OA系统中档案管理模块的功能要求
OA办公系统功能需求
OA办公系统功能需求OA办公自动化功能需求OA办公自动化分为产销管理、文件管理、行政办公、考勤管理、产品管理、人事管理、档案管理、个人办公、设备管理、客户管理这10个功能模块，如图1所示:产销管理人事管理文件管理档案管理行政办公OA办公自动化个人办公考勤管理设备管理产品管理客户管理图1 OA功能模块1(产销管理该模块的主要负责生产数据和销售数据的录入和统计，为产销平衡提供直观的数据;该模块包括:原辅料消耗录入1.1原辅料消耗录入:日常生产过程中需要用到的原材料、辅料、水电汽消耗数据人工录入; 生产数据查询1.2生产数据查询:产品产量查询、生产成本生产数据统计查询等;1.3生产数据统计:按月或者按时间段统计生产销管理销售数据查询产数据;1.4销售数据查询:查询产品销售情况; 销售数据统计1.5销售数据统计:按月或者按时间段统计销订单管理售数据;1.6订单管理:查询订单完成情况，统计销售报表打印金额;图2 产销管理模块1.7报表打印。
2(文件管理文件管理是对组织机构中的各类电子文件进行相应的管理，使员工能够及时方便地查询到自己所需要的相关信息。
在文件管理中，管理员可对文件进行分类，对各个文件类别指定相应文件发布的发布权限和查询权限。
文件查询2.1文件发布:一定权限的用户发布相应的文件; 文件管理2.2文件查询:查询文件也需要相应的权限，普通文件分类用户不能浏览机要文件;文件销毁2.3文件分类:管理员或有一定权限的用户将文件图3 文件管理模块分类，并根据类别确定相应的访问权限;2.4文件销毁:根据权限销毁垃圾文件。
3(行政办公该模块需要高权限的用户或者管理员才能操作，主要针对企业高层的行政办公。
权限设置3.1权限设置:管理员设置用户权限;3.2计划安排:安排一周活动，计划长远目标等; 计划安排行政办公3.3申请审核:审核请假申请，出差申请，培训申请申请审核等;3.4通知发布:发布重要通知。
通知发布图4 行政办公模块4(考勤管理考勤管理包括单位内部员工自动签到、签退、请请假销假假申请、销假核准、加班申请、加班核准，生成考勤统计、考勤统计查询、员工考勤信息查询、单位考勤加班确认考勤管理信息查询等。
OA办公系统功能需求文档
短信管理
查询短信、删除短信
群组管理
添加群组、删除群组
公文设置
类型设置、模板设置、字段设置、稿纸设置、红头设置、来问单位管理、主题词管理
报表管理
参数设置、报表设置、授权设置（不选购商业智能模块则此功能不能使用）
集成管理
链接设置、常用链接设置、模块设置
导航管理
导航分类维护，导航菜单维护，菜单访问授权
个人资料
修改个人基本信息和头像
新闻管理
发布公司新闻（只有管理员才有权限），阅读公司新闻
会议管理
添加会议内容，会议内容查看
公司公告
发布公司公告（只有管理员才有权限），阅读公司公告
我的工资
展示当月工资，也可按月查询上月工资条
项目管理
添加项目，项目管理
活动费用
添加经费，已审核通过经费，未审核通过经费，未审核经费
我的报表
我的会议
会议查询
信息发布
公告栏
信息发布设置工具
发布设置、查询设置、管理设置、显示设置、类型设置、模板设置、公告栏设置
行政管理
会议管理
会议日程管理、会议管理、会议室管理、会议类型管理、会议级别设置、纪要模版设置、会议统计
车辆管理
车辆档案、派车调度、出车记录、私车公用登记、部门用车统计、司机补贴统计、车型设置、车辆归属
发文拟稿、发文查询、发文管理
请示管理
请示拟稿、请示查询、请示管理
档案管理
待归档管理、案卷管理、档案管理、档案检索、机构问题管理、档案室管理、打印输出
个人事务
工作日记
日记录入、日记查询、日记管理
工作日程
日程安排、日程批录、安排查询、日程查询、日程管理、日程汇总、公开范围、类型设置
档案管理系统软件功能需求分析.doc
