橙子沟档案管理(电子档案制作过程)
档案管理步骤
档案管理步骤
档案管理是一项重要的工作，可以有效地管理组织内部的信息，以保证办公效率和安全性。
以下是一些档案管理步骤，以便您更好地管理公司的资料和数据。
1. 建立档案管理系统
要建立一个成功的档案管理系统，您需要考虑许多因素，例如应使用哪种档案存储方法，谁有权访问这些档案等。
在设计系统时要了解组织的内部结构和工作流程，以便根据需要创建适当的库存和保留期限。
2. 确定档案的保留期限
每个档案都有其保留期限，这是指档案应保留多长时间。
这些期限通常是受到政府和法律规定的。
将此纳入您的档案管理体系可以确保所有档案都按规定保留和销毁。
3. 安排档案存储
在存储您的档案时，您需要确定这些档案的类型、大小和格式，并放置在正确的环境中以确保长期保存。
例如，对于纸质档案，您可能需要放在防火和防水的柜子里，对于数字档案，您可能需要一个冷备份系统来保护这些数据。
您还需要确定谁可以访问这些档案以及如何存储和管理这些档案。
4. 建立档案检索系统
您需要建立一个档案检索系统，使组织内的员工可以快速访问和
使用档案。
这将需要一个基于关键词、日期和其他分类方法的档案索
引系统，以便员工可以快速找到所需的信息。
5. 管理档案销毁
最终，您需要执行档案销毁策略以保护组织数据不受滥用和攻击。
销毁档案时，请确认没有任何个人身份识别信息或机密信息泄露，并
根据保留期限和法律规定来销毁档案。
在档案管理方面，遵循以上步骤可以帮助您创建一个有效的档案
管理系统，保护组织公文、机密信息不受侵犯，确保每个人都能轻松
访问所需的数据。
橙子沟档案管理(电子档案制作过程)
电子档案制作过程一、如何进行文件的扫描1、双击桌面上“hp image zone”图标。
2、点击“获取图像”。
3、点击“从扫描仪”。
（注：扫描分辨率100以内。
）4、点“扫描”。
5、点“新扫描”。
6、在键盘上点“delete”[删除键]，将扫描文件用鼠标进行重新框新（注：用鼠标框完后，所有的文字在框内就可以。
）7、点“接受”（注：如果这件档案材料有若干页，在扫描时一直点“是”，直到扫完这个材料的最后一页完了，点“否”。
如果这件档案材料只有一页，直接就点“否”。
）需要说明的是所扫描的图片，保存到了“我的文档”→→“我的扫描”里。
进行图片导入工作时，请到此文件进行查找。
注：如用数码相机照像生成的图片，图片要调整大小至400*600大小（图片大小在100k以内）。
二、如何将图片导入word文档1、新建一个空白文档2、看最上方的“工具栏”中→→点“插入”→→点“图片”→→点“来自文件”→→选择图片（图片在哪一个软驱在哪一个文件夹进行点击）→→选中所有图片→→点“插入”→→图片显示在word文档里即可。
注：如果一件档案里有若干页，这几页的图片放在一个word文档里。
三、泰坦档案管理软件安装及档案著录操作过程一、泰坦档案管理软件的安装1、双击“泰坦软件文件夹”。
2、双击“OA”文件夹。
3、双击“setup文件进行软件的安装。
（注：在安装软件进行提示时都要点击“下一步”，安装过程中不做任何更改）。
4、安装完后有一个提示，点“确定”。
5、所有程序安装完毕后，点“完成”。
二、档案著录操作过程1、泰坦档案管理软件安装程序完成后，在桌面上有一个蓝色的“档案管理”图标。
双击此图标。
2、点击界面后，用户名sysdba,密码555,按确定进入。
2、进入工作界面后，单击“系统维护”。
在“常规数据”下方显示“未归档文件管理”点击“鼠标左键”，点击“归档文件管理”。
3、点“常规数据”右侧的下拉箭头，点击“提示维护”。
点击右侧那一栏里的“保管期限”。
电脑建档案操作流程
电脑建档案操作流程
电脑建档案操作流程简述如下：
