创瑞会议接待管理制度(修订版)
会议接待及记录管理制度
会议接待及记录管理制度一、总则为规范和加强会议接待及记录管理工作，提高会议的效率和质量，提出以下制度。
二、会议接待管理1.会议接待流程（1）确定会议时间、地点和参会人员。
（2）会议接待人员提前进行准备工作，包括会议材料准备、会场布置等。
（3）会议接待人员在会议开始前到达现场，做好接待准备工作。
（4）在会议过程中，会议接待人员负责会议的顺利进行，协调各方面的工作。
（5）会议结束后，会议接待人员进行总结和归档工作。
2.会议接待人员的职责和要求（1）负责会议接待工作的筹备、安排和执行。
（2）及时了解会议的具体要求和参会人员的需求。
（3）提供参会人员所需的信息和服务。
（4）解答参会人员的问题，处理突发事件，确保会议的顺利进行。
（5）积极处理与会人员之间的关系，维护良好的工作氛围。
（6）具备良好的沟通和协调能力，能够处理好各种紧急情况。
三、会议记录管理1.会议记录的形式和要求（1）会议记录可以采用笔录、录音、摄像等形式。
（2）会议记录应准确、完整、具有可读性和可追溯性。
（3）会议记录应包括会议的基本信息、参会人员名单、会议议程、会议讨论内容、会议决议等。
2.会议记录人员的职责和要求（1）负责会议记录的准备、整理和归档工作。
（2）做好会议记录的完整性和准确性检查。
（3）会议记录人员应具备快速记录的能力和较高的文字表达能力。
（4）会议记录人员应保护会议的机密性，不得泄露会议信息。
四、附则1.违反本制度的行为将受到相应的纪律处分。
2.本制度由公司负责人签字批准，并在全体员工范围内宣传和执行。
以上是关于会议接待及记录管理制度的内容，希望能够对公司的会议工作提供一定的指导和规范，确保会议的顺利进行和记录的准确性和完整性。
会议接待管理制度
会议接待管理制度一、目的和依据为了确保公司会议接待工作的顺利进行，提高会议接待过程的效率和质量，规范会议接待行为，制定本制度。
本制度的依据为国家相关法律法规、公司内部管理制度以及相关制度。
二、适用范围本制度适用于公司内部会议接待的管理工作。
三、会议接待的定义和内容会议接待是指为公司内部会议的参会人员提供住宿、餐饮、交通等服务的工作。
会议接待的内容包括但不限于以下方面：1.会议室的预约和布置；2.参会人员的住宿安排；3.会议期间的餐饮安排；4.参会人员的交通接送；5.其他与会议接待相关的服务。
四、会议接待的管理流程1.会议接待申请参会部门提出会议接待申请，并提供会议名称、时间、参会人数、住宿标准等相关信息。
接待部门按照申请内容进行接待方案的制定，并报批相关领导。
2.会议接待预订接待部门根据会议要求，与饭店、交通公司等进行预订工作。
预订时要注意酒店的品质、交通便利性以及价格等因素。
接待部门需确保预订的准确性和及时性，并亲自承担相关责任。
3.会议接待安排接待部门根据会议要求，对会议室进行预约、布置工作。
同时，对参会人员的住宿、交通等进行妥善安排，并提供必要的餐饮服务。
4.会议接待实施接待部门根据接待方案，进行会议接待工作。
包括会议接待人员的接待时间、地点、接待人员的素质和服务态度等。
5.会议接待总结接待部门需对会议接待过程进行总结，包括接待工作的优点和不足之处，并提出改进和完善的意见和建议。
五、会议接待的责任和义务1.接待部门的责任和义务（1）按照公司的规定和要求，制定会议接待方案；（2）认真核对会议接待的信息，并在预定的时间内完成接待方案的制定和准备工作；（3）对接待人员进行培训，提高服务质量；（4）严格控制会议接待的费用，确保经济合理；（5）接待工作结束后，及时进行总结，并提出改进建议。
2.参会部门的责任和义务（1）按照规定的时间和方式提出会议接待申请；（2）提供准确的会议信息，包括会议的名称、时间、地点等；（3）积极配合接待部门的工作，及时提供所需的信息和材料；（4）对接待工作进行评估和总结，并提出意见和建议。
