《会议沟通》PPT课件
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如何开好会会议沟通-PPT
按时开会,一般不延长会议。
解决问题得专项会议
兼听则明,偏听则暗,找出解决问题得关键;
把握全局,善于协调,控制好会议气氛与时间,尽量避免对立 各方陷于僵局,最好别“熬会”;
对明确得事情敢于拍板,明确责任与任务,限时解决;
对一时难以解决得问题,不要焦急,条件允许时不妨“议而不 决”,会后或请示上级或加强调查研究与沟通协调,另行解决;
多做弥补工作,尽量别伤感情
成功会议之会上得沟通
会上沟通
先说先死,不说也死,说到不死; 一般情势弱得会先说; 主持人要后表意见,让人先说;尽量不当裁判; 对 非特别紧急得事,若会议产生重大分歧,应议而不
决,会后沟通,力争下次解决; 主持人会议最后归纳总结,形成决议或会议纪要。
会议沟通——发表意见
会议成功得要件2
有技巧得主持人;
对会议得进行方式,会前已胸有成竹; 充分了解会议得目得; 能把握始终围绕会议主题进行讨论; 熟悉促使与会人员发言得技巧,让大家积极发言,让大家都
有公平得发言机会; 能维持会场秩序,保持会议良好得气氛; 能有条理地归纳整理大家得意见,形成会议决议; 准时开会,准时闭会。
处理重点工作与检查计划得例行会议
准备充分,突出重点,检查计划得完成情况,强调计划得严 肃性;
对遇到得问题,下级表达要简单明了,上级要给予指导与 必要得支持;
主持人要控制好会议议程与节奏,议而不散;
一个单元若有多人参加会议,一定要各有重点,合理分工, 不要重复;
善于总结经验,推动全盘工作。应用批评与表扬引导会议 气氛大家得工作作风与工作方式;
我们得建议就是:
基本概念
会议得类型
特定主题得讨论型会议
善于引出意见,集思广益 善于整理意见,归纳集中 始终把握会议主题与气氛
解决问题得专项会议
兼听则明,偏听则暗,找出解决问题得关键;
把握全局,善于协调,控制好会议气氛与时间,尽量避免对立 各方陷于僵局,最好别“熬会”;
对明确得事情敢于拍板,明确责任与任务,限时解决;
对一时难以解决得问题,不要焦急,条件允许时不妨“议而不 决”,会后或请示上级或加强调查研究与沟通协调,另行解决;
多做弥补工作,尽量别伤感情
成功会议之会上得沟通
会上沟通
先说先死,不说也死,说到不死; 一般情势弱得会先说; 主持人要后表意见,让人先说;尽量不当裁判; 对 非特别紧急得事,若会议产生重大分歧,应议而不
决,会后沟通,力争下次解决; 主持人会议最后归纳总结,形成决议或会议纪要。
会议沟通——发表意见
会议成功得要件2
有技巧得主持人;
对会议得进行方式,会前已胸有成竹; 充分了解会议得目得; 能把握始终围绕会议主题进行讨论; 熟悉促使与会人员发言得技巧,让大家积极发言,让大家都
有公平得发言机会; 能维持会场秩序,保持会议良好得气氛; 能有条理地归纳整理大家得意见,形成会议决议; 准时开会,准时闭会。
处理重点工作与检查计划得例行会议
准备充分,突出重点,检查计划得完成情况,强调计划得严 肃性;
对遇到得问题,下级表达要简单明了,上级要给予指导与 必要得支持;
主持人要控制好会议议程与节奏,议而不散;
一个单元若有多人参加会议,一定要各有重点,合理分工, 不要重复;
善于总结经验,推动全盘工作。应用批评与表扬引导会议 气氛大家得工作作风与工作方式;
我们得建议就是:
基本概念
会议得类型
特定主题得讨论型会议
善于引出意见,集思广益 善于整理意见,归纳集中 始终把握会议主题与气氛
月度沟通会议PPT演示课件
2 7月份发出桩基变更图纸：体育场结字5号；游泳馆结字7号；体 育馆结字4号（附图4张）；体育馆结字5号。
3 完成机电技术规格书讨论定稿。
4 发布BIM模型（施工图阶段） Model2014.7版。
5 精装修（酒店办公、商业、场馆）方案设计已批准；计划7月底 至8月中完成扩初；10月底出装修施工图。
2 7月完成了人防审图费用的支付，并于7月22日取得了人防审图合 格证。
3 部分施工图已送达省审图中心和园区审图中心，申请资料正在准 备中；消防设计审图及防雷设计审图相关资料正在准备中，计划 8月递交审图资料及图纸给相关部门开展消防、防雷审图工作。
4 7月初向清源水务递交了排污接驳征询报告，7月底清源水务已给 出反馈意见，预计8月完成资料补充后再次递交申请。
生活区 ■宿舍卫生；
■食堂卫生；
P13
周安全检查情况4次：
6 景观方案设计已完成；计划8月底完成扩初设计；10月底出景观 施工图；雕塑施工图预计11月初完成。
7 泛光照明方案设计已汇报领导同意；计划8月底完成扩初设计； 9月底出泛光照明施工图。