1. 打开软件：启动计算机并打开相应的文档管理软件，如Windows自带的文件资源管理器或专门的档案管理系统。
2. 新建文件夹：在指定位置创建一个新文件夹，作为档案的存储容器，命名应反映档案内容和类别。
3. 录入信息：在文件夹内创建电子文档（如Word、Excel等格式），详细记录档案的各项具体内容，包括标题、日期、责任人、正文等信息。
4. 归档整理：将相关的电子资料保存到对应的文件夹中，并按照一定规则进行分类排序，确保查找方便。
5. 设置权限：根据需要设置文件及文件夹访问权限，保证档案的安全性和保密性。
6. 备份与更新：定期对档案数据进行备份，并随着档案内容的变化及时更新文件内容。
7. 建立索引：如有必要，可以建立电子索引或使用搜索功能，以便快速检索所需档案。
档案管理流程及流程图
B. .............................................................................................................................................. 招 聘资料
具体工作
对集团所有文书材料进行整理
流程图 详 细 收集 →分类 →组卷 →录入卷内目录 →编写案卷题名→装订 工 关于此流程图的解释 作 收集集团及分公司所有文书材料，按要求进行分类、组卷、录入卷内目录、编写案卷题名，最后装订成册。 流 程
具体工作
文件借阅
详
借阅人填写《文件借阅申请单》—写清文件编号、文件名称、原/复印件、份数、借阅用途、密级程度、借阅原因、借阅人、借阅部 门、借阅日期、归还日期—借阅部门主管领导签字—持签字齐全的借阅单到档案室借阅—档案管理员在文件目录中查找该文件的编
具体工作
借阅图书
流程图
详
细 查阅 →登记 →录入 →借出 →归还 →归档 工 关于此流程图的解释 作 借阅人在档案室进行查阅，找到需要的图书后在借书证上登记，填写姓名和借书时间，档案室秘书根据借书卡内容在电脑上
流 登记，审核无误后将图书借出。借阅人归还图书时在借书卡上写明还书时间，检查图书是否完好无损，核对无误后归档。
最后下发给所需部门。
档案管理程序
档案管理程序引言本文档旨在介绍一种简单而有效的档案管理程序，以提高组织对档案的存储、检索和保护的效率。
目标- 提供一个明确的档案管理流程，确保档案的准确性和可追溯性；- 优化档案的存储和检索过程，提高工作效率；- 加强档案的保护和安全措施，防止丢失或未经授权的访问。
流程以下是档案管理程序的基本流程：1. 档案归档：新建档案时，将其归档到适当的位置，并确保档案编号的唯一性。
档案的元数据（如标题、创建时间、作者等）也应录入系统中。
档案归档：新建档案时，将其归档到适当的位置，并确保档案编号的唯一性。
档案的元数据（如标题、创建时间、作者等）也应录入系统中。
2. 档案存储：将档案按照分类和年份进行分组存储，以便于后续检索和管理。
对于电子档案，可以使用文件夹和标签的方式进行组织。
档案存储：将档案按照分类和年份进行分组存储，以便于后续检索和管理。
对于电子档案，可以使用文件夹和标签的方式进行组织。
3. 档案检索：在需要查找档案时，可以通过档案编号、关键字或其它属性进行检索。
确保检索结果准确、快速。
档案检索：在需要查找档案时，可以通过档案编号、关键字或其它属性进行检索。
确保检索结果准确、快速。
4. 档案更新：当档案内容有更新或修订时，及时更新档案，并在系统中记录变更历史。
档案更新：当档案内容有更新或修订时，及时更新档案，并在系统中记录变更历史。
5. 档案保护：对于重要档案，应采取适当的安全措施，如加密、备份、权限管理等。
确保档案不会被丢失或遭到未经授权的访问。
