企业档案信息化建设研究
企业档案管理信息化建设探讨
企业档案管理信息化建设探讨摘要：基于信息化时代背景下，企业档案管理信息化建设是信息时代发展的必然，企业要想实现信息化建设，则需要坚持与时俱进，推进档案管理的信息化建设。
目前，虽然企业信息化建设取得了显著性的成效，但是曾然存在诸多缺陷与不足。
因此，企业要积极采取有效策略，弥补其存在的缺陷与不足，进而促进企业的信息化建设。
关键词：企业；档案管理；信息化建设；优化策略一、企业档案信息化管理建设存在的问题（一）管理意识相对较为薄弱企业档案的信息化管理作为企业发展的重要关节，对于促进企业发展发挥着重要的作用。
目前，部分企业在实际的档案管理过程中，企业领导并未给予档案信息化管理足够的重视，其片面的认为无需对档案管理注入过于资金，不但浪费了大量的资金，而且还无异于企业经济效益的提升。
此外，由于部分企业无法从企业发展的角度，给予档案信息化管理正确的认识，导致企业不能够给予档案信息管理注入足够的资金支持，无法保证档案信息化管理工作的顺利开展。
（二）缺乏专业型管理人员在企业档案管理信息化建设过程中，由于部分企业缺乏对档案信息化管理认识，致使企业忽视了该方面管理人才的重视。
在档案管理过程当中，缺乏专业型的管理人员，并且现有的管理人员缺乏专业化管理知识，整体业务水平偏低。
再加上企业忽视对档案管理人员加强培训教育，导致相关管理人员的整体素质偏低，没有充足的工作经验，无法胜任企业档案管理工作，致使企业档案管理工作开展不到位，无法实现预期的效果。
（三）企业档案信息系统的安全措施不到位企业档案的安全主要分为电子文件安全与电子档案数据安全两方面。
在企业档案系统的实际运行当中，基于多种因素所影响，导致企业档案安全性性无法得到切实的保障，在不同程度上受到了严重的影响，这在一定程度上影响着企业档案管理工作的顺利开展。
此外，人工操作成为当前企业档案管理主要形式，这难免绘制增加实际操作错误，极大的增加了错误发生的几率，导致档案信息化管理系统遭受到破坏。
企业档案信息化建设研究
S53管理ANAGEMENT企业档案信息化建设研究■魏雪松档案是企业在运行过程中汇总、提炼出的重要文件，对于企业的长远发展有重要的价值，管理者在制定单位长远发展策略时可以将档案视为重要参照资料。
信息化技术的发展与应用给企业档案办公提供了更多思路，通过建立信息化平台，企业内各个部门对档案的调动更加方便，打破了以往“信息孤岛”模式的制约，有利于促进各个部门之间的沟通与交流，从整体上强化企业内部核心凝聚力。
档案管理工作向数字化转型已经是内部管理的必然发展趋势。
档案管理信息化建设能够实现“无纸化”办公，有效节省经济成本的投入，文件资源的利用率也在对应提升。
完善存档制度企业在落实档案信息化建设时，首先需要认识到制度对工作顺利开展的作用。
制度是工作执行时参考的重要标准，而完善的制度能够为员工开展档案工作提供基本的依据。
目前仍有一部分办公室的档案管理制度与自身实际发展形势存在差异性,制度与实际操作流程适配度比较低,容易流于表面，而且制度内容在严肃性、全面性、科学性有待提升。
完善对信息化档案管理时的制度,能够清楚划分企业内的各岗位责任，相关人员在使用档案时能够做到“有法可依、有理可依”，能够确保工作人员在办公时能够做到统一性、科学性、标准化。
另外，在完善制度时还要明确岗位工作的责任分配，确保责任到人，例如:在发生档案丢失、数据破损等问题后，可以第一时间找到负责人并明确解决方案。
提高数据意识网络环境中的信息量比较丰富，且流通速度较快，企业为了顺应时代发展需要应尽快积极树立起信息化意识,转变思想观念。
在平时工作时积极完善理念认知，重视网络上信息化档案管理的工作经验，从而满足企业发展对档案管理的要求。