8 幕墙设计在方案深化设计阶段；计划8月底出施工图第一版。
9 电信等网络运营商征询基本完成，预计9月完成建筑内部设计。
2638 1309 3947 10339
至本月底 累计完成
数量
本月完成 数量
本月计划 数量
至本月底 累计完成
比率
837 544 1313
0 3358 6052
0 0 514 0 799 1313
0 0 514 0 928 1442
100.00% 93.47% 100.00% 0.00% 93.67% 94.68%
P5
项目总体控制计划（二标段）：
3 完成机电技术规格书讨论定稿。
4 发布BIM模型（施工图阶段） Model2014.7版。
5 精装修（酒店办公、商业、场馆）方案设计已批准；计划7月底 至8月中完成扩初；10月底出装修施工图。
2 7月完成了人防审图费用的支付，并于7月22日取得了人防审图合 格证。
3 部分施工图已送达省审图中心和园区审图中心，申请资料正在准 备中；消防设计审图及防雷设计审图相关资料正在准备中，计划 8月递交审图资料及图纸给相关部门开展消防、防雷审图工作。
4 7月初向清源水务递交了排污接驳征询报告，7月底清源水务已给 出反馈意见，预计8月完成资料补充后再次递交申请。
生活区 ■宿舍卫生；
■食堂卫生；
P13
周安全检查情况4次：
6 景观方案设计已完成；计划8月底完成扩初设计；10月底出景观 施工图；雕塑施工图预计11月初完成。
7 泛光照明方案设计已汇报领导同意；计划8月底完成扩初设计； 9月底出泛光照明施工图。
8 幕墙设计在方案深化设计阶段；计划8月底出施工图第一版。
9 电信等网络运营商征询基本完成，预计9月完成建筑内部设计。
2638 1309 3947 10339
至本月底 累计完成
数量
本月完成 数量
本月计划 数量
至本月底 累计完成
比率
837 544 1313
0 3358 6052
0 0 514 0 799 1313
0 0 514 0 928 1442
100.00% 93.47% 100.00% 0.00% 93.67% 94.68%
P5
项目总体控制计划（二标段）：
大学精品课件：第10讲 管理沟通之会议沟通
产生更好的决策 产生更多灵感 产生更大胆决策 实现价值创新结合
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群体沟通四大缺点
说而不做
人人负责 无人负责 重在参与 忽略本真
时间与效率
时间仓促，决策失误 时间拉长，降低效率
群体压力
从众心理，决策失真 担心负责，相互推诿
专家领导压力
地位差异 阻碍沟通 强化权威 恶化关系
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提升群体沟通技巧 制定策略与方法 对症下药 解剖会议沟通
30
会议主席的职责与技巧
会议控制
·决定讨论主题； ·明确讨论范围； ·确保人们围绕主题依次发言； ·尽可能做到公正，尽全力避免与会者的争论； ·确保其他成员了解会议进展情况。
• 促进讨论
7
课程内容
会议沟通技巧与方法
组织和参加会议
群体沟通的优缺点
8
提升群体沟通技巧 制定策略与方法 对症下药 解剖会议沟通
如何解决这些问题？
掌握会议沟通技巧和方法 学会组织和参加会议 选择相应的沟通策略 了解群体沟通的优缺点
9
群体沟通的优缺点：案例导入 案例背景
某服装公司决定加快工艺流程改造，并进行工艺重组。但以前在 进行工艺重组时，工人的反应非常强烈，对工艺的改动持敌对态 度。为了实施计划的改革，公司管理层采用了三种不同的策略 ……
群体沟通效率
成员间关系满意度
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计划和贯彻 行动
动员激励
改善经营效 果——头脑 风暴会
问题解决
会议的五大目的
加强管理规范 ——单向（普 通会议）或多 向（例会）
信息传播
会议的目的
实现信息共享 ——为决策做 准备
信息共享
提高决策水平 决策制定
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决定模式的五大要素
第十章会议沟通
3、会议收尾
组织者向与会者寄发会议决 议和感谢信 租借场地设备及时退回 对执行工作进行监督检查 及时支付演讲者报酬
第十章
思考题
1、简述会议的目的与类型。 2、联系实际列举其他影响会议的因素。 3、举例说明如何有效筹备会议和组织会 议。
会议目的 决策制定和关键问题解决 问题识别或头脑风暴 研讨会和培训班 信息谈论会 正式报告会 会议实例议而不决.ppt 参考与会人数 5 10 15 30 不限
