1.2 原物料采购作业流程071222
物料采购流程与作业细则内容
物料采购流程与作业细则在企业进行生产和销售过程中，常常需要采购各种原材料或配件。
物料采购流程的规范和作业细则的标准化，对于企业的生产经营和财务管理来说，都是至关重要的。
本文将针对物料采购的整个流程进行详细介绍，同时分析物料采购作业的细则和注意事项，为企业进行物料采购提供参考。
一、物料采购流程物料采购流程一般包括需求计划、询价、选择供应商、采购合同签订、物流安排和验收等环节。
下面分别详细介绍。
1. 需求计划需求计划是物料采购流程的第一步，也是重要的环节之一。
在此过程中，企业需要对物料采购的数量、品种、规格以及下达采购任务的时间等进行计划和预估。
最常见的需求计划方式是由生产部门或销售部门提出的采购计划进行审批，以确保采购计划的可行性和合理性。
同时，需求计划还需要了解当前物料库存情况，避免过多或过少采购，从而保证库存的合理水平。
2. 询价在确定了需求计划后，企业需要根据采购计划，向不同的供应商发送询价函，要求供应商针对特定物料进行报价，了解不同供应商提供的物料品质、价格以及售后服务等信息。
同时，企业还需要明确具体的采购标准，以免在后期的供应商选择过程中出现疏漏。
3. 选择供应商在收到多份报价后，企业需要综合考虑各方面的因素，选定合适的供应商进行采购。
一般来说，选择供应商需要考虑供应商的信誉度、产品质量、交货时间、价格等多方面的因素，以便在后续的采购过程中能够获得最好的服务和最优惠的价格。
4. 采购合同签订在选择好供应商后，需要与供应商签订采购合同。
采购合同是企业和供应商之间关于物料交易的正式协议。
在合同里，需要明确双方的权利和义务，并且详细规定交货时间、物流方式、付款方式等细节。
5. 物流安排在签订采购合同后，企业需要根据合同约定的时间和方式，安排物流运输工作。
要确保物流运输能够准时到达目的地，并避免在运输过程中出现物流瓶颈，造成正常采购流程的中断。
6. 验收在物流运输工作完成后，还需要对快递运送来的物料进行仔细的验收，以确保货物符合采购合同中规定的质量和标准，且没有損毁或缺失。
物料采购作业流程（附表单）
物料采购作业流程（附表单）说明：1.此文件为正式运行文件，该文件负责部门为采购部，其主要职责是维护该文件的运行、检查、培训指导、问题点收集、处理；2.运行过程中若同公司旧文件有冲突时，一律依本文件执行。
文件编制/更改一览表版本编制/更改内容日期编制/更改人 A/0 文件运行评审栏会签市场部研发部设计部自控部资料室采购部人力资源部仓储部生产部 PMC部品质部战略发展部财务部项目部电工部售后服务部制定：审核：审批：1.0目的规范公司生产类和工程安装类物料的采购作业，确保各部门所申购的物料适时、适质、适量、适价采购回厂，降低采购成本，满足生产、工程安装需要及其它部门物料需求。
2.0范围适用于有限公司生产类和工程安装类物料采购管理（其它采购参照本流程执行或另行规定）。
3.0职责3.1采购部：负责对申购单进行审核，适时、适质、适量、适价进行采购。
3.2物料申购部门：负责根据需要制定申购单并报请相关部门审批，跟进采购进度，负责向采购部提供采购物料所需图张、技术参数、品质标准、验收标准、产品品牌（或样品）等，并向采购部门提供采购协助，参与相关采购技术方案的探讨。
3.3PMC部：负责对相关申购单进行审核，跟进物料采购进度和进度异常协调。
3.4设计部：负责提供所采购物料的相关技术资料、标准和实物样品，负责向相关部门提供采购技术支持。
3.5财务部：负责采购合同、相关付款单据审核，供应商货款支付。
3.6总经办（理）：负责采购合同的最终审批。
4.0作业程序4.1采购报价：4.1.1对于非常规物料的采购，采购部应选择三家以上供方进行询价、比价、议价，要求供方提供书面报价单并同供方进行价格协商。
4.1.2采购价格达成一致后，采购部将报价单报总经理审批，并将审批后的报价单提交财务部备案。
4.2采购部接到需求部门的申购单（ERP系统内）后4个工作小时内对所申购物料的品名、规格、数量、交期等相关要求进行审核，并结合采购周期、最小订购量、在途量等资料，对交期、采购量进行分析，若发现不能满足要求时，采购部应与供应商进行沟通，如仍无法满足要求的，采购部应在1个工作小时内与需求部门进行沟通处理。
