人事档案管理存在的不足及完善对策

学 术探 索
人事档 案管理存在 的不足及完善对策
吴 学琼
十四冶建设云南勘察设 计有 限公 司 云南昆明 ６ ５ ０ ０ 人事 、 劳动等部 门在人事管理工作 中形成的 ，记 述和反 映个人 品德作风 、业务能力、工作 业绩、 健 康状况 ，是 历史地 、 全面地考察 、管理 员工的重要依 据。随着我 国社会 主义市场经济建设 的不断发展 ，企业的规模不断扩大 ，员工数量不断增加 ，企业人 事档案 管理 中就 出现 了一些新的 矛盾和 问题。研究新 情况、解决新 问题 ，不断加 强和 改进企 业的人事档案管理 ， 已成为 当前企业人事档案管理部 门的一个新课题 。人 事档案工作的管理要逐步 实现标准化 、科学化 ，只有这样 才能在新形势 下为企业的发展发挥重要作 用。 【 关键 词 】 人 事 ；档案管理 ； 不足 ；完善对策 中图分 类号 ：Ｇ ２ ７ １ 文 献标识 号 ：Ａ 文章 编号 ：２ ３ ０ ６ － １ ４ ９ ９ （ ２ ０ １ ３ ） １ ３ － ０ ２ ４ ２ － ２
１ ． 当前企业人事档案管理存在 的问题 １ ． １ 档案重视意识淡薄 伴随着经济体制改革和人事制度改革的进一步深化，以 “ 双向选 择” 为特 征的人 才流动 目趋 活跃 ，人才流动 的结果 打破 了多年 来不 同所有 制 身份对人才合 理流动 的禁锢 。部分 人在重新择 业过程 中追 求 自身价 值的 实现，认为人 事档案 是组织政治 化的产物 ，市场经济 适者生存 ，保 存过 去形成 的人事档案 已失去现实意义 ， 放弃 旧的一切， 才利于开创新的局面 ， 于 是就存在新招聘人 员的档 案还长期滞 留在 原单位 或人才交流机构 ， 己 计算机技术和 网络技术 的发展，必然 带来档案管理 工作的变革 。采 用计算机技 术进行档案 管理是档案 工作现代 化的必要条 件和重要标 志， 它使传统 的管理模式和 操作方式得 到 了本质 的改变，体现 了管理 的科 学 化和高效 率。使用计算 机管理档 案可减轻 劳动强度 ，提 高工作 效率，利 用计算机管理，信 息准确 、可靠、档案寿命延长 。由于人事档案的工资、 职称 、学历 、岗位等动 态信息是经 常发生变 化的 ，尤其 是员工 的职 务、 岗位变动 大，人 员的招聘、调 出、退休等现 象， 以及社 保、医保参 保情 况等 ，这些 信息 ，可 以随时输入计 算机 。使 人事档案数 据化、信 息化。 解 除 劳动 关 系 的 员工 档 案 却 未 能 “ 档 随 人 走 ”的 现 象 。 人事档案 材料 的归档、统计、查 阅等项工作 实行计算机 操作 以后 ，不仅 另一方面 ，部分传统观 念对人事档 案管理 的认 识不足 ，片面 认为， 速度 快、 自动化程 度高 ，而且 计算精确 、可靠 ，使用方 便。同 时还 会大 人 事档案 管理只是 一项静止 、简 单的工作 ，没 有必要耗 费太多时 间与精 大减少 档案 的磨 损程度 ，使其 长期保存 、延长寿命 。利用现代 技术 ，提 力 。因而 ，人事档案管理往往一人多职，硬件 设施不 到位 ，管理不到位， 高档案 管理现代化 水平 ，是实 现档案管理 工作 的重 要条件 。档 案管理工 致使档案 管理难 以标准化 、规范化 。 作进入 了一个崭新 的现代化 管理阶段 ，这就 需要在档 案管理上 应增强现 １ ． ２档案管理规范缺乏 代化 管理 意识，加大档 案管理 的硬 件投入 ，使档案工作 为人才 工作的服 由于对人事 档案重视 意识的淡薄 ，就 存在着档案 内容不完整 ，信息 务真正达到快速、准确。 材料不全面的不 良现象 ，甚至员工与档案难 以 “ 对号入座 ”，严重影响企 ２ ． ３增强队伍建设 业人事部 门管理 工作的开展 。在 目前 的人 事档案 中，大多只有 以往形成 人事档 案管理工作 是一项保密 性、政策性 、专业性很 强的工作 ，要 的姓名、性别、年龄 、民族 、参加工作时间、入党入 团时间、文化程度 、 促进 企业人事档 案工作 的发 展 ，就必须提 高档案管理 工作人 员的素质 。 工作经历 等简单 材料，而对反 映本人业 绩、态的材料 收集归档 不全，致 抓好 队伍 建设 ，坚 持不懈地对 档案管理人 员进行职业 道德教 育以及现代 使档案 内容不完 整，不能客观地 反映一个 人的全貌 。尤其是一些 员工 的 科技 知识 的培训 ，不断提高业 务水平 和工作能力 ，更 好地为 企业服务 。 