公司电话礼仪常识

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电话的礼仪常识(6篇)

电话的礼仪常识(6篇)

电话的礼仪常识(6篇)电话的礼仪常识(精选6篇)电话的礼仪常识篇11来电铃声不可超过三次才接有时候电话响一次就接了,会给人以一种很唐突的感觉,会让对方感觉认为你压根没心听他讲话,但是当来电响了三次以后再接,会让对方等的不耐烦、产生焦急情绪。

如果是客户的话,可能会影响双方的合作。

所以,在电话铃声响了两次后接是最佳的状态,但是如果确实分不开身接电话的时候,电话响了超过了三次你在接起的时候,你应该要向对方表示歉意:说一句让您久等了。

一般的规范电话用语:首先应自我介绍,把自己的情况介绍一下,让对方确定所打的电话是无误的,避免了一些因为打错电话浪费的时间。

2要注意通话时语气的用法电话是非常直观的一种沟通方式,也是一种非常便捷的沟通方式,所以语气是一定要注意的,因为对方不仅会注意你的内容,同时也非常注意你的语气,在工作电话中尽量要采用礼貌用语,要有积极主动的语气,让对方产生想与你沟通的心情,这样机会就会大很多了。

3与客户通电话要坚持后挂电话的原则当对方在与你说再见的时候,同时你也要礼貌的回复对方一下,表示尊重对方,等对方先把电话挂掉,确认通话结束后你再把电话挂掉。

切忌挂电话时要小心不要发出过大的声音。

4随时记录在手边放有纸和铅笔,随时记下你所听到的信息。

如果你没做好准备,而不得不请求对方重复,这样会使对方感到你心不在焉、没有认真听他说话。

5自报家门一拿起电话就应清晰说出自己的全名,有时也有必要说出自己所在单位的名称。

同样,一旦对方说出其姓名,你可以在谈话中不时地称呼对方的姓名。

6转入正题当你接听电话时,不要“哼哼哈哈”地拖延时间,而应立即做出反应。

一个好的开场白可能是:“您需要我做什么?”当你觉出对方有意拖延时间,你应立即说:“真不巧!我正要参加一个会议,不得不在5分钟后赶到会场。

”这样说会防止你们谈论不必要的琐事,加速商务谈话的进展。

7避免将电话转给他人自己接的电话尽量自己处理,只有在万不得已的情况下才能转给他人。

拨打电话的礼仪知识

拨打电话的礼仪知识

拨打电话的礼仪知识在现代社会,电话已成为与人沟通最常见的方式之一。

不论是生活中的私人通话,还是工作中的商务电话,我们都需要掌握一些基本礼仪知识,以便能够与对方建立更好的沟通关系。

以下是拨打电话时需要注意的礼仪知识。

1. 打招呼在打电话时,首先需要打一个简单的招呼,例如“你好”、“您好”、“Hello”等。

这样可以表现出您的礼貌和尊重,也可以帮助对方确认通话是否连接成功。

2. 自我介绍在商务电话中,自我介绍非常重要。

在确认对方接听后,首先应该自我介绍,包括自己的姓名、公司名称以及本次通话的目的。

这样可以让对方明确您的身份和目的,也为后续的沟通打下良好基础。

3. 提供选择有时候,您拨打电话的时候,对方可能会很忙,或者没有时间跟您交流。

在这种情况下,您可以提供一个选择,问对方是否有方便的时间再进行沟通。

例如:“您现在是否有时间跟我聊几分钟?” 如果对方回答“不方便”,您可以尊重对方的意愿,并询问什么时候更适合进行通话。

4. 注意语气和说话速度在电话中,语气和说话速度非常重要。