会议接待管理制度
会议接待管理制度一、概述会议是组织和管理工作的重要环节，为了保证会议顺利进行并有效地接待与会人员，制定会议接待管理制度是必要的。
本制度旨在规范会议接待工作，确保接待质量和效率，并提供相应的程序和要求，以便于各部门参照执行。
二、接待范围1. 内部会议：公司内部召开的会议，包括各部门会议、小组讨论会等。
2. 外部会议：公司与外部单位举行的会议，包括合作伙伴会议、客户接待会议等。
三、接待准备1. 会议接待人员的安排：会议接待人员由相关部门负责安排，根据会议规模和接待需求确定。
2. 会议文件的准备：提前准备好会议议程、会议文件、讲解材料等，并按照接待人员的名单进行分发。
四、会议场所的准备1. 会议室布置：会议室应提前进行布置，确保场地整洁、灯光明亮、音响设备完好，并根据需要摆放饮品、茶点等。
2. 会议设备的准备：根据会议需求准备好投影仪、音响设备、幕布等，并进行相关设备的检查和测试，确保正常运行。
五、饮食接待1. 用餐安排：根据会议时间和会议人数，提前安排好用餐地点，并协调饭店预定。
保证用餐环境整洁，提供符合健康要求的餐食，如提供素食和特殊饮食要求等。
2. 饮食质量控制：与饭店合作时，应要求其提供卫生合格证明，并对其进行抽查和评估，以确保餐食质量达到标准。
六、住宿接待1. 住宿安排：根据与会人员的要求和预算，提前预订好酒店，并确保酒店环境干净舒适，服务质量良好。
2. 住宿费用支付：会议接待人员应提前咨询与会人员的住宿标准，并确保住宿费用的支付规范和及时性。
七、接待礼仪1. 接待礼仪准备：接待人员应了解基本的礼仪规范，以及与会人员的文化背景和特殊需求，提前进行礼仪准备工作。
2. 接待礼仪操作：接待人员应友好、热情地接待与会人员，提供必要的帮助和指引，并及时解答与会人员的疑问。
八、接待安全与保障1. 设备安全检查：在会议开始前，应检查会议设备的安全性，确保使用的设备无隐患，保障与会人员的人身安全。
2. 消防安全措施：会议场所应配备消防设备，并设置明显的逃生指示标识，提前制定灾难应急预案。
会议接待管理制度
会议接待管理制度1. 接待范围和目的在组织开展各类会议时，为确保会议顺利进行，提供良好的接待服务，本机构制定了会议接待管理制度。
该制度适用于所有内部和外部会议。
2. 接待预定2.1 内部会议内部会议的接待预定由会议组织者负责，需要提前至少三个工作日向接待部门提交接待预定申请，包括参会人数、会议时间、地点和接待要求等信息。
2.2 外部会议外部会议的接待预定由外部会议组织者负责，需要提前至少五个工作日向接待部门提交接待预定申请，包括参会人数、会议时间、地点和接待要求等信息。
3. 接待安排3.1 会议室准备根据会议预定的时间和参会人数，接待部门将安排合适的会议室，并确保会议室内设备正常运作。
3.2 餐饮安排根据会议预定的时间，接待部门将安排提供餐饮服务，包括茶水、点心或正餐。
根据参会人数提前预订足够的食品和饮料，并确保餐饮质量符合标准。
3.3 住宿安排对于需要住宿的外部会议参会人员，接待部门将根据会议预定信息，提前预订合适的酒店，并确保酒店房间的质量和数量满足需求。
3.4 交通安排对于需要交通接送的外部会议参会人员，接待部门将根据会议预定信息，提前安排专车接送，并协调相关司机提前了解路线和时间，确保准时到达。
3.5 其他接待安排针对特殊需求，如翻译、礼仪接待、会议资料复印等，接待部门将根据要求进行安排，并确保服务质量到位。
4. 接待人员4.1 会议组织者内部会议的接待安排由会议组织者负责，需要提前沟通并提供相关会议和接待信息。
4.2 接待部门接待部门负责外部会议的接待安排，包括会场、餐饮、住宿和交通等。
