5.1 项目文档管理的几个基本概念
项目文档管理
项目文档管理一、文档管理概述（一）、基本概念1、文档包括文件、档案和资料。
2、文件是在项目中形成、接受和保存的所有记录的信息。
3、档案是在项目中形成的有保存价值的历史记录。
4、资料是在项目中通过各种途径获得的、对项目工作有参考价值的信息材料。
5、文档管理师对文件、档案管理的统称。
（二）、文档管理分类文档管理包括以下四类：1、文件的收发/传阅/归档管理；2、图纸管理：图纸是项目的重要文件，鉴于其重要性，单独立类；3、档案管理；4、资料管理。
（三）文档管理的基本要求1、随项目进展及时收集、分发、整理和归类；2、认证书写，字迹清晰，项目齐全、准确、真实，无未了事项。
表格应采用统一表格，因特殊要求需增加的表格统一归类；3、落实专门部门或岗位责任文档管理并实行分级管理，项目技术负责人负责全过程文档组织管理工作并负责审核，文档信息管理员负责文档的收集、分发、整理和归类；4、对文档资料不应该涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等。
二、重要的项目文件资料重要的项目资料、文件主要包括：（一）、合同；（二）、项目管理规划；（三）、设计文件、图纸及相关资料；（四）、升级的图纸和规范；（五）、供应商提供的设备图纸和数据；（六）、设备操作手册；（七）、经确认的各类文件；（八）、各类检查报告；（九）、质量保证书；（十）、计划、进度报告和会议纪要等。
三、档案管理基本内容文档管理的基本要求包括下述内容：1、文档管理的负责部门应制定文件收发/传阅/归档管理制度；2、对收文、发文、传真、邮件的书面资料应及时进行登记；3、收到的文件及时整理并在项目管理部门进行传阅，保证项目管理部门内部信息畅通；4、对已经处理完毕的文件定期进行标注、编号和整理，并将文件书面和电子归档；5、文档资料应分类明确清晰，归档应标明文档内容和编号，并有完整的文件目录。
为简明、精确而有条理地办理与管理文件，有效地保证项目管理的服务质量和水平，进一步提高工作效率，特制定本文件管理制度。
项目文档管理规范
项目文档管理规范引言概述：在项目开辟过程中，文档管理是一个至关重要的环节。
良好的文档管理规范可以提高项目的效率和质量，减少沟通成本和风险。
本文将介绍一套完整的项目文档管理规范，包括文档的分类、命名规则、存储方式、版本控制和权限管理等方面。
一、文档分类1.1 项目计划文档项目计划文档是项目启动的基础，包括项目目标、范围、进度、资源和风险等内容。
在文档管理中，项目计划文档应该被单独分类，并按照时间顺序进行命名和存储。
1.2 需求文档需求文档是项目开辟的基础，包括用户需求、功能需求和非功能需求等内容。
在文档管理中，需求文档应该被单独分类，并按照版本号进行命名和存储。
1.3 设计文档设计文档是项目开辟的重要组成部份，包括架构设计、详细设计和数据库设计等内容。
在文档管理中，设计文档应该被单独分类，并按照模块进行命名和存储。
二、命名规则2.1 使用清晰简洁的文件名文件名应该能够准确地描述文档的内容，避免使用含糊不清或者过长的文件名。
建议使用故意义的关键词进行命名，以便于快速查找和识别。
2.2 统一命名规范为了保持文档的一致性，应该制定统一的命名规范。
例如，可以采用项目缩写+文档类型+版本号的方式进行命名，如"PRJ需求文档V1.0"。
2.3 版本控制为了追踪文档的修改和更新，应该使用版本控制工具对文档进行管理。
每次修改文档时，应该及时更新版本号，并记录修改内容和日期。
三、存储方式3.1 网络共享文件夹项目文档应该存储在网络共享文件夹中，以便团队成员可以方便地访问和共享文档。
文件夹的结构应该清晰明确，便于查找和管理。
3.2 文档管理工具除了网络共享文件夹，还可以使用专业的文档管理工具来管理项目文档。
这些工具可以提供更多的功能，如文档搜索、版本控制和权限管理等。
3.3 定期备份为了防止文档丢失或者损坏，应该定期进行文档备份。
备份可以存储在云端或者其他存储设备中，以便在需要时进行恢复。
四、版本控制4.1 使用版本控制工具为了确保文档的版本控制，应该使用专业的版本控制工具，如Git或者SVN 等。
项目文档管理计划
文档的完整性
确保文档覆盖项目的所有重要方 面，无遗漏信息。
提供必要的背景信息和上下文， 帮助读者理解文档内容。
定期更新文档，以反映项目的最 新进展和变化。
文档的及时性
在项目进展过程中及时记录和更新文档 。
设定合理的文档发布周期，以满足项目 定期审查和优化文档管理流程，以提高
团队和利益相关者的需求。
培训与推广
培训
为确保项目文档管理计划的顺利实施 ，需要对相关人员进行培训，提高其 对项目文档管理重要性的认识和操作 技能。
推广
通过多种渠道和方式推广项目文档管 理计划，提高计划的知名度和影响力 ，促进更多人参与和支持计划的实施 。
定期评估与优化
评估
定期对项目文档管理计划的实施情况进行评估，收集反馈意见和建议，了解计划 的执行情况和效果。
评估和知识积累。
