《管理文秘》PPT课件
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管理文秘完整版
促进团队协作
管理文秘作为团队中的一 员，能够协调各方资源， 促进团队成员之间的沟通 与协作。
管理文秘的重要性
01
02
03
提高工作效率
管理文秘能够协助管理者 处理大量琐碎事务，减轻 工作负担，提高工作效率。
保障决策质量
管理文秘负责为管理者提 供全面、准确的信息，有 助于管理者做出科学、合 理的决策。
04
管理文秘的时间管理
04
管理文秘的时间管理
制定工作计划与时间表
明确目标与任务
根据工作需求，制定清晰、具体的工作计划和时间表，明确每项 任务的开始和结束时间。
合理规划时间
充分考虑每项任务的时间需求和优先级，合理规划工作时间，确保 重要任务得到优先处理。
制定备用计划
为应对可能出现的延误或突发事件，制定备用计划以调整工作进度。
接待礼仪
保持热情、礼貌的态度， 注意仪容仪表，提供茶水 等招待服务。
访客记录
详细记录来访者的姓名、 单位、来访时间、事由等 信息，以便后续跟进和查 询。
接待来访者
接待流程
向来访者问候并确认身份， 了解来访目的，及时通知 相关人员并协助安排会面。
接待礼仪
保持热情、礼貌的态度， 注意仪容仪表，提供茶水 等招待服务。
通过倾听和分析，准确把握对方的需求和意图， 为后续沟通打下基础。
反馈确认
在倾听过程中，适时给予反馈，确认自己是否正 确理解对方的意思观点和意见，避免模棱两可和含糊 不清的表达。
用词准确
选择恰当的词汇和表达方式，确保信息传递的准确性和有效性。
结构清晰
01
管理文秘概述
01
管理文秘概述
定义与职责
定义
管理文秘一ppt课件
1、从全国来看，秘书所在机关级别的高低：
中央：高级秘书，正部级； 省市：中级秘书，厅局级； 基层；初级秘书，处、科级 但只是相对划分。
2、从所在的部门看，秘书所在机关内部的不同级别：
如省级， 高级秘书：秘书长、办公厅（室）主任； 中级秘书：文字秘书； 基层秘书：通讯秘书；
（二）、英国秘书层次的划分（四个）
2 、 secretary (小写s)： “辅助人员”，小秘书。 帮助上司处理文书和事务的人员；
（三）、行政职位：
我国从1923年中国共产党“三大”决定设立中央秘 书（毛泽东）； 1949年后，各级政府均设立秘书，属于文职官员， 秘书长属于政务类，一般秘书属于事务类；
（四）、社会职业： 政府、事业；企业、私人（属于第三产业 服务行业）
长
15、商鞅
二、秘书的类别
（一）、从服务对象和经济来源划分： 公务秘书(official secretary)、私人秘书(private
secretary)
1.公务秘书：
为各级机关、企事业单位、社会团体服务，由组 织和人事部门选调，从国家和集体领取薪金，在编制上属于该机 关、单位的国家工作人员；
少数为专家和较高级别领导个人服务的秘书，也属于公务秘书；
2.私人秘书：
为私营企业、外资企业等服务，由其聘请并支付 薪金，不属于国家机关编制的个人；
（二）、从具体的工作划分：
1.文字秘书： 公务秘书：起草公文、综合情况、参与政策
研究；
2.机要秘书： 私人秘书：提供个人资料的起草等；
管理领导的文电材料、密码、印章，负责领 导文件的保密工作，承办领导交办的机密事项；
1、行政级(administrative level) ：政府首脑和部长的主
中央：高级秘书，正部级； 省市：中级秘书，厅局级； 基层；初级秘书，处、科级 但只是相对划分。
2、从所在的部门看，秘书所在机关内部的不同级别：
如省级， 高级秘书：秘书长、办公厅（室）主任； 中级秘书：文字秘书； 基层秘书：通讯秘书；
（二）、英国秘书层次的划分（四个）
2 、 secretary (小写s)： “辅助人员”，小秘书。 帮助上司处理文书和事务的人员；
