信息沟通管理程序
IATF16949程序文件14信息沟通管理程序
IATF16949程序文件14信息沟通管理程序1、目的为了确保公司内部和外部的信息能够及时、准确、有效地传递和交流，以支持公司的运营和决策，特制定本信息沟通管理程序。
2、适用范围本程序适用于公司内部各部门之间、公司与供应商、客户、认证机构等相关方之间的信息沟通管理。
3、职责31 信息管理部门负责制定和维护信息沟通管理程序，收集、整理、分析和传递公司内部和外部的信息，为公司决策提供支持。
32 各部门负责本部门内部和与其他部门之间的信息沟通，及时向信息管理部门反馈相关信息。
33 管理层负责审批重要的信息沟通决策，确保信息沟通符合公司的战略和目标。
4、信息分类41 内部信息包括公司的方针、目标、战略规划、年度计划、管理制度、工作流程、质量目标完成情况、生产计划完成情况、设备运行情况、人员培训情况等。
42 外部信息包括客户需求、市场动态、竞争对手信息、法律法规和标准的变化、供应商信息、行业协会信息、认证机构信息等。
5、信息沟通方式51 内部沟通方式511 会议定期召开管理层会议、部门会议、项目会议等，讨论和决策公司的重要事项。
512 报告各部门定期向管理层提交工作报告，包括月度报告、季度报告和年度报告。
513 邮件公司内部使用电子邮件进行日常工作的沟通和信息传递。
514 公告栏在公司内部设置公告栏，发布公司的重要通知和信息。
515 即时通讯工具使用即时通讯工具，如企业微信、钉钉等，进行实时沟通。
52 外部沟通方式521 电话与客户、供应商、认证机构等通过电话进行沟通。
522 邮件与外部相关方通过电子邮件进行沟通。
523 拜访定期拜访客户和供应商，了解需求和反馈。
524 商务谈判与供应商进行商务谈判，确定合作条款。
525 参加行业会议和展会了解行业动态和竞争对手信息。
6、信息收集61 内部信息收集各部门指定专人负责收集本部门的信息，并按照规定的时间和格式向信息管理部门提交。
62 外部信息收集信息管理部门通过市场调研、网络搜索、参加行业会议等方式收集外部信息。
某有限公司信息沟通管理程序
某有限公司信息沟通管理程序一、引言在当今竞争激烈的商业环境中，信息的快速、准确传递对于企业的成功至关重要。
有效的信息沟通管理不仅能够提高工作效率，还能促进团队协作，增强企业的竞争力。
为了确保公司内部信息的顺畅流通和有效利用，特制定本信息沟通管理程序。
二、适用范围本程序适用于公司内部各部门之间、员工之间以及公司与外部相关方之间的信息沟通。
三、职责分工1、信息管理部门负责制定和完善信息沟通管理制度和流程。
搭建和维护信息沟通平台，确保其稳定运行。
收集、整理和分析公司内外部的信息，为决策提供支持。
2、各部门负责人负责本部门内部信息的传递和沟通，确保员工了解相关工作要求和进展。
向信息管理部门提供本部门的重要信息和数据。
3、员工积极参与信息沟通活动，及时反馈工作中的问题和建议。
遵守信息沟通的相关规定和流程，保护公司信息的安全。
四、信息沟通的方式1、会议定期召开部门例会、公司全体会议等，传达工作安排和决策，讨论工作中的问题。
会前应明确会议主题和议程，提前通知参会人员做好准备。
会议记录应及时整理并分发相关人员。
2、邮件用于正式的工作交流和文件传递。
邮件的主题应明确、简洁，内容表达清晰、准确。
重要邮件应及时回复，避免延误工作。
3、即时通讯工具如微信、钉钉等，用于实时沟通和信息快速传递。
但对于重要和正式的信息，仍应以邮件或书面形式确认。
4、内部公告栏发布公司的重要通知、政策和规章制度等。
员工应定期关注公告栏的更新。
5、面对面交流对于复杂或敏感的问题，提倡面对面的沟通，以便更准确地理解对方的意图。
五、信息沟通的内容1、工作指令和任务安排上级向下级传达工作目标、任务分配和时间要求。
2、工作进展和成果汇报下级向上级汇报工作进展、遇到的问题和解决方案。
3、业务信息和数据各部门之间分享业务相关的信息和数据，如市场动态、客户需求、财务报表等。
4、意见和建议员工对公司的管理、业务流程等提出的改进意见和建议。
5、政策和制度公司发布的各项政策、制度和规范，确保员工知晓并遵守。
