试论中职学校档案管理的规范创新与信息化建设

一、中职院校开展档案管理的意义
（一）确保学校档案管理资料记载客观性。一个学校的档 案是记录学校内全体师生具体情况的文字资料，且汇集了原 始和可靠信息，有需要时通过档案能查阅到整个校园的发展历 程。因而从学校的角度考虑，档案是学校内最为重要的信息来 源，做好校园内档案管理工作，能让档案的记录最为真实与可 靠，也能更好地推进校园建设。 （二）培养良好的学习风气。学生在学校期间的学习状况 主要是由学生的学习状况呈现的文字记录形式，学生成绩的原 始凭证也会记录在档案内，因而在学生就读中职院校时，学生 通过翔实的记录档案，规范学生的行为，让学生能自觉遵守学 校的各项规定，有助于形成良好的学习风气。 （三）为学生步入工作岗位提供依据。用人单位来校招聘 毕业学生时，不但要查看学生的证书，更要了解学生的在校情况 和个人发展能力，所以档案资料是用人单位参看的资料之一，通 过查看档案资料内对学生的评价，能较大程度上影响用人单位 对学生的印象。因而中职院校加强档案管理工作，保障档案 的客观与真实，其实是为学生提供进入社会的“准入证”。
信息工作
ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ ｗｏｒｋ
试论中职学校档案管理的规范创新与信息化建设
文/济南信息工程学校 孙海霞 【摘要】档案管理工作对高职院校的发展有极为重要的影响，并存有现实意义，但在档案管理中会有很多问题涌现出 来，因而需学校不断强化档案管理工作的规范性，且开展信息化建设，以期完善高职院校的档案管理工作，让其高效发展。 【关键词】中职学校；档案管理；规范创新；信息化建设
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２０１６／１２ 工作指导 总第２５７期
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督查工作 信访工作
Ｓｕｐｅｒｖｉｓｉｏｎ ｗｏｒｋ Ｌｅｔｔｅｒｓ ａｎｄ ｖｉｓｉｔｓ ｗｏｒｋ
二、把握住做好信访工作的关键点
（一）进一步加强信访工作与依法治校紧密结合。 推进 信访法治化建设是贯彻落实依法治国方略、加快社会主义法 治建设的必然要求，是促进社会公平正义、维护和谐稳定的 重大举措，是保障人民群众的合理诉求的现实需要。高校必须 不断增强运用法治思维和法治方式推动信访工作的自觉性，把 握国家“法治国家、法治政府、法治社会”一体建设时机，紧 紧围绕依法治校的要求，积极建立“法治信访”新常态。以手 段和方法的创新拓展信访工作新空间，妥善处理信访事项，通 过保障信访权，来积极回应师生和社会群众对学校事业发展的 知情权、表达权、参与权和监督权的关切。要将法治信访纳入 学校法治宣传工作，以国家大力推进涉法涉诉信访改革为契 机，引导信访人通过法律途径维权，把涉法涉诉信访问题纳入 法治轨道。 （二）加强引导信访人依法逐级走访。国家信访局《关于 进一步规范信访事项受理办理程序引导来访人依法逐级走访的 办法》，教育部办公厅《关于进一步规范信访事项受理办理程 序引导来访人依法逐级走访的实施细则》，都对信访人提出信 访事项的程序进行了明确规定，高校应在保证信访渠道畅通的 前提下，重点在规范信访人信访行为上下功夫，进一步强化责 任意识，引导来访人依法逐级走访，推动信访事项及时就地解 决。对信访人合法、合理的诉求要依据政策及时解决。没有政 策依据的，要尽力做好息访工作。对有极端行为的信访人应当 采取劝诫等必要措施，以维护正常的信访工作秩序。对不到接 待场所，而是到办公场所、公共场所缠访闹访，违反《信访条 例》六项禁止性行为的，以及对少数以闹求决、以访牟利的违 法行为，及时报告公安机关依法处理。 （三）构建群众监督向组织监督、外部监督向内部监督转 化的机制。信访既是高校师生员工对学校的各方面工作提出意 见和建议，反映领导干部违纪违法问题，维护自身合法权益， 依法行使民主监督的权利的重要方式，也是学校领导了解校情 和民意，接受民众监督，纪检监察部门掌握干部违纪违法线索 的重要途径。特别是纪检监察部门通过受理和处理相关信访， 一方面能够及时发现行政权力运行过程中的失当、失控问题， 惩治违法乱纪行为，保护信访人合法权益；另一方也能够及时
