文书档案管理系统说明文档
中学文书类档案管理办法范本
中学文书类档案管理办法范本第一章总则第一条为规范和加强中学文书类档案管理工作，提高档案利用效能，保护和发挥档案在中学管理中的重要作用，根据中学档案管理相关规定，制订本办法。
第二条中学文书类档案是指中学行政管理机构制作的各类文件、文书和资料，包括纸质档案和电子档案。
第三条中学文书类档案管理工作旨在做好档案的收集、整理、保存、利用和销毁等工作，确保档案的完整性、真实性和安全性。
第四条中学文书类档案管理工作实行分类管理，各级中学行政管理机构负责本级行政管理机构的档案管理工作。
第五条中学行政管理机构应建立健全文书类档案管理制度，确保档案工作顺利推进。
第六条各级中学行政管理机构应配备专职或兼职档案管理人员，负责档案的管理、整理、维护和利用工作。
第七条档案室应设在安全、防火、防水、湿度适宜、通风良好的地方，保证档案材料的安全和完整。
第八条电子档案数据中心应设在安全、防火、防水、通风良好的地方，保证档案数据的安全和完整。
第九条中学行政管理机构应做好电子档案的备份和灾害恢复工作，确保档案数据的安全。
第十条中学行政管理机构应指定专人负责档案的收集和整理工作，确保档案的及时、准确收集。
第十一条电子档案的收集和整理应采用合法、规范的方式，确保电子档案的真实、准确。
第十二条中学行政管理机构应按时进行档案的整理工作，确保档案的有序、规范。
第十三条中学行政管理机构应编制档案目录和档案名称索引，提升档案检索效率。
第十四条中学行政管理机构应建立档案借阅制度，严格控制档案的借阅权限和条件，确保档案的安全。
第三章档案的保存第十五条中学行政管理机构应制定档案的保存期限，并依法执行。
第十六条纸质档案应按照规定进行封装、标识和存放，确保档案的长期保存。
第十七条电子档案应进行备份和归档，确保档案数据的完整保存。
第十八条中学行政管理机构应建立档案移交制度，确保档案顺利移交到职能部门或档案馆。
第十九条中学行政管理机构应定期进行档案的检查和修整，确保档案的完整性和准确性。
Gd2000使用说明
"浏览"按钮，在对话框内重新指定新的路径。?
5、确定完成以上操作后开始正式安装，以后只需根据提示依次进入"下一步"，完
成系统安装。
6、如果用户是在WINDOWS2000/XP/NT操作系统下使用该软件，当系统安装完毕后，还
需要执行光盘中加密狗目录下的驱动程序：SoftDogInstdrv.exe(或INSTDRV.EXE)，
安装加密狗驱动程序，选择并口狗驱动（根据屏幕提示安装即可），方能正确使用该
软件。
管理。
（2）、发文管理：对发文数据进行录入、修改、检索、打印等，并且实现了全文图像
管理。
D、企事业管理模块组成 ?
（1）、案卷级管理：对案卷级数据进行录入、修改、检索、打印等。?
（4）、基建档案管理：对基建档案的各项内容进行录入、修改、检索，打印等，并且实
现了全文图像管理。?
C、收发文管理模块组成：? ?
