Time Management
02-Time Management
The basic of time management
时间管理的基本原理
Specific implantation of time management
时间管理的具体实施
为
正文 . 第一章-Text - chapter 1-Why time management
什
么
需
1
Time is the only resource we have that is fair to everyone
要 时
做好时间管理，是实现人生规划的保证
间 管
理
Everyone has their own dream, or have their own ideal life goals. In professional terms, have your own life plan. Life planning is nothing more than wanting to be able to do what you want to do, be who you want to be, and achieve the goals you set.
最不受重视又是最值得惋惜的？
Nothing can be done without it.没有它，
什么事情都做不成。 ——Voltaire-伏尔泰
时 间 与 时 间 管 理 概 述
LOGO
时
正文 . 第二章-Text - chapter 2-Overview of time and time management
self-management
管理的对象不是时间，而是每一个使用时间的人，其本质就是自我管理
第 12 页
LOGO
Time Management时间管理
优先等级设定
有效沟通
给予、接受 反馈
冲突管理
时间对于我们意味着什 么？ 我们的困境在哪里？ 时间管理的正确含义？ 做正确的事－－目标与 计划 正确地做事－－优先计 划管理
优先设定VS 时间管理
个人发展 行动计划
如果用一个词来描述你过去的 工作、生活状态,你最想用什么 词？
时间计划表
工作 起止时间 使用时间 优先顺序 备注
提高效率
管理自己
) 果断 )合理计划 ) 跟进计划 ) 专注力
管理他人
) 沟通
) 团队协作 ) 寻求帮助 ……
) 整合工作内容
) 划分出能自主支配的整块时间
) 利用零碎时间 ) 各时段工作状态 ) 守时 ) 整洁的工作环境 ) 避免拖延, 立刻去做
在开始工作之前，把所有你要用的东西准备好：避免工 作过程中出现不必要的停顿。 别让干扰和突然冒出来的想法打断你的工作。先把他们 记下来，回头再处理。
减少无谓的时间浪费
“ -”
帕金森定律：工作膨胀。事情 增加是为了填满完成工作所需 的多余时间
理解时间的规律：具体表现、建议
你在某件事情上所花的时间和你能用的时间成正比。
紧急:
这件事现在不做行不行? 会不会产生严重影响? 改天再做可以吗?
与上级沟通确认
练习:写出一天的工作内容并 设定优先次序
紧急 重 要 不 重 要
时间管理距阵
不紧急
练习：时间管理优化
将自己制定的优先顺序和小组分享 小组成为给出建议，评价自我认定的优先顺序是否合理 小组在每次轮换中
谢谢大家！
Time management
Another way to describe time management
• 以年为单位的时间管理 年 • To the unit in time management • 以天为单位的时间管理 天 • To-day management unit of time • 以小时 小时为单位的时间管理 小时 • In hours as a unit of Time Management
Three steps
• the first step in efficient time management is to organize the workspace or home. Even if one's schedule is well-ordered, but the office and filing system are a disaster, time will be wasted trying to work efficiently in a disorderly place.