原材料采购流程
14.验收合格，仓库保管在送货单上签字，物资入库并办理登记手续，将入库信息输入电脑。
电脑实时反映库存信息
15.采购调度实时掌握原材料仓库的收、发、存动态。
（2）原材料采购流程调整前后的比较分析
流程调整之一：调整原辅材料需求确定的流程。原流程为：原辅材料仓库根据制造部门开料组要求的需求量，结合库存情况填制原材料申购单报生产副总审批，继而由采购部门组织采购。调整后的流程：由生产计划部根据订单制定出相应的生产计划，由采购部采购调度根据生产计划测算出原辅材料需求量报采购副总审批（过渡阶段可由生产副总审批），由采购调度结合库存情况编制申购单。通过调整，可以更为科学地确定原辅材料的需求量，不仅有利于成本控制，而且使生产系统和采购系统的流程边界的界定更为合理，同时加快了需求信息迅速转化为采购信息的进程。
3.采购副总审核测算数据的准确性。
过渡阶段可由生产副总审核
4.原材料仓库保管员定时向采购调度报原材料的库存情况。
电脑中的原材料库存数量
5.采购调度根据生产计划测算产品生产对原材料的需求数量，结合原材料物资库存情况和需求清单，填制原材料物资申购单。
产生原材料物资申购单
6.主要原材料的采购，可以通过对供应商的评审，由采购副总同总经理协商，由总经理确定几家定点供应商（总经理可以授权采购副总审核确定）并建立长期密切的合作关系。日常采购时则根据质量、价格等因素在已定的供应商范围内选择。
参考合格供应商名单、长期合同
7.对于选定的供应商不能提供的某些品种、规格的原材料，向非定点供应商询价、比价、议价。
8.填制原材料物资采购单，内容包括：品种、数量、金额、交货期等。
产生原材料物资采购单
9.根据金额大小，由相应的授权采购主管进行审批。
物料采购的作业流程
物料采购的作业流程一、需求确定与采购计划1.根据企业生产计划和部门需求，确定物料采购清单及采购计划。
2.采购计划应包括采购物料的种类、数量、到货时间、预算等。
3.根据采购计划，安排采购时间和采购方式。
二、市场调研与供应商选择1.进行市场调研，了解物料的市场价格、供应情况、质量状况等。
2.根据调研结果，筛选符合采购要求的供应商。
3.与供应商进行商务谈判，确定采购价格、交货时间、质量要求等。
三、合同签订与订单下达1.根据谈判结果，与供应商签订采购合同。
2.根据采购合同，制定物料采购订单并下达给供应商。
3.确保订单的准确性，包括物料名称、数量、质量要求等。
四、交货期管理1.跟踪供应商的生产进度，确保物料按时到货。
2.如出现交货期延迟，及时与供应商协商解决方案。
3.确保到货的物料符合采购合同的要求。
五、到货验收与质量检测1.到货后，对物料进行数量清点，确保数量准确。
2.对物料进行质量检测，确保符合采购要求。
3.如出现质量问题，及时与供应商协商解决。
六、库存管理1.对合格入库的物料进行分类存放，确保安全可靠。
2.定期对库存物料进行盘点，确保库存数据准确。
3.根据生产计划和库存情况，制定合理的出库计划。
七、付款与结算1.根据采购合同和到货情况，编制付款申请单。
2.经相关部门审核无误后，进行付款操作。
3.定期与供应商进行结算，确保账务清晰。
八、采购评估与持续改进1.对每批次的采购过程进行评估，总结经验教训。
2.根据评估结果，对采购流程进行优化改进。
3.定期与供应商进行沟通交流，共同提升采购质量。
原材料采购作业流程
原材料采购作业流程1. 概述原材料采购是指组织对所需原材料的采购活动。
本文档将详细描述原材料采购作业流程，旨在帮助相关人员了解并顺利完成采购任务。
2. 流程步骤步骤一：需求确定- 确定所需原材料的种类、数量和质量要求。
- 分析市场供应情况，了解原材料的价格和供应商情况。
步骤二：供应商选择- 根据需求确定的原材料种类和质量要求，筛选合适的供应商。
- 考虑供应商的信誉度、价格竞争力和交货能力。
步骤三：报价和谈判- 向选定的供应商发送采购询价，并要求提供详细的报价。
- 根据报价进行谈判，争取更有利的采购条件和价格。
步骤四：合同签订- 在达成一致之后，与供应商签订采购合同。