档案保护：对于重要档案，应采取适当的安全措施，如加密、备份、权限管理等。
确保档案不会被丢失或遭到未经授权的访问。
6. 档案销毁：根据档案保留期限和相关政策，对于已经过期或不再需要的档案，进行及时销毁或归档。
销毁档案时，要确保数据无法被恢复。
档案销毁：根据档案保留期限和相关政策，对于已经过期或不再需要的档案，进行及时销毁或归档。
销毁档案时，要确保数据无法被恢复。
电子数据归档与电子档案管理制度
电子数据归档与电子档案管理制度简介本文档旨在制定和规范电子数据归档与电子档案管理制度，以确保电子数据的安全保存和合规管理。
该制度适用于公司内部的电子文档和数据的归档及管理。
目标- 确定电子数据归档的标准和流程，以保证数据的完整性和可靠性。
- 建立电子档案管理的规范和方法，以简化档案检索和共享。
- 提升电子数据安全和合规性，确保符合相关法规和公司政策。
电子数据归档流程1. 鉴定归档对象：确定需要归档的电子数据种类和范围。
2. 归档策略制定：制定归档的原则和存储规则，包括数据的备份和冗余存储。
3. 归档操作实施：按照归档策略，进行电子数据归档，并记录归档信息。
4. 归档数据存储：将归档数据存储在安全可靠的存储设备或系统中，保证数据的可追溯性和可恢复性。
5. 归档数据审计：定期对归档数据进行审计，检查数据的完整性和合规性。
电子档案管理制度1. 档案分类与命名：对归档数据进行分类和命名，便于检索和管理。
2. 档案索引建立：建立全面的档案索引，包括关键词和元数据信息。
3. 档案存储与访问控制：将档案存储在安全的存储设备或云平台，并设置权限控制，确保只有授权人员能够访问档案。
4. 档案检索与共享：建立便捷的档案检索系统，支持内部员工的档案查询和共享。
5. 档案保管与销毁：根据法律法规和公司政策，制定档案保管期限和销毁规则，并确保按时销毁过期档案。
安全和合规要求1. 数据备份和灾备：定期对归档数据进行备份，建立灾备机制，确保数据的安全和可恢复性。
2. 数据安全保障：加密存储和传输敏感数据，确保数据不被非法访问和篡改。
3. 法律法规合规：了解和遵守相关法律法规，确保电子数据归档和档案管理符合法规要求。
4. 数据隐私保护：建立隐私保护措施，保护用户信息和商业机密数据的安全。
持续改进1. 定期评估：定期评估电子数据归档和档案管理制度的有效性和合规性。
2. 反馈和改进：接受用户和相关部门的反馈意见，及时进行改进和优化。
浅谈电子档案的流程管理
浅谈电子档案的流程管理1.电子档案的流程管理流程管理，是一种以规范化地构造输入到输出的业务流程为中心，以提高管理绩效为目的的系统化方法，主要以规范化、流程化、系统化为核心建立管理的过程。
电子档案的流程管理首先是在确保电子档案的安全基础之上，保证这一过程是面向用户的流程。
从档案产生到保存、利用直至销毁的整个生命周期中，我们要对电子档案的流程进行监控，采取必要的措施来解决电子档案生命周期里可能出现的安全问题。
因此，建立流程管理的分层模式，也就要求对电子档案的任何操作都要有相应的规范制约，掌握电子档案的现时状况及来龙去脉，从而确保电子档案的安全。
2.电子档案的安全性分析在档案学领域中，安全性的问题一直是业界人士关注的重点。
电子档案信息安全的研究一般侧重于电子档案信息的永久保存阶段的安全保障问题，如电子档案的长期可存取性等，但忽略了在利用阶段如何保障电子档案信息的安全。
然而这～阶段也正是电子档案信息安全最易出问题的阶段。
电子档案自生成之后其职能活动就随着时空的传递而变换，这种系统内流转的过程涉及到较复杂的管理流程和技术环境，如果单纯地由技术措施从根本上解决电子档案信息安全问题，存在相当大的难度。
所以我们需在电子档案的流程管理中，按层次化的管理目标构建出一种安全管理模型，建立起与之相应的电子档案管理策略。