您需要保持清晰、有条理的声音。

如果您过于匆忙或紧张,说话速度过快,很可能会产生不好的印象。

因此,您需要保持平静自然,使得对方更愿意与您交流。

5. 关注对方在电话中,很容易因为对话中不在同一空间而感到困难。

然而,您一定要注意听对方说话并积极回应,表达出您的兴趣和关注。

这样不仅可以改善与对方的关系,也可以避免误解和不必要的矛盾。

6. 总结在结束通话时,您需要总结和确认您讨论的重点和要点。

这样有助于您和对方双方更好地理解通话中沟通的核心内容。

7. 避免话题在电话中,您还需要避免一些话题,例如宗教政治等敏感话题,或者涉及到对方隐私的话题。

这些话题很容易引起争吵或者让对方心情不好,因此尽量避免涉及这些话题。

8. 电子邮件如果您在电话中没有完成某些内容,或者需要跟对方进一步沟通,那么最好在电话结束后发一封电子邮件或其他形式的书信作为记录。

这样不仅可以帮助您更好地追踪和调查问题,也可以帮助您与对方保持联系。

办公室电话礼仪常识

办公室电话礼仪常识

办公室电话礼仪常识电话作为便利的通讯工具在日常生活中的使用很关键,在办公室为了工作上的需要,我们可能经常要接听电话,所以维护好电话形象非常重要,也代表整个企业的形象!下面是店铺为大家准备的办公室电话礼仪常识,希望可以帮助大家!办公室电话礼仪常识拿起电话时应该这样做:1、当接到电话时,尽量回答的礼貌得体,即使对方看不到你表情,也要保持微笑;2、尽量在电话铃响三声之内接听;3、在接到电话时首先要问候,如果接听电话晚了应该向客人道歉,问候时声音要有精神。

然后自报家门,外线报哪个公司,内线报哪个部门;4、注意倾听,并时不时的说些“嗯”、“是”、“对”、“好”之类的短语;5、如果是需要转接电话应该请客人等待并且尽快转接,如果是代听电话应主动询问客人是否需要留言或转告。

留言要准确记录,并重复确认留言;6、如果对方说了一些问题或事情应该及时记下来;7、挂电话时要询问客人还有什么吩咐吗,表示对客人的尊重,没有事情就与客人道谢,感谢来电,说再见,等客人挂电话再挂下电话。

请融入笑容的声音即使你不看到和你通话的人,你也要像他们就在你的面前一样对待他们。

他们一直在注意着你的声音,包括语调和心情,你需要把你全部的注意力投入在电话中。

你的态度应该是有礼貌的,声音是适中的、清晰的,柔和的,不要在电话里喊叫或声音很尖。

有趣的是,如果你要使你电话里的声音好听,你试一试带着微笑,但他听到你的声音时就像你在微笑。

这个试验你不妨试试,非常有效,人们能通过你的声音辨别你的心情是快乐还是烦恼。

请不要这样做:1、不要边吃东西边打电话,应该停止一切不必要的动作;2、讲话的声音不要过大,声调不要太高;3、没听清对方的问题就作出答复或是匆匆结束通话;4、不要开着扬声器和别人通话,除非有不能回避的商务目的;5、话筒离口的距离不要过近。

办公室电话礼仪(集合12篇)

办公室电话礼仪(集合12篇)

办公室电话礼仪(集合12篇)办公室电话礼仪(集合12篇)办公室电话礼仪1办公室接打电话礼仪1.电话铃响三声以内电话铃响三声以内一定要接听,决不让电话铃声响第四声。

如果正在处理公务,铃响第一声时就应该马上将手中的东西放下.不要抱任何侥幸心理;通常,应该在电话铃声响过两声之后接听电话,如果电话铃声三响之后仍然无人接听,客人往往会认为这个单位员工的精神状态不佳。