- 确保合同明确规定了原材料的种类、数量、质量要求、价格、交货时间等关键信息。
步骤五：物流安排- 确定采购的原材料的交货方式和运输方式。
- 协调供应商和物流公司，安排原材料的运输和交货。
步骤六：收货与验收- 在原材料到达后，进行收货和验收。
- 检查原材料的数量和质量是否与合同要求一致，并记录相关信息。
步骤七：付款与结算- 根据合同约定，及时付款给供应商。
- 对采购过程进行结算，记录采购费用和相关凭证。
步骤八：库存管理- 将原材料存入库存，并及时更新库存信息。
- 根据实际需求和库存情况，进行合理的库存管理和补货安排。
步骤九：采购评估- 对采购过程进行评估，包括供应商的表现、采购成本和采购效果等方面的评估。
- 根据评估结果，不断改进采购流程和策略。
3. 总结原材料采购作业流程包括需求确定、供应商选择、报价和谈判、合同签订、物流安排、收货与验收、付款与结算、库存管理和采购评估等步骤。
通过严格按照流程进行操作，可以有效控制原材料采购过程，并提高采购效果和成本控制能力。
原料采购规范流程
原料、物料采购周期的标准规范一、目的为使原物料申购和采购的工作有所依据，保证工作的时效性特制订本规范。
二、适用范围凡快餐加工和服务所需的原料和物料均适用本规范三、名词定义原料：指加工所需的生产原料（含：猪肉、家禽、冻品、鱼类、水果、）调料：指价格菜肴所需的调料、（干货、粮油、调味等）物料：指加工和服务所需的餐具包装和低值易耗品（含：保鲜膜、周转箱、各种餐具、一次性用品等等）四、作业流程详见附件一“原物料采购周期标准规范作业流程图”五、执行方法5.1申购作业5.1.1原料申购作业（1）工厂计划部门以各项目点一周数量菜单汇总统计出周原料、调料等需求数量，经与冷库核对库存状况后，提出原料需求申购并打印出“周原料及调料申购单”（2）“周原料及调料申购单”经权责主管核准后，递交采购部办理原料采购作业，原料的采购必须符合“国家食品卫生标准”，必须符合公司生产需要的质量，必须符合公司“验收及品管操作标准”。
5.1.2物料申购作业（1）工厂计划组依各项目周数量菜单汇总统计出物料需求数量，经与仓库核对库存状况后，提出物料需求申购并打印出“月物料申购单”。
（2）“周物料申购单”经权责主管核准后送交采供部办理物料采供作业。
5.2询价、报价、议价作业5.2.1采购部收到申购部门的周“原料申购单”或“调物料申购单”时，应先确认申购资料的完整性后，对供应商进行询价，报价、比价及议价作业。
5.2.2采购询价对象应选择信誉度良好的合格供应商为原则，询价工作以电话方式进行工作。
5.2.3经询价后报价的供应商必须以书面形式报价，然后进行议价作业。
5.2.4大众原料和物料的询价、报价供应商必须在三家（含）以上。
5.2.5有下列情况不需进行询价，可直接以议价方式办理。
（1）独家生产（2）独家代理（3）企业专利产品（4）原厂家零配件无替代品时（5）客户指定的原物料（6）本公司长期采购的合格供应商5.3 签约、采购、交货作业5.3.1采购部经办人完成议价作业后，将评价结果填写在采购单上，并附询价相关资料，再送权责主管核准。
采购业务流程
采购业务流程
1．原材料或零配件的请购
原材料或零配件的请购，一般先由生产部门根据生产计划即签发的生产通知单提出请购计划，材料保管人员接到请购单以后，应将材科明细账记录的库存数量同生产部门要的数量进行比较，当生产所需的数量和仓储所需的后备数量超过库存数量时，就应会签同意进行采购。
2．临时性物品的采购
临时性物品的采购通常由使用者直接提出，请购单上一般需要对采购需要做出描述，解释其目的和用途，资金预算的负责人同意签字后，采购部门才能办理采购手续。
3．特殊服务项目的采购
对于某些特殊服务项目，例如保险、广告和审计服务项目的需要，一般由专门指定的人员负责提出需求，包括选定的广告商及费用水平比较分析等，这些须由企业最高负责人来进行审批。
原材料采购流程
原材料采购流程：一、各类物品采购工作流程1、仓库补仓物品的采购工作流程：仓库的各种存仓物品，均应设定合理的采购线，在存量接近或低于采购线时，即需要补充货仓里的存货，仓库主任要填写一份仓库补仓“采购申请单”，且采购申请单内必须注明以下资料: （1）货品名称，规格；（2）平均每月消耗量；（3）库存数量；（4）最近一次订货单价；（5）最近一次订货数量；（6）提供本次订货数量建议。
