归档文件整理规则
文件归档整理档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司文件归档整理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案管理效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有文件归档整理工作，包括但不限于纸质文件、电子文件、声像文件等。
第三条文件归档整理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保文件归档齐全，不遗漏任何重要信息。
2. 真实性原则：归档文件必须真实反映公司工作情况，不得伪造、篡改。
3. 便捷性原则：便于档案的查找、利用和保管。
4. 安全性原则：确保档案在保管和使用过程中的安全。
第二章组织与管理第四条公司设立档案管理部门，负责文件归档整理工作的组织实施和监督管理。
第五条档案管理部门职责：1. 制定文件归档整理方案，并组织实施。
2. 指导各部门做好文件归档整理工作。
3. 负责档案的接收、整理、保管和利用。
4. 定期对档案进行清理、鉴定和销毁。
第六条各部门应指定专人负责本部门文件归档整理工作，并接受档案管理部门的指导和监督。
第三章文件归档整理要求第七条文件归档整理应遵循以下要求：1. 文件收集：各部门应按照归档范围，及时收集应归档的文件材料。
2. 文件鉴定：对收集到的文件材料进行鉴定，确定其保存价值。
3. 文件分类：根据文件内容、性质和保存价值，对文件进行分类。
4. 文件整理：按照分类标准，对文件进行装订、排列、编号、编目等整理工作。
5. 文件归档：将整理好的文件材料按照归档顺序，逐级归档。
第八条归档文件应具备以下条件：1. 文件材料齐全，无缺页、破损。
2. 文件材料分类准确，排列有序。
3. 文件材料编号规范，便于查找。
4. 文件材料编目完整，便于检索。
第四章档案保管与利用第九条档案保管应遵循以下要求：1. 档案室应保持整洁、通风、防潮、防虫、防尘、防盗。
2. 档案柜应按照档案分类、年代、编号等进行排列。
3. 档案管理人员应定期检查档案，确保档案安全。
第十条档案利用应遵循以下要求：1. 查阅档案需提前预约，填写《档案查阅申请表》。
归档文件的整理原则
归档文件的整理原则归档是企业管理中非常重要的一个环节，通过对文件的整理归档，可以为企业管理带来许多便利。
然而，如何进行归档是一个需要认真考虑的问题，合理的归档方案可以为企业带来高效和便捷，而不合理的归档方案则会增加企业管理的难度，甚至引起混乱和错误。
因此，在这篇文章中，我们将介绍几个归档文件的整理原则，希望对企业实践有所帮助。
一、分类原则归档文件的分类原则可以根据不同的企业性质和实际需求来制定，一般有以下几种分类原则：1.按申请单位或部门分类按照不同的申请单位或部门进行分类，这种分类方法是企业管理中非常常见的分类方法，特别适用于需要管理的申请文档较多的企业。
2.按文档类型分类按照文档的主要类型分类，如合同、报告、简历、申请文档等等。
这种分类方法适用范围广，几乎适用于各个类型的企业。
3.按关键词分类按照关键词进行分类，这种分类方法通常适用于需要管理的文档非常多，而且文档之间含有关键词的情况。
4.按归档时间分类按照文档归档的时间进行分类，这种分类方法适用于文档的数量相对较少，但需要根据时间进行管理的情况。
二、分级原则在对归档文件的分类基础上，还要根据文件的保密级别、重要程度等因素进行分级，这样才能更好地实现文档的管理和控制。
1.按保密级别分级按照文件的保密级别和重要程度进行分类，涉及机密、重要、普通等级别，对不同级别的文档进行不同的管理和控制。
2.按工作流程分级根据工作流程将文档分为创建、审核、批准、执行、归档等阶段，并根据不同阶段对不同的文档进行管理和控制。
3.按阅读范围分级按照文档的阅读范围进行分类，分为公开、内部和秘密等级别，并对不同级别的文档进行不同的管理和控制。
三、归档方式归档文件的方式可以多种多样，企业可以根据自身情况和实际需求选择合适的归档方式。
1.纸质归档将文档打印后，按照分类和分级原则放入文件夹或盒子中进行归档，是一种传统的归档方式。
2.电子归档将文档扫描后，保存为电子文件，通过网络或存储介质进行归档。
归档文件整理规则
归档文件整理规则
文件归档整理规则可以根据个人或组织的需求进行调整，
下面是一些通用的规则可以供参考：
1. 分类标准：根据文件内容、类型或者其他特定属性进行
分类，例如按照主题、日期、文件类型、部门等进行分类。
2. 文件命名规范：确保文件名清晰、简洁、易于理解，避
免使用过长或复杂的文件名。
可以考虑使用日期或其他关
键词作为一部分文件名。
3. 文件夹结构：建立清晰的文件夹结构，使得文件能够有
层次地整理归档。
可以根据分类标准在根目录下建立各个
分类的文件夹，然后在每个分类文件夹内进一步细分子文
件夹。
4. 标签或关键字：为文件添加标签或关键字，以便于搜索
和查找。
可以使用文件管理软件或操作系统提供的标签功能。
5. 删除过期文件：定期审查文件，删除不再需要的文件或
