易度文档管理系统功能之协作
企业协作管理系统功能设计
企业协作管理系统（ECM）功能设计目录第1章系统总体解决方案 (2)1.1设计理念 (2)1.2设计思路 (2)1.3设计原则 (3)1.4功能架构 (5)第2章ECM标准功能应用方案 (6)2.1公文管理 (6)2.2信息发布 (15)2.3协同工作 (20)2.4车辆管理 (25)2.5会议管理 (31)2.6合同管理 (37)2.7个人办公 (42)2.8文档管理 (49)2.9活动报名 (55)2.10移动应用 (58)第1章系统总体解决方案1.1设计理念用友NC协同产品ECM（Enterprise Collaborative Management）是基于全员应用的纯WEB 化产品，“以人为本，流程驱动，资源共享，提升效率，便捷移动，智慧协同”，突出以人为核心的协作与沟通，关注分享、交流的企业社区环境，兼顾以组织为主体的业务协同，重点解决沟通协作、综合办公、流程审批、信息发布、公文管理、知识分享、企业门户、业务协同等企业协同办公需求、办公与业务应用一体化联动需求，实现企业完整的闭环管理。
1.2设计思路谈协同管理要放眼于企业的经营与管理活动上。
企业从战略开始，分解到经营目标，再去制订计划的过程，是企业经营的规划、计划阶段，如下图所示。
在具体的目标达成上，以任务执行发起，通过工作汇报来总结分析，以短周期的方式，如周、月、季度等去评价计划执行。
长周期的方式，通过绩效管理，来评价全年经营目标的执行结果。
从任务执行到工作汇报，需要计划、组织、协调、监管等协同工作，也是企业计划执行体系的核心内容。
从计划到任务执行，需要规划、完善企业的管理制度，形成工作标准；同时，需要合理分配企业资源、并合理优化资源使用；以及通过信息发布、知识共享，实现学习型组织，当前更需要跨组织、跨角色的随时随地的沟通协作，这些都是协同管理与企业经营的关系，企业越来越重视组织协同、个人协同应用。
打造一个高效协同的工作氛围和企业文化。
易度文档管理系统教程-文档在线编写和共享协作
协作和编写在线编写文档易度文档管理系统支持在线编写文档功能，无需用户上传、下载，直接可在线进行编写。
系统采用开源的TinyMEC编辑器，直接在浏览器上就可以编写出格式丰富的文档。
外部编辑功能系统提供在线编辑功能，安装一个“外部编辑器”插件后，可实现文档编辑和桌面编辑器(如word、Excel等)的无缝集成。
编辑完成后，外部编辑器会自动在后台将文件上传到服务器，简化了传统的下载、编辑、上传的复杂过程。
无论是在线编写，还是外部编辑，系统能够自动管理文档的修改锁，避免多人同时修改同一文件发生冲突。
可以做到：编辑自动加锁，完成编辑自动解锁；加锁检测和提醒；异常情况下，支持强制解锁。
自动的锁管理，让普通编写人员无需理解专业“checkin/checkout”词汇，便可方便的进行编辑操作。
版本管理企业在文档版本管理方面通常存在以下问题- 文档版本繁多，难以整合和统一管理。
- 文档版本无法恢复，造成知识流失。
- 经常出现使用错误的文档版本的现象。
易度文档管理系统提供强大的版本管理功能，帮助企业解决文档版本管理方面存在的上述问题。
文档的版本包括当前版本和历史版本。
当前版本是用户当前的工作版本，可以自由进行修改，用于文档需要进行频繁修改阶段，此时文档处于不稳定的编辑状态。
而历史版本是已经处于稳定状态的文档版本，历史版本不能进行修改，可以供用户进行下载查看。
系统支持版本版次维护功能，版本标示文档大的变化，版次标示文档小的变化，版本版次的作用是对历史版本进行标识。
版本版次系统自动生成，用户也可以手动进行调整。
另外提供版本说明功能，对历史版本可进行文字说明。