Stephen Covey’s time management matrix
• 美国管理学家科维（Covey）提出的时间管理理 科维（ 科维 ） 论(时间四象限法)：把工作按重要（ Important ） 和紧急（ Urgent ）两个不同的程度进行了划分， 大体分为4个象限（Four Quadrants ）： • A.既紧急又重要（如客户投诉、即将到期的任务、 财务危机等） • B.重要但不紧急（如建立人际关系、人员培训、 制订防范措施等） • C.紧急但不重要（如电话铃声、不速之客、部门 会议等） • D.既不紧急也不重要（如上网、闲谈、邮件、写 博客等）
timemanagement
Time ManagementIntroductionIn today’s fast-paced world, time management has become a crucial skill for everyone. The ability to efficiently manage our time allows us to be more productive, reduce stress, and achieve our goals. This document aims to provide an overview of time management and offer practical tips and strategies to help individuals improve their time management skills.Why is Time Management Important?Time is a finite resource, and once it’s gone, we can never get it back. Effective time management ensures that we make the most of our limited time. Here are some key reasons why time management is crucial:1.Increase Productivity: Effective time managementhelps us work smarter, prioritize tasks, and avoidunnecessary distractions. By focusing on important tasks and eliminating time-wasting activities, we can accomplish more in less time.2.Reduce Stress: Poor time management often leads tofeeling overwhelmed and stressed. By organizing our tasks, setting realistic goals, and planning ahead, we caneffectively manage our workload and minimize stress levels.3.Improved Decision-making: Time managementallows us to allocate our time based on the importance and urgency of tasks. This helps us make informed decisionsabout what needs to be done first and what can bepostponed.4.Goal Achievement: Proper time management helpsus set clear goals and work towards them in a systematic manner. It helps us stay focused, motivated, and on track to achieve our objectives.Time Management TechniquesThere are various time management techniques that individuals can employ to enhance their productivity. Here are some popular techniques:1.Prioritize Tasks: Start by identifying and prioritizingthe most important tasks. Use a to-do list or taskmanagement tool to keep track of tasks and establish their urgency and importance. Focus on completing the high-priority tasks first.2.Set SMART Goals: SMART stands for Specific,Measurable, Achievable, Relevant, and Time-bound. When setting goals, ensure they are clear, quantifiable, realistic, relevant, and have a deadline. This helps create a sense of urgency and provides a clear roadmap for achieving thegoals.3.Create a Schedule: Develop a daily or weeklyschedule that outlines the tasks and activities to beaccomplished. Allocate specific time blocks for differentactivities, include breaks, and stick to the schedule as much as possible.4.Avoid Procrastination: Procrastination is a