office办公自动化的理论基础

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2.我国OA发展存在的问题
目前困扰我国办公自动化的应用主要有以下问题： – 基础设施建设尚不完善 – 系统的安全难以令人满意 – 与办公自动化相适应的规章制度不健全 – 落后的管理模式与先进的计算机网络化管理不 相适应 – 领导的重视和工作人员的支持不够 – 软件应用相对滞后于硬件平台 – 不能慎重选择适合自身条件的设备、软件和服 务厂商。
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说明:对OA概念的全新认识
– 在OA功能上：对于企业高层领导而言， OA是决策支持系统；对于中层管理者而言， OA是管理信息系统；对于普通员工而言： OA是事务／业务处理系统。 – 在技术范畴上：计算机技术是OA的前提， 通信技术是OA的基础，科学的管理思想是 实现OA的核心。
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2.层次:
– 办公自动化分为三个层次：事务处理型、管 理控制型、辅助决策型。
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3.实现办公自动化的必备条件 – 要实现办公自动化，就得为它创造必备的条件。 没有这些条件，办公自动化就只是一句空话。 这些必备条件是 :
经济条件 技术条件 设备条件 标准化的建立 办公环境的现代化 办公人员的高素质。
– 总之，办公自动化实现的条件，涉及到机构、 人、机等项目，还包括思想观念、工作机构、 工作方式的相应变化。
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• 我国办公自动化发展已经经历了三个阶段，各个单位办 公自动化程度有所不同，大致可以分为四种情况:
i. 起步较慢，还停留在使用没有联网的计算机，使用MS Office系 列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率。 ii. 已经建立了自己的Intranet网络，但没有好的应用系统支持协同 工作，仍然是个人办公。网络处在闲置状态，单位的投资没有产 生应有的效益。 iii.已经建立了自己的Intranet网络，单位内部员工通过电子邮件交 流信息，实现了有限的协同工作，但产生的效益不明显。 iv.已经建立了自己的Intranet网络；使用经二次开发的通用办公自 动化系统；能较好地支持信息共享和协同工作，与外界联系的信 息渠道畅通；通过Internet发布、宣传单位的有关情况；Intranet 网已经对单位的管理产生了明显的效益。现在正着手开发或已经 在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学的管理和 决策，增强单位的竞争能力自动化的基本概念 • 国内外办公自动化的发展情况 • 办公自动化系统的安全与保密
难点
• 办公自动化的发展趋势 • 电子政务的相关知识 • 办公自动化系统的安全与保密措施
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1.1 办公自动化的基本概念
概念 – 办公自动化（Office Automation, 简称OA） 是指办公人员利用先进的科学技术，不断 使人的办公业务活动物化于人以外的各种 设备中，并由这些设备与办公室人员构成 服务于某种目标的人——机信息处理系统， 以达到提高工作质量、工作效率的目的 。
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3 .国外电子政务发展状况
• 从世界范围来看，推进政府部门办公自动化、网 络化、电子化，全面信息共享已是大势所趋。
美国 加拿大 新加坡 英国 日本 韩国 德国 印度
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4 .电子政务系统优越性分析 • 1998年4月，青岛市在互联网上建立了我 国第一个严格意义上的政府网站“青岛政 务信息公众网” （），发展至 今，该网站设计已经非常精美、功能非常 完善，对于大部分市民关心的问题已经实 现了“一网式”电子政务，真正体现了电 子政务的基本原则，在技术的使用、内容 和管理等诸多方面都走在全国前列，对我 国当前建设电子政务具有参考价值。
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1.4 .当前我国办公自动化的发展契机
– 近几年，计算机技术尤其是网络技术、通讯技术、 数据库技术、多媒体技术、虚拟现实技术等的飞速 发展和应用，使我国办公自动化的发展呈现出新的 景象，为办公自动化的发展提供了契机。 1)计算机网络技术的成熟与普及，使得许多单位建立 了自己的局域网和广域网，并与Internet相连，形成 了完善的信息流转通路。 2)经过多年的不懈努力，建立了许多以数据库为基础 的应用系统，积累了大量宝贵的信息资源，锻炼和 培养了一批信息技术开发应用人员，工作人员使用 计算机的能力和积极性都有了很大提高。
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3)高深层次发展阶段 最近，电子政务开始向更高层次发展，主要表现： 首先，许多地方政府都将国民经济和社会信息 化作为“十五”规划的重要内容 其次，专业化的政府服务网站日益增多，服务 内容更加丰富，功能不断增强，互动性得到很 大提高。 第三，电子政务的发展极大地促进了我国IT行 业的发展，包括硬件、应用软件、系统软件等 今几年都在一定程度上受惠于电子政务的发展 第四，电子政务的软课题研究已经提到议事日 程
本章介绍办公自动化的基本概念、国内外发展状况、未来发 展趋势、电子政务基本知识以及办公自动化系统的安全与保 密等内容。
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【本章主要知识点】
办公自动化的概念和层次
办公自动化的组成与功能 办公自动化的发展过程 办公自动化的发展趋势 我国办公自动化的发展历程 影响我国办公自动化发展的因素 电子政务的基本知识 办公自动化的安全与保密