档案管理系统软件功能需求分析档案管理系统软件功能需求分析目录2功能和性能要求.档案数据采集与加工模块.4 档案接收系统.4数据移植.5馆藏历史档案数字化.5档案数据存储及管理模块.5档案信息标准化管理.5档案分类.6档案数据著录.6档案信息鉴定.6存储管理.6目录管理.6信息统计.6报表打印.6实物条码管理.6档案数据查询利用模块.6档案信息开发.7综合智能查询.7档案借阅管理.7支持网站信息发布.7系统维护模块.8系统维护主要要求.8基础数据维护.8权限管理系统.8用户管理.8数据备份与恢复.9信息加密.9版权保护.9日志管理.9档案综合管理.9系统帮助模块.91主要功能描述档案管理系统应具备档案的综合管理功能。
系统涉及的范围应涵盖档案管理活动中需要用计算机进行管理或处理的所有环节，包括对档案数字化工作中的扫描、数据转换、修版、文字识别(OCR)、正文录入、校对、著录、审核等处理环节的管理功能；文件或材料收集；档案整编（数据采集、类目设置、分类排序、数据校检、目录生成、数据统计、打印输出等基本功能，并能实现根据主题词（或关键词）及分类号自动标引的功能）；检索查询；借阅管理；档案利用；档案编研；辅助实体管理(包括对档案征集、接收、移交以及档案鉴定、密级变更等进行相应的管理或处理)。
主要功能一是通过与公文管理子系统的连接实现综合办公系统的收、发文在流转结束后进行预归档，通过系统提供的数据接口，将需要归档的信息传输至档案管理系统。
二是通过对已有馆藏文书档案、科技档案、财务档案、声像档案、照片档案、人事档案和实物档案等的数字化，实现档案的全面自动化管理和提供不受用户站点限制的网络查询利用服务。
根据当前IT技术在档案行业的应用潮流，参照国内数字化档案馆的应用需求，档案管理系统应包括以下几个方面的模块：●档案数据采集与加工模块●档案数据存储及管理模块●档案数据查询利用模块●系统维护模块●系统帮助模块2功能和性能要求档案管理系统按照信息流的过程应分为五个功能模块：档案数据采集与加工、档案数据存储及管理、档案数据的查询利用、系统维护管理和系统帮助。
档案系统需求
2.1档案录入1）文件创建，可直接创建各种格式的文件，并且，可套用文档格式模板，提供文件（卷内）目录的表格式输入界面等；2）文件上传，可同时上传多份文件；3）扫描获取，从扫描仪等外部设备获取文件；4）支持按照年度、季度、月度时间维度，通过待办或待阅形式，指定具体档案人员上传档案文件，并按照具体上传时间来判断完成情况（进行中、未完成、已完成、已超期、超期完成等状态），并可配置业务档案上传的完成时间周期。
5）集成归档，从蓝凌OA系统、电子签章等系统中分类模块如开启自动归档功能，可以对该分类模板下的审批文档及附件进行归档操作，归档后在档案管理会增加该文档的档案信息；6）初始化工具，提供多种数据快速移植方式与工具；7）供应商主导，业务部门辅助将公司现有档案系统数据迁移到新系统。
2.2检索查询1）检索方式，支持模糊检索、分类检索、高级检索、全文检索等多种检索方式；2）检索项管理，条目中各字段可作为检索项；支持自定义可检索项；3）在线浏览，用户无需安装专门的客户端，可直接在线浏览文本类（office文档、pdf、tiff等）、图片类（JPG等）、dwg、音视频等格式文件，并支持放大、缩小、旋转、上翻页、下翻页等基本操作；4）条目检索结果，可按档案类型筛选、按条目的各字段信息对检索结果进行升降排序；支持检索结果列表导出；5）可对检索结果直接发起利用申请；检索结果标识档案的实体存储状态或发起申请提示实体存储状态；2.3档案管理1）档案管理，在档案管理中提供录入、修改、删除功能；支持案卷、卷内档案的插、拆操作；支持多种立卷等方式；2）支持案卷目录、卷内目录、不同规格档案盒背脊的模板定义、导出、打印；3）每条记录需通过状态标识（字段）显示档案实体存储的状态（如在库、借出、销毁等）；4）提供各条目的数据修改记录、利用记录信息查看；5）实现档案上、下、移架管理、实现批量移架管理等；6）支持档号自定义，按规则自动生成；7）支持档案类型的不同维度显示（按年度、密级、归档部门等字段）；8）支持根据卷内的记录数实时更新案卷总件数、总页数等字段信息；待卷内文件页数总计达到固定值后，提示满盒；2.4借阅归还1）相关人员在档案管理中查找自己想要借阅的档案（电子或纸质），除即将到期和已到期的档案外，都可以进行借阅操作，借阅人提交借阅申请流程，待审批人审批通过后，档案正式借阅成功。