系统提供两种方式用于将当前版本切换到历史版本，一种是通过上传新版本的方式，一种是通过定版的方式。
上传新版本通过上传新版本，将当前的版本切换到历史版本。
系统自动推荐一个版本版次，用户也可以手动进行调整。
版本历史管理- 系统提供获取历史版本功能。
帮助用户在文档多版本中查找到历史版本，以免造成知识流失。
易度文档管理系统初始化指南
易度提供中英文两个 csv 模板，用户下载后对照填充即可
用户许可授权
只有授权后的用户（员工）才可以使用文档管理系统的功能模块 选择需要授权的用户，点击下方按钮即可 包括“文档”，“项目”，“部门”，“短信”四项
系统初始设置
1. 设置栏目 2. 建立公司文件夹目录树 3. 权限初始化 4. 初始数据导入，文件同步
易度文档管理系统 初始化指南
邮件发送设置
易度提供“邮件通知”的功能，需要先将邮件发送设置好，分几个步骤： 1.准备帐号：申请一个专门的邮件发送帐号，要求开通 SMTP 发送服务 2.验证帐号：使用 outlook 验证使用该帐号可以发送邮件 3.配置帐号：使用易度 web 控制台，配置帐号
升级序列号
数据导入
通过 CyberDuck ，使本机文件夹与服务器文件夹同步，实现海量文件成批上传
更多技术方案
为满足不同类型客户的需求，易度提出更多的技术解决方案 扫描仪集成方案 文档发布审批方案 文件同步方案 防泄密整合部署 URL 单点登录方案 域用户集成说明（ AD-LDAP ）
• • 易度系统提供一个月的免费试用时间，可向客服索取序列号进行升级 填写相应的“升级序列号”，升级系统的用户限制和功能模块
பைடு நூலகம்
公司架构建立
1. 2. 3. 4. 部门结构 岗位设定 人员添加 用户许可授权
注：必须先建立部门架构，对应添加部门岗位，再将员工添加到相应的岗位
建好部门组织架构
根据客户公司的实际情况，建立好公司的组织架构
添加岗位
对应部门，添加相应的岗位，如经理、主管等
添加员工 – 单个添加
1. 填写员工的相关信息，包括姓名 ，用户名，登录密码等 2. 选择员工的部门岗位，直接将该 员工分配到所属部门
易度文档管理系统用户使用手册
目录1 概述 (5)2 登录 (5)2.1 登录 (5)2.2 自定义企业LOGO (6)3 总体结构 (7)3.1部门管理 (7)3.1.1 组织结构设定 (7)3.1.2 添加部门信息 (8)3.1.3 修改/删除部门信息 (9)3.1.4 添加岗位管理 (9)3.1.5 修改/删除岗位信息 (10)3.2 员工管理 (11)3.2.1 添加新员工 (12)3.2.2 修改/删除员工信息 (13)3.2.3 为员工批量授权 (13)4 权限管理 (14)4.1 对比 (14)4.2 授权委托管理 (15)4.3 权限继承 (16)4.4 成组授权 (16)4.5 四层6个级别权限介绍 (17)5 文件夹 (18)5.1 显示视图（查看方式） (18)5.2 新建文件夹 (21)5.3 修改文件夹 (22)5.4 批量管理 (23)5.5 移动/复制文件夹 (24)5.6 删除文件夹 (25)6 文件 (26)6.1 文件路径 (26)6.2 上传文件 (26)6.3 上传的文件名支持同名检查 (27)6.4 上传文件后快捷操作 (27)6.5 下载文件 (28)6.6 文件重命名和文件编号修改 (29)6.7 移动/复制文件/创建快捷方式 (29)6.8 删除文件 (30)6.9 文件保密 (31)6.11 采用类似windows资源管理器的形式选择、调用文档 (32)6.12 批量操作文件 (33)7 扩展属性（元数据） (34)7.1 