（1）、收文管理：对收文数据进行录入、修改、检索、打印等，并且实现了全文图像
文件管理三个功能子模块。用鼠标单击其中任何一个功能子模块，可进入该子模块的操作
界面，执行相应的管理工作。 全
宗管理：进入全宗管理功能模块窗口后，可以看到窗口共分为四页：全宗录入，全宗修
改，全宗检索，退出。窗口中默认进入全宗录入页面。用鼠标单击其中任何一页，可进入
3、将安装光盘放入光驱中，系统会自动运行安装程序，或在WINDOWS9X/2000/XP的桌
面上单击"开始"按钮，然后选择"运行"。输入文件名：光驱名：setup.exe后
档案管理操作手册
目录一、档案管理平台综述 (2)二、档案案卷管理 (3)三、档案文件管理平台 (6)四、档案文件的列表导入 (10)五、档案借阅管理 (12)一、档案管理平台综述档案管理分为文书档案和工程档案。
操作路径为：工作管理→档案管理→分类档案管理→文书档案/工程档案如右面图1所示。
双击打开进入档案管理平台界面，如下面图2所示（以文书档案为例）图1图2 案卷平台卷内文件未归卷文件组织目录树1.组织目录树：显示的是当前操作员拥有的登陆组织列表，选择相应的组织，在其下建立档案目录分类（文书档案以年份分类，工程档案以工程项目分类）；2.案卷平台：显示的是具体档案目录下的卷（盒）列表，对文件进行归盒归卷处理；3.卷内文件：选中具体的卷（盒），会将卷（盒）内已有的文件在此平台中以列表的形式展现；4.未归卷文件：所有已经入档，但未归卷（盒）的文件列表。
二、档案案卷管理图3如上面图3所示，在档案管理平台组织目录树中，选中相应的档，点击“新增”，出现案卷管理平台，如下面图4所示：图4文书档案案卷管理平台字段说明：编号数据名称来源说明其他说明1档号自动生成组织号.年+流水（2位）2保管期限选择录入永久、长期、短期3密级选择录入绝密、机密、秘密、普通4件数自动生成本卷内文件总份数5页数自动生成本卷内文件总页数6案卷题名手工录入卷名7立卷单位选择录入8存放位置手工录入实体档案存放地点9起始日期自动生成卷内文件最早成文日期10终止日期自动生成卷内文件最新成文日期工程档案案卷管理平台字段说明：编号数据名称来源说明其他说明1档号自动生成项目编号.流水（2位）2工程项目选择录入该操作员拥有权限的项目3保管期限选择录入永久、长期、短期4密级选择录入绝密、机密、秘密、普通5件数自动生成本卷内文件总份数6页数自动生成本卷内文件总页数7案卷题名手工录入卷名8立卷单位选择录入9存放位置手工录入实体档案存放地点10起始日期自动生成卷内文件最早成文日期11终止日期自动生成卷内文件最新成文日期录入完毕后，点击“保存”即可。
档案管理系统使用方法【模板】
档案管理系统使用方法一、登录系统（一）登录档案管理系统界面在浏览器上（推荐使用谷歌浏览器）输入网址，网址：http://10.128.18.1/archives/，也可以从学校办公室网页菜单栏进入文书档案网页找到相关链接，即“学校办公室——文书档案——数字档案管理系统”。
（二）输入用户名和密码用户名为本部门规范性全称或简称（部门全称超过5个汉字）的首字母，初始密码abc12345，可登陆系统后修改（登录不了，可联系文书档案室）。
（三）安装插件方法一：在档案管理系统里下载第一步，点击菜单——我的空间——找到工具下载，如图1。
图1 查找“工具下载”第二步，点击下载，然后安装，安装后关闭当前页，如图2。
图2 点击下载安装方法二：在“师大档案工作群”（qq群：*********）下载“师大档案工作群”---文件——下载档案管理系统插件。
1说明：下载和安装该插件时，建议使用谷歌浏览器，不能用360浏览器，否则会破坏插件。
二、录入及挂接原文（一）找到著录界面第一步，点击菜单——文件中心——全流程整理，如图3。
图3 找到著录界面第二步，点击文书档案库——待处理库，进入待处理库界面（类似excel表格），如图4、图5。
图4 点击进入待处理库图5 待处理库界面2（二）条目著录及原文挂接第一步，如图5中，点击添加条目，弹出图6的著录界面图6 著录界面第二步，按照字段提示要求（在本文档最后），填入相应的信息，并点击上传原文，上传文件，如图7。
图7 按要求著录字段3第三步，可以上传一个或多个文件，上传文件后，要操作图8中的3个步骤，如图8，可以对文件增删处理。
图8上传文件第四步，如果所有文件条目著录完毕并保存后，点击“关闭”退出，如图9，跳转到待处理库界面如图10。
图9 著录保存后关闭著录界面图10 条目显示界面（三）核对或修改文件条目4例如：从OA系统接到档案系统的条目只需进行核对或修改，无需再新建条目，修改条目的方法有三种：方法一：选中要修改的条目，然后点击任务栏的“修改条目”，如图11，进入图6的著录界面，修改后保存退出，如图9。