commontime management challenge. Overcome it by breaking tasks into smaller, manageable chunks, setting deadlines, andusing tools like a Pomodoro timer to work in short bursts of focused time.5.Delegate and Outsource: Learn to delegate tasks thatcan be done by others to free up your time for moreimportant responsibilities. If possible, outsource tasks that are not within your expertise, thereby saving time andenergy.6.Minimize Distractions: Identify and eliminate orminimize distractions that hinder productivity. Put awayyour phone, close unnecessary browser tabs, and create a quiet and organized workspace to minimize interruptions.7.Practice Time Blocking: Time blocking involvesscheduling specific time blocks for focused work on specific tasks. This helps create dedicated periods for concentrated effort and reduces the chance of multitasking.8.Lea rn to Say No: It’s important to recognize ourlimits and not overcommit ourselves. Learn to say no totasks or activities that will overload your schedule orhinder your progress towards your goals.ConclusionEffective time management is a valuable skill that can significantly enhance productivity and overall well-being. By implementing the techniques mentioned in this document, individuals can improve their time management skills andexperience the positive benefits in their personal and professional lives. Remember, time is a precious resource, and it’s up to us to make the most of it. Start managing your time efficiently today!。
管理时间英语作文
管理时间英语作文Time Management。
Time is a precious resource that we all have in equal measure. However, how we choose to use it can make a significant difference in our lives. Effective time management is essential to achieving our goals, reducing stress, and improving our overall quality of life.To manage our time effectively, we need to set clear goals and prioritize our tasks. We should identify what is most important and focus on those tasks first. We should also learn to say no to tasks that are not essential or do not align with our goals.Another critical aspect of time management is planning. We should create a schedule or to-do list and stick to it. We can use tools such as calendars, planners, or apps to help us stay organized and on track.Procrastination is a significant barrier to effective time management. We should avoid putting off tasks untilthe last minute and instead tackle them as soon as possible. We can break down larger tasks into smaller, more manageable ones to make them less daunting.Distractions are also a common obstacle to effective time management. We should minimize distractions by turning off our phones, closing unnecessary tabs on our computers, and finding a quiet workspace.Finally, we should take breaks and allow ourselves time to recharge. Taking breaks can help us stay focused and productive in the long run.In conclusion, effective time management is crucial to achieving our goals and living a fulfilling life. Bysetting clear goals, prioritizing tasks, planning, avoiding procrastination and distractions, and taking breaks, we can make the most of our time and achieve success.。
