关于档案数字化的思考

（ 二 ）在硬件设施到位 以后 ，要进行软件方 面的建设
需 要建 立文 件级 目录 数据 库 。它 可 以满足 一般 检 索和 管理 的需要 。 目前，很多 的档案馆 由于没有实现 全部档案 的 文件 级 目录机检 ，查找档案不快 、不准 、不全 的问题普遍存 在 。所 以，把文件 级 目录数据库建 设作为一项基础 性工作 ， 在提 高档案 的查全率 、查准率 的同时，利用计算机 实现档案 以件 数为基本单位 的管理是非常必要 的 。在高职 院校 的档案 管理 中 ，可 以把档案 按照教学档案 、学生档案 、行政 文件档 案进行 分类 ，建立文件 级 目录 。在 需要 找某一类档案 时，在 这一级别进行 查找 ，以提 高查找的速 度。
体 布 局 ； 二 是 按 需 求 分 期 建 立 专 题 数 据 库 ； 三 是 根 据 文 件 内 容和检 索需要分别设立不 同的专题数据库结 构。例如 ：为 了 加强对教 务管理档案 的利用 ，可 以设立教务专题 数据库 。在 设立教 务专题数据库 时，可以按照时间进行分类 ，也可 以找 找教务 管理制度 、教师教案 、教学成果等进行 分类 。总之 ， 可 以通过细致 的分类 ，以达到高速运用教务档案 的 目标 。
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关于档案数字化的思考
姜淼
（ 白城职 业技术学院
吉林 白城
１ ３ ７ ０ ０ ０ ）
［ 摘要】 在 信息化 发展 的今 天 ，实现 档案 数字化是档 案事业 发展 的必 然选择 。本 文分析 了档案 数字 化 的含 义、作 用 ，重点 对档案数 字化过程 中建 立 文件级 目录数据 库 、建立 专题数据库 、加 强档 案数 字 化工作 的行政 管理 等问题进行 了论述。 ［ 关键词 】档 案 数 字化 文 件 级 目录 管理 【 中图分类号 】Ｇ ２ ７ １ 【 文献标识码 】Ａ 【 文章编 号】１ ０ ０ ９ —５ ３ ４ ９（ ２ ０ １ ５ ）０ ７ —０ ０ ５ ５—０ １
【 参考 文献】
【 １ ］ 王萍著 ． 电子 档 案 著 录标 准 及 其 应 用 ． 吉 林 大 学 出版
社 ． ２ Ｏ １ Ｏ 一１ Ｏ －１ ．
［ ２ 】 冯强主 编 ． 档 案管理（ 高职 ） ． 中国农业 出版社 ， ２ ０ ０ ６ －
６ — １．
【 ５ 】 贺存 乡． 信 息 与档 案 管理 ． 浙 江 大 学 出版社 ， ２ ０ １ ０ 一
在科学 技术 迅速发展 的今 天，对档案管理 实现数字化 已 经 是时代 的需要 。作为高职 院校 ，在这样 的形 势下 ，应该跟 上 时代 的潮流 ，为此 ，我校对档 案数字化进行 了有 益的实践 与探索 。
一 ，
档案数字化 含义．作用
档案数字 化是指 ：对于 已有的各种载体形 式的档案采用 数字化 技术进行 处理加工 ，以实现 不同载体形式 的档案 的数 字化 管理和档案信 息资源 的数字化 共享。实现档案 的数字化 意义重 大 ，它改变 了档案存在方式和 利用方式 。从档 案的存 在 形式上看 ，档 案不再是纸质 的档 案，不需再 为纸 质档案 的 损坏 、保管担忧 。从利用方式上看 ，它改变 了在利 用档案过 程 中 时 空 的 限制 。在 空 间 上 ，档 案 不 再 是 “ 孤 本 ”档 案 ， 很 多人可 以同时通过互 联网来使用 同一个档案 ；在时 间上 ，实 现档案 数字化 以后 ，使用者可 以随时根 据 自己的需要 调用 自 己所需 要的资料 。在 高职 院校 内部 ，实现了档案 的数字 化， 就可 以使 各个部 门根据 自己的需要 ，随时随地调用所ห้องสมุดไป่ตู้ 要的 档案资料 了。
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三、选 择适当的时候建立专题数据库
在档案数字化 的过程中 ，只实现文 件级 的 目录 ，有的时 候 ，是不 能解决全部检索 的需要的 。随着 客观需要 的变化 ，
二 、档案 数字化的思考
档 案数字化 的建 立是个复杂 的过程 ，我们需要做好 技术 上 的处理 ，又要做好全方位 的管理 ，以保证 档案数字化 的合 理实现 。
（ 一 ）做好馆藏 情况的调查
要 实现 档案 的数字化 管理 ，需要 引进硬 件设施 。而 需要 购置什么样 的设备 ，需要 了解 文档的类型 、馆 藏数量 、档案 信息利用等基本 情况 。在充 分 了解 的基础上 ，再购置相应 的 设备，做好硬件设施 的准备工作 。
四、档案数据库 的管理
对 档案 数据 库 的管 理 ，首先 是要 提 高档案 管理 人 员的 业务素质和 思想素质 。档案工 作是一件非常枯燥 又重要的工 作 ，需要档 案人员具备相应 的业务素质和敬业精 神。例如 ： 档案人 员要 掌握 数字化档案信 息压 缩及存储 的关键 技术；数 字化档案信 息安全、保密技术 ；数 字化档案信息 的访 问形式 与安全控制 ；数 字化档案信息知 识产权等 。同时，需要档案 管理人员发挥主 人翁意识 ，做好档 案的保密工作 的同时 ，要 耐心细致地工作 。 其 次 ，加强 对在 建数 据库 和成 果数 据库 的 管理 。所 谓 的在建数据库是 一个动态变化 的数 据库 ，要进行及 时维护和 更新 。成果数据 库是 已经完成 的数据 整理 ，不需要再进 行更 改。但是要加强对 使用权 限的限制 ，以保证档案信息 使用 的 安全 性 。可 以建立技 术负责人 、权 限负责人 ，也就是 设立 专 门的人 员进 行 管理 。一 方面 可 以保 证 档案 使用 部 门快速 使 用，另一方面可 以保 证档案 的访 问权 限，避免恶意地窃取 档 案信 息的行 为。 总之 ，档案数字 化的建立是一项长 期而复杂 的工程 ，需 要政 策上的重视 ，档案 管理人员业 务素质 的提高 ，硬件设施 的不 断更新 。作为档 案管理人员 ，应该 为档 案数字化 的实现 不断进行探索 。