三、解决当前教学中档案管理的对策
（一）规范学校档案管理制度的建设。主要内容如下： １．完善学校档案管理制度。学校建立系统合理、科学完整 的档案管理工作对学校的档案工作推进意义重大，可以从以下 几方面入手：第一，要建立或规范学校档案资料的归集，并将 学校内部的各个资料全部汇集在一起，根据资料中的不同，分 门别类地建立档案收集和整理开发的专栏，然后聘请专业人员 全面地规划档案管理流程。第二，需要明确不同部门的工作职 责，让学生的档案工作能做到各司其职，部门之间的配合是学 校档案工作完成的必要前提。第三，建立考核管理制度与积累 制度，用以提升档案管理质量。 ２．提升管理人员的工作素养。学校为实现档案管理的科学 化，需提升工作人员的工作素养，进而更好的管理档案资料并 有效应用资料内的各类信息。与此同时为更好地提升档案管理 人员的素养可分以下几个步骤实现：第一，学校领导在招聘档 案管理人员时最好要考察人员的道德素养，选择工作能力强， 职业素养好的人才管理学校档案。第二，学校最好定期组织档 案管理人员做好专业化的档案知识收集，通过先进的工作理念 让档案管理工作能落实到实处，并对人员进行考核，以期提升 档案管理人员的管理能力，进而转变其管理理念。第三，学校 需加大档案管理人员的整体培训力度，并管理人员的家庭和生 活情况，目的是创造工作人员的积极性。 （二）做好学校档案信息建设。应从如下几点着手： １．强化学校对档案信息的建设。为加强学校档案信息建 设，需要加大对档案信息的投入力度。为此，学校可以根据学 生的实际状况制定相应的档案信息化建设标准，在此标准的约 束下，调动学校现今可用资金，若资金不够可以向政府申请， 做好政府财政和相关部门的支持，以期解决资金上的困境。另 外，在各方面条件都具备的前提下，学校最好应加大资金准入 渠道，拓展资金来源，并充分挖掘资金的利用情况，进而让档 案信息化建设工作能顺序的开展下去。 （下转第９８页）
学校档案是学校范围内教职员工在从事教学和教育等活动时 凝聚具有保存和查阅价值的文字、图片、数据档案信息。因而完善 学校档案信息管理，对高职院校的教育、教学等工作有着积极意 义。然而随着科学技术的迅猛发展，档案管理过程中很多缺点日益 凸显，这就要求学校应契合时代发展要求强化档案管理创新流程， 开展高效的信息化建设，实现中职院校档案管理的实效性。
二、中职学校档案管理现状
（一）自动化管理方式没能普及。当前部分学校没有开展 自动化管理，管理方式很单一，机械化的操作还没能得到大面 积普及，因而这种传统的管理方式会带来大量的工作量，不但 工作速度较慢，工作时间较长，同时也会限制档案管理人员整 理档案的速度。根据研究获悉，出现以上原因的关键点有三， 第一，部分学校对档案管理的重视度不够，所以没能投入较大 的财力开展档案管理。第二，虽然部分学校已经调拨经费 而设备的先进性不能体现出来。第三，部分档案管理工作人员 现代办公意识缺乏，在拥有高科技设备的情况下还依然运用落 后的管理方式进行手工操作。 （二）档案管理人员的管理素养有待加强。目前档案管理出 现问题的原因有二：第一是缺乏专业化的档案管理人员，第二是工 作人员的业务水平偏低。根据调查可以获悉，中职院校专职档案管 理人员缺乏，档案工作由非专职人员兼任，非专职人员有自己的本
职工作，所以不能将全部的心思都投放到档案管理工作中，因而档 案管理工作漏洞百出的情况屡见不鲜。另，部分档案管理人员自 身业务能力偏低，因而档案管理人员的基本工作素养也比较低， 出现这一现象的具体表现是分类、整理、归档和保管等细节工作 内容不能被更好地把握，因而很难实现档案工作的规范化要求， 进而各类档案管理工作会制约档案管理的专业化发展。 （三）档案管理中创新意识淡薄。档案管理没能真正地从 提高效率增强服务的方面上实施管理，很多时候存在管理不够 健全，信息失真等状况，或者信息提供滞后的情况也是有存 在，这就削弱了服务学校的社会作用与功能。