电子档案管理过程的安全性主要涉及鉴别、访问控制、机密性、完整性和可用性。
本文主要从访问控制和应用方面对电子档案安全策略进行探讨。
3.电子档案安全管理策略的探讨3.1电子档案安全管理的指导思想近几年来，档案数字资源数量呈几何量级增长，媒体形式的多样化，以文本、图像、音视频、电子出版物、移动信息、软件、数据库等各种形式呈现，信息内容涉及领域广泛。
附着在这些档案数字资源之上的元数据在档案数字资源的转换、迁移过程中积累的数量更为庞大，保存成本会越来越高。
3.2流程管理下的层次模型概述电子档案的安全管理应贯穿文件的整个生命周期，涉及了文件的生成、流转、归档、移交、保管和利用等过程，为确保文件的真实、完整、可用与安全，达到电子档案安全管理的根本目标，就要通过系统化的流程进行规范，明确各阶段的边界范围，突破原有方式的安全机制，建立更为高效的电子档案安全策略，对数字档案馆电子档案管理提供新的管理理念。
电子档案制作流程
电子档案制作流程一、操作流程档案整理→著录建库→档案扫描→图像处理→图像存储→数据质检→数据挂接→数据验收→数据备份1、档案整理：扫描前对档案进行核实、案卷拆分，扫描后将档案重新装订，恢复其原貌的整理工作。
2、著录建库：利用档案目录数据库建库软件经过数据准备工作后的符合标准的档案目录输入计算机。
（一般通过政务网录入该单位档案管理账户）3、档案扫描：根据档案原件的不同特点，使用相应的扫描仪和扫描方式对档案进行扫描。
4、图像处理：检查所扫描的图像是否清晰、完整，有无缺漏页，影像方向是否正确等，并视需要对所扫描的图像进行纠偏、去污等技术处理。
5、图像存储：存储时按全宗、目录、案卷分级建立文件夹存储，其中的一份文件也需要单独创建文件夹。
并根据不同的扫描格式选择适当数据存储格式。
6、数据质检：对建成的目录数据库、图像的质量分别进行质量检查和技术把关。
7、数据挂接：建立目录数据库和档案图像信息之间的一一对应关系。
8、数据验收：对扫描的图像与相应数据信息挂接的准确性进行抽样检查并对合格数据提交甲方验收。
9、数据备份：将挂接后的目录数据库和扫描的图像信息及时地刻录光盘或依据甲方要求的介质和份数进行备份。
流程图二、操作规范1、档案整理（1）双方指定专人档案交接员，负责原始档案的交接工作，填写《档案交接单》（表一）。
（2）必须对档案进行核实，察看有无缺页现象，如有缺页应及时报告管理人员，并在《档案扫描登记单》中填写清楚，规范卷内目录内容。
（3）对影响扫描仪扫描的装订物（订书钉、别针、其他固定器具）、装订线要先拆除，拆除原件的装订物时应注意保护原件。
如拆除后不能复原的珍贵原件，应请示管理人员再决定是否拆除。
（4）破损严重、无法进行扫描的原件要先进行修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先压平再进行扫描。
（5）重新装订档案时，应注意保护档案的实体不被损坏，同时还应注意保持案卷内文件的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。
2、著录建库索引信息，按照《档案数字化处理技术要求》进行，符合《纸质档案数字化技术规范标准》和《档案著录规则标准》的验收标准，对于某些内容和形式特殊的文件档案，可根据需方档案管理人员的指点进行著录将建好的档案目录数据库导入服务器，以保证数据库索引的准确性。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
电子档案制作过程
一、如何进行文件的扫描
1、双击桌面上“hp image zone”图标。
2、点击“获取图像”。
3、点击“从扫描仪”。
（注：扫描分辨率100以内。
）
4、点“扫描”。