5、设计会议日程
设计原则：明确议题、确定主次、 注重实效、适时调整 设计步骤：突出问题、提出新议题、 选择重要议题、分清主次顺序、确定 时间、表明顺序、接受议程
１、会议主持人角色定位
会前：提出会议主题、批准议程 会中：主持会议、维持会议秩序、 达成会议目标 会后：检查会议记录、评估会议 成果 职责：会议控制、过程引导、促进讨 论、应付“隐秘日程”、做出决定
2、一般与会者责任
会前：积极态度、相关准备、了解 议题 会中：发出信息准确、注意倾听、 支持他人、反对要有根据 会后：全力贯彻会议精神、完成 会议分配任务
实例：生物燃烧发电项目组会议议程 教材第95页会议议程实例.ppt
四、有效会议的组织
1、会议开始 2、讨论主题 3、会议收尾
1、会议开始
自我介绍 互相介绍 主席介绍 名片介绍 主持人介绍会议主题、议程、 展开方式及注意事项
2、讨论主题
营造良好的会议气氛 热烈而又不失理智的辩论是必要的 组织讨论：达成会议结论的必要途径 提问是一种很有效的控制方式 主持人应当善于总结 协调会议中的不同意见 如实记录会议内容与过程
3、会议秘书
会前：检查会议时间、通知与会成员、 分发必要材料 会中：记录会议时间、人数、内容 和会议结束日期 会后：撰写备忘录、核对必要的事 实和数据、核发备忘录
第6章 会议沟通 (《管理沟通》PPT课件)
会场布置
礼堂型
U型
长桌型
程控制
-宣布会议的主题和目的 -根据会议议程顺序提出议题 -给予每个人阐述观点的机会 -控制讨论进程 -遵守预定时间 -讨论结束后概括观点 -确定下次会议议题和时间
会后工作
-会议记录应该准确无误 -下发会议记录或会议简报 -决议要突出任务责任人姓名、
时间及验收标准 -表明下次会议的日期和时间 -对执行工作进行监督和检查
会议主持人
会议中的
角色
会议
其他与
秘书
会者
主持人的主要职责
会议秘书的职责
ﮬ做好会前的准备 ﮬ宣布会议准时开始 ﮬ提出会议的议题 ﮬ控制会议进程 ﮬ总结会议 ﮬ追踪会议的结果
♪ 准确记录会议要点
有效会议的策略
不搞形式主义 明确会议的目的和目标 选择合适的与会者 合理安排会议议程 合理安排会务 控制好会议 分发会议简报
会议沟通的技巧
▪ 建立正面态度 ▪ 学会倾听 ▪ 消除抱怨与不满 ▪ 培养良好情商 ▪ 尽量鼓励 ▪ 掌握提问技巧 ▪ 强化个人沟通能力
会议文件
会议议程 会议记录
会议议程的设计原则
▪ 表明议题
▪ 确定主次 ▪ 注重实效 ▪ 适时调整 ▪提供背景资料
会议议程的设计步骤
突出问题 提出新议题 选择重要议题 分清主次顺序 确定时间 表明顺序 结束议程
会议记录
会议名称 地点、日期 起止时间 主办者 出席人员 缺席人员 会议主席致开幕词并宣布会议议程 会议过程 会议决议 下次会议的时间及地点
♪ 发放会议纪要 ♪ 确认执行人、完成时 间以及所需资源 ♪ 在主持人右手落座
其他与会者的职责
§ 明确会议目的 § 了解会议内容 § 作好发言准备 § 遵守会议制度
第6章会议沟通ppt课件
• 如果必须把信息同时传达给很多人； • 如果需要当众表扬或批评一些人； • 如果要让多些人参与决策的问题； • 如果需要听取部门汇报工作； • 如果要给小组委派任务。
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11
会场布置：根据会议目的、性质及与会人数而定
礼堂型
U型
长桌型
圆桌型
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12
V型 课堂式
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13
•通知 •目的是为了传播信息，采取单项的方式，一般没有 讨论。
•解决问题 •目的是为了利用团体的力量解决问题。通常将待解 决的问题摆在桌面上，与会者应提出解决的方法。 •在这类会议上，人们会为探求解决问题的方法而努 力，不会停留在过去的状态中。
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5
三、会议的种类
•决策 •目的是为了在不同的方案中权衡利弊做出抉择。 •与会者不仅会讨论和决策，而且还要遵守会议的决议。
第六章 会议沟通
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1
现代经理人不是在开会便是在旅行，旅行的目的是到其他地 方开会。——彼得.德鲁克
• 思 考:
• 喜欢开会吗？为什么？ • 开会有用吗？ • 如果让你来组织一次会议，你会如何做好