文书档案归档总结-概述说明以及解释
文书档案归档总结-概述说明以及解释1.引言1.1 概述概述部分主要介绍了文书档案归档在各个领域中的重要性和必要性。
文书档案归档是指将文件按照一定的规则和标准进行分类、整理和存档的过程，旨在方便管理和查阅。
在日常工作和学习中，我们需要处理大量的文件和资料，如果没有有效的归档方法，就会导致文件遗失、查找困难等问题。
因此，文书档案归档的工作是非常重要的，不仅可以提高工作效率，还可以保证文件的完整性和准确性。
本文将重点介绍文书档案归档的定义、概念、流程、方法、管理和维护等方面内容，希望通过对文书档案归档这一重要议题的深入探讨，为读者提供更为全面和系统的了解，从而更好地应用到日常工作和学习中。
1.2 文书档案归档的重要性文书档案归档是组织中一个非常重要的环节，其重要性体现在以下几个方面：1. 提高工作效率：文书档案归档可以帮助组织更好地管理和利用大量的文件和资料，避免了文件混乱、难以查找的情况，提高了工作效率和工作质量。
2. 保障信息安全：文书档案归档可以有效地保障组织的信息安全，保护重要文件不被泄露或丢失，防止信息外泄的风险。
3. 遵守法规要求：各行各业都有着严格的法规规定要求组织对文书档案进行合理管理和归档，这不仅可以让组织规范自身行为，还可以避免因未按照规定管理文件而导致的法律风险。
4. 节约资源：通过文书档案归档，可以避免重复性工作和资源浪费，提高资源的有效利用率，降低管理成本，达到节约资源的目的。
因此，文书档案归档对于组织来说是至关重要的，它不仅可以提高工作效率、保障信息安全，还可以帮助组织更好地遵守法规要求，节约资源，为组织的稳定发展提供有力支持。
1.3 研究目的研究目的是为了深入探讨文书档案归档在组织管理中的作用和价值，以及为什么文书档案归档对于组织的运作至关重要。
通过对文书档案归档的概念、流程、方法、管理和维护进行研究和总结，为各类组织提供更加有效和高效的文书档案管理方案。
同时，本研究旨在探讨文书档案归档在数字化时代的发展趋势和未来展望，为组织在数字化转型中提供支持和指导。
档案管理系统使用说明DOC
档案管理系统使用说明系统运转环境：显示器分分辨率在1024x768 以上；windows 9x； windows xp；windows 2000；建议使用 windows xp 成效最好。
excel.97 及以上版本； word.97 以上版本；建议使用 word2003 及 excel2003系统使用：只要将档案管理系统直接复制到硬盘上 D 盘根目录下（不可以在其余地点，若在其余地点将犯错）即可使用特别注意：不可以改正档案管理系统内任何文件夹内的文件构造，任何表格只好增减、改正记录。
一、系统登录：翻开文书档案管理系统，将快捷图标复制到桌面上，双击翻开。
初始用户名： 123；密码： 123初次使用，将提示软件还没有注册，点击“是”翻开注册界面，出现下列图界面时请电话联系讨取注册码。
二、系统使用方法：注册成功后，再次登录出现如图主界面：本系统可录入文书档案、教课档案、科技档案、声像档案、会计档案几类档案，请参照有关说明操作。
此中文书档案、教课档案、科技档案、声像档案操作方法完好同样，现以文书档案为例进行操作方法介绍。
点击“文书档案”按钮，出现以下界面：文书档案分为文书档案收文簿、文书档案整理、文书档案归档案、文书档案管理四个模块。
完好规范的采集档案应按这四个模块的次序进行，但也可直接在“文书档案管”理块中直接录入档案目录。
（一）文书档案收文簿1.新增点击“新增”按钮后在左侧的输入框内输入相应内容录入有关内容后将在表格中自动增添一条新记录并自动保留。
注意：（1）收文号与年度自动生成，一般不需变动。
但年度发生变化时，请变动。
（2）收文月与收文日自动与上一次输入的内容一致（防止同一天收文时重复输入收文月与收文日），若收文月与收文日与目前日期不一致，请改正。
2．文件办理单打印：填写文件办理单时，最好是在新增信息录入完成后，点击文件办理单按钮，即可实现对目前新增记录文件办理单的打印。
若不是目前记录，需将要办理的文件设置为目前记录（用鼠标点击表格中相应记录，在表格的最左侧将出现一个黑色三角形标记，以下列图，该记录为目前记录），并挨次点击左侧输入框的收文号、年度、收文月、收文日、文号、题名、密级等项目，该记录的信息将自动进入到输入框内，再点击文件办理单按钮，实现该记录的办理单的打印。
文书档案管理系统模板