接待部门需要及时与会议组织者沟通，并提供相应的接待服务。
5. 接待质量管理为确保接待质量和体验，接待部门将建立接待质量评估机制，对每个会议的接待情况进行评估和反馈。
同时，鼓励会议参与者提供反馈和改进建议，以不断提高接待服务的质量和效果。
6. 接待费用接待费用将根据具体会议需求和接待安排确定，并由会议组织者提前报备相关部门，通过合规流程进行费用支付。
会议接待管理制度
会议接待管理制度一、目的和适用范围1.1 目的：本制度旨在规范企业会议接待管理，确保会议接待工作的高效进行，提升企业形象和员工满意度。
1.2 适用范围：本制度适用于企业内部和外部会议接待活动，涉及企业员工、外部机构和个人参与的会议活动。
二、术语和定义2.1 会议接待：指为参与会议的人员提供场地、设备、食宿、交通等一系列服务，以确保会议顺利进行。
三、管理标准3.1 会议接待预订 3.1.1 会议接待预订应提前进行，预订信息包括会议时间、地点、参会人数等。
3.1.2 预订信息应及时通知相关部门，并确保相关资源的预留和准备工作。
3.2 会议场地准备 3.2.1 会议场地应符合会议规模和要求，并保持整洁有序。
3.2.2 会议场地需提前检查设施设备是否正常运行，并解决存在的问题。
3.3 会议设备准备 3.3.1 会议设备包括投影仪、音响、话筒等必要设备，应按要求提前准备并测试。
3.3.2 会议设备运行维护人员应熟悉操作流程，遇到故障应及时处理或更换备用设备。
3.4 会议餐饮安排 3.4.1 根据参会人数和需求，提前与餐饮供应商协调、预订、安排用餐。
3.4.2 会议期间的餐饮服务应量体裁衣，确保餐饮质量和服务质量。
3.5 会议交通安排 3.5.1 根据参会人数和需求，提前与交通部门协调，安排接送服务。
3.5.2 交通安排应满足参会人员的安全和行程要求。
3.6 会议文件资料准备 3.6.1 根据会议议程和主题，准备相关文件资料，并提前向参会人员发送。
3.6.2 会议文件资料应格式规范、内容完整、易于理解。
四、考核标准4.1 预订管理考核 4.1.1 预订信息是否准确、完整，是否按时通知相关部门。
4.1.2 预订是否提前进行，确保相关资源的准备和预留。
4.2 场地准备考核 4.2.1 会议场地是否符合要求，是否保持整洁有序。
4.2.2 会议场地设施设备是否正常运行，是否及时解决问题。
4.3 设备准备考核 4.3.1 会议设备是否齐全，是否按要求提前准备并测试。
会议接待管理制度
会议接待管理制度一、背景介绍会议是企业内部沟通和合作的重要方式，对于维护企业形象和推动业务发展至关重要。
为了确保会议接待工作的规范和高效进行，制定并实施会议接待管理制度是非常必要的。
二、目的和范围本制度的目的是明确会议接待工作的标准和要求，规范接待流程，提升服务质量。
适用于所有企业内部会议的接待工作。
三、会议接待的基本原则1. 服务意识：以满足与会者需求为中心，提供专业、高效、周到的服务。
2. 规范操作：根据标准程序和规定流程进行接待工作，确保一致性和可复制性。
3. 保密性：对于会议内容和与会人员的信息要严格保密，防止泄露。
4. 知识更新：接待人员需要不断学习和更新相关知识和技能。
四、会议接待程序1. 接待准备：a) 根据会议规模确定接待人员数量，并明确各自的职责任务。
b) 提前了解会议流程和议程，准备相关接待所需的资料和设备。
c) 安排接待场地，并保证设施设备的完好和充足。
2. 会议接待：a) 按时到达接待场地，做好接待区域的布置和会议签到表的准备。
b) 热情接待与会人员，引导他们顺利完成注册和签到手续。
c) 向与会人员提供相关会议资料和必要的信息，协助解答问题。
d) 负责会议期间的茶水服务和餐饮安排。
3. 会议结束：a) 做好会议场地的清理和整理工作。
b) 统计与会人员的签到表，并及时汇总与会相关数据。
