企业文件控制与管理
文件与资料控制管理制度
文件与资料控制管理制度第一章总则第一条为了规范公司的文件与资料管理工作，保障公司资料的安全性和完整性，提高公司的运营效率，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有部门和员工在公司内部或外部从事文件与资料管理工作时的行为。
第三条公司文件与资料是指公司在生产经营活动中产生的各类书面、电子、影像等形式的记录和信息，包括但不限于合同、协议、报告、会议记录等。
第四条文件与资料管理的原则是科学、规范、便捷、安全。
第五条公司文件与资料管理必须遵循保密原则，确保公司信息安全，不得外泄。
第六条公司文件与资料管理必须遵循便捷原则，确保员工可以方便快捷地获取所需的文件与资料。
第七条公司文件与资料管理必须遵循科学原则，提高文件与资料管理的效率和质量。
第八条文件与资料管理的责任主体为公司管理人员和全体员工。
第二章文件的管理第九条公司文件分为公开文件、限制文件和秘密文件。
第十条公司公开文件是指对外公开的文件，任何员工都可以查阅和使用。
第十一条公司限制文件是指需要获取部门主管或相关领导批准后，方可查阅和使用的文件。
第十二条公司秘密文件是指需要特定人员批准后，方可查阅和使用的文件。
第十三条公司文件必须有编号和盖章，确保文件的真实性和完整性。
第十四条公司文件必须按照文件管理规范进行分类存档，并建立档案管理制度。
第十五条公司文件必须进行定期清理，将已经过期的文件进行销毁，确保文件的及时更新和清晰管理。
第十六条公司文件对外传递必须遵循相关规定，确保文件的传递安全和准确性。
第十七条公司文件的传输和存储必须符合公司的信息安全政策，并进行加密保护。
第三章资料的管理第十八条公司资料包括电子资料、纸质资料、影像资料等形式。
公司资料必须进行分类整理和管理。
第十九条公司资料必须备份和归档，确保资料的安全和完整性。
第二十条公司电子资料必须进行定期的清理和整理，删除无用的电子资料。
第二十一条公司纸质资料必须进行规范的归档和盘点，确保纸质资料的存储安全和便捷查阅。
公司文件控制管理办法
公司文件控制管理办法第一章总则1、为规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作,有效地保护和利用资料,为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本办法。
2、适用范围：本制度适用于XXXXX有限公司及下属所有子公司规范性文件起草、制定、提案和管理的各项相关工作。
3、公司内部各中心/部门和个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。
第二章管理体制及其机构职责1、实行集中与分散管理相结合的体制。
由综合部文档管理员负责主体文件资料的管理,并对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导.信息部配合综合部建立信息档案软件;文控管理员分管公司主体文件资料工作，文控管理员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便.2、综合部既是公司文件、文件资料工作的行政职能管理部门,又是永久保存和保护文件资料的机构,同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心.第三章文件材料的管理工作一、文件资料材料的收集：1．建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、长期、短期等）；注明文件的版本号.2．对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全；3．及时催办理完毕的文件上交回收,在检查齐全后整理立卷归档。
二、文件资料的归档、立卷与管理：1．区分全宗,确定立档单位.2．分类:依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。
分类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分再在同类中依序分为若干小类和案卷号。
2．1档案立卷按永久：Y、长期：C、短期:D2．2 大类分为：制度/规定:S;文件:F；资料：D;文书档案：A；合同:B.2．3 部门拼音缩写：；研发：YF;生产:SC；客服：KF；采购:CG；技术：JS;市场:SC；销售：XS ；工程：GC；财务:CW；总经办：ZJ;综合:ZH；财务:CW；仓库：CK；2．4 保密用Y表示，非密级则用N表示。