2.左手持听筒、右手拿笔大多数人习惯用右手拿起电话听筒,但是,在单位与客人进行电话沟通过程中有时需要做必要的文字记录。

在写字的时候一般会将话筒夹在肩膀上面,这样,电话很容易夹不住而掉下来发出刺耳的声音,从而给客人带来不适。

为了消除这种不良现象,应提倡用左手拿听筒,右手写字或操纵电脑,这样就可以轻松自如的达到与客户沟通的目的。

3.报出公司或部门名称在电话接通之后,接电话者应该先主动向对方问好,并立刻报出本公司或部门的名称,如:“您好,这里是高强集团行政人事部”。

随着年龄的增长,很多人的身价会越来越放不下来,拿起电话往往张口就问:“喂,找谁,干嘛。

?”这是很不礼貌的,应该注意改正,彬彬有礼地向客人问好。

4.听清楚来电目的倾听电话要耐心不管是哪一类单位,难免会接到各类推销电话,此时最重要的一件事,就是要耐心地听对方的来电目的。

一般接到这种电话,都希望对方尽早挂断,所以往往在对方说到一半时,就不知不觉地插嘴说:“关于这件事。

”这种行为是很失礼的。

这种情况下,应耐心解释说明。

5.注意声音和表情沟通过程中表现出来的礼貌最能体现一个人的基本素养,养成礼貌用语随时挂在嘴边的习惯,可以让客人感到轻松和舒适。

因为客人有问题反映,他看不见我们的表情,就是声音。

声音好听,并且待人亲切,会让客人产生亲切感。

不要在接听电话的过程中暴露出自己的不良心情,6.保持正确姿势一般情况下,当人的身体稍微下沉,丹田受到压迫时容易导致丹田的声音无法发出;大部分人讲话所使用的是胸腔,这样容易口干舌燥,如果运用丹田的声音,不但可以使声音具有磁性,而且不会伤害喉咙。

办公室接听电话的礼仪知识

办公室接听电话的礼仪知识

办公室接听电话的礼仪知识1. 简介办公室接听电话是职业人士的常见任务之一,也是与客户、合作伙伴或其他联系人保持有效沟通的重要方式。

在职场中,不能失误的电话接听能力和礼仪也是成功的关键之一。

不仅能够提高工作效率,还能为公司树立良好的形象,给客户留下良好的印象。

本文将介绍办公室接听电话的礼仪知识,以便助力职场成功。

2. 如何接听电话2.1 准备工作在接听电话之前,需要做好以下准备工作:1.打开语音邮件或留言通知系统,以便第一时间回复留言;2.熟悉公司服务和业务,理解各个部门的功能和职责;3.放置电话手册和相关资料,如服务协议和公司演示资料;4.保持电话秩序,关掉手机铃声,避免与其他人有口头和书面沟通。

2.2 接听流程2.2.1 简单问候当电话响起时,首先要注意的是要尽快将电话接起,但也要避免答复过于匆忙或急躁,首先简单问候:“公司/部门名称,您好。

”2.2.2 确认身份确认对方的身份,避免与不相关人员交谈浪费彼此的时间:“请问,您是哪位?”2.2.3 聆听对方需求在了解对方身份后,应主动聆听对方的需求,配以礼貌的措辞:“请问有什么需要帮忙的地方吗?”如果不是您能够帮忙的问题,请客气地转接到相关人员。

如果问题较为复杂需要了解详情时,可以客气地请对方稍等片刻,并询问是否方便留下联系方式,保证下一步的通讯顺畅。

2.2.4 记录信息在沟通过程中,记录对方的姓名、公司、职务、电话和重要说明,以便后期跟进确认,并保证和客户间沟通的连贯性和准确性。

3. 电话礼仪3.1 语气办公室接听电话的礼仪是非常重要的,我们在电话中需要保持良好的语气,并在办公电子设备前保持相对安静,在电话中清晰,轻柔和冷静的声音更能赢得客户的信赖和听众的认可。

