《秘书与公文写作》2011年下半年第二次作业

名称 《秘书与公文写作》2011年上半年第二次作业
状态 需要评分
分数
成绩尚未公布。

说明 问题 1 需要评分
1、简述通知的适用范围（通知的作用）。

所选答案： 答：通知是应用最广的一种公文，主要适用于以下范围：一是批转下级机关的公文；二是转发上级机关和不相隶属机关的公文；三是传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事
项；四是人事任免。

1、简述通报的适用范围（通报的作用）及通报的分类。

所选答
案：
答： “通报”的适用范围适用于县（团、处）级机关、企事业单位。

通报的类型有四种： 一、表扬性通报；二、批评性通报；
三、情况性通报；四、指导性通报。

试述请示的写作要求。

所选答案：
答：“请示”是一种上行文，早期的请示和报告是混用的，因此，
现在还有人错误使用“请示报告”。

一、请示的结构与写法
请示包括标题、主送机关、正文和落款署时几部分。

(一)标题：请示标题一般要写明发文机关、事由和文种，发文
机关有时可以省略。

(二)正文：请示的正文包括请示原由、请示事项、请示要求三
部分。

1．原由。

请示的原由是请示事项和要求的理由及依据，要写在正
文的开头，先把原由讲清楚，然后再写请示的事项和要求，
这样才能顺理成章，有说服力。

2．事项。

指请示上级机关批准、帮助、解答的具体事项。

一
般包括方针、政策、办法、措施、主张、看法等。

请示的事项，
要符合国家法律、法规，符合实际，具有可行性、可操作性。

因
此，事项要写得具体、明白。

3．结尾。

请示的结尾一般有如下写法：“以上，请批复”，
“以上当否，请指示”，“以上请示，请审批”，等等，这些虽
然是简单的一句话，但它是请示中必不可少的一项内容，不能遗
漏，更不能含糊其辞。

二、请示的写作原则
(一) 一文一事
一份请示只能写一件事，一些单位向上级机关请示，经常把
好几个问题写在一起，认为只要能解决一个问题就行了，结果一
个也不解决不了，因为“一文多事”牵涉的单位多了，涉及的政
策也多，任何一个上级机关都很难答复，几个单位同时答复更不
可能。

(二) 不多头请示
一份请示，只送一个上级领导机关或上级主管部门，不能同
时主送两个以上机关，更不能分头送给多个领导。

如有需要，有
关的单位可用抄送的形式。

这样，可以避免出现推诿、扯皮的现
象。

一些单位以为多头分送保险，搞“广种薄收”，结果常常是
谁都有关系，但谁都不管，失时误事。

(三) 不越级请示
请示与其他公文一样，一般不越级请示，如果因特殊情况或
紧急事项必须越级请示时，要同时抄送越过的机关。

(四) 不得抄送下级机关
请示是上行公文，行文时不得同时发下级机关，更不能要求下级
机关执行上级机关未批准和未批复的事项。

简述函的作用（适用范围）及函的分类情形。

所选
答案：
答：函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。

一、函的适用范围
函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。

在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。

在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。

此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。

不过这种情况并不多见。

二、函的特点
（一）沟通性。

函对于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。

（二）灵活性。

表现在两个方面：一是行文关系灵活。

函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。

二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照公文的格式及行文要求办。

可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。

（三）单一性。

函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。

三、函的分类。

函可以从不同角度分类：
（一）按性质分，可以分为公函和便函两种。

公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。

便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。

（二）按发文目的分。

函可以分为发函和复函两种。

发函即
为了正确使用“函”这一文种，应注意哪些问题？
所选
答案：
答：函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。

无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有
礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。

至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。

其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。

像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。

主动提出了公事事项所发出的函。

复函则是为回复对方所发出的函。

（三）另外，从内容和用途上，还可以分为商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。

1、为某机关（单位）拟写一篇做好春节假期安全保卫、防火防盗工作
的通知。

所选
答案：
各有关单位、企业：
根据佛山安全委员会的有关文件通知精神，为了确保春节期间的安全，确保广大人民群众度过一个平安、祥和、喜庆的节日，遏制群死群伤及重大安全事故的发生，要求各单位、企业按照以下要求，认真做好安全生产、消防安全管理工作。

一、领导要高度重视，将“春节”期间的安全生产、消防安全工
作作为一件大事来抓，确保节日期间的安全。

二、成立“春节”期间的安全生产检查组，对本单位、企业的安
全生产、消防安全进行一次全面的安全检查、实行自查自纠，将各项安全隐患消灭于萌芽状态，危险化学品企业、高危企业的仓库、储库一定要控制储存量，加强节日期间安全巡查，防止事故的发生。

三、开展安全生产、消防安全宣传教育，注意节日期间交通安全，
有条件的企业组织消防演练培训工作，不断提高企业从业
人员的安全意识和自防自救能力。

四、认真安排好节日期间的值班工作，各单位必须安排一名领导值班，编写好节日期间值班表并且把节日期间值班表报镇安委，发现问题及时将情况上报区政府党政办。

联系电话：xxxxxxxxx
特此通知
佛山市禅城区安全管理委员会
二0一一年十二月二十一日。