（三）、行政职位：
我国从1923年中国共产党“三大”决定设立中央秘 书（毛泽东）； 1949年后，各级政府均设立秘书，属于文职官员， 秘书长属于政务类，一般秘书属于事务类；
（四）、社会职业： 政府、事业；企业、私人（属于第三产业 服务行业）
长
15、商鞅
二、秘书的类别
（一）、从服务对象和经济来源划分： 公务秘书(official secretary)、私人秘书(private
secretary)
1.公务秘书：
为各级机关、企事业单位、社会团体服务，由组 织和人事部门选调，从国家和集体领取薪金，在编制上属于该机 关、单位的国家工作人员；
少数为专家和较高级别领导个人服务的秘书，也属于公务秘书；
2.私人秘书：
为私营企业、外资企业等服务，由其聘请并支付 薪金，不属于国家机关编制的个人；
（二）、从具体的工作划分：
1.文字秘书： 公务秘书：起草公文、综合情况、参与政策
研究；
2.机要秘书： 私人秘书：提供个人资料的起草等；
管理领导的文电材料、密码、印章，负责领 导文件的保密工作，承办领导交办的机密事项；
1、行政级(administrative level) ：政府首脑和部长的主
管理文秘ppt全套课件
领导风格
民主式、权威式、教练式等领导风格及其适 用场景。
决策能力
科学决策方法，如SWOT分析、PEST分析等 ，提高决策质量和效率。
激励机制与员工关怀策略
激励机制设计
明确奖励标准，物质激励与精神激励相结合，注重员工个人发展。
员工关怀策略
关注员工身心健康，提供良好工作环境，平衡工作与生活，增强员工归属感。
03
对比不同国家、地区文秘工作的异同，提升跨文化沟
通能力。
实战演练与经验分享
文秘工作场景模拟
通过模拟实际文秘工作场景，如会议组织、文 件归档等，提高学员应对实际工作的能力。
高效沟通技巧演示
分享文秘工作中高效沟通技巧，如邮件撰写、 电话接待等，提升学员沟通效率。
时间管理与优先级排序
演示如何进行有效的时间管理和任务排序，提高工作效率。
06
管理文秘未来发展趋势及应对策略
数字化时代下的管理文秘变革
01
信息技术对管理文 秘的影响
大数据、云计算、人工智能等新 技术在管理文秘工作中的应用与 影响。
Байду номын сангаас02
管理文秘数字化转 型的必然趋势
数字化办公、电子化文档管理、 智能化决策支持等趋势。
03
数字化时代下管理 文秘的职能转变
从传统的文秘工作向信息管理、 知识服务、决策支持等方向拓展 。
管理文秘ppt全套课件
• 管理文秘概述 • 管理文秘基础知识 • 管理文秘专业技能提升 • 管理文秘案例分析与实践 • 管理文秘团队建设与领导力培养 • 管理文秘未来发展趋势及应对策略
01
管理文秘概述
管理文秘的定义与角色
定义
管理文秘是指在企业、机构或组织中 ，负责协助管理层进行日常工作、保 障组织高效运行的专业人员。
《文秘》—办公室事务和管理
二、设备、物品放置适当，取用有序 （一）本人经常使用的办公用品和设备摆放有序，方便操作
1、自用的办公文具、用品、零散物件应有序地放在抽屉里，按照使用频率及使 用 习惯安排； 2、常用的文件应整齐地放在桌边或直立在文件架上，并贴有标识矛以区分，取 用 有序，保密的文件和不常用的文件夹应存放在文件柜里； 3、专用的电话应放在左手边方便拿到的位置，以用右手记录留言； 4、电脑、打印机等用电设备宜放置在一起，便于电源接线和管理。
一、经常清洁整理责任区