加强信息化档案建设能够有效规范各部门的活动行为,充分发挥信息化技术的作用。
目前仍有一部分企业不具备档案管理意识，信息化建设的观念比较淡薄，认为，档案管理就是简单的文件装袋、数据核对，所以在信息化的资源建设与技术应用上存在缺失。
企业档案信息化建设研究
摘要：通过叙述档案管理信息系统的开发、研制和可持续发展，对企业电子文件的归档与管理，企业磁性载体档案的管理以及纸质档案的数字化等工作进行企业档案的信息化建设，积极推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化，全面提升企业档案管理水平，以适应生产经营和改革发展的需要。
关键词：档案信息化；电子档案；磁性载体档案；数字化档案信息化是促进企业管理水平提高的必然要求，是实现国有资产保值增值的重要手段，是档案部门参与企业生产经营和管理活动的具体体现，也是档案部门遵循档案工作自身发展规律，进一步深化改革，推动科技进步，提高服务效率和质量的必然选择。
企业档案信息化建设要与企业信息化协调和同步发展，并要将档案信息化建设纳入到企业信息化建设的整体规划和方案中，立足全局与长远。
近年来，企业档案信息化建设取得了长足进步，但仍存在一些不容忽视的问题：部分企业对档案信息化建设重要性认识不足，重视不够；档案信息化建设的资金不足，存量纸质档案数字化水平较低，增量电子档案管理不规范，系统建设分散，档案信息资源孤岛现象比较突出，难以适应系统集成、信息共享和业务协同的需要，档案信息化建设人才匮乏等。
因此，必须充分认识档案信息化建设的重要性，把这项工作作为一项重要和长期的任务来抓，采取有效措施，切实做好档案信息化建设工作。
1档案管理信息系统的开发及研制企业档案管理信息系统在建设初期会遇到这样或那样的问题，如系统研发工作往往是由专业的信息工程技术人员来承担，而使用信息系统的人员却涉及到企业的各部门各工种。
由于研发人员专业单一以及在研发过程中缺乏与用户的有效沟通，导致最终开发出来的成品利用率很低，或未能实现应有的服务功能，还有就是管理信息系统的维护问题等。
要解决以上问题，还要面对企业各个部门庞大的信息量，因此系统研发者必需开发好对应的信息端口，实现信息的及时归档对接，并按照信息使用过程的功能需求分类。
档案信息安全管理可分为基础软硬件环境的安全与系统应用环境的安全。
档案信息化建设问题研究
档案信息化建设问题研究【摘要】档案信息化建设是当前档案管理领域的重要课题。
本文首先介绍了档案信息化建设的背景和研究意义，然后分析了目前档案信息化建设存在的问题，探讨了档案信息化建设的难点，提出了解决策略。
接着对档案信息化建设的实施效果进行评估，并分析了关键成功因素。
总结了档案信息化建设问题研究的启示，展望了未来研究方向。
本文通过系统研究档案信息化建设问题，为提升档案管理效率和质量提供了理论支持和实践指导。
【关键词】关键词：档案信息化建设、问题研究、现状分析、难点、解决策略、实施效果评估、成功因素、启示、未来研究方向1. 引言1.1 背景介绍档案信息化建设是现代社会发展的必然趋势，随着信息技术的不断发展和应用，档案管理也逐渐向数字化、信息化方向转变。
随着档案数量的不断增加和多样化，传统的档案管理方式已经无法满足实际需求，因此档案信息化建设成为当前社会关注的焦点之一。
档案信息化建设涉及到的内容非常广泛，包括档案的数字化、信息系统的建设、数据的管理和利用等方面。
在信息化建设的过程中，也会面临诸多问题和挑战，如数据安全性、系统稳定性、信息共享等方面存在较大难题。
对档案信息化建设问题进行研究并提出解决方案至关重要。
本文旨在对档案信息化建设问题进行深入研究，分析现状以及存在的难点，探讨解决策略和评估实施效果，同时分析关键成功因素，为今后档案信息化建设提供借鉴和启示。