文件与资料控制管理制度
文件与资料控制管理制度1. 简介文件与资料控制管理制度是企业制定的一系列规定和措施，旨在保证企业内部文件和资料的安全性、真实性和完整性。
这些文件和资料包括企业的重要经营数据、合同、档案、技术资料、财务数据等资料。
正确使用文件与资料控制管理制度，有助于企业规范内部工作流程、提高工作效率和保障企业信息安全。
2. 文件的创建、分发和管理2.1 创建文件的创建应严格按照企业制定的文件格式和标准，保证文档的规范性、准确性和完整性。
同时，在创建文件时应该注重版本管理，尽量避免修改前版本的丢失或遗漏。
2.2 分发文件的分发应该按照企业内部制度和规定进行。
例如，涉及到合同和财务文件的分发，需要限制权限。
与此同时，更应该保证文件的保密性，不得将机密文件外泄。
2.3 管理文件的管理应该按照企业制定的管理程序进行，以保证文件的可追溯性。
而企业的管理流程应该遵循管理体系文件，确保对文件管理的全面性、实效性和唯一性。
3. 牵扯到电子档案的数据备份和保护随着信息技术的发展，越来越多的企业将档案和资料保存在电子化的方式。
电子档案的保护对于企业的运营起着至关重要的作用。
3.1 数据备份数据备份应该按照企业内部制度进行，以保证数据的完整性和保密性。
此外，应注意备份数据的存储介质，应选择标准化的存储设备，以保证数据的可恢复性。
3.2 数据保护数据保护应遵循数据管理规范，确保数据的安全性和保密性。
同时，企业应该建立数据权限管理制度，分层级管理。
不同职业的员工对数据的权限应该明确划分。
4. 严格遵守法律法规企业在文件和资料控制管理中应该严格遵守国家法律法规、政策和规章制度。
企业应该做好安全管理，定期进行内部安全审查和数据备份，减少外部突袭的风险。
5. 结论文件和资料控制管理制度是企业内部规范化管理的重要保障。
企业应该深入了解和实践文件和资料控制的管理制度，严格执行相关规定和流程，提升小的文件和资料管理水平，保证企业功能的全面性、效率性和安全性。
公司文档及文印管理制度
公司文档及文印管理制度
随着信息技术的飞速发展，企业的文档管理已经不仅仅局限于纸质文件，电子文档的管理同样重要。
因此，公司在制定文档及文印管理制度时，需要兼顾传统与现代技术的结合，确保管理的全面性和有效性。
一、文档管理制度
1. 文档分类与编码：公司文档应根据内容和性质进行分类，每一类文档应有统一的编码规则，以便于检索和管理。
2. 文档创建与审批：所有新创建的文档必须经过相关部门负责人的审批，确保其内容的准确无误后方可正式发布。
3. 文档存储与保密：文档应按照保密等级存放在不同的存储介质中，对于涉密文档，要实行严格的访问控制和权限管理。
4. 文档更新与作废：文档内容如有变更，应及时更新版本，并通知相关人员。
作废的文档要按照公司的保密规定进行处理。
二、文印管理制度
1. 打印权限与审核：为了节约资源，减少不必要的打印，员工在进行文档打印前需获得上级的审批。
2. 设备使用与维护：公司应定期对文印设备进行维护和检修，确保设备的正常运行。
员工在使用设备时需遵守操作规程，避免造成设备损坏。
3. 耗材管理：文印耗材的采购、存储和使用应建立严格的管理制度，防止浪费和滥用。
4. 环保意识：鼓励员工采用双面打印等节约纸张的方式，提高环保意识，共同构建绿色办公环境。
三、监督与执行
1. 监督责任：公司高层管理者需定期检查文档及文印管理制度的执行情况，确保制度的有效性。
2. 违规处理：对于违反管理制度的行为，公司应当设立相应的惩罚措施，以此来维护制度的严肃性。
3. 持续改进：公司应根据实际情况和员工反馈，不断完善文档及文印管理制度，以适应企业发展的需要。
总结：。
文件的控制与管理
外来文件的管理
销售部收集客户提供的文件图样的原版。 综合管理部负责对劳动/人事/安全等法令法 规的收集
资材部负责对产品商检/危险品包装及运输 等法令规章的收集。
研发部负责对产品行业标准/国家标准等法 令法规的收集。
其它类别外来文件，由各相关部门进行收集 、整理、识别
外来文件的管理
部门经 理审核
2010年5月收到的第1份政府下发的规定为：WCF100501 2010年6月收到的第1份顾客提供的图纸为：WAT100601 2010年6月收到的第1份政府下发的规定为：WCF100601
文件编 码要求
二阶文件编码规则
二阶程序文件编号方法
S P ＸＸ ①②③
说明：①文件类别，其中：S——质量/环境管理体系文件； ②文件性质，程序文件——P； ③流水号；
受控文件的使用
•妥善保管，受控文件不允许乱涂乱写乱改.