Time management
时间管理的概念
时间本身不是问题；
时间管理的问题本身不在于时间，而是在于面对时间
而进行的“自我管理”。
自我管理即是改变习惯，令自己更有效率，更有效果。
把事情很快的做完，叫效率； 把事情很快又很对的做完，叫效果。
7
时间管理的障碍
我的时间安排得挺好，我是一个有序的人 时间管理有什么用，计划赶不上变化 时间掌握在别人手中 时间管理太麻烦 习惯不同，我就这样，不好改 „„„„„„„„„„„„„„
时间控制
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培养说“不”的能力
说“不”应该有礼貌 要给对方清晰的解释 给对方另外的选择和建议 懂得在适当时候说“不” 建立一套方法和技巧减少打扰 缩短必须要做的事所花的时间 抗拒拖延 求取生活和工作平衡
如果你从来不懂得拒绝工作，导致工作量超出负荷时 你的工作品质势必会大受影响！
正确的时间配置 Put first things first
重要的事情着重在“Plan” “Plan”着重在“Do”
“Do”着重在“Check” “Check”着重在“Action” 重要的事情要逐渐地交给信任的部属，这叫“授权” 大石头
小沙子 水
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总结
什么是时间杀手?
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时间杀手的分类
(2). 对时间管理方面，你得到哪些启发？
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时间是串起过去、现在及未来无数事件的连续线
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有形 ( 自觉的) 接听电话 打电话 会议 打扰 官僚作风 沟通不足 办公室政治 资源不足 阅读文件及邮件 交通堵塞
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时间杀手的分类
无形的 ( 不自觉)
1. 欠缺周详计划 2. 不懂分辨缓急先后 3. 过分注重细节 4. 犹疑不决 5. 不懂得说“不” 6. 拖延 7. 善忘 8. 不懂授权 9. 欠缺组织 10. 健康欠佳
time management
Time Management
浪费时间的原因有主观和客观两大方面。
主观原因，是一切的根源。
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 做事目标不明确。 作风拖拉。 缺乏优先顺序，抓不住重点。 过于注重细节。 做事有头无尾。 没有条理，不简洁，简单的事情复杂化。 事必躬亲，不懂得授权。 不会拒绝别人的请求。 消极思考。
Time Management
麦肯锡30秒电梯理论
麦肯锡公司曾经得到过一次沉痛的教训：该公司 曾经为一家重要的大客户做咨询。咨询结束的时 候，麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方 的董事长，该董事长问麦肯锡的项目负责人：“ 你能不能说一下现在的结果呢？”由于该项目负 责人没有准备，而且即使有准备，也无法在电梯 从30层到1层的30秒钟内把结果说清楚。最终，麦 肯锡失去了这一重要客户。从此，麦肯锡要求公 司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚， 凡事要直奔主题、直奔结果。麦肯锡认为，一般 情况下人们最多记得住一二三，记不住四五六， 所以凡事要归纳在3条以内。这就是如今在商界流 传甚广的“30秒钟电梯理论”或称“电梯演讲” 。
计划－帮你实现目标
z z z z z z 工作日志 每日计划 每周计划 每月计划 季度计划 年计划
Time Management
工作日志
To Do List
优先度 工作内容 参考信息 起始时间 完成时间 完成检查
Time Management
每日计划
Daily Plan
时间
8:30 9:30 10:30 11:30 12:30 13:30 14:30
Time Management
一些思考
z 培养自己独立工作和解决问题的能力
z 不断更新自己的知识，信息与技巧
时间管理(Time-Management)
时间管理出自 MBA智库百科(/)(重定向自Time-Management)该条目对应的页面分类是时间管理。
时间管理（Time Management）目录[隐藏]∙ 1 什么是时间管理∙ 2 时间管理方法∙ 3 13种时间管理方法∙ 4 时间管理之重要事情∙ 5 最新的时间管理概念--GTD∙ 6 时间管理的十一条金律[1]∙7 时间管理——华为成功之宝[2]∙8 几款在线的时间管理工具∙9 时间管理的原则[3]∙10 时间管理案例分析o10.1 案例一:浅谈高校管理者的时间管理[4]∙11 参考文献[编辑]什么是时间管理时间管理是有效地运用时间，降低变动性。
时间管理的目的：决定该做些什么；决定什么事情不应该做。
时间管理最重要的功能：是透过事先的规划，做为一种提醒与指引。
一、无法管理外在的要求？应接不暇主管最大的困扰就是，太多来自外界的干扰，随时得放下手边的工作去做别的事情。
担任主管的责任之一就是集合多人的努力，共同完成一份工作。
换句话说，主管的工作有很大的一部份需要与别人互动，外界的干扰是主管工作的一部份。