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4.办公自动化的未来发展 办公自动化未来发展将体现以下几个特点：
– 办公环境网络化 – 办公操作无纸化 – 办公服务无人化 – 办公设备移动化 – 办公思想协同化 – 办公信息多媒体化 – 办公管理知识化
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1.3 我国办公自动化的发展
我国OA发展过程
• 我国的办公自动化从20世纪80年代初进入启蒙阶段 , 80 年代中期，制定了办公自动化的发展目标及远景规划。 • 20世纪80年代末，我国开始大力发展办公自动化，到现 在已经有十几年的历史。这个阶段我国建立了一批能体 现国家实力的国家级OA系统 . • 20世纪90年代中期后，随着网络技术(如100M以太网)、 群件系统(特别MicrosoftExchange Server和Louts Notes)、数据库技术(成熟的关系数据库管理系统)和各种 面向对象开发工具(如Microsoft Visual Studio)等技术和 产品日渐成熟而被广泛应用，同时由于国内经济的飞速 发展引发市场竞争的逐渐激烈，以及政府管理职能的扩 大和优化，这一切导致政府和企业对办公自动化产品的 需求快速增长。这时，办公自动化开始进入一个快速的 发展阶段。
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4.OA基本功能:
– 公文管理 – 会议管理 – 部门事务处理 – 个人办公管理 – 领导日程管理 – 文档资料管理 – 人员/权限管理。
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5. OA主要内容:
– 办公自动化从其处理技术来看，内容包括：
公文电子处理技术 电子表格和数据处理技术 语音和图形图像处理技术 电子邮件技术 电子会议技术 电子报表技术 信息检索与传输技术 互联网技术
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5)近两年国家各级政府部门如火如荼开展 了“电子政务”建设，同时国家的政府 机构改革也在紧锣密鼓地进行，政府一 边精简机构、缩减人员，一边要求利用 计算机技术实现政府管理的现代化。与 此同时，随着市场经济的不断深化和市 场竞争的逐渐激烈，企业也认识到暴利 时代已经过去，企业的真正利润增长点 在于优化企业内部管理、降低产品成本、 提高产品竞争能力上。21世纪，将是我 国办公自动化发展的一个黄金时代。
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5 .我国当前实现办公自动化解决方案 – 一个单位要实现办公自动化，其解决方 案应遵循以下步骤：
• 搭建单位的Intranet网络，这是办公自动化 的应用网络平台。 • 对于已经拥有Intranet网络的单位，需要一 套通用办公自动化系统。 • 对于那些已经在使用通用办公自动化系统的 单位，或者只有Intranet网络并打算一次到 位实施办公自动化的单位，进一步的工作将 是开发针对其具体业务的一套综合办公自动 化应用系统.
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2)快速完善发展
1998年4月，青岛市在互联网上建立了我国第一个严格 意义上的政府网站“青岛政务信息公众网” （）。 1999年1月，40多个部委（局、办）的信息主管部门共 同倡议发起了“政府上网工程”,其目标是在1999年实现 60%以上的部委和各级政府部门上网，在2000年实现 80%以上的部委和各级政府部门上网。 截止到2002年1月15日，以为结尾注册的域名总 数达到5864个，占国内域名总数的4.6% ; 已经建成的 WWW下的政府网站达4677个，占总数的1.7% ，所有的 省级政府机构和中央部委、95%以上的市级政府和省政 府的厅局办、70%以上的县级政府以及经济发达地区的 乡镇级政府都已经在网上设立了办事窗口。
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1.2 办公自动化的发展演变
起源:
– 20世纪60年代初，美国IBM公司研制出一种 打字机,最先将电脑系统引入办公室。 相关知识: – 美国GE(通用电器)公司最早使用计算机进行 工资计算,开始了计算机数据处理. – 我国70年代末长春“一汽”最早使用计算机 开始进行数据处理工作.
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2.办公管理思想体系的发展演变
政府机关与企事业单位的办公自动化，伴随着管 理思想与管理体系的演变已经经历了6代：
– – – – – 硬件配置阶段 数据处理自动化阶段 C/S架构下的工作流自动化阶段 无障碍工作流自动化阶段 协同工作型办公自动化（KM1代）
– 协同发展型办公自动化（KM2代）。
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3.现代办公技术设备的发展演变
办公自动化技术设备的使用经历了单机、局部网络、大规模计算 机网络、世界性计算机网络四个阶段。 1975年以前为办公自动化的第一阶段，设备以单机为中心。 20世纪70年代后期到80年代初期为第二阶段，设备使用 在单机应用的基础上，以单位为中心向单位内联机发展， 建立起电脑局部网络系统（简称局部网络）。 20世纪80年代后期到90年代中期为第三阶段，设备使用 由电脑局部网络向跨单位、跨地区联机系统发展的阶段。 20世纪90年代中期至今为第四阶段，是“全面实现办公自 动化”的阶段。
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1.4 电子政务简介
什么是电子政务:
– 电子政务就是借助电子信息技术而进行的政务活 动，是指各级政府部门运用先进的信息技术手段， 将政府可公开的信息面向社会、面向企业、面向 公众发布，并使政府的服务工作网络化。 – 对于政府机关来说，OA建设就是电子政务工作 开展的前提，电子政务是对OA建设的发展。