文件借阅
•受控文件正本原则上不允许外借，如需外借需填定《受控文件增补/借 阅申请单》
破损更换
•破损严重，影响使用时，如需换发，应填写《受控文件增补/借阅申请 单》到文控办理更换手续，交回破损文件，补发新文件
各部门文件管理员对本部门受控文件的有监督、管理责任
文件更改与审批
1.改动文件版次，版次按 01、02、03……递增。
2.文件封页上写明变更内容， 3.由原文件审批部门审核
批准后生效
换版修改
1.仅针对文件中的错字、漏字
等项，
2.划改时以横线将原内容删掉，
由划改人在旁签名，并注明
划改日期
3.原版由划改人负责，文控根
据划改内容，以邮件形式通
1.版次保持不变，
加盖正本 章
打印外来文件
文控专员(DCC)工作职责
文控专员(DCC)工作职责
文控专员(DCC)是负责管理和控制企业文件资料的专业人员。
主
要职责包括：
1. 文件管理：对企业所有文件进行管理和归档，制定并执行文
档管理政策、文件存储和访问规定。
2. 文件流转：掌握文件起草、审批、发布和归档流程，推动文
件在组织内部流转。
3. 文件控制：制定各类文件的版本控制规定，组织实施文件定
期更新，并确保文件的合规性和正确性。
4. 文件发布：掌握企业内部和外部文件的发布流程和规定，确
保发布的文件准确完整，及时发布。
5. 文档审核：审查和审核文件的合规性、合法性和合理性，确
保企业所有文件符合相关法规。
6. 保密管理：负责相关保密文件的管理和控制，包括文件存储、访问、备份等工作，确保文件的保密性。
7. 知识管理：建设和维护企业知识库，收集并整理公司各类管
理知识和行业信息。
8. IT支持：熟悉企业IT系统，支持文件管理软件的维护和更新，同时通过软件来提高文件整理、流转和拓展等工作的效率和质量。
9. 内部培训：负责对公司对所有相关人员的文档管理和知识管
理进行培训和指导。
定期开展各类文件管理顾问和技术培训。
文控专员(DCC)需要熟练掌握公司内部和外部文件管理的流程和规定，新建和维护公司相关文件，确保文件的安全性、完整性、精准性和时效性。
文件与资料控制管理制度（5篇）
文件与资料控制管理制度根据《金属非金属矿山安全标准化规范》要求，为了保证标准化文件系统效力与效率、标准化系统文件控制系统效力、记录控制效力以及标准化系统文件质量，制定本制度。
一、建立文件控制的管理制度1、制定文件与资料的识别与控制制度，确保企业安全规章制度产生，使用、评审、修订和控制的效力与效率。
2、企业应定期代号不定期对安全规章制度进行了评审，必要时予以修订或废除。
3、标准化系统文件制定、评审与修订过程应有员工参与。
4、标准化系统文件应分发到相应的员工。
5、标准化文件要求：①标准化文件系统应做到文件需求响应及时，文件产生的流程畅通、用户界面良好，文件分发充分，确保文件系统效力与效率；②标准化系统文件控制系统包括主索引表、分配的适用性、制定时间、版本、解释权、准批、变化、废止、存储媒介、保存期限、外部文件、法律法规与其他要求、可获取性，确保系统文件控制效力；③记录控制系统包括识别与检索、可追踪性、存储有效、可读性、保持期限、维护效果、可攻取性等，以确保记录控制系统效力；④保证标准化系统文件质量。