c) 撤回接待区域的设备和资料，并进行整理保管。
五、接待人员的职责和要求1. 接待人员的职责：a) 熟悉本制度和接待程序，严格按照规定执行接待工作。
b) 提供专业化的服务，解答与会者的疑问和问题，协助解决各种突发情况。
c) 协调和沟通与会者、各部门及相关服务供应商，确保接待工作的顺利进行。
2. 接待人员的要求：a) 具备良好的沟通能力和服务意识，能够耐心细致地回答与会者的问题。
b) 具备较高的组织协调能力和流程管理能力，能够灵活应对各种突发情况。
c) 具备一定的心理承受力和应变能力，能够保持良好的工作状态。
会议 接待管理制度
会议接待管理制度第一条为了提高会议接待工作效率，确保会议顺利进行，特制定本管理制度。
第二条本制度适用于各级各类会议的接待工作。
第三条会议接待工作应遵循“规范、高效、服务”的原则，确保对会议主办单位和参会人员提供优质的服务。
第四条会议接待工作应按照相关法律法规和规章制度的要求进行，全面提高会议接待工作的管理水平和服务质量。
第五条会议接待工作应确保保密工作的严格执行，保护参会人员的隐私和安全。
第六条会议接待工作应根据会议的规模和性质进行分类，科学合理地安排接待人员和接待设施。
第七条会议接待工作应加强与其他部门的协调合作，形成合力，共同服务于会议活动。
第八条会议接待工作应建立健全考核机制，及时总结经验，不断完善工作。
第二章接待组织第九条会议接待工作由接待组组织实施，接待组由接待主任和接待人员组成。
第十条接待主任负责统筹安排会议接待工作，协调各部门和单位的协作。
第十一条接待人员应按照接待主任的安排，分工明确，各司其职。
第十二条接待主任应与会议主办单位保持密切联系，全面掌握会议的相关信息。
第十三条接待组应提前做好接待准备工作，包括准备接待用品、接待场所、接待人员等。
第十四条接待组应制定详细的接待计划，明确每一项工作的责任人和完成时间。
第十五条接待组应根据会议情况确定接待形式和规模，提前做好接待人员的培训工作。
第三章接待流程第十六条会议接待工作应按照以下流程进行：（一）接待准备阶段：接待组准备接待用品和设施，确定接待人员和接待形式。
（二）接待登记阶段：参会人员到达后，进行登记和领取相关资料。
（三）接待引导阶段：接待人员引导参会人员到达指定场所，并分配座位。
（四）接待服务阶段：接待人员为参会人员提供用餐、住宿、交通等服务。
（五）接待结束阶段：参会人员离开后，接待组进行清理整理工作，总结经验。
第十七条会议接待工作应及时记录参会人员的有关信息，保留好相关资料。
第十八条会议接待工作应保证接待现场的秩序，保障参会人员的安全。
会议室接待人员管理制度
第一章总则第一条为规范会议室接待人员的工作行为，提高工作效率，确保会议室的合理使用，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有会议室接待人员。
第二章接待人员职责第三条接待人员应具备以下基本素质：1. 具备良好的职业道德，热爱本职工作，遵守公司规章制度。
2. 具备较强的沟通能力和服务意识，能够主动、热情、周到地为参会人员提供优质服务。
3. 具备一定的会议组织协调能力，能够妥善处理会议过程中的突发事件。
第四条接待人员主要职责如下：1. 负责会议室的日常管理，包括清洁、维护、设备检查等。
2. 接待参会人员，引导参会人员进入会议室，并协助安排座位。
3. 负责会议资料的准备和分发，确保会议资料齐全、准确。
4. 协助会议组织者安排会议议程，确保会议顺利进行。
5. 及时解决会议过程中出现的各类问题，确保会议效果。
第三章接待工作流程第五条会议室预约：1. 接待人员应提前了解会议室的使用情况，根据会议时间、地点、参会人数等因素，合理分配会议室。
2. 接待人员应协助会议组织者填写《会议室预约申请表》，并在预约成功后，及时通知相关部门。