5、点“新扫描”。
6、在键盘上点“delete”[删除键]，将扫描文件用鼠标进行重新框新（注：用鼠标框完后，所有的文字在框内就可以。
）
7、点“接受”（注：如果这件档案材料有若干页，在扫描时一直点“是”，直到扫完这个材料的最后一页完了，点“否”。
如果这件档案材料只有一页，直接就点“否”。
）
需要说明的是所扫描的图片，保存到了“我的文档”→→“我的扫描”里。
进行图片导入工作时，请到此文件进行查找。
注：如用数码相机照像生成的图片，图片要调整大小至400*600大小（图片大小在100k以内）。
二、如何将图片导入word文档
1、新建一个空白文档
2、看最上方的“工具栏”中→→点“插入”→→点“图片”→→点“来自文件”→→选择图片（图片在哪一个软驱在哪一个文件夹进行点击）→→选中所有图片→→点“插入”→→图片显示在word文档里即可。
注：如果一件档案里有若干页，这几页的图片放在一个word文档里。
三、泰坦档案管理软件安装及档案著录操作过程
一、泰坦档案管理软件的安装
1、双击“泰坦软件文件夹”。
2、双击“OA”文件夹。
3、双击“setup文件进行软件的安装。
（注：在安装软件进行提示时都要点击“下一步”，安装过程中不做任何更改）。
4、安装完后有一个提示，点“确定”。
5、所有程序安装完毕后，点“完成”。
二、档案著录操作过程
1、泰坦档案管理软件安装程序完成后，在桌面上有一个蓝色的“档案管理”图标。
双击此图标。
2、点击界面后，用户名sysdba,密码555,按确定进入。
2、进入工作界面后，单击“系统维护”。
在“常规数据”下方显示“未归档文件管理”点击“鼠标左键”，点击“归档文件管理”。
3、点“常规数据”右侧的下拉箭头，点击“提示维护”。
点击右侧那一栏里的“保管期限”。
点“增加”（在保管期限的上方）。
在“提示数据”“提示描述”里打上“30年”）。
点“保存”。
点“退出”。
4、点“归档文件管理”。
点“著录”里的“归档文件著录”。
进入后先档案类型中的“文书档案”。
5、点“连续”→→点“分隔”的右边下拉键头选择“分隔显示”→→点“添加”。
6、看到录入界面后“蓝色部分”为必填项。
其它著录项目按以下方法进行操作。
以下是各个录入项目的要求：
（1）文件题名：按归档文件目录进行填写。
（2）责任者：按归档文件目录进行填写。
（3）文件编号：××××（年号）/文件号。
（4）文件时间：××××（年号）××（月）××（日）（8位数字，月和日不足2位数字的用0补齐，例如：20080101）。
（5）页数：按归档文件目录进行填写。
（6）保管期限：点保管期限右侧的下拉箭头，看到提示框进行选择。
（7）全宗号：×××（3位数字，不足3位用0补齐，例如：龙潭区档案局全宗号输入为：010）。
（8）归档年度：××××（4位数字，例如：2007）。
（9）件号：×××（3位数字，不足3位用0补齐，例如：001）。
（10）主题词：先把光标放在主题词相对应的右侧空白框里，在最上面的工具里有一个“标引”栏点它右边的下拉箭头，点“主题词标引”。
（注：如果点击“主题词标引”不显示主题词，那么在空白框里进行手工录入即可）
（11）电子文件：点“小书”的按钮，看到电子文件的录入界面，点“引入”，查找所著录的档案所在软驱→→所在文件夹→→点击“打开”（所引入的文件需要显示在此页面内）。
点“退出”，点“添加”，点“是”。
（12）录入完成后，进行档案数据导出。
先退出到界面，点击档案数据管理，进入界面后，左侧的框内先选归档文件管理中文书档案，然后点击上方的数据管理，选取数据移交，然后选全部移交，开始移交，录入的内容就全部导出后点击完成。
数据移交后生面的数据请到C 盘下找“Hand_over_data”，全部复制移交到档案局。