会前准备？
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2
6.1会议目的与类型
• 一、会议的定义
群体或组织中相互交流意见的一种形式， 它是一种常见的群体活动。
会前准备案例
• 2015年新员工职业生涯规划11月份活动决 定在室外进行，假如你是主持人，请依据 会前准备事项进行简单策划。
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14
二、会议过程控制
• 宣布会议的主题和目的 • 根据会议议程顺序提出议题 • 给予每个人阐述观点的机会 • 控制讨论进程 • 遵守预定时间
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会场布置：根据会议目的、性质及与会人数而定
礼堂型
U型
长桌型
圆桌型
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12
V型 课堂式
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13
•通知 •目的是为了传播信息，采取单项的方式，一般没有 讨论。
•解决问题 •目的是为了利用团体的力量解决问题。通常将待解 决的问题摆在桌面上，与会者应提出解决的方法。 •在这类会议上，人们会为探求解决问题的方法而努 力，不会停留在过去的状态中。
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5
三、会议的种类
•决策 •目的是为了在不同的方案中权衡利弊做出抉择。 •与会者不仅会讨论和决策，而且还要遵守会议的决议。
第六章 会议沟通
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1
现代经理人不是在开会便是在旅行，旅行的目的是到其他地 方开会。——彼得.德鲁克
• 思 考:
• 喜欢开会吗？为什么？ • 开会有用吗？ • 如果让你来组织一次会议，你会如何做好
会前准备？
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2
6.1会议目的与类型
• 一、会议的定义
群体或组织中相互交流意见的一种形式， 它是一种常见的群体活动。
会前准备案例
• 2015年新员工职业生涯规划11月份活动决 定在室外进行，假如你是主持人，请依据 会前准备事项进行简单策划。
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二、会议过程控制
• 宣布会议的主题和目的 • 根据会议议程顺序提出议题 • 给予每个人阐述观点的机会 • 控制讨论进程 • 遵守预定时间
《管理沟通》第6讲 会议沟通1
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4
中高层管理者
典型状态：大小会议怎一个“乱”字了 得。
典型困惑：“老板临时性的会得先开， 但已经确定的经营性重大会议又不能改期， 因此疲于奔命。”
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5
下级部门领导、员工
典型状态：麻木参会。
典型困惑：“领导开会大多‘一言堂’， 问题反复说，不知道A会与B会的区别，对每 次会议的召开目的和个人职责不甚了了。”
排序原则：以远为上，面门为上，以右为 上，以中为上;观景为上，靠墙为上。
座次分布： 面门居中位置为主位； 主左宾右分两侧而坐； 或主宾双方交错而坐； 越近首席，位次越高； 同等距离，右高左低。
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20
第三方沟通
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21
进程控制
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22
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3
企业会议的困惑
企业老总：
典型状态：经常性的会议缠身。
典型困惑：“每次会议都是别人占用我 的时间，以至于我根本没时间思考企业的未 来战略。”
下属抱怨：每次跟领导开会，都要花很 多时间去陈述事实，会议并不高效。老总突 然关心某一话题，当事部门需要解释半天， 打乱会议节奏，浪费会议时间。