OA办公系统功能模块介绍
OA办公系统功能模块介绍1. 引言OA办公系统〔Office Automation System〕是一种用于协调、组织和自动化办公流程的信息系统。
它通过集成各种办公功能模块，实现了企业内部的信息共享、协作和管理。
本文将详细介绍OA办公系统主要的功能模块及其作用。
2. 人事管理模块人事管理模块主要负责管理企业员工的信息，包括员工档案、考勤管理、薪资管理等。
通过这个模块，企业可以轻松地管理员工的根本信息、职位变动、请假等信息，提高人事管理的效率。
资产管理模块用于对企业资产进行统一管理，包括设备、办公用品、车辆等。
通过这个模块，企业可以实现资产领用、归还、报废等操作，并能够实时了解资产的使用情况，提高资产管理的效率和精度。
4. 采购管理模块采购管理模块用于管理企业的采购流程，包括采购需求、供给商选择、采购订单等。
通过这个模块，企业可以集中管理采购流程，减少人工操作，提高采购效率和质量。
5. 审批管理模块审批管理模块用于管理企业的审批流程，包括各类审批申请、审批流转和审批记录等。
通过这个模块，企业可以实现审批流程的自动化，减少纸质文件，并能够实时掌握审批进程，提高审批效率和可追溯性。
文档管理模块用于管理企业的各类文档，包括文档的创立、编辑、共享和存储等。
通过这个模块，企业可以提供一个统一的文档管理平台，方便员工查找、共享和协作，提高工作效率和文档管理的平安性。
7. 日程管理模块日程管理模块用于管理企业员工的工作日程安排，包括会议安排、任务分配和提醒等。
通过这个模块，企业可以统一管理员工的日程，防止时间冲突和信息的遗漏，提高工作效率和协调能力。
8. 统计报表模块统计报表模块用于生成企业各类报表和统计数据，包括销售报表、人力资源报表等。
通过这个模块，企业可以根据需要自定义报表，实时了解企业的运营情况，为决策提供有力支持。
集成管理模块用于集成和管理其他系统的接口和数据，包括ERP、CRM系统等。
通过这个模块，企业可以实现不同系统之间的数据共享和协同，提高各个系统的运行效率和数据一致性。
(档案管理)档案管理系统需求分析
档案管理系统需求分析档案管理系统的功能要求档案管理系统的总目标是：在计算机网络，数据库和先进的开发平台上，利用现有的软件，配置一定的硬件，开发一个具有开放体系结构的、易扩充的、易维护的、具有良好人机交互界面的档案管理系统，实现机关、企业、事业等单位档案的自动化的计算机管理系统，为各单位的提供准确、精细、迅速的档案信息。
根据可行性研究的结果和客户的要求，分析现有情况及问题，采用Client/Server 结构，将档案管理系统划分为三个子系统：客户端子系统，服务器端子系统，WEB发布系统，客户端与服务器端采用同一应用程序，其中数据库所在系统确定为服务器端子系统。
下面分析各个子系统的功能需求：1．服务器端子系统：在客户端系统的功能实现上，可以分为以下几个部分：[1]单位信息的设置本系统要求同时管理多个单位的档案信息，因此设置本单位基本信息及其下属或者相关单位信息是本系统最基本的信息，这部分要求对输入数据比较少操作频度小，供使用者了解管理单位基本信息外，更重要的是当本系统数据被档案局采集后能进行按单位识别和掌握该单位基本信息[2]目录分类：不同单位的档案类别不尽相同，但相同行业目录却基本相似，所以，系统应根据行业设置当量的默认档案分类。
档案管理员根据自己行业的默认分类结合本单位具体情况进行修改，生成自己单位的档案目录系统，以在各个分类目录中存放相应的档案文件，这部分是整个系统进行后续操作的基础。
[3]档案录入整理：将本单位收录的所有档案按目录分类进行录入存储。
