公司文件编号规则84050
公司文件编号制度
XXXX公司文件编号制度CY-ZD-BG-2012-0011.目的：有效管理公司内部文件及记录表单等文件编号具有唯一性、统一性、识别性、控制性，达到信息资料可追溯性、可延伸性的有效运转.2.适用范围：适用于公司内部常用文件及表单记录文件的管理，不包括《员工手册》、《标准操作手册》、及《营运手册》等多方面全面性文字资料。
3.文件编号原则：3.1 文件编号要求：一般文件编号由公司名称CY（用公司拼音最前一个字母大写）、文件类型(文件级别)、部门代码（用部门英文字母最前一个字母大写）、文件日期/文件名称代码（三到四个数字或字母）、文件编号/版本号（用三个数字/000~999表示）组成.3.2文件编号格式：4.标准文件类型代码及文件用语定义：1、制度——ZD要求大家共同遵守的办事规程或行动准则，短期内不会有大的更改，一般会于每年定期修订的文件。
例如：《服装管理制度》、《吧台管理制度》、《寝室管理制度》2、规定——GD属于短期内适用的以规范标准的文件，适用性比较短，一般不针对公司所有员工，而是针对特定部门、岗位、流程而制定的标准执行文件。
例如：《2011年春节订餐规定》、《惠宾卡发卡规定》、《婚庆公司入场收费标准规定》等3、公文——GW相关相互往来联系事务的文件，具有很强的信息传递功能。
例如：《关于XXX 通报》、《关于XXX通知》等。
4、方案——FA进行工作的具体计划或对某一问题制定的规划，有一定的时间限制，可具体是实施细则，一般指活动方案、激励方案等，例如：《开业庆典方案》、《周年庆活动方案》、《2011年管理层激励方案》。
5、标准作业表格——BG公司正常运营各部门所需的各种标准作业表格，例如：《入职登记表》《离职登记表》。
6、合同及协议等——HT例如：宴席协议、公司租房合同、担保书7、记录——JL5.部门英文代码如下：B——办公室 Y——营销部 Q——前厅部 C——厨政部办公室(行政中心、人力资源、采购部、后勤、财务中心)前厅部(接待组、服务组、传菜组、保洁组、吧台组)XXXX办公室2012年7月22日。
公司文件编号规则
公司文件编号规则为了规范公司内部文件的管理和归档工作，提高工作效率和信息查询的准确性，本公司制定了文件编号规则。
本文将详细介绍公司文件编号的要求和规范，以及如何进行文件编号管理。
一、文件编号的目的和重要性文件编号是对公司内部文件进行唯一标识和管理的方式。
通过编号，可以方便地对文件进行查找、归档和检索，提高工作效率和数据准确性。
文件编号的重要性体现在以下几个方面：1. 提高文件管理的效率：通过文件编号，可以快速定位文件，减少搜索和整理的时间成本。
2. 确保文件归档的准确性：文件编号可以避免文件重复归档或遗漏归档的情况，确保文件归档的完整性和可追溯性。
3. 改善信息查询的准确性：通过文件编号，可以准确地查询和检索所需的文件信息，避免信息错误或混淆的情况。
二、文件编号的规则和要求1. 文件编号的构成：文件编号由公司名称或简称、类别编号、年份和顺序号组成。
例如：ABC-01-2021-001。
其中，ABC代表公司名称或简称，01代表类别编号，2021代表年份，001代表顺序号。
2. 类别编号的设定：根据公司的实际情况，可以设定不同的类别编号，如：01代表合同文件，02代表报告文件，03代表内部通知等。
可以根据公司的需要进行扩展或修改类别编号。
3. 年份的处理：文件编号中的年份表示文件创建或接收的年份。
一般采用四位数表示，如：2021代表2021年。
4. 顺序号的管理：顺序号表示同一年份内同一类别文件的顺序编号。
每个文件类别的顺序号从001开始递增。
当年度结束后，顺序号可重新从001开始计数。
5. 连字符的使用：文件编号中可以使用连字符（-）进行分隔，以增加编号的可读性和美观性。
6. 编号唯一性的要求：文件编号各个部分的组合应当保持唯一，避免重复。
可以通过编号管理系统或手动管理来确保文件编号的唯一性。
三、文件编号管理的实施步骤1. 文件创建或接收：在文件创建或接收时，根据文件的类别和年份，将顺序号递增，并加入文件编号中。
公司文件编号制度
公司文件编号制度第一条：为使公司文件管理制度化、格式化、有序化，特制定本制度。
第二条：公司文件分为外来文件和内部文件，文件类型包括制度、通知、请示、报告、指示、通告、批复、通报、决议、证明、函电等。
第三条：外来文件编号：×1×2（×3）总×4字第××××号。
×1×2为公司简称，×3为地区，不需要分地区者省略；××××为公司收文流水号；×4为文件类型别称。
第四条：公司内部文件编号以司为X头，X为部门名称首字。
公司文件按部门分为：司办、司财、司人、司工、司市、司总、司董。
注：司办指综合办公室文件；司财指计划财务部文件；司人指人力资源部文件；司工指工程管理部文件；司市指市场部文件司总指总经理会议及总经理扩大会议文件；司董指董事会文件。
第五条：内部制度编号按年份依据流水号码一字一号编制。
编码格式为：司×1制字××××年第××××号。
×1为各部门名称首字。
第六条：内部除制度外文件编号按年份依据流水号码一字一号编制。
编码格式为：司×1（×2）×3。