遇到难以解决的问题应该镇定自如,保持专业的外观,确保会提供稳定,可靠的解决方案。

3.2 处理急切事项如果电话中对方正在遇到紧急事情,或稍后需要提供支持,应尽快处理并安排妥当,不仅能提高质量和标准,还能增强公司的信誉度。

接打电话的技巧

接打电话的技巧

接打电话的技巧电话作为一种快速、便捷的通信工具,在现代办公商务中得到了广泛的应用。

虽然通过电话不能看到人的表情,却能判断出对方的性格和人品,因此,掌握接打电话礼仪常识是非常重要的,它直接影响着一个公司的声誉。

那么,办公室文员在日常工作中应掌握哪些接打电话的基本礼仪呢?左手持听筒,方便记录接打电话时手持听筒要用哪一只手?可能有人认为用哪只手拿都是一样。

话虽如此,但如果用左手拿,而将右手腾出来,在打电话的过程中,就可以做纪录、查资料。

反之,每次都向对方抱歉地说“请稍等片刻”,再换另一只手拿听筒,就容易耽误时间。

此外,还会给对方留下不好的印象,从而对谈话产生负面的影响。

为了避免这种不高明的做法,应用左手来拿听筒,并随时将记录本和资料放在手边,以便能迅速地做出反应。

做好事前准备,讲电话不怯场一般人认为,通过电话将事情说清楚,似乎是一件很容易的事,但实际上却很困难。

尤其是当对方的地位高,或所谈之事非常重要时,自己就常会处于一种“怯场”的状态,大脑一片空白。

即使没有这么严重,能将事情正确地说清楚,也较为不易。

所以,在将资讯正确而简洁地传送给对方前,必须先在头脑中构想清楚。

如果不能正确地把握何时、何地、谁、做什么、方式、如何这六个问题,就不能简洁地将一件事告诉对方。

在打电话之前,将要谈的内容记录下来,是一种简便易行的好方法。

如果再将有关此事的资料准备好并放在手边备查,就完美无缺了。

这么一来,即使被对方询问,也能很快地有条有理地回答。

接电话时,先说声“您好”一般人在接听来电时,习惯性地先从“喂”开始应答。

但是,在公司内接电话,拿起听筒后,应口齿清晰地说声“您好”,再说出自己的公司名称和部门名称。

在对方报出自己的姓名后,别忘了再加上一句“平日多蒙照顾,不胜感激”。

一般人对这种话通常会很难说出口,因为“自己并没有受到这个人的关照”。

可是在商业上,有所谓的社交辞令。

即使是与对方初次打交道,如果说一句“承蒙关照”,也会给对方留下好的印象,结果就会完全不同。

秘书打电话礼仪

秘书打电话礼仪

秘书打电话礼仪秘书打电话是工作中常见的一项任务,电话礼仪的重要性不言而喻。

良好的电话礼仪能够给对方留下良好的印象,提高工作效率。

以下是秘书打电话的一些礼仪要点:1. 确定目的:在打电话之前,确保自己已经明确了目的和内容。

这将有助于你在电话中清晰地表达自己的意图。

2. 拨号准备:在拨号之前,你应该事先准备好所要说的话,精确地知道自己要与谁通话。

这样可以避免不必要的拖延和混乱。

3. 自我介绍:当对方接听电话后,首先要礼貌地自我介绍,例如:“您好,我是XXX公司的XXX,我正在为XXX先生打电话。

”4. 询问对方是否方便:礼貌地询问对方是否方便接听电话。

例如:“请问现在是您方便接听电话的时间吗?”5. 提供参考信息:为了让对方了解你的身份和目的,你可以简要地提供一些背景信息。

例如:“我想咨询一些关于XXX项目的事情。

”6. 注意语气和语速:在电话中,语气和语速非常重要。

要确保自己的语气友好和积极,并且说话清晰、不慌不忙。

7. 注意用词:避免使用过于专业或复杂的术语。

应使用简单明了的词语,以确保对方能够理解你的意思。

8. 倾听和回应:在电话中,要保持良好的倾听和回应。

认真倾听对方的发言,并根据需要作出回应。

9. 注意礼貌用语:在电话中,使用礼貌用语是非常重要的。

例如,请、谢谢、对不起等。

这些用语可以展现你的专业素养和对对方的尊重。

10. 提供必要的信息:当对方需要信息时,要及时提供所需的信息。

如果你无法立即提供信息,要向对方保证尽快提供答复,并按时兑现承诺。

11. 结束电话:在电话结束前,要和对方感谢沟通的时间和合作机会,并礼貌地告别。

例如:“再次感谢您的时间,祝您一天愉快。

”12. 记录重要信息:在电话结束后,记得将主要内容和要点记录下来,以备日后参考。

在秘书打电话时,遵循以上礼仪要点能够帮助你建立良好的沟通和合作关系,提高工作效率,并给对方留下积极的印象。

记住,电话礼仪的关键是友好、亲切和专业。

商务接待的礼仪常识十五篇

商务接待的礼仪常识十五篇

商务接待的礼仪常识十五篇商务接待的礼仪常识【篇1】一、国内一些单位电话印象声音无精打采、打电话的一方不知自己打去的单位是否正确,接电话的人缺乏基本的技巧,热情不够。

去电者难以留下对该单位的良好印象。

二、国际通用接电话用语总机:报单位(公司)名(声音应清晰柔和)分机:部门名+自己的名字直线:先报单位(公司)名+部门名打电话应备物品:(电话记录本)便签纸+笔+相关资料,用于做记录或与对方交流。