第六条会议接待：1. 接待人员应提前到达会议室，做好准备工作。
2. 接待参会人员，引导参会人员进入会议室，并协助安排座位。
3. 提供茶水、文具等会议所需用品。
4. 协助会议组织者进行会议议程的安排和调整。
第七条会议结束：1. 接待人员应协助会议组织者进行会议总结，收集参会人员的意见和建议。
2. 清理会议室，检查设备完好情况，确保下次会议顺利召开。
第四章接待人员管理第八条接待人员应严格遵守公司规章制度，保持良好的工作纪律。
1. 接待人员应按时到岗，不得迟到、早退。
2. 接待人员应保持工作环境整洁，不得在会议室吸烟、饮酒等。
3. 接待人员应妥善保管会议室钥匙，不得随意借出。
第九条接待人员应定期参加公司组织的培训，提高自身业务水平和服务意识。
第五章附则第十条本制度由公司行政部负责解释。
第十一条本制度自发布之日起实施。
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创瑞会议接待工作管理制度
第一章总则
第一条为树立公司的良好形象，扩大公司对外联系和交流，使接待工作规范、有序，特制定本制度。
第二条接待工作的原则是：热情周到、讲究礼仪、勤俭节约、统一协调。
第三条本制度适用于公司重大活动、会议等的接待工作。
公司总经理视每次会议后客户的满意程度给予会议接待人员相关奖惩以激励完善好接待工作。
奖励金额按每次每人50元至200元不等，每月奖励不超过4次，惩罚第一次批评指正，第二次开始按制度要求进行处罚，金额按每次每人50元-100元不等。
第二章会议类型
第四条公司主要会议类型及相关事宜安排：
备注：以上会议为例行会议，其他临时性会议依据总经理及管理层要求召开；以上统一安排的会议各主办部门必须严格依照会议时间要求按时召开，如遇特殊情况无法参会，应报行政人事总监申请，在得到总经理许可后另行安排时间参看会议记录指导工作。
凡公司所有会议遵循小会服从大会原则，如果出现会议冲突情况，各主办部门需要提前商榷会议重要程度，在得到总经理许可后另行调整时间。
第三章会议准备
第五条业务对口部门在接到公司领导通知或相关项目客户重要来访预约时，应报行政部登记。
对重要来宾接待，须在详细了解接待要求的基础上拟定接待计划，排出日程安排表，报总经理审定后及时通知相关部门和领导；对一般来宾酌情安排业务对口部门人员接待。
第六条公司各部门在接到重要来访预约后，须先拟定接待计划需公司领导出面、办公室协调的重要接待一般应提前2天告知行政部；对时间紧迫的临时会议，提前发布会议流程给参会工作人员进行准备。
第七条重要会议接待议程应载明以下内容：
（一）接待类别：公务来访、参观、参加会议或其他。
（二）来宾基本情况
1、来访公司名称、领导姓名、职务等；
2、来访具体时间、人数；
3、来访的目的和要求；
4、在本地逗留的天数。
（三）具体接待安排
1、明确主要接待的部门，相关配合的部门，接待人员分工及职责，出面接待的领导和陪同人员；
2、参观线路或洽谈、举行活动的场所；
3、费用预算。
第八条重要会议接待议程还应考虑以下内容：
（一）是否安排车辆接送；
（二）是否需要会场布置，包括花卉、摄像设备、投影设备、领导席笺、水果拼盘等；
（三）是否制作横幅欢迎牌、指示牌；
（四）是否安排礼仪引导；
（六）是否安排摄影摄像；
（七）是否需要准备公司宣传资料；
（八）是否宴请，包括宴请时间、地点、参加人员、标准；
（九）是否安排住宿，是否在房内放置鲜花水果；
（十）是否安排游览、购物、娱乐；
（十一）是否需要赠送礼品；
（十二）其它需要说明的事项。
第九条对重要参观来访，对接业务部门应按议程通知参加会议的领导、陪同人员、落实会晤时间、场所与访问路线。
乐溯服务人员确定来宾确保欢迎牌的设置和内容正确，摄像机、话筒电源充足、投影笔正常翻页、电脑连接头可用、灯光音响完好。