者将其归档到较低访问级别的存储设备中。
6. 文件备份：定期进行文件备份，以防止数据丢失。
可以
使用云存储或外部硬盘等媒体进行备份。
7. 文件保密性：对于需要保密的文件，可以进行加密处理，以确保文件安全。
8. 文件操作记录：在归档过程中，可以建立文件操作记录，包括文件的移动、复制和删除等操作，以便追踪文件的变
动历史。
以上是一些常用的文件归档整理规则，具体的规则可以根
据个人或组织的需求进行调整和拓展。
归档文件整理规则
归档文件整理规则（DA/T22-2000）1 范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。
2 定义本标准采用下列定义。
2.1归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2.2归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2.3件归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。
3 整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4 质量要求4.1归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5 整理方法5.1装订归档文件应按件装订。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
5.2分类归档文件可以采用年度—机构(问题)—保管期限或保管期限—年度—机构(问题)等方法进行分类。
同一全宗应保持分类方案的稳定。
5.2.1按年度分类将文件按其形成年度分类。
5.2.2按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。
5.2.3按机构(问题)分类将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。
5.3排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.4编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项(见图A1。
图中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置。
归档文件整理的基本原则
归档文件整理的基本原则归档文件整理是指对公司或个人的各种文件进行整理、分类、归档和存储，以便日后能够快速、准确地检索和使用。
对于一个组织或个人来说，归档文件的整理是一项必不可少的工作，它可以有效提高工作效率，减少工作时间和成本，同时也能够保证工作的顺畅进行。
然而，在进行归档文件整理工作时，也需要遵守一些基本原则，以确保整理的文件能够达到预期的效果。
以下是归档文件整理的基本原则：1. 制定分类规则归档文件整理的第一步是制定分类规则。
分类规则应该简单明了，容易操作，同时也要符合组织或个人的实际需求。
分类规则可以根据文件的类型、内容、来源、日期等因素进行分类。
2. 分类标准统一在制定分类规则之后，需要保证分类标准的统一性。
分类标准的统一可以避免因为不同人员的理解不同而导致的文件分类混乱。
3. 文件命名规则统一文件命名规则也是归档文件整理中非常重要的一步。
文件命名规则应该简单明了，能够清晰地表达文件的内容和重要性。
文件命名规则也需要遵守统一标准，以避免因为文件命名不规范而导致的文件管理混乱。
4. 文件归档位置统一文件归档位置的统一也是归档文件整理的一个重要步骤。
文件归档位置的统一可以避免因为文件存储位置的不同而导致的文件管理混乱。
5. 定期清理归档文件整理并不是一次性的工作，而是需要定期清理的。
定期清理可以避免因为大量无用文件的积累而导致的文件管理混乱。
6. 文件备份文件备份是归档文件整理的最后一步。
文件备份可以保证文件的安全性和完整性，一旦出现文件丢失或损坏的情况，备份文件可以起到重要的作用。
以上就是归档文件整理的基本原则。
在进行归档文件整理工作时，需要遵守这些基本原则，以确保整理的文件能够达到预期的效果。
同时，也需要根据实际情况进行灵活处理，以适应不同的需求。
归档文件整理规则
归档文件整理规则一、文件分类文件分类是指将文件按照一定的标准和原则进行归纳和划分。
常见的文件分类方式有按照文件类型、主题、年份等进行分类。
1.按照文件类型分类将文件分为文书档案、合同档案、财务档案、人事档案等不同类型，方便查找和管理。
2.按照主题分类将文件按照具体的业务主题或项目来分类，如市场营销、研发项目、客户关系等。
3.按照年份分类将文件按照年份进行分类，方便对历史资料和档案进行归纳和查阅。
二、文件整理文件整理是指对文件进行规范的排列和整理，确保档案的整齐、清晰和易于管理。
1.文件编号为每个文件分配唯一的编号，方便快速查找和追溯。
编号规则可以包括文件类型、时间和序号等元素。
2.文件封面为每个文件制作封面，标明文件编号、标题、起草单位、起草日期等重要信息。