添加属性 (34)7.2 批量编辑属性 (35)7.3 自定义属性 (35)8 搜索 (36)8.1 全文检索 (36)8.2 高级搜索 (37)8.3 文件夹内搜索 (38)8.4 搜索结果筛选 (38)8.5 搜索结果可进行排序 (39)8.6 标签组分类 (39)8.6.1 对文件夹设置标签组 (40)8.6.2 对文件添加、删除标签 (41)8.6.3 利用标签组搜索文档 (43)8.7 文档收藏 (43)8.7.1 收藏一个文档 (43)8.7.2 收藏夹的管理 (44)9 查看 (46)9.1 文档在线预览 (46)9.2 2D/3D格式图纸在线预览 (47)9.3 图片自动缩略预览 (49)9.4 相册型的图片浏览 (50)9.5 对压缩包的预览 (51)9.6 音频视频在线播放 (51)9.7 自动生成PDF (52)9.8 文档关联 (53)10 文档协作 (54)10.1 文档的关注及分享 (54)10.2 评论 (55)10.3 添加附件 (56)10.4 版本管理 (56)10.4.1 更新文件版本 (57)10.4.2 获取历史版本 (57)10.4.3 删除历史版本 (58)10.4.4 文档版本比较 (58)10.5 在线编写 (59)10.6 在线修改 (60)10.6.1 外部编辑 (60)10.6.2 自动锁定管理 (61)10.7 消息通知 (62)10.8 文件外发 (63)10.9.1 待办事项 (66)10.9.2 文档共享 (66)12 文档发布 (67)12.1 文档状态 (68)12.2 受控文件夹 (69)13 操作历史记录 (71)13.1 文件操作历史记录 (71)13.2 文件夹操作历史 (72)13.3 系统操作历史记录 (73)14 定制扩展功能 (74)14.1 自定义显示列 (74)14.2 自定义栏目 (75)14.3 自定义表单和流程 (76)14.4 规则引擎 (76)14.4.1 分配规则 (76)14.4.2 自定义规则 (77)14.5 部署更多扩展应用 (77)1 概述本文档用于易度文档管理系统用户使用手册，旨在指导用户快速熟悉并学会使用和维护易度文档管理系统。
系统功能说明书模板
系统功能说明书模板一、概述本系统功能说明书旨在为使用者提供关于系统的详细说明，包括系统的功能、特点、操作方式、维护方法等。
本说明书将帮助使用者更好地理解、使用和维护该系统。
二、系统功能说明1、功能介绍本系统的主要功能是，通过使用先进的技术，实现功能，提高效率。
2、功能特点本系统具有以下特点：（1）易于操作：界面友好，操作简单，用户只需经过简单的培训即可熟练使用。
（2）高效稳定：采用先进的技术，确保系统运行稳定，提高数据处理效率。
（3）安全可靠：数据传输和存储均采用加密技术，确保用户信息安全。
（4）智能提示：系统具备智能提示功能，帮助用户快速解决问题，提高工作效率。
三、操作说明1、登录与退出用户通过输入用户名和密码进行登录，登录成功后即可进入系统主界面。
如需退出系统，请点击主界面右上角的“退出”按钮。
2、主要功能操作本系统主要功能包括等，下面分别进行说明：（1）操作：进入界面，输入相关参数，然后点击“确定”按钮即可完成操作。
（2）操作：进入界面，选择要操作的数据项，然后点击“编辑”按钮进行修改。
修改完成后，点击“保存”按钮即可完成操作。
四、维护说明为确保系统的正常运行，请定期进行以下维护操作：（1）定期备份数据：建议每周对系统数据进行备份，以防止意外情况造成的数据丢失。
（2）更新程序：请定期检查并更新系统的最新版本，以确保系统的稳定性和安全性。