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项目文档的分类与归档
项目管理文档
项目管理文档包括项目计划、项目进度报告、风险管理计划、变更控制记录等。
项目管理文档用于描述项目的整体规划、执行和监控过程，以确保项目按计划进行 并达到预期目标。
项目管理文档是项目团队内部沟通的重要工具，也是项目交付和验收的重要依据。
技术文档
技术文档包括系统设计说明书 、软件需求规格说明书、系统 测试报告、用户手册等。
文档的生命周期管理
01
020304 Nhomakorabea文档生命周期管理包括文档的 规划、创建、评审、发布、使 用、存储、检索和处置等阶段
。
在项目开始阶段，应对文档进 行规划，明确文档的分类、编
目和存储方式。
在项目执行阶段，应按照规划 创建和评审文档，确保文档的
质量和准确性。
在项目收尾阶段，应对文档进 行归档和处置，以便于项目后
项目开发 文档管理
项目开发文档管理
项目开发是指根据项目需求，在一定时间和资源限制下，通过规划、设计、实施和测试等步骤来完成项目的过程。
而文档管理则是指对项目开发过程中产生的各类文档进行整理、存储、传递和维护的活动。
在项目开发过程中，文档管理对于项目的成功非常重要。
有效的文档管理可以帮助团队成员更好地了解项目需求、任务和进度，减少沟通成本，提高工作效率。
文档管理的主要内容和步骤包括：
1. 文档规划：确定项目开发过程中需要创建和管理的文档类型、数量和格式，并建立相应的文档管理计划。
2. 文档编写：根据项目需求和任务，编写相应的文档，如需求文档、设计文档、测试文档等。
3. 文档存储：对编写好的文档进行分类、命名和存储，确保文档的安全性和易于访问和查找。
4. 文档传递：在团队内部或与其他相关方之间进行文档的传递和共享，确保各方对项目信息和进度的及时了解。
5. 文档维护：及时更新和维护文档，以反映项目的最新进展和变化，防止文档的过时和失效。
6. 文档审核：定期对文档进行审核，确保文档的质量和准确性。
7. 文档归档：在项目结束或文档不再需要时，对文档进行归档和备份，以备后续查阅和使用。
在文档管理过程中，可以借助一些工具来实现文档的管理和版本控制，如项目管理工具、文档管理系统、版本控制工具等。
同时，建立良好的沟通机制和流程，加强团队成员之间的合作和协调，也是文档管理的重要方面。
项目文档管理
项目文档管理项目文档管理的概述项目文档管理，是指在一个系统(软件)项目开发进程中将提交的文档进行收集管理的过程。
通常，文档管理在项目开发中不是很受重视，当发现其重要性时，往往为时已晚。
整个项目可能因此变得管理混乱，问题产生后无据可查。
文档管理对于一个项目的顺利进行有着至关重要的作用，其关键性不容忽视。
项目文档管理涉及范围广泛，其内容会根据项目的不同而有所变化。
这里将重点讨论金融计算机软件开发项目中的文档管理。
首先要了解文档管理的行业标准。
目前ISO认证的企业通用管理规范为软件系统开发提供了通用的管理规定和行业标准，它涉及文档管理的整个生命周期。
细分文档的生命周期，一般包括：创建、审批、发布、修改、分发、签收、追缴、归档、废止与恢复这样几个环节。
那么当企业需要按照ISO建立标准的文档管理规范时，将从何入手昵?对此，首先要将文档分为普通纸质文档和电子文档两类来讨论。
通常情况，在一个项目中都会确定专门或兼职的项目文档管理员。
对于纸质文档，文档管理员只需要关心如何将其较好地分类归档并保存，而之前的各个环节则要由整个项目组共同把握。
就目前业界项目的开发情况来看，电子文档使用较纸质文档更为方便、灵活、广泛。
对于电子文档，我们大可不必头疼如何管理其整个生命周期。
VSS(Visual Source Safe)作为一种电子文档管理工具给我们提供了完整的文档管理功能，它覆盖了文档管理全生命周期各环节的管理要求。
VSS通过客户端／服务器(C／S)架构收集整个项目组成员的各类文档，通过管理员合理规划管理，将电子文档按目录保存并同时提供给整个项目组的不同成员使用。
除了VSS，目前可共享的电子文档软件还有IBM公司的Lotus® Quickr、HFS（Http File Server）、DOC-search（道思奇）、TeamOffice、Microsoft Office SharePoint Server 2007等。
项目文档管理规范
项目文档管理规范引言概述：项目文档管理是项目管理中至关重要的一环，它涉及到项目信息的收集、存储、传递和利用等方面。
规范的项目文档管理能够提高项目团队的效率和协作能力，确保项目顺利完成。
本文将从五个方面介绍项目文档管理的规范。
一、文档分类管理1.1 确定文档分类标准：根据项目特点和需求，确定文档的分类标准，例如按照功能模块、阶段、类型等进行分类。
1.2 设立文档存储位置：建立统一的文档存储位置，确保所有项目成员都能方便地查找和访问所需文档。
1.3 制定文档命名规范：规定文档命名规范，包括文档名称、版本号、创建日期等信息，以便快速识别和区分文档。
二、文档编写规范2.1 统一格式要求：规定文档的格式要求，包括字体、字号、间距、标题等，确保文档整体风格统一。