文书档案管理系统XX 文书档案管理系统说文档XXXXXXX 有限公司4月1.系统介绍..................................... 错误! 未定义书签1.1 系统特点 ................................. 错误!未定义书签1.2 系统定位 ................................. 错误!未定义书签1.3 系统优势 ................................. 错误!未定义书签2.体系结构设计................................. 错误! 未定义书签2.1 系统架构 ................................. 错误!未定义书签2.2 部署结构 ................................. 错误!未定义书签2.3 层次结构 ................................. 错误!未定义书签3.系统功能..................................... 错误! 未定义书签3.1 功能结构 ................................. 错误!未定义书签3.1.1 用户管理............................ 错误!未定义书签3.1.2 文档管理............................. 错误!未定义书签3.1.3 查询借阅管理........................ 错误!未定义书签3.1.4 统计分析............................. 错误!未定义书签3.1.5 基础数据维护........................ 错误!未定义书签3.1.6 系统管理............................ 错误!未定义书签3.2 业务流程 ................................. 错误!未定义书签3.2.1 文书档案管理流程.................... 错误!未定义书签3.2.1.1 文书来源为接收纸质版或者接收电子版后打印成纸质版 ....................................................................... 错误!未定义书签3.2.1.1 文书来源为纯电子版................ 错误!未定义书签3.2.2 文书档案分发流程.................... 错误!未定义书签3.2.2.1 归档前分发......................... 错误!未定义书签3.2.2.2 归档后分发......................... 错误!未定义书签3.3 功能说明................................. 错误!未定义书签3.3.1用户管理............................ 错误!未定义书签3.3.2 文件与档案管理...................... 错误!未定义书签3.3.3 查询借阅管理........................ 错误!未定义书签3.3.4 统计分析 ............................ 错误! 未定义书签3.3.4系统管理............................ 错误!未定义书签3.3.4 基础数据维护........................ 错误!未定义书签4.系统接口.................................... 错误! 未定义书签5.表结构...................................... 错误! 未定义书签5.1 数据结构................................. 错误!未定义书签5.1.1数据来源............................ 错误!未定义书签5.1.2业务数据............................ 错误!未定义书签5.1.3管理数据............................ 错误!未定义书签5.2 报表格式................................. 错误!未定义书签5.3 文书编目................................. 错误!未定义书签5.3.1 电子文书编目........................ 错误!