通过对档案信息化建设问题的研究，可以促进档案管理水平的提升，更好地满足社会发展的需求。
1.2 研究意义档案信息化建设问题研究的研究意义在于深入探讨档案信息化建设中存在的问题和挑战，为推动档案管理工作的现代化和信息化提供理论支撑和实践指导。
随着信息技术的不断发展和应用，档案管理工作也面临着新的机遇和挑战。
通过对档案信息化建设问题的研究，可以更好地规范和提升档案管理工作的效率和质量，保障国家、社会和个人的合法权益。
档案信息化建设问题研究还具有重要的政策意义和实践价值，可以为政府部门和社会组织提供决策参考和管理指导，推动档案事业的创新和发展。
企业档案信息化建设中存在的问题及其对策
企业档案信息化建设中存在的问题及其对策企业档案信息化建设是企业管理模式的一个重要组成部分，它以现代科技手段为依托，实现企业档案数字化、网络化和信息化。
然而，目前企业档案信息化建设过程中仍存在着一些问题，需要采取相应的对策。
一、问题（一）档案获取困难。
由于部分公司没有建立档案管理体系，档案获取费时费力，且档案的质量难以保证。
（二）安全风险较大。
数字化档案容易受到黑客攻击，数据泄露风险增大；同时，由于档案体量过大，恶意软件入侵后，档案数据被盗取的风险增大。
（三）档案归档问题。
企业档案管理常常处于松散、无序状态，档案归档存在混乱和遗漏问题（四）技术标准不统一。
当前，国内尚未形成相关的企业档案信息化技术标准，不同供应商采用不同的技术标准，新技术新产品的出现可能会造成现有标准的失效。
二、对策（一）加强档案管理体系建设。
企业档案管理体系的建设是保证档案获取的必要手段。
因此，企业应严格执行档案管理标准，建立完备的档案管理体系；同时，企业还应在员工协作配合、特殊情况处置等方面加以考虑。
（二）加强网络安全管理。
企业应加强防范，采用多层安全措施，确保档案数据的安全。
并且，在档案信息化过程中，应事先做好风险评估和应急预案，遇到情况能够快速处理。
（三）加强文化建设，提高意识。
企业档案管理的成功与否，不仅取决于信息化技术的支持程度，还与企业文化密切相关。
要增强员工对档案管理的意识，强化档案管理与岗位职责之间的联系，建立常态化的档案管理机制。
（四）推进信息化技术标准化。
企业档案管理的信息化过程需要依靠全国统一的技术标准体系，以此保证各类供应商都能够兼容互通，同时这也是扩大信息化服务范围的必要手段。
（五）提高数字素养。
企业应该逐步提高员工的数字素养，增强其理解、分析和处理数字信息的能力、技能，提升档案数字化处理的质量和效率。
总之，企业档案信息化建设需要综合考虑档案获取、安全，档案管理和标准等问题，加强档案管理体系建设和文化建设，提高技术标准统一和数字素养水平。
建筑企业档案信息化建设探讨
续发展。
障碍 ，加快企 业档 案信 息化 建设 的进程和质量提高 。要制定
档 案管理 办法、档 案管理程序文件 ，明确规定凡是对企业具 有现 实和 长远价值 的文件材料都要求 收集 、归档 ；制定切实 可行的科 技文件材 料归档 细 目、档案 查阅利用 制度 ，明确文 件材 料的归档 范围、要求、职责和措 施，确保档案信息 的完 整性、准确性和严肃性。
用 机 制 ，并 建 立 权 限 设置 流程 、 密码 管 理 、防 写措 施 、防 火
和 实体 归档 问题 。实体 归档指 电子档案形成后通过磁盘或网 络传输 的形式将 电子档案移交档案部 门统一保管。逻辑归档 是指在 网络环境 中 ，只告诉档案部 门某 电子档案 的存贮路径 而不 改变其原 存储位置和存储 方式。在这种 系统 中，电子档 案 、归档 者与接受者可 能相距很远 ，只需操作一下键盘 ，便