你可以排定某些时段做为你的工作空挡，当有人临时找你需要讨论事情时，告诉他，你这会儿忙着呢，不急的话儿，在你的空挡时间再来详谈。
时间管理发展得很快，第一代是建立备忘录；第二代就需要事先的计划和准备；第三代会根据你对任务的理解排列优先顺序。
到了第四代，就是分工合作的授权管理。
二、做事没有方法？阅历我们常运用自己所熟悉或直觉想到的方法做事，但事实上，这并不是最有效率的方法。
完成一件事情，可以有许多方法，关键在于你能否找出最快速的方法。
不要毫不考虑的就直接做了，先花几分钟的时间衡量一下，有什么方法可以更有效率的完成事情？三、周围干扰因素？自控周围众多干扰因素，是时间流逝的致命杀手，嘈杂声、杂志、零食、报纸、美容品、温度、安全感、方向感、氛围、性欲、压力、烟瘾、联想、健康状况，都是诸多的影响因素。
[编辑]时间管理方法（一）、计划管理关于计划，有日计划、周计划、月计划、季度计划、年度计划。
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• 信息管理：与每项工作活动相关的信息从何处查找或归档 于何处
– 电脑硬盘、软盘、光盘、纸文件存档
– 桌面清理
时间管理程序
• 在每日下班前计划第二天的工作 • 首先将约会填入时间表 • 将活动按优先性分成A、B、C、D类
– A类：紧急且重要 – B类：重要但不紧急 – C类：紧急但不重要 – D类：不重要也不紧急
建桥北道路
建桥南道路
建桥
如何吃掉一头大象？—— 用WBS (Work Breakdown Structure)
建设HR内部的沟通平台（利用共享网络） 行动者 2009年 计划 实际 计划 实际 计划 实际 计划 实际 计划 实际 计划 实际 计划 实际 3/31 2/29 2/22 2/15 1/29 1/25 1月 1/24 2月 3月
影响 范围
影响圈与关切圈
例：HR小赵的2009年
年底了，按往年的习惯，小赵开始盘算在2009年她要完 成哪些大事，好踏踏实实地迎接新的一年。 和直属主管面谈后，工作目标定下来了： 1. 设计HR内部的沟通平台（利用共享网络） 2. 公司奖励及表彰政策的制订 3. 新员工培训流程的实施与效果评估 4. 新销售队伍的组建与培训 5. 公司季报的发行 当然，例行工作也是要按时完成的：如每月发放工资。 同时，在生活安排上，她记得宝宝今年要上幼儿园了， 这可要好好计划一下。
时 间 管 理
Cherry Liu May 10, 2008
Ground Rules • 手机关机或放到振动档 • 接听电话请到培训室外 • 电脑合盖
您期望通过本培训 1. 可以了解„„
2. 可以解决„„问题 教导员工(技能不足)/解决冲突(救火)/ 跨部门沟通(会议)/督促其他部门的工作
时间管理自我测试
打扰5P
• People 人：同事、上级，永远不要把客户当成是打扰 • Phone 电话 • Paper 公文：信件、与自己无关的E-mail、文件 • Personal 自我打扰：开小差、与别人聊天 • Peripheral vision 视力所及的环境干扰： 乱贴的小黄签、太漂亮或太乱的办公室
– – – – 工作无计划 时间观念不强 完美主义 不愿委托授权
• 组织原因
– – – – 无绩效合同 沟通不畅 文山会海 制度不健全
• 环境方面
– 应酬多 – 突发事件多 – 同事的时间观念不强
• 技术方面
– 无合适的时间管理工 具 – 未掌握科学的时间管 理方法
解决方法 —— 做你能做的
影响 范围
利用隐蔽的办公室
定期和部属或同一阶层的同事见面
时
间
如何对付电话之干扰以避免时间之浪费？
外来电话应先由秘书接听
事后回复电话的办法比较值得采纳
尽量将须打出去的电话集中在一起
时
间
如何治疗会议病以避免时间之浪费？
A. 思考是否有必要以会议的形式进行商讨？ B. 尽量减少与会人员。 C. 当关键性人物无法与会时，原则上不应开会。 D. 为避免会议过长，可将会议安排在午餐前、下班前或另一个活动之前。 E. 计算会议成本： 例：(1) 与会者有10位； (2) 每位月薪4,000元, 享有的福利计有1,000元； (3) 每位每月工作时间为10,000分钟，一个会议长达一小时，则耗资300元。 A. B. D. E. 会议中如等候迟到者，则等于惩罚准时者。 避免受电话或访客之干扰。 根据实际需要，可让部分与会者只参加会议的一部分。 会议结束时，总结达成的结论及定下工作的时限。
构造HR网上目录和各使用者权限
收集使用者就以上目录和权限的意见及 反馈
小赵
小赵
使用者培训（协调大家的时间）
网络管理员培训（协调大家的时间）
IT
IT
创建HR网上目录和赋予各使用者权限
收集各使用者的反馈和试用后的建议
小赵
小赵
各使用者完成上传文件，平台正式启用
所有HR
时间管理程序重要概念
• • • • • 约见 活动 未来活动 对别人的承诺 别人的承诺
该怎么安排时间呢？
年度时间安排表
No 工作/活动 Q？ 优先性 工作分类
1
2 3 4 5 6 7 8
建设HR内部的沟通平台（利用共享网 Q1 络）
公司奖励及表彰政策的制订 新员工培训流程的实施与效果评估 新销售队伍的组建与培训 公司季报的发行 发放工资 安排宝宝上幼儿园 假期有余的话，十一出游 Q1 Q2 Q1-3 Q1-4 每月 Q2-3 8-9月
• 你认为自己在做正确的事吗？
课程大纲
• 时间管理的涵义 • 制定计划，管理好你的时间 • 从计划到行动—— W B S的应用 • 安排好你的每一天 —— 你 • • • • 长期计划 (5-10年) 中期计划 (3-5年) 短期计划 (1年以内) 月计划 周计划 日计划 定期处理的事务
时间管理从清理桌面开始
时间管理从清理桌面开始
• 活动性公文是否放在“来件篮”和“发件篮”中？ • 信息性公文是否还在桌面上？哪些需存档？哪些需扔 掉？ • 哪些需保留一段时间再决定是否存档？有地方保留这 些文件吗？ • 名片是否分类易找？ • 办公室、桌面是否成了“周围环境”干扰？
如何减少上下班交通所引起的时间浪费？
A
A A A B A B D
进程任务类
沟通类/ 进 程任务类 进程任务类/ 沟通类 进程任务类 进程任务类/ 单个任务类 单个任务类 沟通类/ 进 程任务类 沟通类/ 进 程任务类
练习：小王和小李的2009年
小王和小李是同事，他们一个在生产部门，一个在物流部门。 新的一年，他们的工作目标分别是： 小王 1.