第十条对重要公务来访或会议来访，主要接待部门应根据计划和来宾要求，提前预订好来宾下榻的宾馆；根据计划预订宴请的酒店；依据所定用餐标准，安排迎合来宾地方口味的饭菜及酒水；根据计划确定游览路线、购物商场、娱乐项目；购买礼品要提前商榷后报人资行政部申请统一采买。
第十一条行政部按接待人数调度安排接待所需车辆，并留有余地；须保证车辆清洁，安全性能良好；公司车辆应服从办公室的统一调度。
宾客人数较多需要送行的情况可向行政部申请约神州专车或自行网络叫车。
第四章接待流程
第十二条会议主办方部门经研究确认会议时间后，至少提前3个工作日确定会议场地与会议主题，由主办部门提前编写会议议程邮件发送参会相关人员，提前确定参会名单会议人数告知安排人员。
第十三条乐溯负责购齐平时会议所需物品，如投影笔、电脑连接头、数据线、灯泡等更换调试，摄像机存储卡检查电池充足、茶水纸巾物料的齐全，会议开始前一日乐溯人员配合做好展厅会议布置，包括桌椅纸笔的摆放、摄像机与投影仪等设备的调试、横幅悬挂以及用餐地点安排预定等。
第十四条乐溯人员提前半小时到达会场开启所有设备，保证灯光、空调、电视、投影正常运行，外展易拉宝、指示牌摆放整齐，鲜花水果等配备到位。
会议主办部门提前备好会议签到表、会议资料按座位顺序摆放于嘉宾座位上，并引导客户参观展厅介绍后安排入席。
第十五条会议期间乐溯与创瑞各轮派2人做好服务工作，如投影宣传、茶水服务、话筒调试、灯光控制、摄像、拍照、礼仪服务等。
每隔30-45分钟在不影响主持讲课的
前提下根据需要为宾客续茶水，随时留意会议室内设备运行是否正常，空调温度是否舒适，会议室外是否有噪声需避免影响会议过程。
服务工作要细致周到，做到三轻（走路轻、讲话轻、动作轻），领导或宾客如临时需要物品应安排工作人员采买。
第十六条展厅接待休息室仅供总经理与重要客户商谈，项目部预演人员候场所用，其他工作人员在乐溯办公室进行工作安排与休息，以保证公司形象的整体良好。
第十七条根据会议性质，在会议期间的服务人员候场在饮水机附近便于观察客户需求适时续水并做好会议记录，并上传FTP存档。
第十八条会议午餐应提前30分钟通知餐厅准备好餐食，不影响宾客直接用餐，保证会议时间安排。
第十九条客户用午餐期间服务人员给每位宾客摆放好水果拼盘、宾客陆续到齐前续好茶水，会议开始后工作人员开启摄像，会议结束后乐溯与创瑞工作人员协助清理会场，资料收集整理，空调、电视、投影、摄像、音响、视频系统等电子设备的关闭，前后门窗灯全部关好后方可离开。
第五章行为规范
第二十条接待礼仪：男士需着西装领带皮鞋，女士着套裙等正装。
对待客户语气温和，礼貌文雅，态度诚恳热情。
第二十一条接待程序中要注意把握迎候时间，提前等候于公司门口或车站机场；接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序；接受名片时，要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中；过走廊时，通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”；进电梯时要告诉客人上几楼，让客人先进，先出；送客时根据身份确定规格，若送至大门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。
第二十二条接待中既要熟练介绍公司情况，又要注意内外有别，严守本项目部商业机密；对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。
第二十三条接待中应保持节约，精打细算，不奢侈浪费。
第六章附则
第二十四条本制度由人资行政部负责解释和修订。
第二十五条本制度自印发之日起施行。