺序是： 类别词+类属词+类属词。如《国务院关于加 强农业水土保持工作的通知》的主题词标引 为：“主题词：农业 水土保持 通知”。
（5）成文日期 成文日期以发文机关的负责人签发的日期为准，联合行文以 最后签发机关负责人签发日期为准，电报以发出日期为准。成文 日期应用汉字将年、月、日标全，“零”应写为“〇”，如“二 ○〇六年一月一日”。成文日期的位置确定需考虑加盖印章的情 况。 （6）印章 印章即公文最后生效标识。公文除会议纪要和印制有特定版 头的普发性公文外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机 关加盖印章；联合下发的公文，联合发文机关都应加盖印章。 单一机关行文，盖一个机关印章，成文日期右空4字。 两个机关联合行文，盖两个印章，应将成文时间拉开，左右 各空7个字。 三个以上联合行文，盖三个以上印章，成文时间右空2字。先 写发文机关名称（或用简称）后再盖章，防止空白印章出现 18 当公文排版后所余空间不能容下印章位置时，不得采取标识
《党政机关公文处理工作条例》与《党政机关公文格式》(GBT9704—2012)学习培训课件
行，即空二行。 第二条红色双线（下面的那一条）上一行如 有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。 首页不显示页码。 版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位 于公文最后一面版心内最下方。 按照理解，广政函、广政办函暂时不用此格 式；第2页以后接着编排页码；版记部分按正 规排版，但不加印发机关和印发日期、分隔 线（粗、细均不要）
二、党政机关公文格式
党政机关公文格式
一、字体、字号
公文格式各要素一般用3号仿宋体字。需要说
明的是，继续使用的是方正系列的字体。
印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字。 页码用4号半角宋体阿拉伯数字，与原来相同
。
标题 一般由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文 种组成，即发文机关+事由+文种。 位于红色分隔线下空二行位置。标题字体为2号小标 宋体字，排列分行合理、美观、醒目。 多行标题排列为梯形或菱形，不采用上下长度一样 的长方形和上下长、中间短的沙漏型。
成文日期
（1）
成文日期一般右空四字编排，印章用 红色，不得出现空白印章。 （2） 单一机关行文时，一般在成文日期之 上、以成文日期为准居中编排发文机关署名 ，印章端正、居中下压发文机关署名和成文 日期，使发文机关署名和成文日期居印章中 心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附 件说明）一行之内。
黑体字（包括数字）
党政机关公文格式 空1行
标题同正文 一样要求
附件之后才是版记，不能在前。
抄送机关、印发机关、印发日期、页码： 除了字号改为4号字外，要求与原来基本一致， 用“抄报、抄送、印发”。
再强调：公文的版记页前有空白页的，空白
页和版记页均不编排页码。
党政机关公文格式
PPT 行政机关公文处理知识演示文稿(缩略稿)
内 容
行政机
行政机
行政机
关公文 处理的
行政机
关公文 处理的
行政机
关公文 的格式
行政机
关公文 的行文
行政机
关公文
的定义
关公文
的种类
关公文
管理
定义
内容
规范
规则
2
一、行政机关公文的定义
公文 即公务文书的简称，是党政机关、 社会团体、企事业单位以及其他社会组 织行使法定职权、处理日常事务时经常
使用的一种文体。
14.会议纪要
5.通知 6.通报
7.公报
8
1.命 令（令）
适用于县级以上人民政府依照有关法 律、法规公布规章和实施法律、法规、 规章的行政措施；宣布施行重大强制 性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
9
10
(1) 公布令
颁
布 法 律、 法 令 和 法 规 时 使 用 的 令 文。
中华人民共和国国务院令
控制使用，当用才用
一文一事 按级请示
47
10.批 复
适用于答复下级机关的 请示事项。
批复具有针对性、权威 性、鲜明性。
48
批 复 范 文 A
49
批 复 范 文 B
50
撰写批复注意事项
1.批复要紧扣请示明确作答， 不要答非所问，复非所求，节外 生枝。 2.批复内容若涉及其他部门， 起草批复时应同有关部门会签或 商量. 3.批复一定要有明确的受文单位。
签发。
70
市政府公文审签程序
分管秘 书长复 审
承办科
秘书长 复核
室初审
机要科
市政府 领导审 签
71
签收
5.复 核 登 记
党政机关公文写作基本知识