二、根据安全生产管理需求制定标准化系统文主要安全生产规章制度包括：1、安全生产检查制度2、安全教育培训制度3、重大危险源监控制度4、重大隐患整改制度5、危险物品和物料管理制度6、职业危害预防制度7、特种作业管理与审批制度8、特殊工种管理制度9、事故与事件管理制度10、设备和设施安全管理制度11、安全生产档案管理制度12、安全生产奖惩制度三、有效保留安全生产记录安全生产记录包括：1、管理评审报告2、事故、事件记录3、风险评价信息4、培训记录5、标准化系统评价报告6、事故调查报告7、检查记录8、职业卫生检查与健康监护记录9、安全生产会议记录10、安全活动记录11、法定检测记录12、任务观察记录13、许可文件14、应急演习信息15、纠正与预防行动记录16、承包商和供应商信息17、维护和校验记录18、技术资料、图纸文件与资料控制管理制度（2）是一个组织或机构为了有效管理和控制所有文件和资料的流动和使用而制定的一套规章制度。
文件与资料控制管理制度
文件与资料控制管理制度一、目的本文件旨在规范和管理组织内的文件与资料，确保其安全性、完整性、有效性和可访问性，保护组织的利益和知识资产。
二、适用范围本制度适用于组织内的所有文件与资料的控制和管理。
三、定义1. 文件：指任何形式的可记录、存储、传送、表达信息的载体，包括但不限于纸质文档、电子文档、录音带、磁盘、光盘等。
2. 资料：指组织内部所持有的任何形式的信息，包括但不限于技术数据、市场分析报告、项目文件、合同、会议纪要等。
3. 控制：指对文件和资料进行规范、保护和监管的过程，确保其安全性、完整性和可访问性。
4. 管理：指对文件和资料进行组织、分类、储存、检索、更新和销毁的过程，以保证其有效性和可用性。
四、职责与权限1. 文件与资料管理员负责本制度的执行和监督，并具有以下权限：a) 制定文件和资料的存储和管理规范；b) 审查和批准文件和资料的申请、查询和变更；c) 确保文件和资料的备份和归档工作；d) 监督文件和资料的使用和处理过程；e) 对违反本制度的行为进行惩处和纠正。
2. 部门负责人负责本部门的文件和资料控制和管理，并具有以下权限：a) 确定本部门的文件和资料管理政策和流程；b) 指定文件和资料管理员，并协助其执行职责；c) 监督本部门的文件和资料的存储、使用和处理；d) 对本部门的文件和资料进行定期审查和清理。
3. 员工有以下责任和义务：a) 遵守本制度和相关规定，正确使用和处理文件和资料；b) 合理申请并正确使用文件和资料，不得私自删除、修改或复制文件和资料；c) 协助文件和资料管理员进行文件和资料的归档和备份工作；d) 及时反馈文件和资料的错误、缺失或其他问题；e) 对不再使用的文件和资料进行妥善处理，按照规定进行销毁或归档。
五、文件和资料的存储和管理1. 文件和资料应按照一定的分类和编号规则进行存储和管理，以便于检索和使用。
2. 文件和资料的存储介质应符合相关标准和规定，确保其安全性和可靠性，包括但不限于密封袋、文件柜、服务器等。
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企业文件控制与管理一、概述企业管理思想及过程很多时候是通过文件形式来进行及表现的。
文件是企业信息资源的重要组成部分，管理好企业文件，确保信息的有效利用，无疑是企业管理不可忽视的重要环节。
目前，企业在文件管理中主要存在以下问题：休闲居编辑文件缺乏统一管理，主次不分，内容重复或冲突，格式千奇百怪，浪费纸X。
文件发送不及时，部门业务受阻，企业错失良机。
文件发送对象混乱，浪费文件无关人员之阅读时间，耽误文件有关人员之工作。