信息交流、沟通和协商管理程序(企业管理体系适用)
综合部负责接收上级主管部门的文件，具体执行《文件控制程序》
各部门通过参加会议及文件传递等形式，就质量、环境、职业健康安全相关信息及时与上级部门和政府主管部门进行协商和沟通。
(15)顾客满意测量结果；
(16)组织机构变动、部门及职能的调整、重大的人事安排；
(17)各部门与管理体系相关的日常联络、常规通报信息等；
(18)员工及其代表所关心的职业安全健康问题。
外部信息至少包括：
(19)来自上级主管部门的各类信息，关于法律、法规及其他要求的信息；
(20)公司管理体系方针和环境绩效、监视和测量结果的有效宣传；
工作程序
信息的分类
内部信息：在公司经营、管理、服务活动中发生，在公司内部传递的信息，必要时可提供外部使用。
外部信息：在公司外部发生，传递至本公司，与公司的经营、管理、服务活动有关，可供在内部使用的信息。
内部信息至少包括：
(1)质量、环境、职业健康安全方针的制定、修订和评审；
(2)管理体系文件，特别是作业文件及记录的制定、修订和评审；
在体系运行过程中出现不符合、采取的纠正/预防措施、实施结果等信息的交流按公司《改进控制程序》要求进行。
紧急事态及应急响应信息由发生或发现部门/人员在第一时间通报主管领导，紧急状态下的信息沟通按《应急预案与响应控制程序》执行。
内部审核、管理评审信息由综合部以会议纪要和文件的方式负责传达至各单位、部门负责人，由各负责人传达至部门内部有关人员。
综合部负责与上级、行业主管部门以及相关方（除认证机构）的对外信息接收、传递和处理。
信息、协商及沟通管理程序
信息、协商和沟通管理程序一、目的本程序旨在建立有效的信息交流、协商和沟通机制，确保公司内部各层级之间、公司与外部相关方之间的信息能够及时、准确、完整地传递和共享，促进公司的良好运作和持续发展。
二、适用范围本程序适用于公司内所有与信息交流、协商和沟通相关的活动。
三、术语和定义1、信息：指与公司的经营、管理、生产、安全、环保等方面有关的数据、消息、报告、文件等。
2、协商：指公司与员工或相关方就共同关心的问题进行讨论和交换意见，以达成共识的过程。
3、沟通：指信息在发送者和接收者之间的传递和理解。
四、职责分工1、综合管理部门负责制定和修订信息、协商和沟通管理程序。
统筹公司内部信息的收集、整理、传递和发布。
组织和协调公司与外部相关方的沟通和协商活动。
对信息交流、协商和沟通的效果进行评估和改进。
2、各部门负责收集、整理和传递本部门的相关信息。
参与公司内部的协商和沟通活动，提出意见和建议。
负责与本部门业务相关的外部单位的沟通和协调。
3、员工及时反馈工作中的相关信息和问题。
参与公司组织的协商和沟通活动。
五、工作程序1、内部信息交流各部门通过工作汇报、会议、邮件、即时通讯工具等方式向综合管理部门传递本部门的工作进展、成果、问题等信息。
综合管理部门对收集的信息进行整理和分析，形成公司内部报告，向管理层汇报，并通过公司内部网站、公告栏等渠道向全体员工发布。
定期召开公司级会议、部门级会议、专题会议等，进行信息交流和讨论。
2、外部信息交流综合管理部门通过网站、社交媒体、行业报告等渠道收集外部信息，包括政策法规、市场动态、竞争对手情况等，并传递给相关部门。
各部门通过与客户、供应商、合作伙伴、政府部门等的沟通和交流，获取和传递相关信息。
对涉及公司重大利益或形象的外部信息，由综合管理部门组织相关部门进行评估和应对。
3、协商对于涉及员工权益、公司发展战略等重要事项，组织员工代表和管理层进行协商，充分听取各方意见，达成共识。
对于劳动争议、合同变更等问题，按照相关法律法规和公司制度进行协商解决。
沟通、参与协商及信息交流管理程序
沟通、参与协商及信息交流管理程序1目的建立适当的沟通过程，确保与管理体系有效性有关的信息得到及时的沟通。
2范围与本公司管理体系有效性有关的信息均属本范围。
3职责3.1总经理与管理者代表负责与各部门负责人进行质量/环境/职业健康安全信息交流。
3.2公司行政部负责公司内外质量/环境/职业健康安全信息的收集、汇总和管理。
3.3各部门负责其范围内的质量/环境/职业健康安全信息交流，并及时将各种质量/环境/职业健康安全信息反馈到公司行政部。