（3）清理缓存：定期清理系统缓存，以提高系统运行速度和稳定性。
（4）检查硬件设备：定期检查硬件设备是否正常运行，如有问题请及时报修。
五、常见问题及解决方案在使用本系统的过程中，可能会遇到一些常见问题，下面列出并给出相应的解决方案：（1）问题一：无法登录系统。
解决方案：检查用户名和密码是否正确，确认无误后再次尝试登录。
如仍有问题，请技术支持人员。
（2）问题二：无法完成某项功能。
解决方案：请检查系统是否正常运行，如有异常情况，请技术支持人员进行处理。
如因用户操作不当导致的问题，请参考操作说明进行修正。
易度文档管理系统快速入门
文档状态
1. 2. 3. 4. 文档发布是从 草稿 待审 发布 的三种状态变更过程 文件夹管理人审核后发布 发布文档禁止修改 可选择文档的生效及失效时间
受控文件夹
设置为受控 文件夹： • 一般人员不能查看到未发布的文档 • 只能查看已发布的文档，确保文正确性
注：一般人员指系统角色为“一般人员”，系统管理人可定义用户的角色
查看方式 – 文件夹视图
1. 2. 3. 4. 5. 摘要清单：显示文件夹或文件负责人、时间等信息 内容列表：以列表形式查看，可调整文件夹排序、显示内容 缩略图：用于相册，弹窗式查看 最近更新：最新改版的文档 纵览列表：可查看各子文件夹的文件
标签组
• • 设置多维度分类 根据标签，筛选海量文档
Web 文件夹 – 批量上传下载
文件夹功能结构
根据企业特点，自定义文件夹目录树 功能操作栏，权限设置，复制剪切等
利用标签组分 类管理文件
与电脑文件 夹同步，批 量上传下载
文件夹权限设置
1. 委托文件夹的管理人（负责人），授权管理 2. 通知委托管理人，并可按实际情况分配各部门、用户的操作权限
文件夹权限说明
管理人 编辑人 添加人 0 级查看人 1 级查看人 2 级查看人 3 级查看人 4 级查看人 5 级查看人 超级查看人 文件夹拥有全部权限，包括审核文件、分配权限、 设置标签组等 添加、编辑文件，和 5 级文件查看权限 可拥有添加文件的权限 可进入这个文件夹，但没有查看文件的权限 0 级基础上，可以查看所有非保密文件的标题和描 述 1 级基础上，可以预览，评注和订阅 2 级基础上，可以打印，下载 pdf 3 级基础上，可以下载原始文件、复制，下载历史 版本 4 级基础上，可以邮件外发 5 级基础上，可查看保密内容
文档管理系统-安全控制功能
安全控制严格的权限管理任何一份文档都会有一定的使用范围和不同用户的使用权限。
对此，易度文档管理系统提供委托管理、成组授权、权限继承、负授权、四层6级别查看人的权限。
根据用户的不同等级、所属部门进行严格的权限划分，分别控制用户的文件查看、下载、上传、修改、复制、移动、删除、发布等权限，从而保证文档在使用过程中的安全。
授权委托管理系统支持授权委托管理。
可单独针对各个文件夹，指定文件夹管理员，文件夹管理员在该文件夹下拥有全部管理权限，可实现真正的权限委托管理，分离内容管理员和系统管理员，减轻管理员的负担，增强系统的可管理性。
权限继承易度文档管理系统提供权限继承机制，保证用户在拥有父文件夹管理权限的同时，也将拥有所有子文件夹的管理权限。
成组授权可针对某个部门、某个岗位进行授权。
这样新人到岗，只需指定所在岗位，便可自动得到相应的文档访问权限。
成组授权操作简单，只需在权限操作中按群组进行权限设置即可，大大减轻管理的负担，也可做到控制文档的安全。
负授权系统支持“负授权”，也就是可以禁止某个人的权限。
这个技术结合成组组授权，可实现如下的逻辑：开发部除了张三都能够查看某个文件。
“负授权”技术，使授权更灵活，更实用。
充分保障知识文档在共享、使用过程中的安全性。