文件转发传递过程中，信息内容发生改变，导致信息误传、错传。
文件签发常因资格人外出而延误，影响工作。
文件分类不当，管理困难，导致查找不便。
仔细分析，不难发现，许多管理上的问题均与文件（信息）管理有着直接或间接的关系。
而且，随着企业规模的不断扩大，这种关系将越来越密切。
本篇将从文件、信息、计算机技术的角度出发，探讨企业文件流程化、自动化管理技术，以图达到节省企业行政管理费用，提高办公效率的目的。
企业文件种类对文件进行合理分类，是管理文件的第一步。
层次分明、纲主目X的分类，对文件查找和保存极有意义。
对于企业文件分类，一般没有特殊的规定，企业可根据自身的实际情况，研究分类标准和规则。
1.1按企业管理要素分类经营决策文件行政管理文件财务管理文件生产管理文件外部往来文件为了进一步具体化，可将此五大类文件再进行细分。
比如生产管理文件又可分为：生产计划文件物料管理文件技术管理文件质量管理文件企业要尽可能细地划分出文件种类，并将每一种类别有可能产生的文件列出，规定其保存期、存放位置、保管人，而后将有关信息加以汇总，制成《文件清单》。
《文件清单》是企业文件的目录明细，对企业文件管理意义重大。
若企业利用计算机管理文件，则此份清单由计算机自动产生。
1.2按职能部门分类董事会文件行政办文件生产处文件技术处文件财务部文件……按职能部门划分文件，便于查找文件出处，但会导致同部门文件混杂，子类繁多。
1.3根据文件功能分类通用类文件经济类文件技术类文件沟通类文件通用类文件包括通知、公告、请示、报告、会议记录、会议纪要、规章制度、管理办法等。
经济类文件记载生产、管理、流通、分配、消费等方面内容。
技术类文件如技术图纸、设计方案、施工方案等。
沟通类文件如客户往来、政府部门参观、检查、新闻媒体来访等。
对于企业而言，选择何种分类方法，这里没有特别的建议，关键要适用。
以适合企业实际运作，提高文件处理效率为原则。
2.企业文件特点企业文件同政府公文及文艺作品有共同点。
当然，也有很多不同的地方。
2.1共同点都为一定的对象服务；都有运词造句、布局谋篇、使用标点符号等；都要求具备鲜明性、准确性和生动性。
2.2不同点企业文件是企业管理的再现，因此，有经济效益的问题。
故企业文件在撰写时，要注意言简意赅、用词准确、朴实，力求以最少的字数最清楚地表达意思，以节省纸X和员工阅读时间。
企业文件具有政策性、实用性、广泛性。
这一点十分类似政府公文。
企业文件以说明文为主，具有较强的逻辑性和条理性，要对工作有指导意义，能带来管理的改善，提高经济效益。
企业文件虽不必具有政府公文之法律性，但也要注意严肃性。
不可在企业文件中使用不庄重的词语。
2.3企业文件格式2.3.1文件格式设计企业文件格式可参考相似之公文格式和应用文格式。
同时，企业也可自行设计具有自己特色的文件格式。
如：将公司名称、地址、主页、、传真、标志等信息置于文件头或尾，起到传播企业文化的作用。
将公司经营理念、企业精神、战略目标置于文件头或尾，起到鼓舞激励员工奋发向上的作用。
文件格式力求严谨实用，美观简洁，不要过于花哨。
一般可在公文格式基础上作少量的变动即可。
2.3.2文件编号、字号规划企业应科学规划文件字号及编号系统，以便于文件管理。
1.文件编号文件编号应具有唯一性，即一个文件只有一个编号，一个编号只对应一个文件。