[3]借阅管理：借阅的登记查询与核销。
[4]报表生成和打印：把已存储的档案信息等生成报表并打印出来。
[5]上报和发布把本单位档案信息按档案局的要求进行上报。
并通过局域网或者Internet发布，不同用户根据自己权限进行查看。
档案管理系统的性能需求为了保证系统能够长期、安全、稳定、可靠、高效的运行，档案管理系统应该满足以下的性能需求：1．系统处理的准确性和及时性系统处理的准确性和及时性是系统的必要性能。
OA归档使用说明
OA归档使用说明（一）OA系统设置一、流程设置（部门的发文和公司收文做设置）在OA系统使用自动归档功能之前必须对流程归档功能的接口进行设置，具体的设置步骤如下：第一步：管理员进入OA系统管理界面，点击“流程管理”。
第二步：点击需要设置自动归档的部门名称。
第三步：选择需要设置流程的“流程名称”。
第四步：将归档设置中“流程办结后，自动归档至中国石油档案管理系统”的勾打上。
第五步：点击“保存修改”，完成该流程自动归档功能的设置。
二、角色设置把档案系统中设置的每个部门的归档人员在OA系统中设置为部门归档管理人员。
方法是在OA后台中，普通管理——用户管理中找到部门归档人员，把“部门公文归档查询人”权限给这个用户。
三、系统使用用户如果想将此文件进行归档，在拟稿步骤时需将“是否归档”选为“是”（前提此流程已经设置了自动归档功能）；用户如果不想将此文件进行归档，在拟稿步骤把“是否归档”选为“否”；注意：发文与电子收文的“是否归档”默认被选为“是”；手工收文的“是否归档”默认被选为“否”四、注意事项：OA系统自动归档问题咨询注意事项为协助初次使用OA系统自动归档的单位排查部分公文归档失败的问题，项目组特通过此通知说明应如何向档案系统项目组反馈问题。
由于OA系统内公文数量大，文件重名情况较多，为方便项目组解决问题，各单位请在反馈问题时提供“年份、收文/发文、WorkFlowID”，其中WorkFlowID的查找请按如下过程操作：1、登陆OA系统，点击“公文查询-公文归档”，如下图所示：图12、在弹出的归档查询窗口中，找到归档失败的公文，并点击右侧的“查看流程”绿色图标，如下图所示：图23、在弹出的流程步骤查询窗口中，在窗口空白处点击鼠标右键，在弹出菜单中选择“属性”，然后在弹出的属性窗口中找到“地址”栏目，将其中形如“WorkFlowID=xxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx”的内容拷贝出来，这段内容就是WorkFlowID，即该公文的唯一ID。
oa系统模块功能简介
OA系统模块功能简介1. 概述OA系统（Office Automation System）是一种用于管理和处理办公事务的软件系统。
它的主要目标是通过自动化和集成办公流程，提高工作效率和减少办公成本。
OA系统通常由多个模块组成，每个模块负责不同的功能和任务。
在本文档中，我们将介绍几个常见的OA系统模块，包括人事管理模块、请假管理模块、审批流程模块和报表统计模块。
2. 人事管理模块人事管理模块是OA系统的核心模块之一，它负责员工的基本信息管理、组织结构管理和薪资福利管理等任务。
2.1 员工信息管理该功能可以用于录入、查看和修改员工的个人信息，包括姓名、工号、部门、职位等。
它还可以生成员工的工资卡、在职证明等文档。
2.2 组织结构管理该功能用于管理企业的组织结构，包括部门、岗位、职位等。
管理员可以根据实际情况对组织结构进行调整和修改。
2.3 薪资福利管理该功能用于管理员工的薪资和福利待遇，包括薪资核算、奖金发放、社保和公积金管理等。
3. 请假管理模块请假管理模块用于处理员工的请假申请和审批流程。
3.1 请假申请员工可以在系统中填写请假申请单，包括请假类型、请假时间段等。
申请单将发送给上级领导审批。
3.2 审批流程上级领导可以在系统中查看并审批下属的请假申请单。
审批结果将及时通知员工，并在系统中记录。