• ⑤引文式 • 一开始先引用公文或领导指示中的一段话作为引子 或点明主题。 ⑥事情式
•
一开头就把事件、情况简明扼要地介绍清楚。以上六种开头方 式，是仅就一般情况而言的，并不是规定的公式。除此以外，还 有各种方式的开头。不论采用什么方式都要根据内容的需要，只 要能服从主旨，引出主旨，吸引读者，就是好的开头。但是就公 文的种类而言，不同的公文也有些相应的习惯性的开头。比如请 示，一般应首先陈述请示的原因、理由；通知一般是以“根 据……”、“兹定于……”等开头。布告则是先说明发布告的原因、 依据和目的。会议纪要的开头则有比较固定的格式，即依次写出 会议时间、地点、主持者、出席者、列席者，有的座谈会纪要还 要写明开会的原因和目的。批转、批复等多用“引文式开头”。 会议简报多是“时间式开头”。调查报告开头使用最多的是先介 绍调查对象的基本情况，有的也用议论开头，等等。总之，公文 的开头都离不开根据、目的、原因、事件、时间等要素。
6.发文机关标识:发文机关标识指在文件眉首部分中印制的“发文机 关全称或规范化简称并加文件”。例如：“××××机关文件”。
7.发文字号:发文字号由机关代字、年份、序号组成。机关代字，指 用一到两个汉字表示发文的机关。例如：“国办发”表示国务院办 公厅制发。年份表示制发文件的纪年，应标全称，用六角括号 “〔〕”括入。例如：〔2011〕表示文件是2011年制发的。序号表 示某年依次制发的文件的号码，不能编虚位，不能加“第”字。联 合行文，只标明主办机关发文字号。
（三）、开头和结尾
• 1、开头 • 开头是公文正文部分的起点和入笔处。又称导语，用以 唤起读者注意，引导阅好的开头，不仅是全文思路展开 的关键，而且能显示出事物发展的内在脉络，为全划下 “基调”开头写好了，能突出主旨，把读者紧紧抓住， 又可以对下文的展示起“向”的作用。开头要开门见山， 一般都用直叙形式。公文的导语中要表达的主要内容是： 发这个公文的目的，公文所针对的实际情况，制发该公 文的重要性和必要性，公文所要解决的问题，公文的指 导思想或主要内容。 • 公文开头没有一成不变的写法，由于文种不同，内容 不同，作者的修养不同，写法也各不相同。但无论那一 类文种，无论什么内容，在写开头的时候，都要考虑紧 扣主旨、吸引读者。最常见的公文开头，大致有以下几 种：
说说现行的行政公文和党的机关公文分别有哪些种类-
说说现行的行政公文和党的机关公文分别有哪些种类?篇一：学习2：行政机关公文和党的机关公文行政机关公文和党的机关公文行政公文一、行政公文的历史回顾建国之初，国务院就对行政公文事业非常重视，于1951年9月29日(当时还叫政务院)首次颁布了《公文处理暂行办法》，规定了我国行政公文为7类12 种。
1957年国务院秘书厅又发布了《关于对公文名称和体式的几点意见》，对部分文种作了调整，但仍是7类12种。
1981年2月，国务院又颁布了《国家行政机关公文处理暂行办法》，将行政公文的文种重新规定为9类15种。
1987年2月18日，国务院又颁发了《国家行政机关公文处理办法》，正式规定行政公文的种类为10类15种。
1993年11月，国务院对这一《办法》进行了修订，具体文种为12类13种。
2000年8月，国务院对《办法》再次进行了修订，文种定为13种，于2001年1月1日起施行。
随着社会形势的不断变化，社会主义建设事业的不断发展，以及办公自动化程度的不断提高，对公文的文种和处理方法不断地进行调整和完善，是十分必要的，而且将来肯定还要进行这方面的工作。
二、行政公文的主要文种《国家行政机关公文处理办法》对公文种类、格式、行文规则、办理程序、立卷、归档和销毁等方面，都有详细规定。
在这里，我们主要介绍一下跟写作关系密切的公文种类。
现在实行的行政公文种类分别为：(一)命令(令)；(二)决定；(三)公告；(四)通告；(五)通知；(六)通报；(七)议案；(八)报告；(九)请示；(十)批复；(来自: 小龙文档网:说说现行的行政公文和党的机关公文分别有哪些种类?)(十一)意见；(十二)函。
(十三)会议纪要。
共计13种。
党的机关公文一、党的公文的历史回顾中共中央办公厅1989年4月25日首次颁发了有关党内公文的规章《中国共产党各级领导机关文件处理条例(试行)》，规定党的文件主要种类为13种。
在试行了7年之后，1996年5月3日，又进行了调整修订，正式颁布了《中国共产党机关公文处理条例》，文种确定为14种。
行政机关公文写作知识
行政机关公文写作知识公文，即公务文书，是指党政机关，企事业单位和一切社会团体在处理公务过程中形成的有现行功用和特定格式的文字材料。
我们今天所要讲的，主要是指行政机关公文。
行政机关公文（以下简称公文）是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，通俗的讲，就是我们平时所讲的文件，它是依法行政和进行公务活动的工具。