（一）清洁本人的办公区 1、清洁台面、地面、电脑、负责的设备、家具以及门窗墙壁等处； 2、保持办公桌面清洁、整齐、美观、不乱放零散的物品和无用的东西，也不能摆 放私人物品； 3、电话按键和听筒应经常清洁消毒； 4、来访者用过的茶具应立即清洁干净，并重新摆放好； 5、废纸筒要放在隐蔽处，每天下班前予以清理。 （二）自觉清洁整理本人参与的公用区域 1、经常清洁整理你使用的复印机、打印机等设备的周围； 2、经常清理参与使用的茶水桌、保持桌面、地面无弃物、无水迹，茶具清洁整齐； 3、经常清理参与使用的文件柜、书架、物品柜等家具； 4、注意清理由你负责的接待区或会议室，并在访客离开或会后立即清理，保证在下 一个访客或会议前又呈现一个清洁整齐的环境。
办公室事务和管理
◆办公环境的维护和管理
◆日常办公室事务 ◆办公用品的发放和管理
◆办公效率和时间管理
第一节 办公环境的维护和管理
◆维护责任区的整洁、有序 ◆识别工作场所和常用设备的隐患
技能要求：通过本节的学习，能够
★维护责任区的工作环境 ★识别办公场所和常用设备的隐患
知识要求：通过本节的学习，掌握
5、按照设备安全操作规程操作，识别运行中存在的隐患，在职权范围内排除。
管理文秘课件
第二节 秘书工作的内容、特点和作用
一、秘书工作的内容 二、秘书工作的宗旨 三、秘书工作的特点 四、秘书工作的作用
第二节 秘书工作的内容、特点和作用
一、秘书工作的内容
秘书工作最凝练的概括是“办文”、“办会”、 “办事”。以“办文”、“办会”、“办事”为线 索，可以使我们对秘书整体工作有纲举目张的认识。
主要内容
第一节 秘书的涵义和职业特征
第二节 秘书工作的内容、特点和作用
第三节 秘书部门
第一节 秘书的涵义和职业特征
一、秘书的涵义
二、秘书的类别和层次
三、秘书的职业特征
第一节 秘书的涵义和职业特征
一、秘书的涵义
关于“秘书”一词的涵义，古今有所不同，它主 要有以下四个方面的涵义。
（一）秘书的涵义
职能性的秘 书部门
专业性的秘 书部门 由一两名秘 书承担的秘 书办公室
文秘室或值 人员规模比较小的 班室 公司企业中 公司企业规模小不 设秘书部门的单位
前台
四、秘书部门的地位
秘书部门无论是在党政机关还是在企事 业单位，都是直接为单位领导层服务的。它 处于承上启下、联系左右、沟通各方的枢纽 地位。 首脑机关
二、秘书工作的宗旨
秘书工作的宗旨 是为领导与上司的 决策和管理顺畅地贯 彻实施创造和谐的环 境。
三、秘书工作的特点
秘书工作的特点就是秘书作为一门职业，与 其它职业在工作本质上的明显不同，包括以下三 点。
四、秘书工作的作用
第三节
秘书部门
一、秘书部门的涵义
二、行政机关的秘书部门 三、公司企业的秘书部门
一、秘书工作的内容
一、秘书工作的内容
结合我国具体情况，可分为15种
• • • • • • • • 1．文书撰写 2．文书制作 3．文书处理 4．档案管理 5．会议组织 6．调查研究 7．信息资料工作 8．信访工作 • • • • • • • 9．接待工作 10．协调工作 11．督查工作 12．日程安排 13．日常事务 14．办公室管理 15．其他临时交办 事项。
文秘管理与写作(ppt 30)
平时来访接待的程序和要求
确认与通报
陌生来访者 熟识来访者 同时到达的来访者 预约的来访者 自称与上司有约者 没有事先预约的来访者
第三章 公关事务管理
挡驾、引见与介绍
对不想见来访者，挡驾。 对可以见来访者，引领。 对初次来访者，陪同、介绍。
第三章 公关事务管理
送客与整理
原则：送到客人离开视线为止。重 要的，送至车旁。
及时整理会客室
第三章 公关事务管理
应用举例1：
一位重要而性急来访者要求见你的 上司，但上司只能在一小时后见他， 或者另订一个日期与客人见面。作 为秘书你应该怎样应付这位客人？
第三章 公关事务管理
参考答案要点：
热情接待，问清来因； 礼貌地告诉必须等候，问是否愿意等待； 如愿意等待，提供茶水饮料杂志报纸等； 不愿意等，另约时间，或者请其通过信
函直接与上司联系； 热情送客，及时向上司汇报。
第三章 公关事务管理
应用举例2：