《采购申请单》确定后送采购部经理初审，采购部经理在采购申请单上签字确认，并注明预计到货时间。
大批量长期订单经采购部经理初审同意后，按仓库“采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按公司采购审批程序报批，经批准后，采购部立即组织实施，要求在预计的时间内完成。
如有特殊情况，要向主管领导汇报，并说明情况。
2、部门新增物品的采购工作流程：部门欲添置新物品，部门负责人或工厂应撰写有关专门申请报告，经董事会审批后,连同“采购申请单”一并送交采购部，采购部经理初审同意后，按“采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按公司采购审批程序报批，经董事会批准后，采购部立即组织实施.3、部门更新替换旧有设备和物品的采购工作流程：如部门欲更新替换旧有设备或旧有物品，应先填写一份“物品报损报告”给财务部及董事会审批。
经审批后，将一份“物品报损报告”和采购申请单一并送交采购部，采购部须在采购申请单内必须注明以下资料:（1）货品名称，规格；（2）最近一次订货单价；（3）最近一次订货数量；（4）提供本次订货数量建议。
采购部在至少三家供应商中比较价格品质,并按公司采购审批程序办理有关审批手续，经董事会批准后，组织采购。
4、鲜活食品冻品的采购工作流程：蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果等物料的采购申请，由各酒吧、各部门总厨或主管，根据当日经营情况，预测明天用量，填写每日申购单交采购部，采购部当日下午以电话落单或第二日直接到市场选购。
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否 應付帳款 請是 Nhomakorabea檢驗 否
4. 倉庫依進貨作業流程處理
未結案採購單交期明細
交貨延遲 扣款作業
1. 供應商回簽採購單存檔 1. 品保依料號承認書進行進貨之品質檢驗 1. 品保依料號承認書進行進貨之品質檢驗
採購單供應商回簽存檔 品質檢驗規範
品質異常
主要 缺失 缺失 急單
1. 採購於Tiptop系統拋轉應付帳款，核對品名、數量、金額、發票明細 、採購單簽回憑証 是 供應商材料 Sorting 作業 2. 採購需於每月3號完成應付帳款請款作業 3. 寄付款承兌書給供應商
訂單變更 作業流程
1. 生管於Tiptop系統確認業需單並即時拋轉給物控
成品/原 料 不
工單開 立 進料表 在外訂 單
不足
工單發料 作業流程
足夠
通知採購 進貨需求
依進料表之需求 通知廠商進貨
1. 生管於Tiptop系統上開立工單
工單
請購單開立 作業流程 請購單
修正 請購單 通知改用替代料並 將請購單退件 否 急單 是 是 零件 已承 以替 代
業需單 Tiptop系統確認並拋轉
料號申 請2hrs 內
業需單開 立作業流
1. 生管2hrs內會確認業需單上成品之規格、機種、數量、需求日期、庫 1. 生管2hrs內會確認業需單 存及是否有此產品 確認 業需單 1. 生管會依業需單確認成品料號、數量及規格，並確認正確的庫存數量 成品 不足 足夠 足夠 成品出貨 作業流程 Tiptop系統確認並拋轉
1. 成品庫存出貨依出貨作業辦法安排出貨
同意
為新 供應商 變更 客戶交
否決
是
新供應商 建立流程
否
詢\比\議 價作業
為 Cost Down 否
是
Cost Down 作業流程
商訂交期 是 否
交期評估 及回覆
1. 與供應商洽談材料價格、數量、付款條件 符合物 是
更換另 否 工單上線 排程協調
1.交期Delay 罰責 採購單 作業流程 採購單 2.新供應商未簽立合約無法申請Vendor Code 3.交易條件 review 是否符合業界&公司規定 HSG Vendor 月結90天 1. 如交期與需求日期有差，採購、物控與生管協調進貨日期 1. 採購確認請購單上之明細並於2hrs內回覆物控正確交期 1. 採購於2hrs內回覆正確交期
