浅谈办公室工作的特殊性与重要性(20190507130651)

浅谈办公室工作的特殊性与重要性

办公室，一个普通的部门，同时也是一个特殊的

层间沟

部门，它担负着承上启下的任务，是领导与基

通的桥梁，是各个部门间协调的纽带。实践表明，领

导的意见是否能得到有力的贯彻实施，单位的后勤保

有

障是否足够、职工的文化工作是否开展得有声

色⋯⋯如此种种，都取决于办公室工作的好坏，因此办公室主任这个岗位的责任尤

为重大。

办公室工作的特殊性和重要性主要体现在其岗

位的地位、职责和要求上。

一、地位的特殊与重要

办公室是连接领导和其它科室的桥梁，保持目

标

办公室主

对

任务正常运转的中枢、搞好协调的纽

。

带

挥

指

低

、

任来说，其业务能力的强弱，办事程度的高

一。

安排如何，都将直接影响单位各科室间的协调统

二、职责的特殊与重要

的岗身为办公室主任，首先需要明确的就是自己

以下方面：

位职责。办公室主任的岗位职责主要包括

1、熟悉党的方针政策，当好领导的参谋和助手；

2、收集各科室工作任务，为领导活动及时提出建议；

3、协调单位公共关系；

4、主持办公室工作、为各岗位分工、并制定工作职责和标准，并督促本室人员完成本室职责范围内

的工作任务；

5、来文、来电、函件批处工作审核，以单位名义起草文、电、函；

6、起草单位半年、年度工作计划、总结和讲话；

7、监督单位印章使用；

8、组织单位职工大会、年度工作总结评比和表彰会议；

9、单位来宾接待、安排等工作；

10、接受上级交办的其它工作任务，提出分解落实建议；

11、单位档案管理工作；

12、协调、密切各科室工作关系；

13、办公会议和筹备工作会议；

14、编制单位发展规划、年度计划和办公用品供应计划；

以上的几点，可以归为参谋、承办、管理、协调四大职能，其中，第1、2、3三点属于参谋职能。办公室主任的参谋职能大多的围绕领导决策进行的。主

要表现在：第一，在决策形成过程中，在帮助领导全

面了解单位情况、确定工作方向和重点，范围及程度

上发挥参谋作用。第二，在决策实施过程中，在帮助

领导及时了解工作进展情况、审时度势、强化控制上

发挥参谋作用。第三，在决策实施过程结束后，在帮

助领导正确总结经验、进行新的决策活动上发挥参谋

作用。

第4、5、6、7、8、9、10点属于承办职能。办公室主任的承办职能大致来自三个方面。一是来自上

级部门的。主要是指上级领导部门交付的事项，如工

作调研、信息反馈、工作总结等，需要认真对待，按

期完成。二是来自领导的。对于领导班子的决策、办

公室主任要带领工作人员不折不扣地去落实。在工作

中负有领导、组织、指挥和管理的责任，是第一责任

人。三是来自单位各科室的，单位职工需办理有关事项或对站内的意见建议，按程度应先和办公室取得联系，这就需要办公室主任根据实际情况去处理。总之，办公室主任对所负责的事项要高度负责，认真督办。一丝不苟，一办到底，落到实处。

第11点属于管理职能。管理职能主要是针对办公室的内部而言，集中体现在以下三个方面。一是文书管理。尽管站内文件并不太多，但围绕着公文的处理与保管而需要进行的撰稿、校对、印制、收发登记、立卷、归档等一切是必不可少的。办公室主任负责对文书工作统一领导，统一组织安排，负责督促、检查，把好质量关，防止滥抄乱送和形式主义。二是事务管理。办公室作为事务性办事机构，办公室主任作为这个机构的负责人，应该说是事无巨细，都要认真操办。如会议安排、领导用车、对外接待、办公用具以及为职工提供生活服务的有关事项。使办公室真正成为站工作的枢纽。

第12、13、14点属于协调职能。办公室主任履行协调职能，主要是抓好纵向协调、横向协调和内部

协调、所谓纵向协调，即指致力于上下级之间关系流融洽，上令下行，下情上晓，上下紧密配合，步调一致的协调工作。所谓横向协调，即指致力于任务分派、任务督办及融洽和谐各科室的协调工作。

四个职能部门不光是停留在口头上、理论中，更要实践到工作中去。具体如下：

当好参谋，既要能谋，又要善谋，努力做到参得准、谋得深、参到关键处，谋到点子上，力争出大主见，当大参谋。同时，又要摆正地位，做到参谋到位而不越位。办公室担负着承上启下，协调各方面的重要职责，作为办公室主任既要协调高低，又要协调左右，还要协调内外，搞好协调，要讲究协调艺术，留意协调手法，既要有原则性，又要有灵敏性。协调中，态度要谦虚，任务要细致，对上尊重、对下支撑，对左右合作，做到帮忙不添乱，解难不增忧，办事不误事。

坚持做好岗位责任制，强化岗位目标管理是管理工作的基础，统筹目标考核和督促检查是关键。规范考核制度，按照目标严格考核是根本。

抓好指导决策后的任务落实，是办公室的重要职责，也是办公室主任的重要义务。盘绕核心任务，搞好督促则推进落实的重要环节和有效手法。抓好落实，就在做到“看不准不动手，看准了不松手，干不成不放手”。经过抓落实，保护指导权威，确保政令畅通。

三、岗位要求的特殊性

特别的岗位需求多重素质和能力，想做好办公室工作，就要做到“三心”、“四勤”、“三心”是热心、诚心、静心、，“四勤”是脑勤、嘴勤、手勤、腿勤。

脑勤，就是要勤于动脑，着于思考，如何使我们的工作适应形势发展，时代特征，更有针对性和实效性，怎样在工作中贯彻“三个代表”重要思想，怎样为经济建设这个中心服务。怎样才能做到贴过实际、贴近生活、贴近职工，所有这些问题都是我们不得不经常考虑的。

嘴勤，包括两个方面，一方面是要多请示汇报，及时得到领导的指示、支持和帮助；一方面要多做宣