浅谈采购业务内部控制制度设计

● 市场营销
《 经济￣ ２０ 年第 １ ０９ 期
浅谈 采购 业务 内部控 制制度设计
●蒋素英
摘 要： 文章分析采购业务的内容 、 特点 ， 论述编制存货 采购业务 内 部控 制制度的原则 ， 从职务分 离制度 、 存货采购的请 购单控制制度 、 存货 采 购 审批 控 制 制 度 、 货控 制 制度 、 物 验 收控 制 制度 、 款 支付 控 制 制 订 货 货 度 、 计 稽核 与 对账 制 度 阐 述 了采 购 业 务 内部 控 制 制 度 的设 计 。 相 应 会 对 的采 购业 务 凭 证 和 凭证 流 转程 序 提 出 了 自己的观 点 。 关 键 词 ： 购 业 务 内控 制 度 设 计 采 中图 分 类 号 ：２ ０ Ｆ ７ 文 献 标识 码 ： Ａ 文 章 编 号 ： ０ — ９ ４２０ ）１２ ６ ０ １ ４ ４ １ （０ ９０ — ３ — ２ ０ 采购 与付款业务是企业经 营活 动的首要环节， 它与生产 、 销售 计划 密切联 系， 务发生频繁 ， 量大 ， 业 ：作 Ｉ 运行环节多 ， 直接 导致 货币资金的 支 出或对外负债 的增加 ， 容易产生管理漏洞。建立完善的采购业务 内部 控制制度 ， 以保证采 购付 款业 务循环有效运行 ， 可 确保采 购事项的真实 性、 合理性 、 合法性 ， 发现并纠正错误 ， 防止欺诈 和舞弊行为 ， 及时准确提 供采购业务的会计信息 ， 使企业在采购 、 付款环节获得最大经济效益 。 设 计采 购业 务的内部控制制度， 依据企业 的生产 经营特点 ， 就是 针对 采购 业务 的工作特性，设计 出规范整个业务流程和每个关键控制点 的规定 、 方法 、 措施等， 并规范执行， 严格监督。 、 采购业务内部控制制度的设计原则 设计 采购业 务 内部 控制 制度最 基本 的原则 是实事求 是 ， 因企 制 “ 宜” 灵活兼顾 。 ， １ ． 相互牵制原则。一项完整的采购业务 ， 如果是经过两个以上的有 相互制约环节对其进行 监督和核查 ，其发生错弊现象的可能性就很小 。 就具体内控措施来说 ， 相互牵制必须考虑横向控制和纵向控制两个方面 的制约关系。从横 向关 系来讲 ， 完成某个环节的工作需有来 自彼此独立 的两个部 门或人员协调运作 、 相互监督 、 相互制约 、 相互证 明； 从纵 向关 系来讲 ，完成某个工作需经过互 不隶 属的两个或两个 以上 的岗位 和环 节， 以使下级 受上级监督 ， 上级受下级牵制 。例如 ， 在材料采购控制系统 中， 采购部 门只有凭领导审批后 的采 购单 或合同（ 向牵制 ） 行采 购 ， 纵 进 而采购的材料必需经过验收（ 横向牵制） ， 后 才能办理有关手续。因而只 有经过横向关 系和纵 向关 系的核查和制约， 才使发生的错弊减少到最低 程度 ， 或者即使发生问题 ， 也易尽早发现 ， 时纠正 。 及 ２成本效 益原则。企业 最关 心的是经济效益 ， ． 如果单 纯从控制的角 度辣考虑 ， 与控制 的人员和环节越多 ， 参 控制措施越严密 ， 控制的效果就 越好 ， 其发生 的错弊现象就越少 ， 但因控 制活动造成的控制成本就越 高。 务 内部控制时 ， 一定 要考虑控制投入成本 和控 制产 出效益之 比， 要根据企业 自身经营 的实 际情 况 ， 权衡实施成本与预期效 益科 学设立 ， 力争以最小的控 制成本取得最大 的控制效果。 ３岗位责任原则。采购业务 内部控制的设立是 与企业的管理模 式紧 ． 密联 系的 ， 企业按照其推行的管理模式设立 工作 岗位 ， 并赋予其责 、 、 权 利， 规定相应 的操作规程和处理程序。在设置 岗位时必须 考虑到授权 岗 位 和执行 岗位的分离 、 执行岗位和审核 岗位 的分离 、 保管 岗位和记账 岗 位 的分离等 ， 通过不相容职责的划分 ， 各部 门和人员之间相互 审查 、 核对 和制衡 ， 避免一个人控制一项 交易的各个环节 ， 以防止员工 的舞弊行为。 ４ 协调配合原则 。设计采 购业 务内部控 制制度要有利 于各部 门之 间、 人员之间相互配合 、 协调同步 、 紧密衔接 ， 避免只管相互牵制而不顾