2.2 内容清晰明了：文档内容应该清晰明了，避免使用复杂的术语和长篇大论，让读者能够快速理解文档内容。
2.3 审核流程规范：明确文档的审核流程，包括审核人员、审核标准和审核时间，确保文档的准确性和完整性。
三、文档版本控制3.1 版本管理工具：选择适合项目的版本管理工具，确保文档的版本控制和变更记录。
3.2 版本更新通知：及时通知项目成员文档的更新和变更情况，避免因为版本不一致导致的沟通误解。
3.3 回滚机制：建立文档回滚机制，确保在文档出现问题时能够快速恢复到之前的版本。
四、文档权限管理4.1 确定权限分级：根据项目成员的职责和需求，确定文档的权限分级，包括查看、编辑、删除等权限。
4.2 访问控制机制：建立访问控制机制，确保只有具有相应权限的人员能够查看或编辑文档。
4.3 定期权限审核：定期对文档权限进行审核，及时调整权限设置，确保文档的安全性和保密性。
五、文档备份与归档5.1 定期备份文档：定期对项目文档进行备份，确保文档的安全性和可靠性。
5.2 归档管理规范：制定文档归档管理规范，包括归档时间、归档标准等，确保文档的长期保存和利用。
5.3 文档销毁规定：明确文档的销毁规定，包括销毁条件、销毁方式等，确保文档的合规性和安全性。
项目文档管理规范
项目文档管理规范引言概述：在项目开发过程中，文档管理是一个重要的环节。
良好的文档管理规范可以提高项目的效率和质量，确保项目的顺利进行。
本文将介绍项目文档管理的规范，包括文档的分类、命名规则、版本控制、存储和共享以及备份和恢复。
一、文档的分类1.1 项目管理文档：包括项目计划、需求规格说明书、项目进度报告等。
这些文档用于指导项目的开展和监控，对项目的整体管理起到重要作用。
1.2 技术文档：包括系统设计文档、接口文档、测试用例等。
这些文档用于指导开发人员进行具体的技术实施，确保项目按照要求进行。
1.3 用户文档：包括用户手册、操作指南等。
这些文档用于向用户传达项目的功能和使用方法，提供给用户参考。
二、文档的命名规则2.1 采用简洁明了的命名方式：文档名称应该能够准确地反映文档的内容，避免使用过于复杂的命名方式，以免给项目成员带来困扰。
2.2 使用规范的命名格式：可以采用项目名称+文档类型+文档名称的方式进行命名，例如“项目A_需求规格说明书”。
2.3 统一命名规则：项目组成员应该共同遵守相同的命名规则，以确保文档的一致性和易于查找。
三、文档的版本控制3.1 使用版本控制工具：可以使用诸如Git、SVN等版本控制工具来管理文档的版本。
这样可以方便地追踪文档的修改历史和恢复旧版本。
3.2 撰写详细的修改记录：每次对文档进行修改时，应该记录修改的内容、时间和责任人等信息，以便后续的版本对比和审查。
3.3 定期进行版本合并和发布：在项目开发过程中，可能会有多个人同时对文档进行修改。
为了避免冲突和混乱，应该定期进行版本合并，并发布最新的版本。
四、文档的存储和共享4.1 使用云存储服务：可以选择使用云存储服务，如Google Drive、OneDrive 等，来存储和共享项目文档。
这样可以方便地实现文档的在线访问和协作编辑。
4.2 设置权限和访问控制：对于敏感的文档，应该设置权限和访问控制，限制只有特定人员可以查看和编辑。
项目文档管理指南
项目文档管理指南项目文档是项目管理过程中至关重要的一部分，它记录了项目的目标、计划、进展、问题和解决方案等关键信息。
有效的项目文档管理可以提高项目的可控性和可管理性，确保项目团队的有效沟通和协作。
本文将为大家介绍如何进行项目文档管理，以帮助项目团队实现项目目标。
一、明确文档管理的目标和原则在进行项目文档管理之前，首先需要明确文档管理的目标和原则。
文档管理的目标是确保项目团队能够及时获取到所需的信息，以便做出正确的决策和行动。
文档管理的原则包括完整性、准确性、可靠性、可访问性和可追溯性。
只有在明确了目标和原则的基础上，才能有针对性地进行文档管理。
二、确定文档管理的流程和方法文档管理的流程和方法是指项目团队在实际操作中如何组织、存储、更新和维护文档。
一般而言，可以按照以下步骤进行文档管理：1. 确定文档的分类和结构：根据项目的特点和需求，将文档进行分类，例如可分为项目计划文档、需求文档、设计文档、测试文档等。
然后为每个分类确定相应的文档结构，以便项目团队能够清晰地了解每个文档的内容和作用。
2. 设立文档管理的责任人和权限：为了保证文档管理的有效性和高效性，需要设立专门的文档管理责任人，并明确其权限和职责。
文档管理责任人应负责文档的创建、更新、审核、发布和存储等工作，并确保文档的完整性和准确性。
3. 制定文档管理的规范和流程：为了提高文档管理的一致性和规范性，需要制定相应的文档管理规范和流程。
规范和流程应包括文档的命名规则、版本控制规则、文档的审核和审批流程等内容，以确保文档的准确性和可追溯性。
4. 使用合适的工具和技术支持文档管理：现代的项目管理工具和技术可以极大地提高文档管理的效率和便捷性。