3.文件内部排列按照时间顺序和文件编号将文件依次排列，确保文件之间的逻辑顺序和完整性。
三、文件存档文件存档是指将已整理好的文件进行归档和存储，以确保文件的安全和长期可存取。
1.档案室设置建立专门的档案室，并配备相应的存储设施，如文件架、文件盒等。
2.档案柜管理为每个文件类型或主题分配特定的档案柜，并标明相应的分类和编号规则。
3.档案盒标识四、文件管理文件管理是指对归档文件进行监管和维护，以确保文件的保存、归档和使用的合规性和有效性。
1.档案借阅制度制定档案借阅的规程和流程，包括借阅申请、批准、登记和归还等环节。
2.档案定期检查定期对档案进行检查和整理，确保文件的完整性、准确性和合规性。
3.档案保密措施对涉密文件进行特殊管理，确保档案的保密性和安全性。
4.档案销毁规定确定档案销毁的标准和条件，包括文件保存期限、销毁申请、审核和执行等环节。
综上所述，归档文件整理规则是一个系统的文件管理体系，通过文件分类、整理、存档和管理四个方面的手段和方法，实现对文件的规范、有效和安全的管理。
只有建立科学的文件整理规则，才能提高档案管理的效率和准确性，减少工作的复杂度和出错的可能性。
归档文件整理的原则
归档文件整理的原则
归档文件整理的原则包括：
1. 分类：将文件按照功能、形式、内容或者重要程度等分类，使其易于查找和管理。
2. 标记：使用标签、颜色、编号等方法标记文件，以便快速识别和定位。
3. 命名：为文件命名时，应使用清晰、简明、具备描述性的名字，避免使用缩写、码头符号等，以免产生混淆。
4. 存储：将文件存储在合适的媒介上，例如硬盘、移动硬盘、云存储等，避免使用易损坏的存储媒介。
5. 梳理：定期检查和删除已过期、无用的文件，避免浪费存储空间。
6. 安全：为了保护隐私和机密信息，应对敏感文件进行密码保护，限制访问权限，同时备份重要文件以避免意外损失。
归档文件整理规则 解读版
归档文件整理规则解读版一、文件分类与归档范围1.文件分类：归档文件应根据其内容、性质、产生时间等因素进行分类。
常见的分类方式包括按年度、按机构、按问题等。
分类应清晰、明确，便于检索和使用。
2.归档范围：归档文件的范围应包括但不限于以下内容：(1)公司各类文件，如合同、协议、备忘录、会议纪要、通知等；(2)各部门日常工作文件，如报告、总结、计划、预算等；(3)重要事件的相关文件，如活动策划、照片、视频等；(4)涉及公司历史、文化的重要文件，如公司历史资料、大事记等。
二、文件整理流程1.收集：各部门应定期将本部门的文件进行收集，确保文件齐全、完整。
同时，应将收集的文件进行初步筛选，去除无需归档的文件。
2.分类：收集到的文件应根据其内容、性质、产生时间等因素进行分类。
分类应遵循公司制定的分类规则，确保文件的分类准确、清晰。
3.整理：分类后的文件应根据其形成规律和特点进行整理。
整理应包括对文件的修补、装订、编目等，确保文件的整洁、有序。
4.归档：整理好的文件应及时归档，确保文件的保存安全、可靠。
同时，应建立完善的归档制度，规定归档时间、归档方式等。
三、文件排列与编号1.文件排列：归档文件应根据其分类和形成时间进行排列。
排列应遵循公司制定的排列规则，确保文件的排列顺序准确、合理。
2.文件编号：每个归档文件都应有一个唯一的编号，以便于检索和使用。
编号应根据公司的编号规则进行编制，确保编号的唯一性和易用性。
四、文件装订与封装1.文件装订：归档文件应进行装订，以确保文件的整洁和完整性。
装订方式应根据文件的材质和重要性进行选择，常见的装订方式包括线装订、钉装订等。
2.封装保护：归档文件应进行封装保护，以防止文件受到损坏或丢失。
封装材料应根据文件的材质和重要性进行选择，常见的封装材料包括文件夹、档案盒等。
五、归档文件管理3.存储环境：归档文件应存储在干燥、通风、防潮的地方，以确保文件的保存安全和长久。
同时，应定期检查存储环境，确保环境符合保存要求。
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归档文件整理规则
DA/T22-2000
中华人民共和国国家档案局2000-12-06批准2001-01-01实施
1 范围
本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。
2 定义
本标准采用下列定义。
2.1归档文件
立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2.2归档文件整理
将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2.3件
归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。
3 整理原则
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4 质量要求
4.1归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5 整理方法
5.1装订