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29
会议议程的设计步骤
突出问题 提出新议题 选择重要议题 分清主次顺序 确定时间 表明顺序 结束议程
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31
精选可编辑ppt
32
12月15日，重庆科创职业学院迎来了建校20周年庆典。上午 10点，伴随着雄壮的国歌，庆典大会在学院综合运动场隆重 举行。重庆市教委、永川区委、区人大、区政府、区政协四 大班子领导，友邻单位代表、校企合作单位代表、海内外校 友，离退休老同志及科创学院全体师生一万五千余人参加了 庆典。重庆科创职业学院党委书记姚木远主持大会。
会议沟通
你的答案？
我方人员：董事长、公共部经理、秘书、翻译 外方人员 : 副总、外联部经理、驻华工作人 员、翻译
最佳答案
突发情况的处理
在任何计划进行的过程中，问题、障碍的 产生是无法避免的，会议无疑是一种最有 效的解决之道。个人的思考能力毕竟有限 ，但两人以上聚在一起商讨问题则往往会 有完全不同的新观点出现，并经常因此寻 得解决之道。高绩效的团队可以产生一加 一大于二的效果。
summer
组员：xx xx xx xxx xx xx
LOGO
会议沟通技巧
会议准备
你知道会议要怎样开吗？
会议的概述
会议，是群体或组织中相互交流意见的一种形式 ，它是一种常见的群体活动。
一般来说，会议由若干人参加，共同解决 问题或者是做出决策。 会议是群体决策的一种重要方式。
根据不同的目的和要求，既可以将会议看作是 一个集思广益的过程，也可以当作是一种信息传 递方式。通过会议，可以将许多人聚集在一起， 就某些问题与员工互相交换思想并提出相应的对 策。会议也是向上沟通意见的途径之一，管理者 可以借开会的机会听取下属或员工的意见和建议
会议的特征 1.群体性 2.有效性 3.约束性 4.从众行为 5.耗时费力
会议的主要类型
（1）谈判会议 （2）报告会议 （3）解决问题会议 （4）制定决策会议 （5）收集和交换意见会议
（1）谈判会议 用于解决争端或冲突，讨论是双向进行的，旨在 达成双方的协调一致。 （2）报告会议 报告会议的信息流往往是单向流向，不允许讨论 ，否则会影响信息的有效传递。 （3）解抉问题会议 要求充分发挥与会人员的主观能动性，使问题得 以解决。此类会议组织形式可以灵活多变，应当 展开广泛的讨论。
1.会议人数 最佳原则：少而精 2.不同性质会议的人数构成如下： 信息研讨：30人 正式报告：不限 研讨培训：15人 问题识别：10人 关键问题解决和决策制定：5人
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会前准备
1、明确会议的必要性-基于尽量不要开会的原则提出； 2、确定会议的目标-讨论工作中出现的问题或分析未来
工作中可能出现的问题； 3、拟定会议议程-会议日期、时间、地点、议题和参加
对象等； 4、准备会议文件-保证议题的全面性和明了性； 5、分发预阅资料-方便与会者了解会议主题； 6、确定会议主持人-决定会议成功与否的关键； 7、确定与会人员-控制与会人员质量和数量； 8、预订会议场所-会议杂务准备。
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会后工作
下发会议记录和会议简报，并明确下次会议时间； 根据会议精神，对执行工作进行监督和检查。
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会议议程
“议程”一词来源于拉丁文，意为“必须做的事”，一般也就把会议议程定义为“在会议上要考虑的事务”
1 会议程设计原则 2 会议议程的设计步骤
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一、设计原则
1、明确议题； 2、确定主次； 3、注重实效； 4、适时调整； 5、提供背景资料；
返回
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什么是会议沟通？会议的目的与类型有哪些？
会议沟通：是群体和组织中相互交流意见的一中形式， 是一种常见的群体活动。
由此可见，会议即可以视作一个集思广益的过程，也可以被当作 一种信息传递的方式。
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会议的目的
目的1
交流信息:管理者→员工
目的2
给予指导：学习培训
目的3
解决问题：澄清问题，处理矛盾
.