一
办事效率 的做法 ， 导致不必要 的扯皮和脱节现象。 为此 ， 必须做到既相互 牵制 ， 又相互协调 ， 保证经营管理活动连续 、 有效地进行 。 二、 采购 业 务 内部 控 制 制度 的设 计 设计采购业务内部控制制度首先应了解采购业 务不相容 岗位 ， 确保 设计 的内控制度得到有效运行 。采 购业务不相容岗位 至少包括 ： 请购与 审批 ； 询价 与确定供应商 ； 采购合 同的订立与审计 ； 采购与验 收； 采购 、 验 收与相关会计记录 ； 付款审批 与付款款执行。 考虑这些不相容岗位 ， 采购 业务的内部控制制度应包括 以下几个方面 ： １ ． 职务分离制度 。 购环节 中的主要业 务有提交请购单 、 采 编制计划 、 审批计划 、 市场调研 、 招标投标 、 签订采购合同 、 订货 、 收货 和入账等 。在 这些业 务中需要进行职务分离 的主要有 ：１ （ ）生产或 销售部 门根据生产 使用量或销售需要量提出需要采购 的物资品种和数量 ， 仓储部 门依据提 供的需采购物资品种 、 量及现有库存量 ， 数 制定采 购计划 ， 报预算管理部 门审批 ， 然后由采购部 门依据经管部 门提供的市场调研报告进行公开询 价。 ２ 由生产或销售部 门、 （） 采购部门 、 财务部 门和法律部门、 经营管理部 门共 同组织招标投标来选择供应商 ， 并会同供货单位签订采购合同。 ３ （） 物资的采购人员不能同时负责所购物资的质检 、 收 、 管。（ ） 验 保 ４ 物资 的 采购人员 、 保管人员 、 使用人员不能 同时负责会计记 录。（ ） ５ 采购人员应 与负责付款审批的人员相分离 。 ６ 审核付款人员应与付款人员相分离 。 （） （） ７ 记录应付账款的人员应与 出纳人员相分离。 ２ ． 请购单控制制度 。在确定物资采购时 ， 必须 由物资的使用部门根 据未来一定期间的需要量 ， 以填制“ 物资需求单 ” 的方式提前通知物资保 管部 门，物资需求单 ” “ 有使用部 门的制单 、 审核 、 批准人 员签字 。保管部 门根据使用部 门提供 的需 要量 ，再根据现有物 资的库存量计算出请购 量， 正式提交“ 物资请 购单 ” 。经过物资保管部门主管签字 的请购单报预 算管理部门审批并会 同采购部门 、 财务部门 、 确认制定采购计划 。 财务部 门根据资金使用情况签署执行意见 ， 采购部门将采购计划报主管领导批 准、 存档备案并办理招标订货手续。 ３审批控制制度 。根据企业生产 、 ． 使用情况 的实际需求 ， 兼顾所需物 资的特性 ， 结合现有库存情况 ． 制定出品种 、 数量 、 货期较 高准确性的 交 采购计划 ， 上报经 营管理部 门审批 ， 金额较大 的一类 物资采购由经理办 公会审批。对于计 划内的采购项 目， 具有请购权 的部 门应严格按照计划 执行进度 办理请购手续 ； 于超计划和计划外代 购项 目， 对 具有请 购权的 部 门应对需求部 门提 出的申请进行 审核后再办理请 购手续， 并报审批人 审批 ， 审批人根据其职责 、 限以及实际需要进行 审批 。 权 ４ ． 订货控 制制度 。 经管部门提供 附有供应商的价格表 、 质量等级 、 供 应量 、 电话 、 地址 的市场调研报告 ， 并定期对供应商的信誉 、 价格 、 质量进 行评估 ， 建立包括 价格 、 质量标准 、 折扣 、 款条件 、 付 供应商信誉 、 电话 、 地 址等供应商档案 ， 中筛选质量好 、 从 价格 低 、 信誉好 的供应商 ， 由生产或 销售部 门、 采购部 门、 财务部 门 、 法律部门共 同进行招标投标 ， 最终确定 供应商 。采购部门具体办理汀货手续签订订货合 同及订货单 ， 并将订货 单及时传送给生产 、 销售 、 保管和会计 等有关部 门， 以备合 理安 排生产 、 销售 、 收货和付款 。 企业对物资采购每年进行一次招投标 ， 以增加现有供 应商的竞争 意识 。 一 ５货物验 收控制制度。企业所订购的货物运到后先人验收库 由业务 ． 部门开具入库通知单 、 验收单。质检部门按 照国家标准 、 行业标准 、 企业