王先生是公司的一位重要客户，他在 来访前已经和公司经理约好了会谈的 时间。可经理因为临时有别的急事要 办突然出去了。假如你作为这家公司 秘书，此时，你会怎么办？
恳致谦； 如经理马上能回时 如经理一时不能回 经理回来后
第四章 会议管理
参考答案要点：
会标 会徽（徽记）红旗及其他艺术造型 主席台布置和会场气氛
第五章 文书资料管理
印章的刻制和启用 介绍信的概念 公务文书的概念
第五章 文书资料管理
发文办理程序和要求 电子文件的概念与管理方式 归档文件的概念、归档时限和 保管期限、归档文件的整理
第六章 信息管理
文秘管理与写作
【上篇】
重点、难点分析
第一章 文秘管理引论
文秘管理的主要内容 文秘管理的原则 文秘管理机构设置的原则 文秘管理人员的职业道德修养
确认与通报
陌生来访者 熟识来访者 同时到达的来访者 预约的来访者 自称与上司有约者 没有事先预约的来访者
第三章 公关事务管理
挡驾、引见与介绍
对不想见来访者，挡驾。 对可以见来访者，引领。 对初次来访者，陪同、介绍。
第三章 公关事务管理
送客与整理
原则：送到客人离开视线为止。重 要的，送至车旁。
及时整理会客室
第三章 公关事务管理
应用举例1：
一位重要而性急来访者要求见你的 上司，但上司只能在一小时后见他， 或者另订一个日期与客人见面。作 为秘书你应该怎样应付这位客人？
第三章 公关事务管理
参考答案要点：
热情接待，问清来因； 礼貌地告诉必须等候，问是否愿意等待； 如愿意等待，提供茶水饮料杂志报纸等； 不愿意等，另约时间，或者请其通过信
函直接与上司联系； 热情送客，及时向上司汇报。
第三章 公关事务管理
应用举例2：
王先生是公司的一位重要客户，他在 来访前已经和公司经理约好了会谈的 时间。可经理因为临时有别的急事要 办突然出去了。假如你作为这家公司 秘书，此时，你会怎么办？
恳致谦； 如经理马上能回时 如经理一时不能回 经理回来后
第四章 会议管理
参考答案要点：
会标 会徽（徽记）红旗及其他艺术造型 主席台布置和会场气氛
第五章 文书资料管理
印章的刻制和启用 介绍信的概念 公务文书的概念
第五章 文书资料管理
发文办理程序和要求 电子文件的概念与管理方式 归档文件的概念、归档时限和 保管期限、归档文件的整理
第六章 信息管理
文秘管理与写作
【上篇】
重点、难点分析
第一章 文秘管理引论
文秘管理的主要内容 文秘管理的原则 文秘管理机构设置的原则 文秘管理人员的职业道德修养
管理文秘ppt课件
社会政治生活中生活中的秘书
的
秘
书
社会文化生活中的秘书
社会政治生活中的秘书
国家行政机关内的秘书，其秘书业务带 有所在政治组织的政治色彩，并与组织 在政治方向上保持一致
政党组织中的秘书，其目标指向和价值 观念，都要与所在政党的宗旨和政策保 持一致
社会组织中的秘书，其工作也与所在组 织的政治取向保持一致
管理文秘
徐世雨，林静主编
第一章 秘书工作概述
1.1 秘书 1.2 秘书部门 1.3 秘书工作 1.4 秘书学 1.5 技能训练
联合国秘书长潘基文
教学目的
了解秘书的来由、职业特色、类别和秘 书部门的特征，掌握秘书工作的原则和特 点，理解秘书工作的作用。
通过本章学习，你会对秘书有一个初步的 了解，为学习后续内容，奠定一个良好的 基础。
教学重点与难点
一、教学重点 1、秘书的概念 2、秘书的职业特点 3、秘书工作的原则与作用 4、技能训练 二、教学难点 1、秘书的来由与定义 2、秘书工作作用的技能 3、案例分析
1.1 秘书
1.1.1 “秘书”词义的演变
宫中秘藏之书 ： 汉代是指具有秘密性质或神秘色彩 的图书，即宫禁中的秘藏之书。刘向、班固
交往沟通诸方面，适应市场竞争与合作的需要 协助主管依法经营，协调与公共组织和有关职能部
门的关系，以维系经济组织的正常运转 要将对国家和社会功利的忠诚于具体工作中的敬业
精神有机结合 除熟练掌握秘书业务和一般管理知识，还要熟悉所
