财务培训(报销制度)

财务培训—报销制度
财务部
主要内容
一、基础知识 二、付款管理 三、借款管理 四、出差申请及差旅费的报销 五、日常其他费用的报销 六、表单的取得及单据的粘贴
一、基础知识
认识一下我们公司内部经常使用 的一些单据
以下表格为公司内部打印表格：
1、《招待费用申请单》 2、 《招待费用报销单》 3、 《车辆行驶报销单》 4、《车辆维修/保养申请单》 5、《车费报销单》 6、《出差申请单》
《请款单》在财务出纳处领取
各类费用报销所需的表单
1、交通费：《费用报销单》－《车费报销单》－《报销单据粘贴单》 2、车辆行驶费：《费用报销单》－《车辆行驶报销单》－《报销单据粘贴 单》 3、车辆维修费：《费用报销单》－《车辆维修保养申请单》－《报销单据 粘贴单》 4、差旅费：《费用报销单》－《出差申请单》－《差旅费报销单》－《报 销单据粘贴单》 5、招待费：《费用报销单》－《招待费用申请单》－《招待费用报销单》 －《报销单据粘贴单》
请款单的填写要求：
1、员工在申请付款时，首先须将请款单的内容 填写完整，特别提醒“说明”项下面的内容，是 支票、还是人民币、或者是普通发票等等，必须 钩选标注。 2、请款单后面必须附有发票原件和合同复印件， 二者在原则上缺一不可。但若对方要求先付款后 开具发票，则须在请款单上标注“承诺几日内交 回发票”的字样。 3、采购请款时，请款单后必须附有已审核无误 的对账单及入库单的请款联（蓝联）。
运费报销：
1、报销快递费、货运费时，必须要有正规发票、快递单/货运单等单据，
对应好粘贴附在后面；如有特殊情况没有正规发票的，需取得对方的财务 收据（备注说明）。
备注：各部门报销运费时，必须先由各部门指定人员作好运费报销登记表。此表是 用于统计各个部门每月的运费汇总，财务部有抽查的权利。
车辆行驶费报销：
办公费报销：
1、办公费用的报销必须要有购物申请单、入库单及相应的购物发票等 一起附在后面。
六、表单的取得及单据的粘贴
表单的取得 各类报销所需的表单 粘贴的要求
关于各种单据的取得
《费用报销单》 《报销单据粘贴单》 《车费报销单》 《车辆维修/保养申请单》 《车辆行驶报销单》 《出差申请单》 《差旅费报销单》 《招待费用申请单》 《招待费用报销单》 《购物申请单》 以上单据在前台领取
1、报销车辆费用时，必须要有正规发票，同时必须填写《车辆行驶报 销单》，在填写时必须将所发生的内容、费用详细真实的记载。 2、车辆维修或保养之前，必须先填写《车辆维修/保养申请单》，待部 门主管确认后方可以进行下一步的维修或保养，申请单及维修清单等单 据必须在报销时附在后面。
备注：各部门报销车辆费用时，必须先由各部门指定人员作好登记。此表是用于统计各 个部门每月车辆费用汇总，财务部有抽查的权利。
以下为填写请款单的一个模板：
三、借款的管理
借款的流程 借款归还的管理
借款的流程：
1、先到财务部向出纳领取《请款单》，逐 项填好后，由部门领导审批签字，报财务部 审核后送公司总经理批准，最后由出纳按核 定金额给予现金或支票。 2、具体流程为：借款人—部门经理—财务 部—总经理或授权人—出纳。
固定资产、低值易耗品的报销：
1、报销时必须要有购物申请单，入库单及相关的购物发票。 2、在填写入库单时必须盖章标明区分是固定资产还是低值易耗品，以 便于公司对固定资产的统计与管理。
备注：低值易耗品是指劳动资料中单位价值在规定限额以下或使用年限比较短 （一般在一年以内）的物品。主要包括一般工具、专用工具、替换设备、管理 用具、劳动保护用品、其他用具等。
对于招待费用报销单的报销及粘贴流程,可 以参看以下视频片段:
交通费报销：
1、报销交通费时，必须是当天正规的车票、或长途汽车票、或火车票 飞机票等，不得以其他的发票代报销。 2、必须填写《车费报销单》，在填写时必须将所发生的内容、费用等 情况详细真实的记录。 3、在公司派车困难及交通便利的情况下，应尽量选择乘坐公交车。
实报实销
二等舱
豪华巴士
每天不超过70元
三等舱
巴士
每天不超过50元
普通员工
软座
三等舱
巴士
每天不超过30元
注：主管及普通员工经总经理特批可搭乘飞机。 市内（含关外）发生的车费：在公司派车有困难的情况下，交通便利的，尽量选择公交 车；交通不便利，或时间太晚可选择打的。
备注：
