Xx集团发文管理规定

Xx集团发文管理要求第一章总则第一条为了确保公文规范性、完整性、正确性和有效性，提升办事效率并为公文处理工作提供方便，参考国家相关行文发文管理措施及结合本集团实际需要，特制订本要求。

第二条集团各事业部及各职能部门应配置专职人员负责公文处理工作。

文秘人员应该忠于职守，含有相关专业知识。

第三条集团中高层管理人员要发扬深入实际、调查研究、实事求是和认真负责工作作风，改善办公手段，规范办公程序，努力提升公文处理工作效率和质量。

行文要少而精，重视效用。

第四条公文处理必需做到立即、正确、安全。

集团对外公文由行政办公室统一收发、分办、传输、用印、立卷、归档和销毁。

第二章公文格式第一条外形格式一、用纸：公文要求使用统一纸形，方便于管理。

（一）企业文件用纸统一使用国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)公文用纸；（二）公文附件中图纸、表格等尺寸过长或过宽，要折叠整齐。

特殊情况下，可依据需要放大或缩小。

二、页边和图文区（一）公文文面天地页边要空留合适，文字不得打印过满，以清楚悦目，便于阅读（二）依据实际情况，版面尺寸可作调整，努力争取美观、整齐；（三）图文区内文字符号一律采取从上至下、从左向右横写横排，正文文字每行长度和图文区宽度相等；（四）字距、行距安排方便于阅读、郑重、大方为标准。

可依据文种要求掌握选择，尽力作到匀称、整齐；（五）公文应采取页码编序，页码为阿拉伯数字，在文件下端，居中排列。

二、装订（一）装订要求：1．公文版面是横书横排，根据通常规律和阅读习惯，在左边装订；2．装订时不要太靠边，也不要太靠里压字，给阅读带来不便；3．装订通常全部应订两个书钉。

两个书订位置，以距两端各四分之一处装订为宜，平面平订装订线距左边12mm左右，书钉应和纸边平行，不要歪斜；4．装订好文件要不缺页、不重页、不错乱页码次序；5．凡有附件公文，文件和附件要装订在一起，并在正文末尾注明各附件标题；如不能装订在一起，应在附件首页上注明主件文号，和主件同时报送。

第二条文头格式一、份号：（一）文件份号是同一文稿印制若干份文件时每份次序号，用3位数字码标识；（二）份号印制在版头纸图文区第二行左起1~3字位置；（三）通常文件份号能够省略，但机密、绝密公文应该标识文件份号，且在发文时给予登记。

二、秘密等级：秘密密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

带密级公文分别称之为绝密件、机密件、秘密件，不带密级公文称之为平件（或一般件）；三、发文字号：（一）发文字号是由发文单位按发文次序编排表明发文单位、时间、次序文件号；（二）发文字号由发文单位代字、发文年度和当年发文次序号三部分组成；（三）发文号字体大小和正文字体大小相同；（四）发文单位代字、年度、次序号次序不能颠倒。

年度应写全称，年度外使用方括号；（五）企业发文字号要求为：1、董事会下发文件文字号为“大x集董字”，关键为董事会会议名义下发文件；2、集团下发文件文字号为“大x集字”，关键为集团总裁会议名义下发文件；3、事业部下发文件文字号为“大XXX字”，关键为事业部会议名义下发文件。

四、签发：（一）全部下发文件均需注明“签发人XXX”,董事会文件由集团董事长签发，集团文件由集团总裁签发，事业部文件由各事业部总裁签发。

（二）标注格式为：在发文字号右，打印“签发人：××ד，字体和正文相同，发文字号对应合适左移。

第三条主文格式一、标题：（一）标题应该正确，能正确地表示正文关键内容，简短、扼要，通常不宜超出30个字；（二）标题在一些公文标题中，发文机关、事由能够省略，但在任何情况下文种不能省略；（三）标题中通常不加书名号或其它标点符号；（四）为了使标题突出鲜明，大标题通常见小二号或三号黑体字，小标题通常见三号或小三号黑体字。

标题和间隔线和正文（或主送单位）之间应隔一行距离；（五）标题排列：1．标题居中排列，字数较多标题可分成两行或三行；两行标题通常有三种排法：齐行，上短下长，上长下短；三行标题通常有两种排法：短长短，倒梯形；2．标题分行时要注意不能把词或词组分割开，应遵照阅读习惯及版面美观标准。

二、正文：（一）正文起段空两个字，回行时要顶格书写。

最终一页假如只有一行字，则字通常不应少于五个；（二）正文通常见宋体四号或小四号字；1．公文中字号选择通常按发文机关名称、大标题、小标题、正文及注释说明等次序依次从大到小地选择；2．文件标题通常见黑体、粗宋体小二号或三号字体，通常公文正文、无正文说明、附件说明、发文机关、发文字号、成文日期、印发说明、注释或特殊要求说明等，采取四号或小四号宋体字。