一、公文的种类与适用范围公文的种类主要有13个文种，包括：命令(令)适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
请示适用于向上级机关请求指示、批准。
批复适用于答复下级机关的请示事项。
意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。
函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。
就县、乡两级信用社而言，公文种类通常用得最多的主要是通知、请示、报告、批复、函、会议纪要等文种。
三、公文格式公文是公务人员共同使用的处理公务的重要工具，必须有统一的格式，供大家共同遵守。
公文格式是指公文的外观形式，由公文的文面格式、用纸格式和排印装订格式组成。
（一）文面格式公文的文面格式是公文全部书面内容的结构，不同的机关、不同类别的公文，有不同的文面格式，如党的机关与行政机关的文面格式有所不同，但差别不大。
党政机关公文的异同比较
党政机关公文的异同比较党的公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策、指导布置和商洽工作、请示和答复问题、报告和交流情况的工具。
行政公文，又称国家行政机关公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
党政公文是日常工作中最常见的两种公文，构成了现行公文的主体，在现实工作中发挥着重要作用。
现行党的公文主要依据1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称《条例》）行文，现行行政公文则主要依据国务院在2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）行文。
两者既有联系又有区别，在许多地方存在相同相通之处，也存在许多的差异之处，常常使身在其中和其外的人们困扰不已。
要想解除这种困扰，我们就要着力解决以下问题：党政公文在哪些方面存在差异？这些差异因何而存在？是否所有的差异都有存在的必要？不必要的差异如何清除？党政公文的异同比较要将两个事物进行比较，首先两者要有共同之处，然后才能论及差异之处，即无所谓“同”就无所谓“异”。
党政公文之间的联系和差异主要表现在以下四个方面：一、语言要求、行文规则、处理原则基本相同，表述有所不同党政公文的具体语言要求、行文规则、处理原则集中体现在《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《国务院办公厅关于实施〈国家行政机关公文处理办法〉涉及的几个具体问题的处理意见》(国办函〔2001〕1号)、《电子公文传输管理办法》(国办〔2003〕65号)、《标点符号用法》(国家技术监督局)、《出版物上数字用法的规定》(国家技术监督局)等文件和法规中。
以两者“行文规则”中第一个要求的表述为例，《条例》第十一条规定：行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精，可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短；《办法》第十三条规定：行文应当确有必要，注重效用。
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行政机关公文和党的机关公文行政公文一、行政公文的历史回顾建国之初，国务院就对行政公文事业非常重视，于1951年9月29日(当时还叫政务院)首次颁布了《公文处理暂行办法》，规定了我国行政公文为7类12 种。
1957年国务院秘书厅又发布了《关于对公文名称和体式的几点意见》，对部分文种作了调整，但仍是7类12种。
1981年2月，国务院又颁布了《国家行政机关公文处理暂行办法》，将行政公文的文种重新规定为9类15种。
1987年2月18日，国务院又颁发了《国家行政机关公文处理办法》，正式规定行政公文的种类为10类15种。
1993年11月，国务院对这一《办法》进行了修订，具体文种为12类13种。
2000年8月，国务院对《办法》再次进行了修订，文种定为13种，于2001年1月1日起施行。
随着社会形势的不断变化，社会主义建设事业的不断发展，以及办公自动化程度的不断提高，对公文的文种和处理方法不断地进行调整和完善，是十分必要的，而且将来肯定还要进行这方面的工作。
二、行政公文的主要文种《国家行政机关公文处理办法》对公文种类、格式、行文规则、办理程序、立卷、归档和销毁等方面，都有详细规定。
在这里，我们主要介绍一下跟写作关系密切的公文种类。
