DA／T13-1994《档号编制规则》
档案编号规则(完整版)
档案分类编号方案（一）一、分类原则1、档案分类原则是以本单位所形成的全部档案为对象，依据职能，结合档案内容和载体形态特点，便于科学管理和开发利用。
2、分类后的档案，分别用英文字母按顺序编大类代字。
3、本办法适用于对本单位全部档案进行实体分类、组卷和排架管理。
二、类别设置本单位档案设大类和属类，大类用大写英文字母作代字，属类用阿拉伯数字作代号，本单位全部档案分为八大类，大类和属类设置如下：（1）文书类档案（代字：A）；A1 永久A2 30年A3 10年（2）城市勘测类档案（代字：B）；B1 工程地质B2 水文地质B3 控制测量B4 地形测量B5 摄影测量B6 地图（3）城市规划类档案（代字：C）；C1 国土规划C2 总体规划C3 分区规划C4 详细规划C5 规划基础资料（4）城建管理类档案（代字：D）；D1 土地管理D2 用地规划管理D2.1 建设用地规划管理D2.2 违法用地管理D2.3 选址意见书管理D3 建筑工程管理D3.1 建筑工程规划管理D3.1.1 公共建筑类工程规划管理D3.1.2 联建楼建筑类工程规划管理D3.2 规划设计审批管理D3.3 违法建设管理D3.4 市政基础设施工程管理（5）会计档案（代字：E）；E1 会计报告E2 会计账本E3 会计凭证E4 其他（6）照片类档案（代字：F）;F1 永久F2 长期F3 短期（7）实物类档案（代字：H）；Ｈ１锦旗类Ｈ２奖牌类Ｈ３奖杯类Ｈ４其他类（8）声像类档案（代字：R）；R1 照片（底片）R2 录像带R3 录音带R4 光盘与磁盘三、编号方法1、文书类档案的编号●旧方法: 2007年以前，采用立卷归档方法，其编号结构模式为：大类代字+保管期限代号+文件所属年份+案卷号组成。
保管期限代号：永久1，长期2，短期3；永久长期合编为1 2；永久长期短期合编为0。
例：A 1.2004—001案卷号（第1个案卷）年度保管期限代号（永久）大类代字（文书档案）●新方法：2008开始，采用单件归档方法，其编号结构模式为：大类代字+保管期限代号＋文件所属年份＋件号组成。
档案管理中不能混淆3个层级的“分类”
档案管理中不能混淆3个层级的“分类”姻吴志虹业务指导中，常有不少机关档案人员，甚至综合档案馆的业务人员对分类提出疑问。
业务检查中，也发现不少档案室（馆）在分类上存在不规范不科学的问题。
究其原因，主要还是对档案管理中3个层级的分类概念认知不清、混为一谈。
分类的目的是实现有序化，有序是高效率管理的前提条件。
档案管理中3个层级的分类是实现档案管理有序化的不可或缺的重要业务环节，如果分类不规范，必然导致管理上的无序混乱。
第一层级分类：室藏档案分类。
2015年由国家档案局发布的《机关档案管理规定》(以下简称《规定》)对机关档案分类作了表述，第三十三条规定：机关档案门类宜按照文书（WS）、科技（KJ）、人事（RS）、会计（KU）、专业（ZY）、照片（ZP）、录音（LY）、录像（LX）、业务数据（SJ）、公务电子邮件（YJ）、网页信息（WY）、社交媒体（MT）、实物档案（SW）设置一级门类代码，按照科研（KJ·KY）、基建（KJ·JJ）、设备（KJ·SB）设置科技档案二级门类代码。
专业档案按照相关规定设置二级门类代码。
机关档案应当逐卷或逐件编制档号。
档号应当指代单一，体现档案来源、档案门类、整理分类体系和排列顺序等档案基本属性。
《规则》（DA/T22--2015）5.4.2规定了档号的结构应当为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。
从《规定》《规则》界定中可见，第一层级分类的对象和范围不仅限于归档文件个体，而是室藏所有档案，并且要在档号中体现出分类类别。
实际工作中，多数立档单位，特别是一些市县级单位并未按照《规则》要求对室藏档案类别进行划分和标识，档号中缺失类别代码，归档文件目录中缺失档号项，有的档案室仅在档案装具上对室藏类别作简单标识，档案实体整理中类别混杂、载体混杂的情况比较突出，极不规范。
第二层级分类：归档文件分类。
2015年由国家档案局发布的《归档文件整理规则》（DA/T22--2015）(以下简称《规则》)对归档文件分类作了界定表述，《规则》5.2.1规定：立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性；5.2.2规定：归档文件一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）等方法进行三级分类；5.2.3规定：规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可以采取年度—保管期限等方法进行两级分类。
档号及编制方法
档号及编制方法1、档号定义档号是档案实体管理编号的总称，它包括全宗号、案卷目录号、类别号、项目号、案卷号、件号、页（张）等。