（三）正文中用数字表示多层次结构时，其方法以下：第一级用：一、二、三……，序次语后面用顿号；第二级用：(一)、(二)、(三)……，序次语后面不加标点符号；第三级用：1.、2.、3. ……，序次语后面用圆点（．）；第四级用：⑴、⑵、⑶……，序次语后面不加标点符号；第五级用：①、②、③……，序次语后面不加标点符号。

（四）用于章程、协议及规章制度序次语第一级一律条用第一条、第二条、第三条……书写格式，序次语顶格书写，序次语后空一个字符位置，采取正文字符提行时上下行左对齐格式；或空二个字位置书写序次语，正文提行顶格书写格式。

（五）公文中数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比和其它必需用阿拉伯数字者外，通常见汉字标识。

在同一公文中，数字使用应保持前后一致。

（六）公文中正确书写标点符号，其方法以下：1．不能把括号写成单书名号。

如不能把“（一）”写成“<一>”；2．横线分半字线(-)占半个字，一字线(—)占一个字，双连线(——)占两个字；3．由低限到高限范围号应用“~”，如“5~10年”；4．七种点号：句号、问号、叹号、冒号、分号、逗号、顿号，一律不能用在一行开头。

三种标号前半边不能放在一行末尾，后半边不能放在一行开头，包含：引号（单引号、双引号）、括号（圆括号、方括号、六角括号）、书名号（单书名号、双书名号）。

省略号、破折号占两格，行首或行末全部可放置，但不能分成两半而将二分之一置于一行末尾，另二分之一置于下行开头；5．间隔号(·)不能写在行首第一格。

间隔号在一格正中央，不能写成数学上小数点(.)；6．用阿拉伯字表示“年、月、日”数码在其下方用一个圆点，一位数月、日前加“0”，如：1999.05.04。

7．相关数据不能拆排两行：8．夹杂在文中分数或分式，尽可能不要用叠式，改用斜式，以免多占一行位置。

如写成1/2，同时，也不可写成2分之一。

三、附件：附件是附在正文以后文件、材料。

（一）附件名称写在正文以后（不留空行）、生效日期之前，另起一行，空两格书写；（二）必需把附件具体名称和件数写明，如附件种类较多，应设序码分别依次标明，附件名称不加书名号，末尾不用标点符号；（三）附件上应标明是第多个附件和附件名称，每一个附件页码应单独编排；（四）在发文时，一定要将附件随正文一起发出。

如因某种原因附件不能随正文一起发出时，必需在附件名称后面用圆括号注明“另发”字样；四、发文机关（一）发文机关即公文成文单位，写在正文下面偏右，通常又称“落款”。

（二）落款在隔离正文一定距离右下方，字距要比正文字距稍大，落款最末一字和图文区右边缘相差四个字距离；（三）文件在排版时，应尽可能避免出现“（此页无正文）”情况。

若文件正文占满了页面，则应在另页空白纸上落款，但落款要在空页合适位置，不宜靠近顶端，宜在下半页，并在空白页第一行位置用圆括号注明“此页无正文”，顶格书写；五、印章印章是行文机关表示对公文负责并标志公文生效凭证。

印章必需清楚端正地盖在年、月、日中间，骑年盖月。

集团全部下发公文必需加盖印章，不然视为无效。

六、成文日期成文日期即公文形成日期。

（一）会议经过公文，如决议等成文日期为会议经过日期；（二）通常文件用领导人在“文稿发文签”上签发具体日期；（三）通常性公文材料，如包含具体事宜通知、函等成文时间，通常见它印发时间；（四）会议经过公文，其成文日期加圆括号在标题下方，和标题之间不空行；其它公文成文日期打印在落款下方偏右一点，成文日期中数字用汉字小写，成文日期必需年月日齐全。

第四条文尾格式一、注释：注释在公文生效标识以下、专题词之上，用以说明在公文中其它区域不便说明多种事项；二、专题词：专题词用以表示公文中心内容词，作为公文专题标引和检索使用。

专题词在公文注释或特殊要求域以下，抄送机关标识域之上。

按专题词组成原因次序标识，每个专题词之间空一个字。

专题词用黑体字，字号同正文。

三、抄报、抄送机关：（一）抄报、抄送机关，在专题词以下，印发说明之上。

字体同正文。

整个区域用两条等宽平行细线作为界限；（二）对需要了解公文内容其它机关用“抄送”，并按机关性质、职权、隶属关系及其逻辑关系依次标注抄送机关全称或规范简称。

最末一个抄报、抄送机关后面不加标点符号；（四）在抄送栏尾部打印存档份数。

四、印发机关和印发日期：印发机关通常是发文机关办公部门，印发日期是办公部门接到定稿后起印时间。

通常写成×××办公室，××××年×月×日印发。

印发机关和印发日期在文尾下部。

五、份数：按分发范围包含上报、下发、抄送、留用、存档计算文件印制总数。

印制份数通常在文尾印发日期下方。

文尾放在图文区底部。