在企业的经营管理知识和有关生产技术
科技文化领域的秘书
要懂行。必须熟悉本单位的业务性质，主 要工作流程，业务和管理上的要求，技术 规范，行为规范。
以
官
官员
文秘管理ppt课件
融资租赁合同 • 借款合同；
区分易混的经济合同
• 融资租赁合同和租赁合同 • 居间合同、行纪合同、委托合同 • 建筑工程合同、加工承揽合同
融资租赁合同
• 是出租人根据承租人对出卖人、租 赁物的选择，向出卖人购买租赁物， 提供给承租人使用，承租人支付租 金的合同。
法律特征
• 租赁标的物由出租人依承担人要求购 买。 出租人必须将承租人购买的物件交付 承租人使用,但不丧失对该物的所有权。 出租人对租赁标的物无瑕疵担保责任。 承租人须向出租人支付约定的租金,其 租金通常高于租赁合同中的租金。 承租人于租赁关系终止后享有选择权。 出租人为专营融资租赁公司,而不是一 般的公民或法人。
行政公文的分类
• 按照行文方向 上行文（报告、请示） 下行文（9种） 平行文（函） • 按照秘密等级 绝密、机密、秘密、普件 • 按照紧急程度：急件、平件
SUCCESS
T眉首
• 文件名称（正中） • 发文字号（文件名称下方） • 秘密等级（右上角） • 紧急程度（右上角） • 文件份数号码（左上角） • 签发人（右下方）
刑事诉讼文书
• 刑事自诉状——刑事上诉状——刑事申诉状 • 公诉书——抗诉书—— • 自诉状与公诉书的区别 1、适用范围不同； 2、诉讼主体不同； 3、提起诉讼程序不同； 4、写作格式有所区别
刑事自诉状适用范围
根据刑事诉讼法170条规定，自诉案件包括以下三类 案件
• 告诉才处理 • 被害人有证据证明的轻微刑事案件 • 被害人有证据证明对被告人侵犯自己人身权利，
融资租赁合同与租赁合同
• 合同的性质不同 • 租赁物不同 • 期限不同 • 承担的责任和义务不同 • 结果不同
居间合同、行纪合同、委托合同
• 同为诺成合同。只要双方当事人就 委托事务达成一致,即成立合同关 系,而不以当事人的实际履行作为 合同成立 。
区分易混的经济合同
• 融资租赁合同和租赁合同 • 居间合同、行纪合同、委托合同 • 建筑工程合同、加工承揽合同
融资租赁合同
• 是出租人根据承租人对出卖人、租 赁物的选择，向出卖人购买租赁物， 提供给承租人使用，承租人支付租 金的合同。
法律特征
• 租赁标的物由出租人依承担人要求购 买。 出租人必须将承租人购买的物件交付 承租人使用,但不丧失对该物的所有权。 出租人对租赁标的物无瑕疵担保责任。 承租人须向出租人支付约定的租金,其 租金通常高于租赁合同中的租金。 承租人于租赁关系终止后享有选择权。 出租人为专营融资租赁公司,而不是一 般的公民或法人。
行政公文的分类
• 按照行文方向 上行文（报告、请示） 下行文（9种） 平行文（函） • 按照秘密等级 绝密、机密、秘密、普件 • 按照紧急程度：急件、平件
SUCCESS
T眉首
• 文件名称（正中） • 发文字号（文件名称下方） • 秘密等级（右上角） • 紧急程度（右上角） • 文件份数号码（左上角） • 签发人（右下方）
刑事诉讼文书
• 刑事自诉状——刑事上诉状——刑事申诉状 • 公诉书——抗诉书—— • 自诉状与公诉书的区别 1、适用范围不同； 2、诉讼主体不同； 3、提起诉讼程序不同； 4、写作格式有所区别
刑事自诉状适用范围
根据刑事诉讼法170条规定，自诉案件包括以下三类 案件
• 告诉才处理 • 被害人有证据证明的轻微刑事案件 • 被害人有证据证明对被告人侵犯自己人身权利，
融资租赁合同与租赁合同
• 合同的性质不同 • 租赁物不同 • 期限不同 • 承担的责任和义务不同 • 结果不同
居间合同、行纪合同、委托合同
• 同为诺成合同。只要双方当事人就 委托事务达成一致,即成立合同关 系,而不以当事人的实际履行作为 合同成立 。