1、出差区域说明 A类地区：直辖市、经济特区、各省会城市； B类地区：各地级城市； C类地区：除上述两个区域外的地区。 2、出差补贴采用算头不算尾的方式，主管部门有权根据 工作量核准出差天数。 3、因公出差期间发生的业务招待费，必须同交通费、食 宿费用统一报销，凡单独报销者一律不报。因公出差人员 按实际金额报销出差期间的业务招待费后，不再给予出差 补贴，其随餐人员同样不再给予出差补贴。 4、关于出差的界定：在深圳市外出差,当天不能返回。
四、出差申请及差旅费的报销
出差申请单 ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ旅费报销的相关规定
出差申请单：
1、出差员工首先需要填写《出差申请表》，并经部门负责人 签字后，如有需要订票的到前台订票即可。 2、需要借款的人员可以到财务部借款。(按相关借款的流程) 3、员工出差回单位后必须在一周内报销其在出差期间所发 生的费用。 4、员工报销时需将出差期间发生的所有费用单据粘贴完整， 并完整详细的填写《差旅费报销单》 ，不要与其他类别票 据粘贴在一张差旅费报销单上。 5、员工在报销差旅费时，应同时附上《出差报告》。《出 差报告》经部门经理签字后放部门文员处存档。
以后公司报销差旅费统一用下面指定的单据填写出 差消费明细（模板）：
对于出差消费报销单的报销及粘贴流程,可 以参看以下视频片段:
五、日常其他费用的报销
交际应酬费 交通费 运费 车辆使用费 固定资产,低值易耗品 办公费,
交际应酬费报销的具体规定：
1、交际应酬费，分为业务招待餐费、业务招待礼品费及其他招待费用。 2、因公司业务需要，发生招待费前，必须填写《招待费用申请单》，经领 导审批后方可发生招待费用（审批权限如下表）。 3、特殊情况需招待客人，来不及填写招待费申请单，紧急情况下需电话请 示上级领导，并于次日补齐相关手续。 4、发生招待费用借款时，按“借款管理”的流程办理借款相关事宜；在报 销招待费用时，必须填写《招待费用报销单》，填写时应将招待客户名称 、地点及人数等相关信息填写详细完整，并且注明此次招待的洽谈主题及 效果结论，以便公司领导查阅！ 5、发生招待费时，严禁和业务无关的人员陪同招待；严禁公司内部或部门 内部之间以招待费名义相互请客。 6、报销业务招待礼品费时，必须将商场电脑小票附在后面作为明细清单。 7、招待权限的界定:一般情况下，只有各部门负责人及以上职位人员、以 及招待事项所涉相关人员有权出面接待客户。如出现相关人员均不在的情 况，需经办人接待的，应先提出口头申请，经同意后方可接待。
差旅费报销的相关规定：
1.交通费标准 交通工具 级别 飞 机 火 车 轮 船 长途汽车 市内（含关外）车 费
总经理 副总经理及总经 理助理 部门经理/项目 经理/资深工程 师 主管/工程师
经济 舱
经济 舱 经济 舱
软卧/ 硬卧
硬卧/ 软座 硬卧/ 软座 硬卧/ 软座
一等舱
豪华巴士
实报实销
一等舱
豪华巴士
如何粘贴原始单据
要求1、必须将原始单据分业务内容粘贴在《费用报销 粘贴单》上。 要求2、使用胶水（一律不得使用订书钉、回形针代 替），依次将原始单据按时间顺序或面值顺序将单据 整齐粘贴。 要求3、在粘贴单据时，尽量做到整齐，整洁及美观； 在填写内容时，尽量做到书写清晰，内容详细(如后面 所示)。
二、付款管理
付款管理 请款单的填写要求
付款管理：
1、采购员应当在规定日期前与供应商核对好当月 账款，并将供应商确认、采购员审核并经采购主 管签字的对账单交财务作最终复核。 2、采购员在向财务递交上月对账单时，同时应将 当月预估付款明细表上报财务。 3、采购部门在与供应商协调处理质量退货或索赔 等事项处理完之前，采购不得到财务请款。 4、采购应严格按照与供应商确定的账期属期请款， 不提随意提前或延后。如有变动，经相关领导同 意后及时报备财务。
借款归还的管理：
1、借款人出差或培训学习等借款的报销，应于回公司后 一周内报销，如碰到月末时，应于当月财务扎帐前及时报 销归还，跨月份的最长不超过一个月的时间，无特殊情况 者，过期报销财务对出差费用不予报销。对逾期不冲帐、 不归还、又不向领导报告说明原因者，财务有权从其当月 工资中一次性全额扣回其所借款项，当月工资不足以全额 扣回的，在以后月份中连续扣回，直到全部扣完为止。只 有经过总经理审核同意后，才可以将出差费用报销入帐并 补发工资。 2、材料物资采购借款的报销，根据验收的有关收据、合 同、发票、购物申请单及入库单（或验收单）等冲帐或报 销。 3、现金（支票）如果被遗失或被盗，借款人应及时向财 务部门和上级领导报告，并承担相应的责任。 4、对日常借款（非备用金），如无特殊情况，一律实行 “前清后借，前不清后不借”的原则。