四层6级别查看人系统支持四层6级别查看人角色权限，通过不同的角色权限，可以控制文档预览、添加、编辑、移动、复制、下载等权限。
不同级别查看人拥有不同的权限。
如下表所示文档的保密性控制系统具备文档保密性控制功能，保护核心文档。
文档设置保密后，一般人员将无权进行查看，保证文档的安全性，只有文件夹的管理人、超级查看人、文件的订阅人才可以看到相应的文档。
同时支持在文件上传过程中根据用户需要选择是否对文档进行保密操作。
文档使用痕迹安全检视易度文档管理系统对每一个文档、文件夹或者整个系统的所有操作都会记录进操作历史。
记录每个员工对系统的任何操作，包括文档的创建、下载、打印、订阅、外发、权限变更、删除等。
易度ISO文控系统介绍最新版本课件
目前，易度iso文控系统已经成为许多企业的必备工具之一，并在全球范 围内得到广泛应用和认可。
易度iso文控系统的特点和优 势
文档全生命周期管理
文档创建、审批、发布、 废止等全流程生命周期管 理。
安全性和隐私保护的加强
更强的文件加密功能
新版本增加了更强大的文件加密功能，可以更好地保护用户文件 的隐私和安全。
更安全的云存储方案
新版本优化了云存储方案，采用了更安全的加密方式和数据备份策 略，确保用户数据的安全性。
更好的用户隐私保护
在用户注册和使用过程中，新版本加强了对用户隐私的保护，确保 用户的个人信息不会被泄露。
目录
• 易度iso文控系统简介 • 易度iso文控系统的特点和优势 • 易度iso文控系统的功能模块 • 易度iso文控系统的实施步骤和方案
目录
• 易度iso文控系统的典型应用案例 • 易度iso文控系统的最新版本更新与
ห้องสมุดไป่ตู้优化
易度iso文控系统简介
什么是易度iso文控系统
易度iso文控系统是一套基于ISO标准构建的文档 01 控制管理系统，旨在帮助企业实现文档的标准化、
加优秀。
系统性能和稳定性提升
01
更快的文件打开速度
通过优化文件读取和解析的方式，新版本系统可以更快地打开和读取大
型文件。
02
更稳定的系统运行
针对旧版本中存在的一些bug和问题进行了修复和改进，使得系统运行
更加稳定。
03
更好的系统兼容性
新版本优化了系统与不同操作系统和设备的兼容性，确保用户可以更加
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- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
易度文档管理系统功能之协作
企业信息化让电子文档成为企业智慧资产的主要载体。
随着互联网的普及，信息流通的速度、强度和便捷度的加强，一方面让我们享受到了前所未有的方便和迅捷，但另一方面也承受着信息爆炸所带来的压力。
笔者在网上看到这么一段话：权威机构统计得出一个脑力工作者80%时间是和文档在打交道，其中60%的时间在直接应用文档。
而亊实还不仅如此，在企业运营过程中，通过文档和客户交流的时间甚至超过90%，应用文档所产生的人工费占总人工费的40%，企业总收入的15% ！
文档它本身是知识的载体，而知识它只有在使用过程中才能产生价值。
怎么产生价值变成了大多数企业的棘手难题。
对于这个难题，笔者认为，怎么让文档能够有效流通起来，使用起来，让它产生应该有的价值，可首要选择文档管理系统，笔者经过对比市面上的系统兼试用，认为易度文档管理系统很适合解决企业这一系列问题，易度文档管理系统主要以协同办公、文档管理为核心，建立了以服务器为中心的文档编辑协作环境，根本上避免文档管理的分散性。
这种新的工作模式，取代以个人电脑为中心的文档管理习惯。
系统支持文档模板、批量拖放上传、在线文档编辑、MarkDown/reST格式文档支持等。