职务升 降、工资待遇 变动性很 大，但其档 案材料还 是原来 的，更 不用说 （ １ ）增 强 责 任 意 识 ： 人 事 档 案 工作 人 员要 热 爱档 案事 业 ， 具 有 强 烈 的事 有最新反 映专业 技术人员业 绩、能力 、职 称评聘等 方面的材 料了。档案 业心 、 责任感和使命感 ， 是做好人事档案管理工作 最基本 的政治素质要求 。 形成 的内容不完 整，导致 了档案 材料 的收集归档不 齐全，这就造 成 了人 档案工作者要忠于职守，一丝不苟 ，在工作中敢于坚持原则，严守制度 ， 为的 “ 断档”现象的发生。 尽职 尽责地管好 用好人事档 案 ，使其更好 地在企业 的组织人事 工作 中发 １ ． ３ 档 案管理 队伍 削弱 挥重要作用 。（ ２ ） 增强法律意识：档案工作者必须学习 《 档案法 》， 具备“ 依 由于受传 统观念 的影响， 对 人事档案 管理 的认识不足 ， 重视程度不够 。 法执 档” “ 依 法 用 档 ” 意 识 ，有 效 维 护 档 案 的 完 整 与 安 全 。建 立 健 全 人 专职档 案管理 人员被裁减 ，且一 岗多职 ，造成档案 工作兼而 不顾 。还有 事档 案管理 各项规章制 度，使档案 工作者有 章可循 ，有法可 依 ，使档案 的档案 人员更 换频繁 ，因业 务素质 不高 ，难 以胜任 档案工作 。随着当前 工 作沿着法 制化 的轨道 发展 。树立 法律意识 ，维 护档案真 实 ，是档案工 企业规 模不断扩 大，员工数 量不断增 多 ，档案数量 也与 日俱 增，档案管 作 者的天职 。档 案工作人 员必须树立 较强 的保密 意识 ，做到 不该说 的话 理难度增大，有关的管理措施未跟上。 绝对不说 ，不该做的事坚决不做 ，严格按规定接收、鉴别 、保 管、提 供、 １ ． ４档案利用价值不高 转递档案材料 ，以确保人事档案 的机 密性 。 （ ３ ）增强奉献意 识 ： 奉献源 于 方 面 ， 由 于 档 案 材 料 的 不 完 善 ， 不 能 客 观 地 反 映 本 人 的 全 貌 ，使 对 祖 国 人 民 的 无 限 忠 诚 ，源 于 对 事 业 的 执 著 追 求 ，它 体 现 了档 案 工 作 者 得档案 的利用价 值相对 降低。不重视 单位 内部 的实绩考核 ，轻视人事档 埋 头苦干 、不求索取 的价值 观 。人事 档案工作 的隐蔽性和保 密性决 定着 案记录 ，人为地 造成 了人 员与其档案 的两者分 离，这些原 因都不 同程度 它 永远不会像其它工作那 样可 以张扬 自我 、容 易引人注 目 ， ，它是 一项 地造成 了企业人事档案利用率的降低。 默默 无闻的工作 ，只有不计名利 ， 耐得住寂寞， 默默奉献， 才能做好 ２ ． 改进企 业人事 档案管理 的对策 这 项 工作 。 ２ ． １提高重视意识 ２ ４加大利用价值 无论 是企业还是 员工个人 ，都应 该 自觉更新观 念 ，提高对 档案的重 人事 档案 的价值 是潜在 的，只有通过利用 才能得 以实现。运用 人事 视 意识程度 。在 市场经济 条件下 ，企业 的竞争 最终还是靠 人才，一个 不 档 案信息 资源，发现人 才。一个企业 在 日趋激 烈 的市场 竞争 中，能否构 重视 人事档案 管理 的企业 ，很难更 好地管理和 使用人才 。因此，企业应 建人事档 案信息 网络 ，有效地开发 利用信 息资源 ，在一 定程度上 决定着 该提 高对人事 档案 的认 识，增强依 法管档 的意识，建立健 全规章制度 ， 其竞争的成败 。所 以应 该逐层逐级建立人事档案 网络化管理体系 ， 加快 配备专 业 的人 员设备 ，把人 事档案 管理 作为企业重 要 的基础 工作抓紧 抓 档案工作信息化建 设。在 人事档案开发利用 中 ， 一方面要对 己掌握的档 好 ，做 到材料 收集齐全 、归档及 时准确、管理 规范有序 。其次，档案 管 案材料归档整理 ，编辑 有关人事资料 ， 为领导准确选人用人 ，人 才合理 理 人员要强化 服务意 识，强化市场 意识 ，淡化 行政意识 和行政手 段。找 流动提供 重要依据 ，同时又可 以利 用计算机技 术做好档 案工作信 息的综 准 企 业 档 案 工 作 的 切 入 点 ， 把 人 事 档 案 工 作 延 伸 到 企 业 内部 ， 探 索 企 业 合分析 ， 为领导全面掌握人事整体状况 提供可 靠的资料 ， 当好领导 的参谋 。 人事 档案管理 的新途 径。要顺应形 势发展 ，寻 求企业人事 档案管理 的新 运用 网络 技术共享计 算机人事 ��