×1为各部门名称首字；×2表示年号，用×（如司办（2001）001号表示公司办公室2001年发布的第一3表示文件号。
个文件）。
第七条：公司各类文件均由综合办公室设专人负责统一编号，登记、存档。
第八条：文件内容中涉及数字编序，如果为两层编序，则表示为：一、1；如果为三层编序则表示为：一、（一）、1；如果为四层编序，则表示为：一、（一）、1、（1）。
第九条：公司各部门所发文件由各部门分别起草，经有关领导审核，到综合办公室文件负责人处编号，登记并做备份存档后方可下发。
公司文件编号规则
文件编号规则1. 目的加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。
2. 适用范围适用于公司文件的编号管理和控制。
a）技术类文件：是指在公司的研发、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。
b）其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；c）编号文件包括纸介文件以及电子文件。
3. 编号办法3.1 公司名称约定公司全称：简称：3.2 日期表示格式：yyyy-mm-dd 或yyyymmddyyyy：年份：用四位数字表示公元年份，如2012表示公元2012年。
mm 月份：用两位数字表示月份，不足两位时，用零补齐，如03表示第3 月。
dd 某日：用两位数字表示当日，不足两位时，用零补齐，如05表示第5日例如：2012-10-12或20121012 表示（2012年10月12日）3.3 文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为0.1, 0.2, 0.3, ...,0.10。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如，0.1, 0.1.1, 0.1.1.1.一旦文件版本得以确认后，即正式版本编号应该始自 1.0,版本编号不断变化为：1.0, 1.1, 1.2,..., 1.10。
项目可以根据需要将版本编号晋升为 2.0，2.1, 2.2 等。
3.4技术文件命名格式：FIRST-AA-NN-YYYYMMFIRST：公司名称缩写AA :项目名称NN :版本号，参见3.3节YYYYMM :年月3.5其他文件的编号3.5.1公司规章制度和管理文件公司规章制度和管理文件的编号格式为：FIRST(-DN)-TT-nnn-dd-YYDN :大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。
相应的部门代号如下：综管部：ZG采购部：CG生产部：SC销售部：XS财务部：CWTT文件类型：规章制度一RR，指公司颁布执行的各种规章制度；质量管理文件一QS,公司运转过程中的各类文件和记录。
公司文件编号规范格式
公司文件编号规范格式目的本文档的目的是规范公司内部文件编号的格式，以确保文件的数字化存储和检索的高效性，并提供统一的编号标准。
适用范围本规范适用于公司内部所有文件的编号，包括但不限于合同、报告、备忘录、文件存档等。
规范格式文件编号应采用以下格式：[年份]-[类别]-[序号]。
- 年份：使用四位数表示年份，例如2022年为"2022"。
年份：使用四位数表示年份，例如2022年为"2022"。
- 类别：根据文件的性质和用途分配一个字母代号，例如合同为"C"，报告为"R"，备忘录为"M"，文件存档为"A"等。
公司内部可根据实际需要确定类别字母代号。
类别：根据文件的性质和用途分配一个字母代号，例如合同为"C"，报告为"R"，备忘录为"M"，文件存档为"A"等。
公司内部可根据实际需要确定类别字母代号。
- 序号：每个类别的文件都有一个数字序号，从"001"开始递增。
序号：每个类别的文件都有一个数字序号，从"001"开始递增。
以下是一些示例文件编号：- 2022-C-001：2022年第一个合同文件。
- 2022-R-002：2022年第二个报告文件。
- 2022-M-003：2022年第三个备忘录文件。
- 2022-A-001：2022年第一个文件存档。
使用注意事项- 每个文件都应有唯一的编号，不得重复使用。
- 文件编号应在文件创建时确定并写入文件的首部或封面。
- 文件编号应按照年份和类别进行归档存储，以方便检索和管理。
总结本公司文件编号规范格式的制定旨在统一文件编号的标准，提高文件管理的效率和可追溯性。
所有员工应严格按照规范要求进行文件编号，以确保文件的准确归档和检索。
公司文件编号规则
文件编号规则1. 目的加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。
2. 适用范围适用于公司文件的编号管理和控制。
技术类文件：是指在公司的研发、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。
其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；编号文件包括纸介文件以及电子文件。