全宗号：档案馆指定的全宗代码；案卷目录号：每一本案卷目录的代码；类别号：档案类目的代码（分类号）；项目号：指产品、工程、课题、设备的代字或代号；案卷号：案卷排列的顺序号；件号：案卷内的顺序号；页（张）：案卷内文件每页(张）的顺序号。
2、档案的编制原则档号是存取档案标记，并具有统计监督作用，档号编制遵循以下原则：（1）唯一性原则档号应指代单一，一个编号对象只能赋予一个代码，一个代码只表示一个编号对象。
档号不能重复。
（2）合理性原则档号结构必须与馆（室）档案的整理分类体系相适应；档号应保持完整，不能随意减少某种代码。
（3）稳定性原则档号一经确定，一般不应随意改变，否则会给档案保管和检索造成混乱。
如必须改变的档号，应在卷皮、卷盒、所有有关检索工具及计算机数据库中作出修改，保持实体上的档号与检索工具的一致性，改变档案号时，还应注明原档号。
（4）简明性原则档号力求简短明了，使之易识、易写、易记，以便减少代码差错率，节省存储空间，提高手工和计算机的处理效率。
（5）扩充性原则档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。
3、档号的结构根据《档号编制规则》（DA/T13—1994）的规定，档号结构分为三种：（1）全宗号-案卷目录号-案卷号-件、页（张）号（xxxx-xxx-xxx-xxx）适用于档案馆（室）对文书档案的编号。
（2）全宗号-类别号-案卷号-件、页（张）号（xxxx-xxx……n-xxx-xxx）适用于档案馆（室）对各类档案的编号。
（3）类别号-项目号-案卷号-件、页（张）号（xxx……n-xxx……n-xxx-xxx）适用于专业档案馆、档案室对科技类档案的编号。
《归档文件整理规则》颁布实施后，新的档案号结构：一般由全宗号、档案门类代码˙年度、保管期限、机构（问题）、件号组成。
浙江省卫生行政处罚案件档案整理规则
浙江省卫生行政处罚案件档案整理规则第一条为规范制作、妥善保管和科学整理卫生行政处罚案件档案，进一步提高全省卫生行政处罚案件档案的质量，更好地服务于卫生监督行政执法工作，根据《中华人民共和国档案法》、《行政处罚案件档案整理规则》（DB33/T498-2004）、《行政处罚法》、《卫生行政处罚程序》和有关法律法规、规章的规定，结合本省实际，特制订本规则。
第二条卫生行政处罚案件档案，是指按照法定程序，在办理卫生行政处罚案件过程中直接形成的、反映执法活动全过程、具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，具有历史凭证和日常查考作用。
第三条卫生行政处罚案件档案归档要求（一）能真实、准确地反映卫生行政处罚活动的客观情况；（二）能齐全、完整地记录卫生行政处罚活动的全面过程；（三）格式正确，纸质文件材料必须采用A4标准无酸纸制作；（四）文件材料必须字迹清楚、整洁，使用蓝黑墨水、碳素墨水等符合档案要求的耐久性材料，符号正确，真实完整，签署完备；（五）案件涉及有关图像、影像、声音等各种载体的材料和书写材料应符合耐久性要求。
（六）案件办结后，将有关文件材料按档案整理要求装订后，于3个月内交综合档案室统一保管。
第四条卫生行政处罚案件档案的分类卫生行政处罚案件档案分为简易行政处罚案件档案、一般程序（包括听证程序）行政处罚案件档案两大类。
第五条卫生行政处罚案件档案的归档材料主要包括：（一）适用简易程序的卫生行政处罚案件在归档时，除必须具有符合卫生行政处罚规定的处罚决定书外，还应附作为行政处罚的证据、陈述申辩笔录、罚没款收据等材料。
（二）一般程序的卫生行政处罚案件在归档时，必须具有案件受理记录、立案报告、证据先行登记保存决定书、证据先行登记保存处理决定书、相对人提供材料通知书、案件调查终结报告、合议记录、卫生行政执法事项审批表、行政处罚事先告知书、陈述和申辩笔录、案件集体讨论笔录、行政处罚决定书、罚没物品处理记录、物品清单、结案报告、现场笔录、询问笔录、书证、照片等和相应的送达回执或其他能够证明已经送达的凭证。
档案管理丨《归档文件整理规则》档号编制的原则与要求
档案管理丨《归档文件整理规则》档号编制的原则与要求档号是在文件整理过程中赋予的，体现整理规则并包含归档文件类别、排列顺序等要素的一组数字、字符的集合。
档号能够反映档案的基本属性，指示档案在全宗中的位置，是归档文件的“身份证”。
档号编制原则1994年发布的《档号编制规则》（D A/T 13 —94）是规范档号编制的一项重要标准。
该标准规定的档号编制规则适用于传统立卷方法整理的档案，但并不适用于归档文件的档号编制。
不过，该规则确定的唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则以及基本的编制方法是比较科学、合理的，应该为归档文件的档号编制所沿用。