未定义书签5.3.2 纸质文书编目........................ 错误!未定义书签5.4 分类表................................... 错误!未定义书签5.5 工作流实现............................... 错误!未定义书签5.6 安全存储与共享的实现..................... 错误!未定义书签6.性能与并发性................................. 错误! 未定义书签6.1设计目标.............................. 错误!未定义书签6.2 应用层性能优化 ....................... 错误!未定义书签6.3 数据库层性能优化 ..................... 错误!未定义书签7.系统环境..................................... 错误! 未定义书签7.1软件环境.............................. 错误!未定义书签7.2硬件环境.............................. 错误!未定义书签1. 系统介绍系统提供了一个易用、安全、高效的档案一体化管理平台经过严谨、灵活的权限管理机制和档案共享机制, 使用户单位能够安全、可靠、高效和便捷地对档案进行存储、共享、分发应用、浏览和授控调阅等。
档案管理系统使用说明
档案管理系统使用说明档案管理系统使用说明系统运行环境：显示器分分辨率在1024x768以上；windows 9x；windows xp；windows ；建议使用windows xp 效果最好。
excel.97及以上版本；word.97以上版本；建议使用word 及excel系统使用：只需将档案管理系统直接复制到硬盘上D盘根目录下（不能在其它位置，若在其它位置将出错）即可使用特别注意：不能更改档案管理系统内任何文件夹内的文件结构，任何表格只能增减、修改记录。
一、系统登录：打开D:\文书档案管理系统，将快捷图标复制到桌面上，双击打开。
初始用户名：123；密码：123首次使用，将提示软件尚未注册，点击“是”打开注册界面，出现下图界面时请电话联系索取注册码。
二、系统使用方法：注册成功后，再次登录出现如图主界面：本系统可录入文书档案、教学档案、科技档案、声像档案、会计档案几类档案，请参照相关说明操作。
其中文书档案、教学档案、科技档案、声像档案操作方法完全相同，现以文书档案为例进行操作方法介绍。
点击“文书档案”按钮，出现以下界面：文书档案分为文书档案收文簿、文书档案整理、文书档案归档案、文书档案管理四个模块。
完整规范的收集档案应按这四个模块的顺序进行，但也可直接在“文书档案管”理块中直接录入档案目录。
（一）文书档案收文簿1.新增点击“新增”按钮后在左边的输入框内输入相应内容自动增加一条新记录并自动保存。
注意：（1）收文号与年度自动生成，一般不需改动。
但年度发生变化时，请改动。
（2）收文月与收文日自动与上次输入的内容一致（避免同一天收文时重复输入收文月与收文日），若收文月与收文日与当前日期不一致，请修改。
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XX文书档案管理系统说明文档XXXXXXX有限公司2016年4月目录1.系统介绍系统提供了一个易用、安全、高效的档案一体化管理平台，通过严谨、灵活的权限管理机制和档案共享机制，使用户单位可以安全、可靠、高效和便捷地对档案进行存储、共享、分发应用、浏览和授控调阅等。
使用C#.NET2008 SP1开发环境。
使用MS SQLSERVER2005数据库。
采用B/S结构。
1.1系统特点⏹符合国家、行业对档案管理的相关标准要求；⏹存储与归档系统具有操作简便性、高效性及实用性，安全性高、成本低、易维护等特点；⏹档案可视化应用，条码化管理，容灾性强；⏹对重要档案信息的存取、运行环境实现虚拟管理，系统具有兼容性；⏹档案各类操作具有可控性，可对档案分区多级授权、多用户共享；⏹多样化的检索和调档手段，极大地满足档案的分级管理需求；⏹实体档案、电子档案互为关联，安全、管理一体化，系统极具有包容性。
1.2系统定位通过对电子档案进行动态加解密和权限设定，可便捷地实现具有对电子档案生命周期的全过程保护、共享和再利用功能的信息安全类产品，它可以被广泛应用于需要约束档案访问权限、访问密级和访问可控的领域：1．党政机关和军事部门：涉及国家机密的文档（公文、机密文件、会议纪要、军事情报、素材资料等）；2．行业企业：需要限制共享对象的企业文档（科技成果、生产资料、设计图纸、财务预算、商业计划、合同定单、管理制度等）；3．金融机构：包含大量敏感信息和商业机密的文档（投资信息、客户信息、上市公司年报等）；4．研发行业：需要保护的知识产权文档（源代码、设计文档、知识产权等）。