将企业各种应用与管理全面整合，它的稳定性、成熟性相比其他文档系统下高许多。
那么接下来，笔者为大家介绍下易度的协作功能：
1、在线创建
易度不需要任何安装程序，就在系统中直接创建office、html、txt等文档, 同时也可以使用文档模板。
（新建文件可以选择常用的文档格式创建。
除此之外，系统提供了“文档模板”功能：可以选择预先设置的文档模板作为新文档初始内容。
按照文模板规范编写文档，有助于企业文档的规范化管理。
）
2、在线修改
只需要安装易度的外部编辑器插件就可直接使用桌面编辑器(如word、Excel等)编辑服务器上的文档。
我们可以直接在系统创建文档进行在线编写、修改。
在线编写它实际上是个假的在线编写，我们不是调用服务器端的office进行编写的，而是调用本地的office，它是在后台把文件下载到本地，编写完毕，它自动存储到服务器端（文件会自动上传到服务器，简化了传统的下载、编辑、）上传过程在编写文档的同时的话，系统会把文档进行锁定，其他人是不能编写的。
3、版本管理
任何文档的编写都不可能一蹴而就，而是需要反复修改，甚至多人修改。
特别是法律文书、制度、合同这些要求比较高的文件，对文档的版本管理要求更高。
易度文档管理每次的修改，都会在服务器端生成一个临时版本，需要的时候，我可以对这个版本进行定版，我们可以看出文件被改了多少次，什么时间改的被谁改的，版本号是多少，而且我可以把历史版本回滚成当前版本。
易度系统所有可在线预览的文档，均支持在线版本差异比较，用户可任选两个版本进行比较，用显著的颜色标识出差异。
比较结果会自动显示。
5、评注留言
我们可以对文档进行评注、留言。
所有的这些评注、留言系统都会自动进行消息推送，让文档的关注人、编写人收到消息。
可在评注当中添加上附件，令其更加直观，支持三种通知方式：系统消息通知、电子邮件通知和手机短信通知。
易度消息中心，是在订阅的基础之上，对各种消息实时推送，提供分类查看、快速即时处理途径，让易度成为一个信息在员工之间不断流动、不断被处理的高效动态系统。
分成：发送给我的、流程处理、订阅、评注、其他几个消息分类。
大部分通知消息，首先需要预先订阅才可以收到。
订阅是通过对内容的关注完成的。
消息的通知途径包括系统消息、邮件通知和短信通知。
默认采用系统消息通知方式，每个人可以根据自己的需要做调整。
系统消息是最基础的通知途径，提供两种消息提示方式：一种是消息实时“飘过”，如下图；另一种是红色数字提示具体消息数量，包括每个分类的消息数量。
离线消息，在下次登录的时候也会相同的提醒。
7、文档流程
流程的管理，对于文档来说流程是必不可少的，易度系统文档流程设置简单、灵活，功能强大，可满足常用的文档流程需求：流程包括审批流程，外发流程，借阅流程，提醒流程。
（支持并审、串审，支持审批、知会、指定审核人3种步骤，流程过程中，自动分配文档权限，可分部门、分文件夹审批，可手工指定审批人）
流程的自定义，可以很方便的自定义工具，可以自定义一个流程分为几步，每一步是谁来审，审批范围是什么。
9、协同工作
易度提供各种各样的协同工具，让你在部门里面，项目里面，工作组里面有效的进行协同办公，文档它是公司的显性的知识，但是事实上工作中很多相关的经验，比如说我的项目从头到尾是怎么做的，这些是隐形的知识，它需要项目管理之类的工具让你看到这个项目是怎么进展的，哪些人参与了，做了哪些事情，最后项目的成果是什么，我们提供的这些协同工具更多的是针对隐形的知识，让你有个学习的空间。
文档是企业重要的智力资产，而易度每一个功能都是为企业智力自称精心打造，在功能和易用性权衡企业的每一个需求。