4工作程序4.1沟通形式：各部门依据相关体系文件的规定记录、收集、传递并处理日常信息。
除此之外，为促使体系信息得到及时的沟通，达到全员参与、实现目标的目的，本公司采用如下的沟通形式：4.1.1协调会/协商会4.1.2全体员工大会4.1.3内审首末/次会议4.1.4管理评审会议4.1.5建议箱4.1.6内部宣传4.1.7外部宣传4.2内部信息交流4.2.1内部信息内容4.2.1.1质量/环境/职业健康安全方针、目标、指标、管理方案的实施情况。
4.2.1.2质量/环境/职业健康安全重要/重大环境/安全因素控制情况。
4.2.1.3监测、培训、法律法规的遵循情况。
4.2.1.4应急准备与响应。
4.2.1.5不符合、纠正与预防措施。
4.2.1.6内审方面的信息、管理评审信息、有关质量/环境/职业健康安全工作的指导和要求等。
4.2.2内部信息交流内部信息由产生部门按照质量/环境/职业健康安全管理体系中的各要素的要求，通过质量/环境/职业健康安全记录、报告、信息联络单等形式进行传递。
4.3外部信息4.3.1外部信息内容4.3.1.1来自环保机构、认证机构和上级部门的信息。
4.3.1.2来及质量/环境/职业健康安全、环保法律法规变更的信息。
4.3.1.3来自相关方的信息。
4.3.1.4公司质量/环境/职业健康安全方针和质量/环境/职业健康安全要求的对外宣传。
4.3.2外部信息交流外部信息的接收部门要及时将信息汇总并传递到公司行政部和责任部门，责任部门处置后，将结果传递到信息接收部门对外答复，公司行政部负责监督处置情况。
信息沟通管理程序(含记录)
信息沟通管理程序（IATF16949:2016/ISO9001-2015）1.0目的：建立一定渠道以确保公司与顾客的沟通、公司内部各部门之间的沟通有效、顺畅。
2.0范围:本程序适用于公司与所有顾客以及公司内部之间的沟通。
3.0定义:无4.0职责:4.1营业分部负责有关产品要求（包括技术、工艺等信息）、订单、交付、品质信息反馈、客户拜访计划等有关信息与客户进行交流和沟通按。
4.2人事行政课负责EHS/HSF信息的收集、相关培训和外部招聘工作。
4.3各部门主管负责部门内信息的传达和沟通。
4.4相关责任部门负责对各类投诉的处理。
4.5管理者代表负责与质量管理体系、顾客投诉管理体系和有害物质过程管理体系有关事宜的外部联络。
4.6采购课负责向供应商及分包商传达我公司对质量，环境，有害物质管理的要求。
5.0程序内容：5.1工作流程:01以传真、电话记录、E-mail等形式收集、整理客户的需求信息，传递给相关部门。
02相关方提出意见或建议收集03接受相关信息后，做好本部门工作，并将相关信息准确反馈给传达部门04 部门之间以联络单和会议纪要等作为书面信息沟通05部门内部各阶层进行信息传递5.3与客户的沟通：5.3.1与客户沟通的形式：5.3.1.1营业分部就产品有关要求（包括技术、工艺等信息）、订单、客户投诉、品质及交付方面的信息以电话、传真、E-mail、信函等方式与客户沟通，客户反馈意见的管理按《客户反馈信息处理程序》执行。
5.3.1.2客户拜访计划：每年年初各部门按市场需求制订客户拜访计划，由总经理批准后执行；该计划可根据实际情况进行适当调整，相关部门按客户拜访计划对相关客户进行沟通,并作《客户拜访报告》。
为适应市场需求，各部门可拟订临时出访计划总经理批准后实施。
5.3.2和客户沟通的内容包括以下几方面；5.3.2.1市场信息、有关产品信息，如产品技术、工艺等。
5.3.2.2有关合同或订单方面的信息。
5.3.2.3有关客户反馈方面的信息。
信息交流、协商与沟通管理程序[1]-2
![信息交流、协商与沟通管理程序[1]-2](https://img.taocdn.com/s3/m/38ecdc1c326c1eb91a37f111f18583d049640fac.png)
1 目的确保公司内、外部信息交流畅通, 便于快速有效获取信息，营造良好的工作环境，做到上情下达、提高工作效率；掌握最新质量、环保动态、职业健康安全状况，促进公众对公司改进质量、环境、职业健康安全绩效所作努力的理解和认同。