现在实行的行政公文种类分别为：(一)命令(令)；(二)决定；(三)公告；(四)通告；(五)通知；(六)通报；(七)议案；(八)报告；(九)请示；(十)批复；(十一)意见；(十二)函。
(十三)会议纪要。
共计13种。
党的机关公文一、党的公文的历史回顾中共中央办公厅1989年4月25日首次颁发了有关党内公文的规章《中国共产党各级领导机关文件处理条例(试行)》，规定党的文件主要种类为13种。
在试行了7年之后，1996年5月3日，又进行了调整修订，正式颁布了《中国共产党机关公文处理条例》，文种确定为14种。
这就是目前实行的党的公文的规章。
二、党的机关公文的主要文种现行的党的机关公文的14种主要文种是：(一)决议；(二)决定；(三)指示；(四)意见；(五)通知；(六)通报；(七)公报；(八)报告；(九)请示；(十)批复；(十一)条例；(十二)规定；(十三)函；(十四)会议纪要。
其中，“意见”、“决定”、“通知”、“通报”、“报告”、“请示”、“批复”、“函”、“会议纪要”，共9种文体，与行政公文基本一致。
另外，“指示”、“条例”、“规定”3种文体，行政公文的主要文种中虽未列出，但在实际工作中，行政机关也经常使用。
“决议”也是行政公文中原有的主要文种，1993年修订时从主要文种中撤销。
只有“公报”，行政公文中的对应文体是“公告”，二者有较大的差别。
而“决议”在行政公文中已经取消。
行政公文和党的公文的格式一、有关格式的基本规定行政公文和党的公文都非常重视行文的格式。
《国家行政机关公文处理办法》第十条规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
”《中国共产党机关公文处理条例》第八条规定：“党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。
”这些基本格式当有者必须具备，不当有者不得出现(如密级和紧急程度，就不是每份文件必需的)。
而且每一格式项目在正式公文中出现的位置和形式，也都有严格的规定。
二、公文格式详解(一)版头版头(在《条例》中称为版头，在《办法》中称为“发文机关标识”)就是我们通常所说的“红头”。
它一般由发文机关名称加“文件”两字组成，也可以只有机关名称不加“文件”二字，党的公文还可以由发文机关名称后加括号标明文种组成。
版头用套红大字居中印在公文首页上部。
版头这一格式项目需要特别注意的问题还有：发文机关名称必须使用全称或规范化简称，不得出现所指不明或容易误解的情况。
几个机关联合发文，属于行政公文的，要把参与发文的机关都排上，主办机关排列在前，其它机关依次在下方整齐对应排列。
机关名称后的“文件”二字居纵向中央。
党的公文在联合发文时，版头可采取同样的形式，也可以只列主办机关名称。
在民族自治地方，发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字印刷。
(二)份号份号是公文印制份数的顺序号，行政公文要求“绝密”“机密”公文应当标明份号，党的机关公文要求凡秘密公文都要标明份号。
份号是用自动号码印刷机印刷的，每一份公文的份号都不一样，这在秘密公文的管理过程中有重要意义。
份号的位置在公文首页版心的左上角。
(三)秘密等级秘密公文的秘密等级共有三级：“绝密”、“机密”、“秘密”。
“绝密”级别最高，“机密”次之，“秘密”又次。
如无保密内容，不得标注此项，以免给工作增添麻烦。
密级标注在公文首页版心右上角。
有关保密的法规还要求公文在密级后面标明时限，超过时限将自动解除秘密。
(四)紧急程度对于事关重大、需要紧急传递和办理的公文，应标明紧急程度，以便跟一般公文区分开来。
紧急程度分为两级，行政公文分别叫做“特急”、“急件”，党的公文分别叫做“特急”、“加急”。
不是事关重大、需要紧急办理的公文，不得标注此项。
紧急程度的标注一般也在首页右上角，跟秘密等级上下排列，居秘密等级下方。
紧急电报的分级与一般公文有所不同，行政公文要求以三级标示：“特急”、“加急”、“ 平急”；党的公文要求以四级标示：“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
(五)发文字号发文字号是公文的一个重要项目，位于版头的正下方，文头部分与正文部分的间隔横线的正上方。
党的公文也可标在版头的左下方。
发文字号有固定的模式：由发文机关代字、年份(发文年度)、序号(发文顺序号)三部分组成。
机关代字是发文机关名称的极度简缩，但还能识别出是哪一个机关。
如：“国发”是国务院的机关代字；“中发”是中共中央的机关代字；“国办发”是国务院办公厅的机关代字。
陕西省人民政府的机关代字是“陕政字”，四川省人民政府的机关代字是“川府”，根据代字可以看出发文的是什么机关。
年份就是发文当年的年度，用阿拉伯数字写全，不得缩写，如把1999年减缩为“99”。