原物料採購作業流程 單位：採購一部及採購二部
往來 單位 外部 內部 PM 研發 業務 生管 物控 採購 財務 供應商 運籌 品經 流程說明 Comtrol Point 參照文件 輸出表單
原物料採購作
料號之 認証/申請
開立 業需單
1. 經業務主管核准之業需單，業務於Tiptop開立業需單 2. Tiptop系統會即時e-mail通知生管
主管 核准
發出
否決
1. 採購依不同請購單於2hrs內分別開立採購單
1. 採購依不同請購單於2hrs內分別開立採購單
採購單 供應商管理及評鑑作業辦法
2. 採購確認付款條件、開立L/C的金額是否足夠、數量、交期、進貨日期 確認品保單位發行之合格供應商名單 2. 採購單 接收 1 採購主管核准，依採購金額權限核准，分別處理 採購單 確認回簽之 採購單 簽回 採購單 (10萬元以下副理、以上副總、兩百萬以上總經理/董事長) 採購單 1. 採購單須於當日內完成簽核並傳真確認交期 2. e-mail電子檔或傳真PO給供應商 1. e-mail電子檔或傳真PO給供應商 3.採購須以"合格供應商名單"內的供應商作為採購合作對象
1. 跟催供應商回簽採購單，並確認交期、數量、價格 訂單未回簽不請應收帳款(請款附上採購單簽回憑証 ) 1. 採購跟催原物料依採購單上之交期安排進貨 2. 採購確認進貨上發票之貨品料號、數量、價格之正確性 3. 採購確認直接送入指定地點的貨品是否數量、地點正確、簽收人簽字
採購單供應商回簽
供應商的出貨單、發票
否
退
變更客 戶
通知業務單位 交期需 Delay
註明退件原因 1. 經物控主管核准後，Tiptop系統會即時拋轉e-mail通知採購 請購之核決權限表
1. 採購於1hr內確認請購單 PI\Invoice\Packing List
為合格 供應商 產銷協 調 是
通知品經與研發 人員進行供應商
供應商評 鑑作業流
應付憑單、發票
次要
否
TITOP入庫未配配明細
採退 否 提出 特採申請
是
原物料退 貨
2 hrs 內完成
1. 採購依品管e-mail通知確認退貨原因、料號、數量並通知供應商 2. 品質異常的處理，如果品管確認為主要缺點則屬重大缺失，採購即辦理退貨
異常改善通知單 驗退單
特採申請 作業流程
3. 品質異常的處理，如果品管確認為次要缺失，在不影響品質原則下要求 供應廠商儘速派車取回並換貨，以免影響出貨，或直接到廠sorting
良率報告 特採單
開立折讓單
否
折攘需 求提出 否
折讓作業 流程
1. 倉庫依生管開例之工單於當日4hrs發料完成
1. 倉庫依生管開例之工單於當日4hrs發料完成
發料單
1. 依生管開例之工單需求日期，準時上線生產，並完工
工單
結束
採購單
4.首次下單之機構件需檢附委託開模合約暨模具保管合約
3. 首次下單已開模之料號，於採購單需備註欄 標示攤提數量及攤提單價 4. 需開模之材料之廠商報價單及合約需註明攤 提數量 1. 依採購金額權限核准 採購之核權權限表
採購單
原物料採購作業流程 單位：採購一部及採購二部
往來 單位 外部 內部 PM 研發 業務 生管 物控 資料 是 採購單 採購單 交期 出貨 安排 原物料收 貨作業流 進料檢驗 是 交期 驗收入庫 作業流程 採購 否 採購單內容 與廠商再確 財務 供應商 運籌 品經 流程說明 Comtrol Point 參照文件 輸出表單
否
同意
變更上 線 否決
是
否
零件承認 作業流程
1. 物控會於2hrs內依生管所開立之工單查詢原料、物料、包材狀況 2. 不足的原料、物料、包材物控會依不同性質開立不同之請購單
1. 物控會於2hrs內查詢原料、物料、包材狀況
請購單
同意 採購 會簽 確認 否決 1. 採購於1hr內確認請購單MOQ、機種成套請購、交期需求日
同意 特採 否 是 同意 特採 原物料退 貨 驗收入庫 是 特採申請 結果通知
是
1. 品管對於良率不合理或過低時會通知採購並警示其狀況 1. 採購依品管判定之結果，於Tiptop申請特採單 2. 特採單依核決權限跨相關部門線上e-mail簽核 3. 採購依特採狀況協商供應商並採取折讓金額補償缺失或多補產品