2 范围适用于公司各部门、各层次人员之间的工作沟通，以及与公司内、外部质量、环境、职业健康安全管理因素有关的信息接收、反馈、处理等管理工作。
3 职责3.1总经理负责质量、环境、职业健康安全管理紧急信息的处理及紧急事故的调查和管理工作。
3.2总经办负责协调公司内各部门职业卫生信息交流以及与外部相关联系的接收、文件的形成和答复；3.3安环处负责环保、安全方面的内、外信息的协商沟通与传递； 3.4质量技术处协助经营部负责质量方面信息的协商沟通； 3.5总经办负责与供方的信息沟通； 3.6经营部负责与客户的信息沟通；3.7其他各部门负责工作范围内信息的协商沟通与传递及与本部门有关的外部相关方环境与职业健康安全信息交流。
3.8职业健康安全员工代表代表员工行使职业健康安全监督职能,维护员工的合法职业健康安全权益,负责与有关部门就有关职业健康安全信息进行交流。
4 流程图（见图1）图1 协商和沟通控制流程图5 沟通过程及要求 5.1 信息来源a ） 内部信息：源于工作交往和上下或横向关系发生。
b）外部信息：源于相关职能部门、媒体、社会团体、顾客等相关方的反应。
5.2 信息的交流内容5.2.1质量、环境和职业健康安全管理信息，可以分为内部信息和外部信息，信息内容应准确可靠。
内容包括：a) 质量、环境和职业健康安全方针b) 目标、指标及管理方案实施完成情况c) 法律、法规及其他要求的更新等情况d) 资源（人、财、物等）配备情况e) 管理体系的运行及内审、外审情况f) 公司内、外的抱怨、投诉及重大事故g) 影响作业场所职业健康安全的变动h) 其他一些信息5.3 信息的交流与沟通5.3.1总经理、副总经理负责与政府职能部门、媒体、社会团体、周边居民建立良好的沟通环境，营造良好的企业公众形象。
信息流程与沟通管理制度
信息流程与沟通管理制度第一章总则第一条目的和依据为了加强企业内部的信息流程与沟通管理，提高工作效率和减少沟通误差，订立本制度。
本制度依据企业生产管理的实际要求，并参考相关法律法规和企业管理经验而订立。
第二条适用范围本制度适用于本企业全部部门和员工，确保信息流程与沟通管理的统一、第二章信息流程管理第三条信息的分类与标识为了方便管理和使用，本企业将信息依照内容和用途进行分类，并进行相应的标识。
信息分类包含但不限于紧要性、紧急性、保密性等。
各部门员工在收到信息时，应依据标识合理布置处理优先级。
第四条信息的手记与登记为了确保信息的全面性和准确性，各部门要依照规定的流程和要求手记和登记相关信息。
信息手记应包含相关部门的反馈和审核，确保信息的真实可靠。
第五条信息的传递与分发为了保证信息的及时传递和准确分发，各部门应建立信息传递和分发的渠道和机制。
紧要信息的传递应采用书面或正式会议的方式，确保信息的完整性和准确性。
第六条信息的归档与备份为了便于日后查阅和管理，各部门应建立信息的归档和备份制度。
信息归档应依照相关要求进行分类和整理，并设置权限进行访问掌控。
备份应定期进行，确保信息的安全性和可用性。
第三章沟通管理第七条沟通渠道与方式为了保证沟通的顺畅和高效，各部门应建立多种沟通渠道和方式。
常用的沟通渠道包含但不限于会议、邮件、内部闲谈工具等。
在选择沟通方式时，应依据沟通的紧急程度和内容的多而杂性进行权衡和选择。
第八条沟通目标与效果沟通的目标是为了提高工作的协调性和效率，实现预期的工作目标。
在沟通中，应明确沟通的目标和效果，避开信息的误会和误传。
沟通双方应保持乐观的沟通态度，倾听对方看法，并及时做出回应和反馈。
第九条沟通的时间与频率为了避开过度沟通或沟通不足的情况发生，各部门应统筹布置沟通的时间和频率。
对于紧要事项或紧急情况，应及时沟通和协调；对于一般工作事项，应适量布置沟通时间，避开挥霍时间和资源。
第十条沟通的记录与总结为了避开沟通过程中的遗漏和错误，各部门应对紧要沟通进行记录和总结。
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信息沟通管理程序制定：日期 2017-2-15 标准化审核: 日期 2017-2-18 审核: 日期 2017-2-20 批准: 日期 2017-2-22