当前大部分会议存在的问题
问题1
开会过于频繁
问题2
会议过于冗长
会
议
问题3
评
流于形式
价
因此，非常有必要提高会议效率，达到开会预期目的。
.
对会议沟通的评价
会议是管理工作得以贯彻实施的中介手段。 会议就是一群不配合的人聚在一起，不情愿地去做指定的、白费劲的、不必要的
事情。 会议是一群抓紧分钟而浪费小时的人所组成的。 会议是一群决定下次会议何时举行的人的聚会。 会议是一群单个什么也不会做、聚在一起决定什么也不做的人组成的。
启示？
.
为什么要开会？
会议在管理工作中起着非常重要的作用，它是决策 的重要方式，也是沟通信息的主要手段。
现代企业强调给员工提供更多参与机会，鼓励管理 者与员工一起作决策以创造更加和谐的工作氛围。
有关资料表明，一些管理者用于参加各种会议的时 间占其工作总时间的三分之一多。
因此，会议开得好坏，效率高低，直接关系到管理效 能的高低。
会议沟通
LOGO
.讨论Leabharlann 某服装公司决定加快工艺流程改造，并进行工艺重组。但以前在进行工艺重组时， 工人的反应非常强烈，对工艺的改动持敌对态度。为了实施计划的改革，公司 管理层采用了三种不同的策略：
策略一，与第一组工人采取沟通的方式，向他们解释将要实行的新标准、工艺 改革的目的及这么做的必要性和必然性，然后，给他们一个反馈的期限；
记录：邹××(管委会办公室秘书)
讨论议题： 1．如何整顿城市市场秩序。 2．如何制止违章建筑、维护市容市貌。
杨主任报告城市现状：
我区过去在开发区党委领导下，各职能单位同心协力、齐抓共管在创建文明卫生城市方面取得了一
目的3
作出决策：作出正确决策
.
会议的目的
.
会议类型
1、谈判-
解决双方在利益上的冲突
2、通知-
单项式传播信息
3、解决问题-
利用团队创造力来解决问题
4、决策-
权衡不同方案利弊，做出选择
5、交流常采用“头脑风暴”法集思广益，寻求创意
.
怎样组织会议？
1 会前准备 2 会议进程控制 3 会后工作
策略二，告诉第二组工人有关现在工艺流程中存在的问题，然后进行讨论，得 出解决的办法，最后派出代表来制定新的标准和流程；
策略三，对第三组工人，要求每个人都讨论并参与建立、实施新标准和新流程 ，每个成员全部参与，如同一个团队一样。
结果令人惊奇。虽然第一组工人的任务最为简单，但结果他们的生产率 没有任何提高，而且对管理层的敌意越来越大，在40天内有17％的工人 离职；第二组工人在14天里恢复到原来的生产水平，并在以后有一定程度 的提高，对公司的忠诚度也很高，没有人离职；第三组工人在第二天就达 到原来的生产水平，并在一个月里提高了17％。对公司的忠诚度也很高， 没有工人离职。
.Company Logo
会场布置
礼堂型 长桌型 .Company LogVo型
U型 圆桌型 课堂型
.