1. 唯一性原则档号应指代单一，不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。
也就是说，一个档号只能对应一件文件，具有唯一性，不能岀现重复现象。
2. 合理性原则档号结构必须与归档文件的整理分类体系相适应。
档号保持完整，不随意增加或减少某种代码。
3. 稳定性原则档号一经确定，一般不应随意改变。
对必须改变的档号，应在归档文件目录及所有相关检索工具、数据库中做出同步修改。
改变档号时，还应注明原档号。
4. 扩充性原则档号必须留有适当的递增容量，以便适应档案不断扩充的需要。
5. 简单性原则档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。
档号的结构在规划归档文件的档号结构时，《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）充分借鉴了《档号编制规则》中的合理部分，并尽量与传统立卷方法整理的档案的档号以及照片、录音、录像等其他形式档案的档号相衔接。
《规则》建议以“年度一保管期限机构（问题）”分类法为基准确定档号结构。
作出如此选择的原因有二：一是便于馆室衔接；二是考虑到机构（问题）为档号结构中选择项，如此可以保持档号结构的易辨识度（固定项尽量放在档号结构的左侧，保证前段一致）。
由此, 《规则》建议档号的基本结构为:全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号（如图1所示）其中，档号左边为上位代码，右边为下位代码。
档号编制规则
档号编制规则行业标准DA/T13-94(1995年6月12日国家档案局批准,1995年10月1日起实施)1 主题内容与适用范围本标准规定了档号的结构、编制原则和编制方法。
本标准适用于档案馆(室)编制档号。
2 术语2 1 档号档案馆(室)在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。
档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。
2 2 全宗号档案馆(室)给定每个全宗的代码。
2 3 案卷目录号全宗内案卷所属目录的代码。
2 4 类别号馆(室)藏档案类别的代码。
2 5 项目号产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号。
2 6 案卷号案卷排列的顺序号。
2 7 件号案卷内文件的顺序号。
2 8 页(张)号案卷内文件每页(张)的顺序号。
一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。
3 档号编制原则3 1 唯一性原则档案馆(室)内档案档号应指代单一。
不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。
3 2 合理性原则档号结构必须与馆藏的整理分类体系相适应。
3 3 稳定性原则档号一经确定，一般不应随意改变。
3 4 扩充性原则档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。
3 5 简单性原则档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。
4 档号的结构档号结构分为三种：4 1 第一种结构为：全宗号——案卷目录号——案卷号——件、页(张)号。
即：×××× ……××× ××× ×××全宗号案卷目录号案卷号件号页(张)号4 2 第二种结构为：全宗号——类别号——案卷号——件、页(张)号即：×××× ××× ……n ××× ×××全宗号类别号案卷号件号、页(张)号4 3 第三种结构为：类别号——项目号——案卷号——件、页(张号)即：××××…… n ×××… n ××× ×××类别号项目号案卷号件号、页(张)号4 4 档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下代码之间用“—”(短4 5 件号、页(张)号可根据档案保管和使用的需要，选择一项编号。
山东省档案局关于印发《山东省省直单位电子档案进馆办法》的通知
山东省档案局关于印发《山东省省直单位电子档案进馆办法》的通知文章属性•【制定机关】山东省档案局•【公布日期】2015.12.31•【字号】鲁档发[2015]63号•【施行日期】2016.06.01•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文山东省档案局关于印发《山东省省直单位电子档案进馆办法》的通知鲁档发〔2015〕63号省直各单位：为规范省直单位电子档案移交进馆工作，确保山东省档案馆进馆电子档案的准确、完整、可用、安全，省档案局依据国家有关规定，制定了《山东省省直单位电子档案进馆办法》（以下简称《办法》），请认真贯彻执行。