归档文件应按件装订。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
5.2分类
归档文件可以采用年度—机构(问题)—保管期限或保管期限—年度—机构(问题)等方法进行分类。
同一全宗应保持分类方案的稳定。
5.2.1按年度分类
将文件按其形成年度分类。
5.2.2按保管期限分类
将文件按划定的保管期限分类。
5.2.3按机构(问题)分类
将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。
5.3排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.4编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项(见图A1。
图中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置。
以下同)
5.4.1全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
5.4.2年度；文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。
5.4.3保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。
5.4.4件号：文件的排列顺序号。
件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。
室编件与的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。
馆编件号按进馆要求标注。
5.4.5机构(问题)：作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。
5.5编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
5.5.1归档文件应逐件编目。
来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。
归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目(见图A2)。
5.5.1.1件号：填写室编件号。
5.5.1.2责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
5.5.1.3文号：文件的发文字号。
5.5.1.4题名：文件标题。
没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“〔〕”号。
5.5.1.5日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。
5.5.1.6页数：每一件归档文件的页数。
文件中有图文的页面为一页，。
5.5.1.7备注：注释文件需说明的情况。
5.5.2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A 4型(长×宽297mm ×210mm)。
5.5.3归档文件目录应装订成册并编制封面。
归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目(见图A3)。
其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。
5.6装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
5.6.1档案盒
5.6.1.1档案盒封面应标明全宗名称。
档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽)，盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等(见图A4a)。
5.6.1.2档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项(见图A4b、图A4c)其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文的件号，中间用“—”号连接；盒号即档盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。
5.6.1.3档案盒应采用无酸纸制作。
5.6.2备考表
备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
5.6.2.1盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
5.6.2.2整理人：负责整理归档文件的人员姓名。
5.6.2.3检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
5.6.2.4日期：归档文件整理完毕的日期。