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会议进程控制
依赖于主持人对会议的节奏和方向的控制
1、宣布会议的主题和目的； 2、根据会议顺序提出每个议题，征求与会者意见； 3、给每个人表述自己观点的机会； 4、控制讨论进程； 5、概括与会者观点； 6、把握议会时间，不要拖延； 7、针对会议讨论结果进行概括； 8、确定下次会议的议题和时间。
.
二、设计步骤
1、突出问题； 2、提出新议题； 3、选择重要议题； 4、分清主次顺序； 5、确定时间； 6、表明顺序； 7、结束议程； 8、确定下次会议的议题和时间。
.
会议议程实例
资料：典型会议议程实例
M计算机公司 一号项目检查会议 日期：2006年10月16日，星期一 时间；下午2：20----3：45 地点：B大厦第二会议室 会议目的：研究一号项目进展情况 议程： 1、公司第四季度销售情况 2、杜民做关于CPU进展报告 3、陈汉做关于CASE设计进展报告 4、李强做关于软件进展报告 附件： 1、软件进展报告，第7号 2、CASE设计进展报告，第2号 3、关于软件问题的短文
时间：1995年4月8日上午
地点：管委会会议室
主持人：李××(管委会主任)
出席者：杨××(管委会副主任)、周××(管委会副主任管城建)、李××(市建委副 主 任)、肖××(市工商局副局长)、陈××(市建委城建科科长)及建委、工商局有 关科室 宣传人员、街道居委会负责人。
列席者：管委会全体干部
.
会议记录
1 会议记录的内容 2 会议记录的注意点
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一、会议记录的内容
1、会议名称； 2、日期； 3、起止时间； 4、地点； 5、主办者； 6、出席人员； 7、缺席人员； 8、会议主席致辞； 9、会议过程； 10、会议决议； 11、下次会议的时间和地点
.
会议记录实例
市场秩序整顿会议记录
会前准备
1、明确会议的必要性-基于尽量不要开会的原则提出； 2、确定会议的目标-讨论工作中出现的问题或分析未来
工作中可能出现的问题； 3、拟定会议议程-会议日期、时间、地点、议题和参加
对象等； 4、准备会议文件-保证议题的全面性和明了性； 5、分发预阅资料-方便与会者了解会议主题； 6、确定会议主持人-决定会议成功与否的关键； 7、确定与会人员-控制与会人员质量和数量； 8、预订会议场所-会议杂务准备。
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会后工作
下发会议记录和会议简报，并明确下次会议时间； 根据会议精神，对执行工作进行监督和检查。
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会议议程
“议程”一词来源于拉丁文，意为“必须做的事”，一般也就把会议议程定义为“在会议上要考虑的事务”
1 会议程设计原则 2 会议议程的设计步骤
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一、设计原则
1、明确议题； 2、确定主次； 3、注重实效； 4、适时调整； 5、提供背景资料；
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什么是会议沟通？会议的目的与类型有哪些？
会议沟通：是群体和组织中相互交流意见的一中形式， 是一种常见的群体活动。
由此可见，会议即可以视作一个集思广益的过程，也可以被当作 一种信息传递的方式。
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会议的目的
目的1
交流信息:管理者→员工
目的2
给予指导：学习培训
目的3
解决问题：澄清问题，处理矛盾
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当前大部分会议存在的问题
问题1
开会过于频繁
问题2
会议过于冗长
会
议
问题3
评
流于形式
价
因此，非常有必要提高会议效率，达到开会预期目的。
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对会议沟通的评价
会议是管理工作得以贯彻实施的中介手段。 会议就是一群不配合的人聚在一起，不情愿地去做指定的、白费劲的、不必要的
事情。 会议是一群抓紧分钟而浪费小时的人所组成的。 会议是一群决定下次会议何时举行的人的聚会。 会议是一群单个什么也不会做、聚在一起决定什么也不做的人组成的。
启示？
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为什么要开会？
会议在管理工作中起着非常重要的作用，它是决策 的重要方式，也是沟通信息的主要手段。