3. 编号办法3.1 公司名称约定公司全称：简称：3.2 日期表示格式：yyyy-mm-dd或yyyymmddyyyy:年份：用四位数字表示公元年份，如2012表示公元____年。
mm月份：用两位数字表示月份，不足两位时，用零补齐，如03表示第3月。
dd 某日：用两位数字表示当日，不足两位时，用零补齐，如05表示第5日。
例如：2012-10-12或20121012 表示（____年10月12日）3.3 文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为0.1, 0.2, 0.3, ..., 010。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如，0.1, 0.1.1, 0.1.1.1.一旦文件版本得以确认后，即正式版本编号应该始自1.0，版本编号不断变化为：1.0, 1.1, 1.2, ..., 110。
项目可以根据需要将版本编号xx2.0，2.1, 2.2 等。
3.4 技术文件命名格式：FIRST-AA-NN-YYYYMMFIRST：公司名称缩写AA：项目名称NN：版本号，参见3.3节YYYYMM：年月3.5 其他文件的编号3.5.1 公司规章制度和管理文件公司规章制度和管理文件的编号格式为：FIRST(-DN)-TT-nnn-dd-YYDN：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。
相应的部门代号如下：综管部：ZG采购部：CG生产部：SC销售部：XS财务部：CWTT文件类型：规章制度—RR，指公司颁布执行的各种规章制度；质量管理文件—QS，公司运转过程中的各类文件和记录。
公司文件号编制规定
公司文件号编制规定（一）目的为规范公司文件管理，统一文件编制格式，现对公司内部文件作如下规定。
（二）责任部门行政人事部（三）文件编号方法文件编号结构：公司名称代码—部门代码—（部门下设业务模块代码）—数字1、公司代码为三个大写字母，由“ABC”首字母组合而成，代码：ABC2、各部门代码由部门英文首字母（大写）组合而成，如行政人事部：Administration & Personnel Department，代码：A&PD总经办：General Administrative Office，代码：GAO技术部：Technology Department，代码：TD财法部：Finance & Legal Affairs Department ，代码：F&LAD客服部：Customer Service Department，代码：CSD行政人事部：Administration & Personnel Department，代码：A&PD市场部：Marketing Department，代码：MD3、各部门下设业务模块代码由业务模块英文首字母（小写）组合而成，如企划部：planning department，代码：pd招商部：merchant department，代码：md企划部：planning department，代码pd400客服（线上）：400 Customer Service，代码400cs体验中心（线下）：Experiencing Center，代码ec4、文件编号格式中的数字根据部门发文的数量（001开始）依次排序5、示例部门代码部门代码文件号码6、各部门须严格按照本规定进行文件编号的编制，不得私自更改编制格式，如因工作需要，需要进行变更时，须提前告知行政人事部由其进行更改。
注：本规定由行政人事部负责解释。
文件编号规定
文件编号规定为便于文件识别和存档管理，按业务职能类别、公司部门设置，对文件的编号进行统一规定。
本规定适用于公司各种业务职能、各管理体系所有文件（含各种记录和表格）的编号编制。
1 文件编号1.1 公司行政公文（即红头文件），按如下规则编号：重凯特〔××××〕××号顺序号，2位阿拉伯数字年号，4位阿拉伯数字公司中文简称或缩写1.2 公司实施的质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系的手册（或管理手册）和体系程序，按如下规则编号：1.2.1 手册或管理手册Q/QYZ·××M—××××年号即版本号，4位阿拉伯数字体系类别号公司标准代号1.2.2 汇编的体系程序Q/QYZ·××P—××××年号即版本号，4位阿拉伯数字体系类别号公司标准代号1.2.3 单个体系程序Q/QYZ·××P ××—××—××年号即版本号，2位阿拉伯数字顺序号，2位阿拉伯数字对应标准章节号体系类别号公司标准代号1.3 管理类文件、作业类文件编号1.3.1 公司的相关管理制度、业务职能所属按公司级发布的文件，按如下规则编号：KR—××—××—××××年号，4位阿拉伯数字顺序号，2位阿拉伯数字（超过，按实际位数）业务职能类别代码公司代号1.4 不列入业务职能，部门内部管理需要，由部门自行编制并实施的部门文件，按如下规则编号：××—××—××××年号，后2位阿拉伯数字顺序号，2位阿拉伯数字部门代号1.5 记录编号公司贯标实施的相关管理体系和生产经营所需的表单卡，按如下规则编号：KR/JL—××—×××顺序号，3位阿拉伯数字部门代号公司记录代号2 业务职能代码和部门代号设置2.1 业务职能代码，见表1。