山东省档案局2015年12月31日山东省省直单位电子档案进馆办法第一章总则第一条为规范省直单位电子档案移交进馆工作，确保山东省档案馆进馆电子档案的准确、完整、可用、安全，根据《中华人民共和国档案法》、《山东省档案条例》、《电子档案移交与接收办法》及《数字档案室建设指南》等法律、法规和规范，制定本办法。
第二条本办法所称电子档案，是指省直单位在公务活动中直接形成的对国家和社会具有保存和利用价值的数字档案资源，包括归档后的各门类原生电子文件、传统载体档案的数字化副本及其他数字资料等。
第三条本办法所称的电子档案元数据包括各门类电子档案的电子目录和系统自动捕获的电子档案元数据，元数据的赋值以自动捕获为主，手工著录为辅。
第四条省直单位移交的电子档案必须真实可靠、齐全完整、安全可用，涉密电子档案的移交与接收应符合国家和省内有关保密安全的要求。
第二章电子档案的收集第五条省直单位移交的电子档案门类包括永久保管期限的文书档案、照片档案、录音档案和录像档案。
第六条电子档案的收集包括档案内容及其元数据的收集；电子档案的内容与元数据应当保证准确性、完整性、可用性和安全性。
第七条文书类电子档案内容应当保证正本、定稿或者重要文件的修改稿、公文处理单等保存完整，有记录修改过程的彩色留痕稿的也应当保存；文件红头、电子印章保存完整。
行业标准《档号编制规则》
行业标准《档号编制规则》DA/T13—2022《档号编制规则》1 范围本文件规定了档号的结构、编制原则和编制方法。
本文件适用于档案馆(室)编制档号。
2 规范性引用文件本文件没有规范性引用文件。
3 术语和定义下列术语和定义适用于本文件。
3.1代码 code一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其他符号。
3.2 档号 referencecode以字符形式赋予档案的一组唯一代码,用于反映、固定和识别档案排列顺序。
[来源:DA/T1—2000,定义5.12,有修改]3.3 全宗号 fondsnumber档案所属全宗的代码。
3.4 类别号 seriesnumber按照分类方案赋予全宗内各层级档案类别的代码。
3.5 档案门类代码 archivalcategorycode档案所属门类的代码。
注:档案门类代码是一级类别号,如文书档案代码、科技档案代码等。
3.6 项目号 projectnumber产品、工程、课题、设备等不同类别项目档案的代码。
3.7 目录号 cataloguenumber全宗内案卷所属目录的代码。
3.8 案卷号 filenumber案卷排列的顺序代码。
注:按组或册整理的档案可用组号或册号。
3.9 件号 itemnumber归档的文件排列的顺序代码。
3.10 页号 pagenumber案卷内文件每页排列的顺序代码。
4 档号编制原则和要求4.1 唯一性原则档案馆(室)内档号应指代单一。
不同编号对象应赋予不同代码,一个代码只表示一个编号对象。
4.2 一致性原则档号结构应与馆(室)藏档案的整理分类体系保持一致。
4.3 稳定性原则档号一经确定,不应随意改变。
4.4 扩充性原则档号应预留递增容量,以便适应馆(室)藏档案扩充的需要。
4.5 简单性原则档号力求简短明了、减少代码差错,以提高处理效率。
4.6 适用性原则档号的编制宜适应不同的技术环境。
5 档号的构成元素档号构成的元素包括:a) 全宗号。
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《档号编制规则》（DA/T 13-1994）
档号编制规则
（中华人民共和国档案行业标准DA/T 13-1994，中华人民共和国国家档案局1995年6月12日发布，1995年10月1日起实施）1 主题内容与适用范围
本标准规定了档号的结构、编制原则和编制方法。
本标准适于档案馆（室）编制档号
2 术语
2.1 档号
档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。
档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。
2.2 全宗号
档案馆（室）给定每个全宗的代码。
2.3 案卷目录号
全宗内案卷所属目录的代码。
2.4 类别号
馆（室）藏档案类别的代码。
2.5 项目号
产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号。
2.6 案卷号
案卷排列的顺序号。
2.7 文件号
案卷内文件的顺序号
2.8 页（张）号码
案卷内文件每页（张）的顺序号。
2.9 代码
一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。
3 档号编制原则
3.1 唯一性原则
档案馆（室）内档号应指代单一。