现代企业强调给员工提供更多参与机会，鼓励管理 者与员工一起作决策以创造更加和谐的工作氛围。
有关资料表明，一些管理者用于参加各种会议的时 间占其工作总时间的三分之一多。
因此，会议开得好坏，效率高低，直接关系到管理效 能的高低。
会议沟通
LOGO
.讨论Leabharlann 某服装公司决定加快工艺流程改造，并进行工艺重组。但以前在进行工艺重组时， 工人的反应非常强烈，对工艺的改动持敌对态度。为了实施计划的改革，公司 管理层采用了三种不同的策略：
策略一，与第一组工人采取沟通的方式，向他们解释将要实行的新标准、工艺 改革的目的及这么做的必要性和必然性，然后，给他们一个反馈的期限；
记录：邹××(管委会办公室秘书)
讨论议题： 1．如何整顿城市市场秩序。 2．如何制止违章建筑、维护市容市貌。
杨主任报告城市现状：
我区过去在开发区党委领导下，各职能单位同心协力、齐抓共管在创建文明卫生城市方面取得了一
目的3
作出决策：作出正确决策
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会议的目的
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会议类型
1、谈判-
解决双方在利益上的冲突
2、通知-
单项式传播信息
3、解决问题-
利用团队创造力来解决问题
4、决策-
权衡不同方案利弊，做出选择
5、交流常采用“头脑风暴”法集思广益，寻求创意
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怎样组织会议？
1 会前准备 2 会议进程控制 3 会后工作
策略二，告诉第二组工人有关现在工艺流程中存在的问题，然后进行讨论，得 出解决的办法，最后派出代表来制定新的标准和流程；
策略三，对第三组工人，要求每个人都讨论并参与建立、实施新标准和新流程 ，每个成员全部参与，如同一个团队一样。
结果令人惊奇。虽然第一组工人的任务最为简单，但结果他们的生产率 没有任何提高，而且对管理层的敌意越来越大，在40天内有17％的工人 离职；第二组工人在14天里恢复到原来的生产水平，并在以后有一定程度 的提高，对公司的忠诚度也很高，没有人离职；第三组工人在第二天就达 到原来的生产水平，并在一个月里提高了17％。对公司的忠诚度也很高， 没有工人离职。
.Company Logo
会场布置
礼堂型 长桌型 .Company LogVo型
U型 圆桌型 课堂型
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会议进程控制
依赖于主持人对会议的节奏和方向的控制
1、宣布会议的主题和目的； 2、根据会议顺序提出每个议题，征求与会者意见； 3、给每个人表述自己观点的机会； 4、控制讨论进程； 5、概括与会者观点； 6、把握议会时间，不要拖延； 7、针对会议讨论结果进行概括； 8、确定下次会议的议题和时间。
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二、设计步骤
1、突出问题； 2、提出新议题； 3、选择重要议题； 4、分清主次顺序； 5、确定时间； 6、表明顺序； 7、结束议程； 8、确定下次会议的议题和时间。
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会议议程实例
资料：典型会议议程实例
M计算机公司 一号项目检查会议 日期：2006年10月16日，星期一 时间；下午2：20----3：45 地点：B大厦第二会议室 会议目的：研究一号项目进展情况 议程： 1、公司第四季度销售情况 2、杜民做关于CPU进展报告 3、陈汉做关于CASE设计进展报告 4、李强做关于软件进展报告 附件： 1、软件进展报告，第7号 2、CASE设计进展报告，第2号 3、关于软件问题的短文
时间：1995年4月8日上午
地点：管委会会议室
主持人：李××(管委会主任)
出席者：杨××(管委会副主任)、周××(管委会副主任管城建)、李××(市建委副 主 任)、肖××(市工商局副局长)、陈××(市建委城建科科长)及建委、工商局有 关科室 宣传人员、街道居委会负责人。
列席者：管委会全体干部
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会议记录
1 会议记录的内容 2 会议记录的注意点
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一、会议记录的内容
1、会议名称； 2、日期； 3、起止时间； 4、地点； 5、主办者； 6、出席人员； 7、缺席人员； 8、会议主席致辞； 9、会议过程； 10、会议决议； 11、下次会议的时间和地点
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会议记录实例
市场秩序整顿会议记录