范 化 。 要 在 实 践 中 不 断 丰 富和 完 善 ，形成 一套 职 责 明确 、程
序严谨 、运转灵活、系统完整 的工作程序 ，用于规范管理 中 非信 息 因 素 的 变化 引起 信 息 传 递
提供支持。 总之 ，作 为企业 的档案工作者 ，应正确 把握继承传统 与 发展创新的关系 ，正确处理循序渐进与整体 提升 的关 系，积 极探索适合企业特点的企业档案管理 新方法和新 策略 ，在工 作中更好地体现时代性、把握规律性、富于创造性 ，通过档
录数据库和档案 内容数据库 ，同时建设技术资料信息库 、图 书标准信 息库 、工具书库 、期刊库等各级各类档 案基础数据 库群 ，以便提供丰富的数字资源服务。 （ 四） 过 程 防 范 ，确 保 安全
对企业档案信息化建设的几点思考
施 ，从 企业发展 的战略高度推动企业档案信息化建设 。 ２ ．转变传统观念 ，培养积极服 务企 业和社 会 的思想 。首 先 ，要树 立开放 意识 和服务意识 ，变被动服务为 “ 面向社会 ，多方联系 ，围绕企 业中心工作 ” 的主动服务思想 ，只有这样，才能使档案工作不再局 限于 提供 简单的档 案查询利用服务方式 ，实现档案信息资 源深层次挖掘 。为 此 ，企业档 案部 门应转变 思想 ，充分认 识到档案及 其信息化 的重要性 ，
将档案信息化 工作作 为一项重要 的战略工作 ，加大对档 案信息化建设 的 投入 ，通过 多种途径 实现档案信息化 ，加快档案信息化建设 ，以更有效 地利用档案资源为企业 、社会提供多元化 的信息服务 。
３ ．培养专业的档案人才 。培 养一支 高素质 的档案 队伍是进 行档案 信息化建设 的坚强支柱 。档案信息 系统 的建设需要档案人员提 出需求分 析、 模 块设计 等要求 ，档案信息化建设需要档案人员的专业领导 ，实现 双方的有效沟通与合作 ，共 同建设一个符合企业发展和档案管理 的档案 信息系统。 ４ 。提升企业管理。通过 流程再 造提升 企业管理 ，是 实现 文档一体 化的基础条件 。面向信息化 时代 ，企业应从 自身的主要 业务及相关业务 出发 ，认真梳理企业各项流程 ，实现业务系统与档案管理系统衔接 ，使 文件通过档案人员 审核合格后 ，直接归档 ，为档案信息化建设奠定 资源 基础。某企 业档案馆档案信息化建设实现 了各业务部门形成的文件在 办 理结束之后 ，通过文件管理 系统直接归入档案管理系统的整编库 ，档 案 管理人员通过对整编库的待 归档档案进行审核 ，将各项信息填写合格 的 文件归人档案数据库，未合格 的文件则返退给业务部门 ，再 由业务部 门 进行修改。从 而 ，实现了档案管理 系统与业务管理系统 的有效衔接 ，实 现了文件的随办随归，能够及 时的确保档案归档的准确性、完整性 。 ５ ． 实现资源整合。收集社会 关于 本企业 、本 行业 的相关 政策 、制 度 、发展情 况等信 息，以丰富档案信息资源 ，实现资源整合 ，是更好 地 为企业发展服务的重要信息基础 。某企业档案馆根据企业特点 、行业 特 点收集了相关 政策、制度 ， 在档案管理系统 中建立了政策制度模块 ，以 供专业人士查 询利 用。同时，为 丰富馆藏资源 ，除了管理本企业形成 的 所有档案外 ，还收集存储 了国内外重大报刊 、媒体对本企业 的报道 ，为 企业发展奠定了丰富的信息 资源基础 。 （ 作 者单位 ：国 家电网公司档 案 馆）
企业档案管理信息化建设
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大型企业档案管理信息化建设 需要全面规划，分步实施，注
重实效。
在实践中，该企业注重档案信 息资源的整合与共享，提高了
档案利用效率。