不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。
3.2 合理性原则
档号结构必须与馆藏档案的整理分类体系相适应。
3.3 稳定性原则
档号一经确定，一般不应随意改变。
3.4 扩充性原则
档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。
3.5 简单性原则
档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。
4 档号的结构
档案号结构分为三种；
4.1 第一种结构为：全宗号— 案卷目录号－案卷
号－件、页（张）号。
即：（图略）
4.2 第二种结构为；全宗号－类别号－案卷号－件、页（张）号。
即：（图略）
4.3 第三种结构为：类别号－项目号－案卷号－件、页（张）号。
即：（图略）
4.4 档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下位代码之间用“－”（短横）相隔。
4.5 件号、页（张）号根据档案保管和使用的需要，选择一项编号。
5 档号的编制方法
5.1 全宗号的编制方法
全宗号用四位代码标识。
其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。
5.1.1 全宗属类代码的编制方法
5.1.1.1 在一个档案馆内，全宗属类代码不应重复。
5.1.1.2 全宗属性单一的档案馆可以“0”作属类代码。
例一：某省档案馆藏新民主主义革命历史档案第13号全宗，标识为“X013”。
例二：某市档案馆藏旧政权档案第4号全宗，标识为“J004”。
例三：某县档案馆藏建国后档案第127号全宗，标识为“0127”。
例四：河北省档案馆藏原热河第123号全宗，可标识为“R123”。
例五：四川省档案馆藏已撤销的川东行署003号全宗，可标识为“ D 003”。
例六：中国第一历史档案局藏明清档案第74号全宗，标识为“0074”。
5.1.2.1 全宗属类内的各个全宗按排列次序流水编号。
5.1.2.2 在一个属类内不应有重复的全宗顺序号。
5.2 案卷目录号的编制方法案卷目录号经三位阿拉伯数字标识。
5.2.1 案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。
可按不同时间，不同组织机构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。
5.2.2 每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。
即，案卷目录内案卷数量不足100时，一般不另立案卷目录，变不另编案卷目录号；案卷数量超过去时1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。
5.2.3 在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。
5.3 类别号的编制方法
5.3.1 类别是由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。
5.3.2 不同级位的类别之间可用间隔符“?”分开。
不产生误解时，省略间隔符。
类别号一般不应超过三级。
5.3.3 在一个档案馆（室）内或一个全宗内，不应有重复的类别号。
5.4 项目号编制方法
项目号引用有关管理部门编制的项目代号。
5.5 案卷号的编制方法
5.5.1 案卷号用三位阿拉伯数字标识。
5.5.2 目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号。
5.5.3 每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。
如一个目录出现两个以上（两个）案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录；如一个案卷流水顺序号分登两具以上下班（含两个）案卷目录时合并为一个目录号或者说按目录分编相应数目的案卷流水号。
5.6 件号的编制方法
5.6.1 不装订的案卷，卷内文件必须单位装订编号。
5.6.2 件号用阿拉伯数字标识。
5.6.3 卷内文件按排列写案卷号及其以前各号。
5.6.4 件号前必须同时列写案卷号以前各号。
5.7 页（张）号用阿拉伯数字标识。
5.7.1 页（张）号用阿拉伯数字标识。
5.7.2 卷内文件各页（张）按排列次流水编号。
不应有空号。
附加说明：
本标准由国家档案局档案工作标准化领导小组提出
本标准由国家档案局档案科学技术研究所标准化研究室组织
本标准主要起草人来长治、李卫民、载峰、张彤
本标准由国家技术监督局批准发布本标准由国家档案局负责解释。