三、电话礼仪(1)打电话时面带微笑以制造出愉悦的声音;(2)在接起电话(3)去电时先介绍自己,后,问候对方并说出单位的名称;不要让别人猜,并先询问对方是否方便接听电话;(4)最好在铃响三声内接起电话;(5)拨打国际长途时,应了解时差,避免打扰对方的休息;(6)谈论公事,尽量在上班时间。

并事先准备好与电话内容相关的.资料备查;(7)好记性不如烂笔头,应作做好详细的电话记录,以备不时之需;(8)重要电话,事先拟草稿。

有重要的约定时,应重复你所记下的内容并确认这正是双方的约定;(9)长话短说,不要在上班时煲电话粥或讲太久的私人电话;(10)不要在电话时吃东西或心不在焉,对方能通过声音感受到,留下不好的印象;(11)打电话时不要太大声,以免干扰到其他人。

(12)如果对方要找的人不在,礼貌的向对方解释并告知对方他/她来了之后会打电话给他/她,并请对方留下联系方法,在挂电话之前,重复对方的姓名、电话号码以及重要的细节;如对方不愿意,则不必“严加追问”;(13)不要让对方在电话中感到你很困惑或是你今天的心情不好;(14)最后,向对方说谢谢并用愉悦的声音向对方说“再见”,别重重地放下电话听筒,轻放话筒、去电话一方或下级后放电话,以示尊重。

(15)别忘了电话是建立你的单位和你的良好形象的良好机会。

四、打错电话的处理方法:相信对方并非故意,耐心并礼貌地告知对方打错了。

商务接待的礼仪常识【篇2】在商务社交活动中,正确的礼仪举止是非常重要的。

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公司电话礼仪常识
电话被现代人公认为便利的通讯工具,在日常工作中,使用电话的语言很关键,它直接影响着一个公司的形象。