文件编号建议格式为：文件类别+流水号2.文件字号文件字号包括文件类别及文件日期方面信息，目前广泛应用于政府公文管理中。
文件字号构成为：企业名称第一个字+文件类别简写+[年份]+流水号。
如ABC公司2002年1月1日发第一份行政文件，其文件字号可编成：“A行字[2002]001”。
文件格式的其余部分，请参考有关公文写作及应用文写作书籍，这里不作过多论述。
二、文件控制和管理流程目前，已有越来越多的企业都在用ISO9000标准管理企业。
在ISO9000的要素中，文件和记录的控制与管理是一个重要模块，也是令企业头疼的环节，因为ISO9000严格的文件和记录控制与管理需要企业投入大量的纸X。
而一个设计欠佳的文件控制和管理流程势必加大纸X的投入和浪费。
企业文件控制和管理较为常见的流程图如下：(略)关于此流程的各环节具体内容，将在下面的章节中逐步说明。
1.文件处理人员素质和能力要求由于文件书写及处理有其特殊性，因此它要求从事此方面工作之员工必须具有以下能力。
1.1.善于合作的能力文件上传下达，很自然地和公司所有部门发生了联系，这种联系要求工作人员有较强之人际关系技巧和协调沟通能力一方面，作为文件书写人员，在接受书写任务时，既要尊重领导，坚决贯彻领导的意图，又不能一味迎合，要敢于发表自己的意见，善于向领导提建议、出主意。
1.2写作能力一定的写作基础知识（如语法、修辞、逻辑等）是文件处理工作人员必须的。
文思敏捷、行文迅速、言简意赅、格式规X、切合实际、标新立异的文风是衡量一个文件处理工作人员的重要标准。
1.3口头表达能力口头表达能力（口齿清楚、表达准确、条理分明、说话得体）是一个文件处理工作人员的基本功。
1.4使用现代办公设备由于办公自动化越来越广泛地在企业中加以应用，因此，作为新时代之文件处理工作人员，必须学会使用现代办公设备，包括：计算机及OA系统复印机传真机投影机摄相机照相机录音机……1.5保守XX的品德由于文件处理涉及公司的许多XX资料，因此，作为其中的工作人员，必须具备保守XX的品德。
2.企业文件管理组织企业应视其规模成立一个“文件控制与管理部门”，可命名为“文控中心”，也可称为“文件管理办公室”。
此部门负责公司所有文件书写、打字、印制、审核、收发及管理工作。
2.1文件书写文件书写是文件控制与管理过程中工作量最大，难度最大的一个环节，它涉及到的技术问题很大，对工作人员也提出很高的要求。
2.1.1文件书写申请为了防止无实用价值的文件产生，浪费资源，甚至对企业管理产生负面影响。
企业必须建立“文件申请制度”，即在文件正式书写之前，提出申请，经科学验证、审核之后，方可进入书写阶段。
文件申请由文件书写需求之单位或个人提出，由文件管理办公室负责审核，审核项目：文件是否与公司业务有关，是公司文件，又是私人文件；文件是否与公司经营理念、目标、规章制度及其他现行文件相冲突；文件发放时机、时间是否恰当；文件是否有实用价值，能否带来经济效益。
文件书写申请获得批准后，方可进入文件书写阶段。
2.1.2文件书写文件书写管理办法文件书写可由申请部门提供题材及资料，文件管理办公室专业人员负责完成，也可由文件申请部门自行书写，文件管理办公室修改润色，并加以审核。
审核内容包括：文件内容与申请内容是否一致？文件中是否有攻击他人之言语？文件格式与公司文件格式是否一致？文件发送X围是否正确，有无不必要之人接收此文件？文件书写基础知识(略)企业常用应用文写作方法及技巧(略)2.1.2文件发送管理企业文件发送一般包括送审、签发、编号、登记、复印、盖章、发送几个环节。