例如，可以使用云存储服务来存储和共享文档，使用版本控制工具来管理文档的版本，使用在线协作工具来促进团队的协作和沟通。
三、注意文档的编写和更新文档的编写和更新是项目文档管理的核心内容。
在编写和更新文档时，需要注意以下几点：1. 确保文档的准确性和完整性：文档应准确地记录项目的目标、计划、进展和问题等关键信息，以便项目团队能够及时获取到所需的信息。
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指项目竣工时形成的反映施工(指建筑、安装)过程和项目真实面貌的文件，主要 由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。 9 项目竣工验收文件reoords of test on completion 指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。 10 立卷 filling 将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷过程。 11 归档 filing 办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。 12 项目文件归档filing of project records
建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位或受委托的承包单位 移交经整理的全部相应文件；项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文 件定期报送档案管理机构。 13 档案 archives 是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、 技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声 像等不同形式的历史记录。 14 项目档案 archives of project 指经过鉴定、整理并归档的项目文件。 15 案卷 file 由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。 16 原件 original document 最初产生的区别于复制件的原始文件。 17 复制件 copy; Duplicated document 与原件内容相同的复制品。 18 建设项目 construction project
指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成 的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。 19 单项工程 unit of project
指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能 力或工程效益的工程。
项目文件 = 项目前期文件+项目竣工文件+项目竣工验收文件 项目竣工文件 = 项目施工文件+项目竣工图+监理文件
5.1 项目文档管理的几个基本概念
1 文件 record; Document 国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信 息记录。 2 电子文件 electronic record
在指在数字设备及环境中生成的社会活动记录，即以数码形式记录以磁带、磁盘 或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 3 项目文件 records of project
指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程 中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件，包括项目前期文件、项目竣工文件和 项目竣工验收文件等。 4 项目前期文件 prophase records of project
指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的 文件。 5 项目施工文件 Implementing records of project 指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。 6 项目竣工图drawing on completion of project 指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。 7 项目监理文件records of supervision 指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。 8 项目竣工文件 records on completion of project