因而,掌握正确的、礼貌待人的打电话方法是非常必要的。

下面是为大家准备的公司电话礼仪常识,希望可以帮助大家!
公司电话礼仪常识
1、融入笑容的声音
即使你不看到和你通话的人,你也要像他们就在你的面前一样对待他们.他们一直在注意着你的声音,包括语调和心情,你需要把你全部的注意力投入在电话中.你的态度应该是有礼貌的,声音是适中的、清晰的,柔和的,不要在电话里喊叫或声音很尖.有趣的是,如果你要使你电话里的声音好听,你试一试带着微笑,但他听到你的声音时就像你在微笑.这个试验你不妨试试,非常有效,人们能通过你的声音辨别你的心情是快乐还是烦恼.
2、办公室电话礼仪
(1)接听电话
在一个跨国公司的办公室里,来电必须在第二声铃响之后讯即接听.公司接电话应该是非常正规的,在礼貌称呼之后,先主动报出公司或部门的名称.如:“您好,羽西公司.Can I help you?”如果是一位秘书,则应说:“您好!这里是(某先生∕小姐)办公室,我是(名字).Can
I help you?”切忌拿起电话劈头就问:“喂!找谁!”
如果一时腾不出空来,让电话响了四次以上,拿起电话就应先向对方致歉:“对不起,让您久等了.”
当来电话的人说明找谁之后,不外乎三种情况,一是刚好是本人接电话;二是本人在,但不是他接电话;三是他不在办公室里.
第一种情形,说:“我就是,请问您是哪位?”
第二种情形,接话人说:“他要旁边,请稍候.”
第三种情形,接话人则说:“对不起,他刚好出去.您需要留话吗?”切忌只说一声“不在”,就把电话挂了,打电话人需要留话,应清晰地报出姓名、单位、回电号码和留言,但要注意言语简洁,节约时间.
我常要从美国打长途电话到国内找朋友,但因为他的同事或家人没有礼貌,我不能留言,浪费了很多钱和时间,需要再拨一遍找人.替你的同事留个言是很容易做到的事,这不难,而后这个举手之劳同时帮助了两个人,为什么不做呢?
最好在别人方便的时候打电话给他,而不仅只是你方便的时候.谈话可以这样开始:
“现在与您交谈合适吗?”_____你还要考虑到别人是否方便与你在电话中长时间交谈.
要结束电话交谈时,一般应当由打电话的一方提出,然后彼此客气地道别,说一声“再见”,再挂上电话,不可只管自己讲完就挂断电话.
无论什么原因,电话中断,首先打电话的人应该再拨.
如果你和某人在他的办公室谈话,而他突然接到了一个紧急电话,你应该问:“我该出去一会吗?”而他在接电话的时候也应该说:“对不起,我一定要接这个电话.”
当你通话时,注意背景不要太吵.有太闹的电视或收音机,请尽量调轻一点.
当你打长途电话给别人请求帮助,正好对方不在,你应该选合适的时间再打去,最好不要让对方回电,因为对方可能会顾虑到昂贵的电话费.
如果打电话拨错了号码,应当说一声:“对不起,我拨错了号码.”如果接到拨错的电话,应当客气地告诉对方打错了,请他重拨,不要使对方难堪.
(2)秘书应有的电话礼仪
如果你用了一个新秘书,应该教你的秘书有一个良好的电话礼仪,并逐渐把所有要领灌输给她.
首先是让她不要过多地参与你的电话,使你几乎不能直接和来电人联系.为此,作为她的老板,你至少应该给她提供如下的名单:你的至亲的人_____家人、朋友、医生、老师……那些可以立刻与你取得联系的人.接到这类电话,秘书会说:“我知道老板很想立即与你通话.”
你的重要客户______如果你有时间就和他们通话.如果暂时没有时间,秘书应说:“我知道老板很想接你的电话,他现在正在接另一个长途电话,等他处理完,我会叫他打回电给你的.”
你不想接听电话的人____接到这类电话,秘书则说:“我很抱歉,老板目前仍在开会,他没有时间来接电话.所以我只能建议你把你要说的写封信,然后寄到办公室来.”
同时要告诉秘书,不要让任何人等待超过15秒,如果你不得不持续时间长一点,让他告诉来电的人你会在几分钟之内回电给他!然后务必要做到.
此外,还要教你的秘书怎样将电话转给其他的人.换句话说,让她多了解公司,什么人是负责什么事的,以便当你不在的时候,她可以知道将电话转给其他也有能力解决此类问题的人.
(3)做好电话留言
当别人给你打电话时,有礼貌的做法是当天回电给对方.但是如果你没接到电话,最好是两天之内回电.如果你没办法回电,那么,你应该在两天之内,请别人替你回电话.
在办公室里,每个人上班、下班及中间离开或外出的时间都不一样,当接听同事的电话时,要替同事做好电话留言,记下别人的姓名、电话.在这方面我们要互相帮助.在家中也是一样的.无论是生活中,还是工作中,我们都应当多替他人想.
现在许多人都在电话上安装录音装置.外出时将装置打开,就可以把打来的电话留言录下来.在录制自己的话音时,要注意措词的语调,说:“对不起,××现在不在家,请留言.”
当你听到留言,应该直接说出你要留下的信息.留言时,最重要的就是清晰地说出你的姓名,慢慢地讲出你的回电号码和简洁的信
息,最好将电话号码慢慢地重复一遍.
(4)留意时间差
我在美国的家,有时候在凌晨5点,会接长途电话,这实在是太没有礼貌了.打国际长途尤其要注意时间差.
若你真的十分需要在半夜打电话,可以看看当地的电话公司有没有Call Waiting的设备,以便让别人知道有没有人打电话给他.
时间选择,包括选择打电话的时间和电话交谈所持续的时间的长短.除了要紧事或事前约定好,一般不在早上7:00以前或晚上10:30以后打电话,以免影响人家休息.同时还应注意到各个国家和地区的时间差.比如美国,东海岸和西海岸就有3个小时的时差.夏威夷和东海岸有8个小时的差别.
(5)不要煲“电话粥”
当你有急事,对方一直战线,你一定会心急如焚.然而,你自己是否也曾有过煲“电话粥”的情形呢?打电话,切忌喋喋不休、不分重点、唠唠叨叨、说个没完,而要简明扼要,节省时间.
电话交谈所持续的时间,以谈话内容多少来定:事多则长,事少则短.如果不是预约电话,时间须5分钟以上的,那么就应首先说出自己的通话大意,并征询对方现在讲话对对方是否合适;若不方便,就请对方另约时间.
有时候来电话的人啰啰嗦嗦,你不愿再花费时间和他无聊在谈下去,你可以以礼貌地说:“我不想占你太多的时间,以后再谈,行吗?”。

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