3.3 请假统计系统会自动统计员工的请假情况，并生成相关报表。
管理员可以通过报表了解员工的请假情况，以便做出相应的管理决策。
4. 审批流程模块审批流程模块是OA系统的另一个重要模块，用于处理各种业务流程的审批。
4.1 流程定义管理员可以在系统中定义各种业务流程，并指定相应的审批人和流程节点。
4.2 流程审批员工可以在系统中提交相应的业务申请，申请将按照预设的流程进行审批。
审批人可以在系统中查看并处理待审批的申请。
4.3 流程跟踪系统会记录每个申请的审批历史，包括每个节点的审批人和处理时间。
员工和管理员可以随时查看申请的审批状态和历史。
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OA系统中档案管理模块的功能要求
一、归档范围
1、网上流转结束后需归档的电子文件。
2、未在网上流转的本单位收文、发文、会议材料等需归档的文件资
料。
二、归档要求
1、自动归档功能。
对本单位的所有需归档文件资料的目录（未在网上流转的文件资料，需补充录入目录），可由软件自动对其进行分类、排序，生成文书档案文件级目录数据库。
⑴分类方案：①年度——机构（问题）——保管期限
②年度——保管期限
⑵排列：归档文件应在分类方案的最低类目即“保管期限”内，按时间先后顺序或事由结合时间、重要程度等排列。
⑶件号：文件排列顺序号。
在分类方案的最低一级类目（指同一年度、同一机机构或问题、同一保管期限）内，按文件排列顺序从“1”开始标注。
2、文书档案文件级目录数据库结构应当符合《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》（DB32/505-2002）的标准。
3、件的二级目录（数据库结构见附件一）。
件的二级目录模块是为了贯彻“细化检索”的原则，对文件级文档管理的补充。
当用户将转发件和被转发件、请示和批复、介绍信存根等作为一件归档时，通常只在归档文件目录数据库中录入一条记录（即文件的标题）。
这样的目录对于检索更详细的内容来说是不够的。
弥补这种缺陷，系统应当为用户提供二级目录功能模块，使用户能更加细致地储存、检索有关信息。
4、按所分档案的类别打印出相应的归档文件目录(见附件二)、归档文件目录封面（见附件三）。
用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。
5、对于有专业档案管理（如会计档案、审计、基建档案等）需求的单位，根据其业务要求为其设计相应的专业档案管理模块。
6、对档案数据的访问要有权限设置，以确保数据的安全。
7、对于每一份电子文件，软件必须提供相应的电子文件登记表，归档电子文件移交、接收检验登记表，归档电子文件管理登记表，归档电子文件迁移登记表（见附件四），并将其打印输出。
8、对最后形成的文件级目录数据库、件的二级目录数据库，提供数据的修改、批量修改、删除当前记录、删除所选记录、记录的新增、保存、按字段检索，数据导出、数据导入、显示每条记录的电子文件全文等功能。
9、每一年度可以按机构问题、保管期限，统计档案的数量，并产生相应的统计表格（见附件五）及图表（饼图、柱形图等）。
附件一：
件的二级目录数据库结构
①档号
件的二级目录的档号和文件级文档管理中的档号格式是一致的，而前者出现的值，应该在文件级文档管理中都已存在；所不同的是，二级目录的档号允许重复，而文件级文档管理中档号不允许重复。
②件内顺序
一个文件里面，如果有若干个文件或若干条目录，以此设定其顺序。
档号+顺序号不允许重复。
③相关内容，
在“相关内容”里面，用户可以录入被转发件等的文号、责任者、题名等内容，也可以录入人事任免的所有人员名单和任职事项。
相关内容的字节长度是255，若还不够输入详细内容，可以另外增加一条记录继续输入。
④文件类别
用户可以在此对二级目录里的文件类型进行标识，比如批复件、人事任免等。
⑤备注
备注是补充说明。