1.文件送审文件经过电脑打字排版后，应送拟搞人修改，当拟稿人多次修改、确定无误后，签名放行。
至此，该文件可送有关领导审批了。
若文件较长，一般应附上提纲和疑难问题、重点问题说明，以帮助领导在较短时间内作出决定文稿送出后，要随时掌握其批转方向，适时催询审批结果，以免贻误工作。
要做到这一点，就需要文件管理工作人员作好送审登记。
2.文件签发文件只有经过具有相当资格之领导人签字后，方可生效。
企业应制订一份详细清单，规定每一类文件之资格签发人。
审批权限的一般原则为：涉及全面性及重大事件文件，由企业主要领导人签发，或通过会议讨论后通过，再由主要领导人签发；涉及某一方面问题的文件，由主管领导人签发；对于一般事务性文（函）件，由中层管理干部签发即可。
文件签发应注意以下几点：及时性。
相关资格人收到待签之文件后，应及时审核、修改、签发，若有意见或不明之处，应询问并处理，不可随意拖延，以免影响其他部门/人员工作。
严肃性。
签发文件使用习惯签名，以防他人仿造。
签名要具有个性，要具有一定仿伪功能。
3.文件编号文件编号对文件管理意义重大，各企业要制订适合本企业的编号原则。
关于企业编号基本原则和方法，在第一章也作了概述。
文件管理人员在进行文件编号时，要注意以下几点：根据文件类别编制文号，不可X冠李戴。
文件编号要根据文件登记顺序依次排列，不可有空号或重号。
编号要在登记的同时进行，除特殊情况外，不要给拟发的文件留号，以免由于该文件不发而造成空号。
不太重要的文件只需编文号，不编“文件字号”。
4.文件登记无论是编有文件字号的重要文件，还是不编文件字号之不太重要之文件，都需要进行登记。
文件登记常用的方法有“一文一帐式”和“一帐多文式”。
由于企业文件相对政府部门要少得多，发文X围也没有那么广，因此多用“一帐多文式”登记簿进行文件登记。
“一帐多文式”登记簿样式如下：“文件号”：文件的登记编号。
“文件字号”：包含发文单位、发文时间、发文顺序、文件种类等信息的文件正式编号，一般用于重要文件。
“文件标题”：文件若有标题，直接填入；无标题之文件，要一简短的摘要填入。
“拟稿部门”：文件起草部门。
“密级”：指所发文件的程度，没有则不填。
“分发情况”：文件的发放X围及份数。
“归档”：文件归档人及份数。
“发出日期”：文件发出日期或时间段。
“封套号”：所发文件装封后，封皮上编的号。
一般用于远程分发文件。
5.文件复印企业文件发行量不是很大，一般无须采取胶印、油印、铅印，只需复印即可。
复印文件之前，要检查文件之页数及附件，防止缺页。
同时也要注意是否经过合法审批及签字。
企业文件复印，要充分考虑经济效益问题。
以最大限度减少纸X和碳粉为原则。
为此，必须注意以下几点。
尽量采取缩印之方法；若为不太重要之文件，可采用单面废纸复印；没有特殊情况，可采用双面复印。
以上均为节约复印成本的方法，企业也可根据自己情况，找出更有效的管理方法，形成制度，以节约成本。
当出现复印失误，造成文件报废时，要注意及时销毁报废文件，防止失密泄密。
复印文件时要注意保护好原稿，不得涂抹污损，更不得丢失。
多页装订文件时，须注意检查缺页、倒置页等，并尽量采用脱粘法，避免使用书钉装钉，以免日后立卷归档时拆卸金属钉的麻烦和损坏文件。
采用书钉装钉时，应注意页边对齐，上下两颗书钉应在同一直线上，既要装订牢固，又要方便阅读。