通过采用先进的信息技术手段 ，如云计算、大数据分析等， 实现了档案信息的高效管理和
利用。
建立健全档案管理信息化制度 ，规范档案管理流程，提高了
档案管理水平。
大数据分析与档案知识挖掘还可以帮助企业预测市场趋势和客户需求，提前做出应对策略。
人工智能在档案管理中的应用
人工智能技术可以自动化地完成档案分类、编目、检索等任务，提高档 案管理效率。
人工智能技术还可以通过自然语言处理和机器学习等技术，实现智能化 的档案信息抽取和摘要。
人工智能技术还可以帮助企业进行档案鉴定和销毁工作，确保企业档案 的安全和合规性。
提高档案管理效率
促进档案资源共享
信息化手段能够快速、准确地处理档案信 息，减少人工操作，提高管理效率。
通过信息化手段，可以实现档案资源的在 线查询、共享和利用，提高档案的利用价 值。
提升企业竞争力
满足社会需求
企业档案管理信息化有助于提升企业的核 心竞争力，为企业的发展提供有力支持。
随着社会信息化程度的提高，人们对档案 信息的需求也越来越高，企业档案管理信 息化能够更好地满足社会需求。
培训与推广应用
培训计划
制定培训计划，包括培训内容、 时间、地点等。
培训实施
组织相关人员进行系统培训，确 保员工能够熟练使用档案管理信
息系统。
推广应用
通过多种渠道宣传档案管理信息 化的优势和应用效果，提高员工
的积极性和参与度。
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企业档案管理信息化建设的案 例分析
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力推 进和 发展 ： 有 些档 案管 理 人员 对档 案信 效措 施 息 化建 设过 程 中 ， 要 主 要建 立健全 档 案信 息 息化 管理 认识 不足 ， 觉 得档 案信 息化 建设 就 企 业 档 案 信 息 化 建 设 形 势严 峻 ， 关 系 资 源 的安全 保 障体 系 。 企业 管理层 要充 分考 是 将档 案 信 息 输 入 到 电脑 中． 因此， 企 业 档 到 企 业 的 可 持 续 发 展 。 针 对 以 上 存 在 的 问 虑 到档 案信 息 管理 的各种 安全 风 险 因素 ， 从
实 现 创新 发 展 的必 经 之路 。 现 阶段 ， 经济 全 撑 ， 在设 备 采 购 和 技 术 引 进 上 做 得 很 不 到 管 理发 展 的总规 划 中 ， 实现档 案信 息化 管理
位。 有些 企业 的档 案信 息化 建设 的研 究不 充 系统 与 其他 管 理 系统 的有 机 结合 ， 从人力、 即使 建立 了档 案信 息 化 管理 网络 ， 但 是 物 力、 财 力等各 方 面为档 案信 息化 建设 提 供 市 场 竞 争 压 力也 越 来 越 大 ， 而 企 业 档 案 信 分 ，
息 化 管理 的发 展程 度关 系到 企业 的科 技 、 营
由于设 备 、 人才 以及 资金 等 问题使 得档 案信 保障 ， 大 力推进 企业档 案信 息化 建设 。 销、 人 才发 展 速度 ， 是企 业 提 高市 场 竞 争 力 息 资源 利 用率不 高 ， 档案 信息 化建 设 的质量 （ 三） 不 断提 高企 业档 案 人 员的信 息 化 不 能 实现 企业 档案 信息 化建 设 的 管理 水平 的重要 内容 之 一 ， 更 是企 业现 代化 发展 的 重 令 人堪 忧 ，