1.3系统优势2.体系结构设计2.1系统架构文书档案管理系统通过统一组织结构与统一编码服务和统计分析服务来实现文书档案管理的前后台管理功能，见图2-1。
图2-1文书档案管理系统总体架构图由图2-1可见，系统由后台数据层、核心业务层、公共服务层、安全支撑体系等几部分组成。
其中，系统接口完成与企业平台应用的接口功能。
2.2部署结构本系统采用集中方式部署，在企业机房部署应用服务器和数据库服务器。
各级终端用户均无需安装任何软件，利用IE浏览器即可进行系统操作和浏览，见图2-2。
图2-2文书档案管理系统部署结构图2.3如下：图2-3文书档案管理系统功能结构图1．后台数据层：该层是系统运行的基础，是运用当前最新存储技术、存储理念将各类资料档案安全、高效地进行存储备份以及系统维护。
后台数据支撑体系主要实现文档管理、用户管理、统计分析、基础数据维护、系统管理等任务。
2．核心业务层：该层是系统的核心层，它根据档案业务流程对电子文档进行归档、查询、调用、借阅、分发。
核心业务支撑体系主要实现电子和实体档案一体化管理、索引信息著录与调阅等功能。
3．公众服务层：该层是对外接口层，为外部系统提供电子和实体档案的目录查询检索，便于档案交流和应用。
公众服务支撑体系主要实现档案题录的对外发布和档案的授权分发等功能。
3.系统功能3.1功能结构文书档案管理系统由6大部分组成，主要分为用户管理、文档管理、查询借阅管理、统计分析、基础数据维护、系统管理。
见图3-1。
图3-1文书档案管理系统功能结构图3.1.1 用户管理可以实现对用户的各项管理，包括用户维护、角色管理、权限管理及修改密码。
用户维护：主要实现浏览用户、增加用户、删除用户的功能，浏览用户可以查看当前数据库中的所有已创建用户；新增用户可以给数据库增加一个用户自定义用户；删除用户可以实现从数据库中删除选定的用户。
角色管理：可以实现浏览角色、新增角色、分配编辑角色权限以及删除角色功能，浏览角色可以查看当前数据库中的所有已创建角色；新增角色可以给数据库增加一个用户自定义角色；分配编辑角色可以给新创建或已有的角色分配表权限，包括创建表、查询、更新、删除等权限，以及对已创建角色的权限进行修改；删除角色可以实现从数据库中删除选定的角色。
权限管理：根据用户的不同等级、所属部门进行严格的权限划分，对已注册用户进行权限分配、修改管理，分别控制用户的文件查看、下载、上传、修改、复制、移动、删除、发布等权限，从而保证文档在使用过程中的安全。
修改密码：可以实现用户根据一定的密码设置规则进行重新设置用户登录密码。
3.1.2 文档管理可以实现对文档的各项管理，包括文件接收、文件分发、文件信息维护、案卷管理、文件归档。
文件接收：文书室接收经所办传递下来的文件。
文件分发：文书室将接收的文件经领导批示后形成电子文件，分发相关用户进行阅读。
文件信息维护：实现对文件的相关信息进行更新修改。
案卷管理：文件归档分为电子文件归档和纸质文件归档。
电子文件归档按照国家文件相关分类法进行归档；纸质文档归档要经过预立卷、拆卷、分类、组卷、著录五个过程，最后进行归档。
RFID的应用：在案卷管理阶段，使用RFID既减轻了工作人员劳动强度，提高了工作效率，而且可以使文档清点成为一项经常性的工作，提高了管理水平。
查找文档时，则只需在RFID阅读器中输入要检查的号码段或要找的文档名称等，沿着档案柜依次扫描，一旦发现排架错误或找到所要的文档时，立刻用声光报警，这使得工作人员的查找变得非常方便，同时显著降低错架率。
RFID标签上有一个可写的记录区，假若放入一些统计数据，如出借次数、有效天数等或详细的档案信息，如档案柜号等，进行剔旧、整理上架等更加容易。
3.1.3 查询借阅管理可以实现文档检索、文档调阅申请、文档调阅审批、文档调阅各项功能。
文档检索：根据档案的分类法和组卷规则，提供确定型和非确定型，全宗级、案卷级、文件级等多项检索手段。
文档检索是文档系统的重要功能之一，其功能主要有以下两方面：1、检索用户来自不同部门，系统提供多种多样的查询方式供用户选择。
2、为了确保数据信息的安全，进行严格的功能权限、数据权限的控制，根据用户级别对文档的内容进行设置，不同的用户有不同的检索权限。
文档调阅申请：有文档调阅需求的用户，要填写相关文档调阅申请书，待领导审批通过后才能进行对相关文件进行调阅。