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中电新源文件编号规则
1. 目的
加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。
2. 适用范围
适用于公司文件的编号管理和控制。
a)技术类文件：是指在公司的研发、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。
b)其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；
c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。
3. 编号办法
3.1 公司名称约定
公司全称：中电新源智能电网科技有限公司
简称：CPHV
3.2 日期表示格式：yyyy-mm-dd
yyyy:年份：用四位数字表示公元年份，如2012表示公元2012年。
mm月份：用两位数字表示月份，不足两位时，用零补齐，如03表示第3月。
dd 某日：用两位数字表示当日，不足两位时，用零补齐，如05表示第5日。
例如：2012-10-12表示（2012年10月12日）
3.3 文件版本编号
下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：
起草版本的编号为0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如，0.1, 0.1.1, 0.1.1.1.
一旦文件版本得以确认后，即正式版本编号应该始自1.0，版本编号不断变化为：1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。
项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2
等。
3.4 技术文件命名格式：CPHV-TT-NN-YYYY-MM
CPHV：公司名称缩写
TT文件类型：
SC：质量手册
CX：程序文件
JS：作业指导书、说明书等
GL:操作规程，计算书等
ZD：制度
JL：记录
NN：版本号，参见3.3节
YYYY-MM：年月
3.5 其他文件的编号
3.5.1 公司规章制度和管理文件
公司规章制度和管理文件的编号格式为：CPHV(-DN)-TT-nnn-dd-YY
DN：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；
如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。
相应的部门代号如下：
质量部QM
综管部：ZG
生产部：SC
工程部：GC
研发部：YF
市场部：XS
财务部：CW
nnn：文件流水号
dd：文件版本号
YY：年份
例如：考勤管理制度的文件编号为：CPHV-ZG-001-1.0-12，表示2012年发布的1.0版考勤管理制度，适用于公司全体人员的规章制度。
3.5.2 合同协议(原件归档时人工增加编号)
合同协议的编号格式为：CPHV –yyyy-mm-dd-T-nnn
Yyyy-mm-dd：签订合同的年月日
T：合同类型
XS-销售合同CG-采购合同HZ-合作协议LD-劳动合同QT-其它合同
nnn：合同流水号
3.5.3 传真(原件归档时人工增加编号)
发出的传真编号结构为：CPHV-AA -R/S-BB-yyyy-mm-dd- nnn
AA：人员姓名
R表示收到传真，S表示发出传真
BB：传真的主题（不超过15个汉字）
yyyy-mm-dd：表示日期
nnn：传真流水号
传真属于临时文件，一般不做长期保存，如需要保存，则应对其复印，并以外来文件的命名规则进行命名,并且与外来文件一起管理。
例如：CPHV-张三-R-宁波下月订单的回复-2012-10-12-01 （表示在2012年10月12日收到从宁波发来的传真，主题为“下月订单的回复”。
3.5.4 对外发文
指公司发给公司外部的通知、公函等。
其格式为：yyyy-mm-dd CPHV（外）文字第nnn号
yyyy-mm-dd：发文的年月日
nnn：文件流水号
3.5.5 会议纪要
指公司内部会议的记录等，格式：CPHV-（DN）-yyyy-mm-dd-AB-nnn DN：部门（若为公司全体部门参加的，则可省略）
yyyy-mm-dd：日期，详见3.2日期表示
AB：会议主题（不超过15个汉字）
nnn：文件流水号
例如：CPHV-20121015-周例会-001
3.5.6 其它文件
周工作计划：CPHV- yyyy-mm-dd -周计划- AB-nnn
工作任务单：CPHV- yyyy-mm-dd -任务单- AB-nnn
出差报告单：CPHV-yyyy-mm-dd -出差报告- AB-nnn
yyyy-mm-dd：日期
AB：人员姓名
nnn：文件流水号
例如：CPHV-2012-10-15-周计划-张三-001。