公司文件编号规则84050
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中电新源文件编号规则
1. 目的
加强公司文件的标准化管理,便于文件的识别、追溯和控制,规范存档,确保公司重要文件具有唯一编号,保证公司文件体系有效运转。
2. 适用范围
适用于公司文件的编号管理和控制。
a)技术类文件:是指在公司的研发、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。
b)其他文件:包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等;
c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。
3. 编号办法
3.1 公司名称约定
公司全称:中电新源智能电网科技有限公司
简称:CPHV
3.2 日期表示格式:yyyy-mm-dd
yyyy:年份:用四位数字表示公元年份,如2012表示公元2012年。
mm月份:用两位数字表示月份,不足两位时,用零补齐,如03表示第3月。dd 某日:用两位数字表示当日,不足两位时,用零补齐,如05表示第5日。例如:2012-10-12表示(2012年10月12日)
3.3 文件版本编号
下面是对文件版本进行编号要遵守的标准:
起草版本的编号为0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。版本编号可以根据项目需要延伸到若干层,例如,0.1, 0.1.1, 0.1.1.1.
一旦文件版本得以确认后,即正式版本编号应该始自1.0,版本编号不断变化为:1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0,2.1, 2.2
等。
3.4 技术文件命名格式:CPHV-TT-NN-YYYY-MM
CPHV:公司名称缩写
TT文件类型:
SC:质量手册
CX:程序文件
JS:作业指导书、说明书等
GL:操作规程,计算书等
ZD:制度
JL:记录
NN:版本号,参见3.3节
YYYY-MM:年月
3.5 其他文件的编号
3.5.1 公司规章制度和管理文件
公司规章制度和管理文件的编号格式为:CPHV(-DN)-TT-nnn-dd-YY
DN:大写英文字母,部门代号,如该制度是公司级文件,适用于公司全体人员,该部分编码省略;
如该文件是部门内部管理制度,则应标记部门编号,表示该制度由部门内部使用。相应的部门代号如下:
质量部QM
综管部:ZG
生产部:SC
工程部:GC
研发部:YF
市场部:XS
财务部:CW
nnn:文件流水号
dd:文件版本号
YY:年份
例如:考勤管理制度的文件编号为:CPHV-ZG-001-1.0-12,表示2012年发布的1.0版考勤管理制度,适用于公司全体人员的规章制度。
3.5.2 合同协议(原件归档时人工增加编号)
合同协议的编号格式为:CPHV –yyyy-mm-dd-T-nnn
Yyyy-mm-dd:签订合同的年月日
T:合同类型
XS-销售合同CG-采购合同HZ-合作协议LD-劳动合同QT-其它合同
nnn:合同流水号
3.5.3 传真(原件归档时人工增加编号)
发出的传真编号结构为:CPHV-AA -R/S-BB-yyyy-mm-dd- nnn
AA:人员姓名
R表示收到传真,S表示发出传真
BB:传真的主题(不超过15个汉字)
yyyy-mm-dd:表示日期
nnn:传真流水号
传真属于临时文件,一般不做长期保存,如需要保存,则应对其复印,并以外来文件的命名规则进行命名,并且与外来文件一起管理。
例如:CPHV-张三-R-宁波下月订单的回复-2012-10-12-01 (表示在2012年10月12日收到从宁波发来的传真,主题为“下月订单的回复”。
3.5.4 对外发文
指公司发给公司外部的通知、公函等。
其格式为:yyyy-mm-dd CPHV(外)文字第nnn号
yyyy-mm-dd:发文的年月日
nnn:文件流水号
3.5.5 会议纪要
指公司内部会议的记录等,格式:CPHV-(DN)-yyyy-mm-dd-AB-nnn DN:部门(若为公司全体部门参加的,则可省略)
yyyy-mm-dd:日期,详见3.2日期表示
AB:会议主题(不超过15个汉字)
nnn:文件流水号
例如:CPHV-20121015-周例会-001
3.5.6 其它文件
周工作计划:CPHV- yyyy-mm-dd -周计划- AB-nnn
工作任务单:CPHV- yyyy-mm-dd -任务单- AB-nnn
出差报告单:CPHV-yyyy-mm-dd -出差报告- AB-nnn
yyyy-mm-dd:日期
AB:人员姓名
nnn:文件流水号
例如:CPHV-2012-10-15-周计划-张三-001