文档调阅审批：领导根据文档调阅申请进行审批，只有通过审批的用户才能对文档进行调阅。
文档调阅：通过领导审批的调阅请求用户可以方便地调阅电子文档。
借阅管理为网上借阅，可以实现自助式调阅功能：由调阅者通过检索功能自行检索需要的文档，并选取复印、打印、摘要功能。
3.1.4 统计分析可以实现分类统计、遗漏预警功能。
分类统计：可以根据业务数据内容生成统计报表，如不同部门归档情况、档案利用情况。
遗漏预警：对文件归档过程中遗漏的重要信息进行预警，以方便管理员进行信息维护。
3.1.5 基础数据维护可以实现分类维护、有效期限、密级、组织机构功能。
分类维护：如果发现档案缺失或错误，可以进行分类维护，主要包括信息补录入、删除、档案著录维护。
信息补充录入：补充录入档案信息，如案卷号、目录号、全宗号、数据来源、题名等。
档案维护：完成日常信息的修改、删除，所有维护操作都有历史记录，可以查阅历史和进行恢复；所有录入、修改操作都提供界面的数据类型、长度等有效性控制，防止错误数据产生；档案著录：对个别没有通过接收归档进入系统的档案，可以通过档案著录进行补充。
有效期限：根据文书档案管理期限表，可以实现对不同类别的文件进行有效期限的更新修改。
密级管理：根据文书档案密级管理规定，可以对相关文件的密级进行更修修改。
组织机构：根据组织机构的变化，可以对组织机构进行及时更新修改。
3.1.6 系统管理可以实现系统设置、操作日志、系统备份、版本说明功能。
系统设置：可以对系统参数进行设置。
操作日志：系统将必要的操作日志记录在案，可以浏览和分析系统的行为，以解决痕迹化管理。
为了保证安全和预防破坏行为，也便于系统运行历史的监视审查，系统提供一种跟踪所有动作的可选手段。
系统将必要的操作日志记录在案，并且提供专用工具（查看日志）去浏览和分析系统的行为。
安全日志可以进行查询和统计，用于系统分析。
系统备份：对系统的重要数据进行安全备份。
版本说明：对系统的版本进行说明，方便维护。
3.2业务流程3.2.1文书档案管理流程3.2.1.1文书来源为接收纸质版或者接收电子版后打印成纸质版得到纸质版的文书后，经所经办分发到各领导手上，经领导批示后，交由机要室进行电子化处理，形成电子版的文书。
机要室根据领导的批示，将电子文书分发到阅读人员手中，阅读人员阅读完毕后有两种结果：第一种是回执机要室，文书阅读完毕且不用再向下传递；第二种是回执机要室，文书已阅读完毕，批示还要向下传递，要让下面的人看到。
这样，机要室继续将该电子文书分发到下一级阅读人员进行阅读，直到所有的阅读人员都阅读完毕，并且不再进行向下传递。
当所有阅读人员阅读完毕后，要进行文书的存档操作，电子文书最终的保存结果就是一式两份，一份进行归档，一份存到资料库。
纸质文书的存档是先进行预立卷，就是保存临时的一个案卷目录中。
当这个临时案卷积累到一定程度后，需要将这个临时案卷拆卷、分类、再组卷、著录、归档形成一个完整的永久保存的档案。
具体流程见图6-2-1-1。
文书状态表：0：已接收 1：分发给领导 2：领导审批完毕 3：电子化完毕并存储 4：分发 5：再传递6：阅读结束 7：已归档图3-2-1-1文书档案管理系统文书管理流程3.2.1.1文书来源为纯电子版文书状态表：0：已接收 1：已存储 2：分发 3：再传递 4：阅读结束 5：已归档图3-2-1-1文书档案管理系统文书管理流程3.2.2文书档案分发流程3.2.2.1归档前分发文书档案分发流程主要区分在归档前分发和归档后分发上，归档前有再传递请求的过程，而归档后则没有该过程。
具体流程见图6-2-2-1。
再传递请求图3-2-2-1文书档案管理系统文书分发流程3.2.2.2归档后分发文书档案分发流程主要区分在归档前分发和归档后分发上，归档前有再传递请求的过程，而归档后则没有该过程。
具体流程见图3-2-2-2。
查询借阅图6-2-2-2文书档案管理系统文书分发流程3.3功能说明3.3.1用户管理用户管理用户维护角色管理权限管理修改密码用户表角色表用户组表3.3.2文件与档案管理分发表文档管理文件接收文件分发文件维护宗卷管理文件归档(电子、纸质)分发文件明细表档案信息表卷内目录表3.3.3查询借阅管理查询借阅管理文档检索文档调阅申请文档调阅审批文档调阅借阅表批示表档案信息表统计分析分类统计遗漏预警档案信息表系统管理系统参数设置操作日志数据备份版本说明操作日志表档案信息表3.3.4基础数据维护文档分类有效期限密级组织机构维护基础数据维护有效期限表密级表组织机构表文档分类表4.系统接口本方案必须实现与本部门现有统一门户系统、信息管理系统、办公OA系统进行对接，为其他计算机软件系统提供软件接口。