年份加六角括号，例如：〔1999〕。
不得用圆括号或别的括号。
序号是机关发文的流水号，当年所发的第一份公文是1号，以后依次顺排即可。
除命令(令)外，其它公文的序号前不加“第”字，数字前面也不加“0”。
发文字号是引用和查找公文时的重要依据，正规公文一般都要有发文字号，其组合方式也要按《办法》和《条例》的规定执行。
(六)签发人《办法》规定：“上行文应当注明签发人，会签人姓名。
”《条例》规定：“上报公文应当在发文字号右侧标注‘签发人’，在‘签发人’后面标签发人姓名。
”“签发人”一项的具体位置，行政公文跟党的公文一样，标在“红头”下方右侧，也就是发文字号右边。
公文的签发也有严格的规定。
行政公文“以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
”党的公文“须经本机关领导人审批签发。
重要公文应当由机关主要领导人签发。
联合发文，须经所有联署公文的领导人会签。
党委办公厅(室)根据党委授权发布的公文，由被授权者签发或者按照有关规定签发。
领导人签发公文，应当明确签署意见，并写上姓名和时间。
若圈阅，则视为同意。
”以上各项格式项目，均属于文头部分，位于首页的间隔横线之上。
(七)公文标题公文标题位于间隔横线下方，居中排列，字号大于正文。
公文标题由发文机关名称、公文主要内容、文种组成。
例如，在《国务院办公厅关于调整中国人民银行货币政策委员会组成人员的通知》这一标题中，“国务院办公厅”是发文机关名称，“关于调整中国人民银行货币政策委员会组成人员”是主要内容，“通知”是文种。
发文机关名称根据情况可以省略，如人事部、教育部、国家语言文字工作委员会联合下发的《关于开展国家公务员普通话培训的通知》，标题中就省略了发文机关名称。
国务院办公厅的《办法》要求：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容”，中央办公厅的《条例》则将主要内容称为“公文主题”，这里的“主题”不是中心思想的意思，而是指中心事件、主要问题，实际上就是主要内容。
在实际工作中，公文标题中的主要内容这一项又被称为“事由”、“摘由”。
概括主要内容是公文标题拟定的关键，也是写作中技术性最强的一环。
以下三种情况要尽力防止：不明确。
标题中的主要内容部分意义含混，令人不知所云。
例如《关于尽快修复三号公路的请示》这一标题，就可以有三种不同的理解：一是要求上级尽快修复三号公路；二是要求上级批准本单位修复三号公路的计划；三是要求上级出面干涉三号公路的修复事宜。
到底是哪种意思呢？标题的含糊不清，容易使人产生误解，甚至可能影响工作的顺利开展。
不简炼。
标题中的主要内容是摘要性的，高度浓缩化的，不能面面俱到，臃肿庞杂。
例如下面这个标题中的事由部分：《××县人民政府在工业会议后为贯彻省政府关于开展增产节约运动的指示根据本县情况提出措施计划并增产指标向市政府的报告》，说了许多话，极力想把内容说得更具体、更清楚，结果反而更不清楚。
不规范。
有个别公文的标题不按照现行格式写，而是刻意仿古，或者标新立异。
例如，《呈报扩建校舍由》这一标题，就是仿古的写法，按照现行的格式，应写成《关于扩建校舍的请示》。
文种是公文标题的第三个组成部分，每一篇公文的标题，均应准确标明公文种类。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
(八)主送机关主送机关就是受理公文的机关。
主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称，位于公文标题下方，正文上方，顶格排印。
下行文的主送机关可以有若干个，排列时，同类型、相并列的机关之间用顿号间隔，不同类型、非并列关系的机关之间用逗号间隔，最后用冒号。
如人事部《关于开展国家公务员普通话培训的通知》的主送机关：各省、自治区、直辖市人事(人事劳动)厅(局)，教委(教育厅)，语委(语言文字工作机构)，国务院各部委、各直属机构人事(干部)部门，新疆生产建设兵团人事局：向上级机关行文，特别是上行文中的请示，一般只能写一个主送机关。
如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。
大多数公文都有主送机关，但有些向全社会普发的下行文，没有明确的主送机关，可以没有这一项。
(九)正文正文是公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或主送机关下方。
正文的写作是本书的重点讲述内容，下面将分文体一一详加介绍，此处从略。
(十)附件公文如有附件，应当在正文之后，机关署名或成文时间之前，注明附件顺序和名称。
附件应当置于主件之后，与主件装订在一起。
无附件的公文，省略此项。