文件变更记录
1.目的
目的是建立和疏通信息流通渠道，加强信息流通接口管理，确保与公司质量管理体系运作的相关信息能得到及时的沟通和处理，确保对质量管理体系的有效性进行沟通。
2.适用范围
适用于与本公司整体运作有关的各类内、外部信息沟通的管理。
3.职责与权限
3.1 各部门负责工作范围内的企业内外部的信息收集和整理。
3.2品质保证部负责与产品质量相关信息的收集、传递、处理、汇总及保存工作。
3.3 营销管理部负责与市场动态相关信息的收集、传递、处理、汇总及保存工作。
3.4 企管部负责与企业管理相关信息的收集、传递、处理、汇总及保存工作。
3.5 管理者代表负责对以上信息进行统筹及其在内部沟通全过程的监督和控制。
4. 术语和定义
无
5.内容
5.1 沟通信息分类
5.1.1 外部信息
1）与质量有关的外部信息
A.客户、产品检验机构、质量监督机构、认证机构等检查或监测的结果及反馈的信息。
B.产品标准类信息。
C.市场动态、行业动态（包括竞争对手）中与质量相关的信息。
D.供应商的质量信息及投诉等。
E.其它外部与质量相关的各类信息。
2) 与公司相关的外部信息
A.政府及有关部门颁布的与公司运作有关的信息，如法律、法规、条例等。
B.市场、行业动态（包括竞争对手）中与公司相关的信息。
C.与公司有合作关系的社会机构、团体、企业的相关反馈信息。
5.1.2 内部信息
1)体系运行情况、QHSEMS方针目标的实施情况、生产过程情况、产品检查情况等。
2)员工对质量及公司内部管理的建议和意见等。
3)公司规章制度的建立、推行、运作效果等相关情况。
4)财务、人事、行政、后勤、安全、环境、卫生等情况。
5.2 信息的收集
信息（数据）及时收集、分析、传递、汇总，各部门按本部门职能和运行程序的规定收集和整理相关信息。
5.3 信息沟通
5.3.1 沟通方式
1）例行性会议沟通：
2）临时性会议沟通
由总经理或相关负责人在必要的信息沟通时提议，经总经理或相关部门领导同意即可召开。
5.3.2 沟通方式的管理
1）会议管理
A.例行性会议如有变更，原则上应提前半个工作日通知，如无变更则不另行通知。
B.临时性会议原则上应至少提前1小时通知参加人员。
C.会议参加者须准时出席并签到，应参会人员如不能出席，需会前提前申请委托他人代理出
席，经会议主持人同意方可代理参会。
如果主持人不能参会，可授权其他参会人员代为主
持。
D.会议应事先明确主题，在会前充分沟通、酝酿的基础上，确定会议议题、议程，原则上不
允许违反既定议程，不允许讨论未列入议题。
与会人员应依据本职工作做好各种准备（包括
资料、数据）。
E.主持人应控制会议时程，尽量在规定的时间内结束会议。
F.会议决议的落实实施情况，应作为下次会议议题之一。
G.参会人必须清楚与会目的，简单扼要的阐述需呈报事项。
H.会议主持人应根据讨论议题，适时的控制会议时间。
I.会议结束后，例行性会议需要编制《会议纪要》（见附件1）分发相关部门或人员，视情
况可发布至OA信息平台。
其他会议由会议主持人根据会议内容的重要程度决定是否编制
《会议纪要》分发相关部门或人员。
J.分发《会议纪要》的会议，会议组织部门负责会议决议（或议定事项）的落实、督导及
宣贯工作，并指定督办人员。
会后以部门例会的形式组织学习和宣贯。
属于例会的，每
次会议前要总结上次会议决议（或议定事项）完成情况并向会议做例行报告。
K.在《会议纪要》下发的当天，督办人员要将督办事项录入督办系统进行跟踪督办。
L. 出席会议人员应提前5分钟到会，不得迟到和早退；因故缺席要于会前向主管领导请假，
并经请示领导同意后委派其他人员参加。
M.会议期间参会人员禁止随意走动，谈论与会议无关话题；移动电话必须设置为振动或关
闭状态。
5.3.3 有关HSEMS的沟通详见《沟通、协商与交流控制程序》。
5.4 风险管理
本过程风险识别及控制依照《风险和机遇管理控制程序》实施。
7.相关文件
QSP-001《文件控制程序》
QSP-002《记录控制程序》
QSP-018《顾客沟通程序》8.相关记录
QF-QSP-004-01A《会议纪要》。