•不速之客 不 •某些电话 重 •某些会议 要 •某些信件与报告 •许多凑热闹的活动
工作分类
• 进程任务类 • 单个任务类 • 沟通类
进程任务类工作
• 是由紧密联系并且共同实现一个最终目标的一系列关 键性工作 • 往往同部门目标直接相关
• 一般在绩效协议中制定出来
• 对员工的绩效考核影响力最大
单个任务类工作
如何拒绝他人之请托以避免时间之浪费？
管理者之所以不好意思拒绝他人之请托，可能是基于以下 的原因：
接纳请托比拒绝请托更为容易
担心拒绝接纳请托后会触怒请托者
想做一位广受爱戴的好人 不了解拒绝他人请托的重要性
时 间
不知如何拒绝他人之请托
为什么会容忍别人的打扰
如何对付不速之客以避免时间之浪费？
不要采用无条件的“门户开放政策” 在办公室外接见外界不速之客 站立会客
重要 但不紧急
紧急性
紧急 但不重要 不紧急 不重要
可以让别人帮着做的(C)
能做就做的(D)
由你的价值观作出决定 – 力争“双赢”
紧急 •危机 重 •急迫的问题 要 •近期限的任务、会议、准备事项 不紧急 •准备工作 •防患于未然 •价值观的澄清 •人际关系的建立 •授能自主管理 •发掘新机会 •规划 •真正的休闲充电 •繁琐的工作 •某些电话 •无关紧要的信件 •“逃避性”活动 •看太多的电视
课程大纲
• 时间管理的涵义 • 制定计划，管理好你的时间 • 从计划到行动—— W B S的应用 • 安排好你的每一天 —— 你能同时抛几个球？ • 总结与回顾
时间管理的涵义
• 时间管理的实质是对于人生的自我管理 • 高效率应以高效能为前提，人生才能感受到成功的意义 效率指的是“是否正确地做事” 效能指的是“是否做正确的事”
时
间
公文的性质
• 活动性公文：需要你采取应对行动的公文 • 信息性公文：已处理完需要存档的公文
存档的原则
• 根据公司要求该存档的存档 • 无章可循的分批归档：过一段时间（一般为 一个月）决定是否需存档 • 能用电子版存档，就不要用纸文档 • 需要经常用的文件，最好有纸文档 • 对存档的文件可注明销毁日期
时间管理程序
• 估计每类活动应花的时间 • 将活动穿插到约会的间隙内 • 第二天上班后根据临时变动可对活动优先性做适当 调整 • 每天的工作安排应该：首先处理A、B类，然后是C 类，努力完成D类，避免拖延
例
小孙的一天 用时间管理表进行管理
练习
利用“时间安排表”安排您的一天：( 9:00 -18:00) 1. 巡视3次生产线（上午1次，下午2次） 2. 例行晨会 （0.5 小时） 3. 负责的J项目召开会议（已约好10:30 – 11:30 开 会) 4. 小王负责的生产线最近出了几次问题，需要找他谈 谈，找出根本原因 5. 参加物流部门召开的K项目会议（已约好14:30 – 15:30 开会) 6. 作为项目领导人，完成L项目的项目总结报告 7. 小李昨天提到他有提高生产率的新点子，您承诺今 天跟他详细聊一聊
小李
1.
他们该怎么安排时间呢？
课程大纲
• 时间管理的涵义
• 制定计划，管理好你的时间
• 从计划到行动—— W B S的应用 • 安排好你的每一天 —— 你能同时抛几个球？
• 总结与回顾
工作分解Work Breakdown Structure (WBS)
造南北向的桥一座
选址 财务审核
建与桥梁相连的道路
• 时间管理不是有关生命的效率(Efficiency)， 而是有关生命的效能(Effectiveness)
• 人生观、价值观决定了我们对时间的应用
人生之轮
知识教育
身体健康
精神生活
社交生活
家庭生活 经济条件 事业生涯
人生之轮
• 请为自己人生的七个方面从最满意到最不满意排序 • 你希望在哪些方面寻求大的发展？ • 你为这几方面树立了目标吗？
共16题
你只需回答“是”或“否”
时间：5分钟
总结你的时间掌控
12-16 “是” 8-12 “是” 4-8 “是” 0-4 “是”