建 设对 企 业发 展起 不 了多大 的作 用 。 一些 企 利 于企 业对 现 有资 源的 整合 和利 用 ， 影响 到 系建 设 业领 导认 为企 业经 济效 益 是关键 ， 档 案信 息 企业 管理水 平 的提升 。 随 着 科 学 技 术 的不 断 发 展 ， 档 案信 息 化 管 理对 企业 经济 提 升帮 助不 大 ， 就认 为档 化 管 理 的方 式 也 越来 越 多 ， 所 以， 档 案 信 息 案信 息化 管理 是可 有可 无 人 员对 信息 化 建设 的认 识 模 同步进 行 ， 使得 各 系统之 间 的信 息资 源不 能 息 化管 理水 平 ， 以适 应档 案信 息化 管理 发展 糊， 重视 程 度 较低 ， 还 不 能完 全 适 应现 代 化 完成 数据 交互和 转 换 ， 从 而在 很 大程 度上 造 的要求 。 企业 发展 的需 求 ， 有的 甚至 认 为档案 信息 化 成 了企 业信 息 管理 系统 运作 低效 的现 象 ， 不 （ 四） 加 强企 业 档案 信 息化 安全 保 障体
藕 翘 ．
关键 词 ： 企业 档案管理 信息化建设
企业 档 案信 息 化管 理是 企 业档 案 工作 条件 较 差 ， 缺 乏 基 本的 人 力 、 物 力和 财 力支
球 化和信 息 化发 展速 度非 常快 ， 企 业面 临 的
的环境 ， 将 档案 信息化 建 设纳 入企 业信 息化
的 问题
近年来， 我 国许 多企 业 在 档 案 信 息 化 的企 业 自身的信 息化 建设 不 统一 ， 在 生产经 实 现档 案信 息接 受 、 输入 、 传递、 存储、 查询 建 设 方面 取得 了很 大进 步 ， 基本 建立 起来 信 营 系统 、 办 公 系统 以及档 案 管理 系统 方面 缺 以及 利 用等 一体信 息化 管 理 ， 实现 档案 信息
案信 息 化 建 设往 往 由于 受 到这 些 人 为的 抵 题 ， 笔者认 为 加强 企业信 息 化建 设关 键要 从 而 制定 相关 有效 的 安全 防护措 施 ， 做 到防 患 以下几 方 面着手 。 触和 影响 而进展 缓慢 。 于 未然 ， 将 安全 问题控 制到最 小化 。 另外 ， 要 （ 二） 缺 乏统 筹 ， 盲 目建 设 （ 一） 制 定规 范 统一 的企 业 档案 信息 化 加强 对档 案人 员 的安全 保密 教育 ， 健 全相 关
要 组成部 分 。
持续 发 展。
（ 四） 衔接 不好 ， 运转低 效
人 员素 质 是 推 进 工 作 的基 础 条 件 ， 所
以， 企业 档案 信息 化建 设必 须提 高档 案 管理
一
、
企 业 档 案信 息 化建 设存 在
档 案信 息化 建 设 ， 需 目前 ， 多数 企 业 的 档 案 信 息 管理 还 没 人 员 的专 业 技术 水 平 有 实现 与其 他信 息管 理 系统 的有效 衔接 ， 有 要 管理 人 员 利 用先 进 的 计算 机 和 网络 技 术
息化 管理体 系 ， 但 是依 然存 在很 多问题 。
（ 一） 认 识模糊 ， 不 够重视
乏有 效衔 接 ， 多是 自行 设计 ， 导 致档 案 信 息 资 源的 共建 共享 。 企业 要 加大 对档 案人 员 的
化 管 理 系统 和 企 业 整体 信 息 管 理 系统 不 能 业 务培 训 Ｉ 力度 ， 不断 提高 企业 档案 人 员的信
企 业研 究 Ｅ ｎ ｔ ｅ ｒ ｐ ｒ ｉ ｓ ｅ ｒ ｅ ｓ ｅ ａ ｒ ｃ ｈ 优 化 企 业 管 理
张珍
张辉
赵孝 才
国 网山东 定陶县 供 电公 司
摘 要： 当前， 我国已经进入信息化社会， 企业需要实现数字化和网络化发展变革， 以此来提高企业的管理水平， 适 应现代化发展趋势 。 而企业 档案信息化 建设是企业档 案实现科 学化 、 现代化 规范化 标准化管理的重要手段 ， 是 企 业提 高档 案工作效率的重 要途径 。 本文先 是分析 了当前企业档案信 息化建设存在 的问题 ， 在 此基础 上提 出了几点