档案管理办法.pdf
合同档案管理办法
合同档案管理办法
1. 合同档案管理责任：明确合同档案管理部门的责任和职责，指定专门的负责人负责合同档案的管理工作。
2. 合同档案的分类与整理：根据合同的性质、类型等特点进行分类，制定合同档案管理的分类规则，并对合同档案进行整理、装
订和标识，确保档案的完整性和可查阅性。
3. 合同档案的存放和保管：确定合同档案的存放位置和保管措施，要求对合同档案进行定期巡检和整理，确保档案安全可靠。
4. 合同档案的检索和利用：制定合同档案的检索办法和流程，确保合同档案可以快速找到和利用，提供参考和证明的依据。
5. 合同档案的保密和传递：对涉及商业秘密和机密的合同档案，要采取必要的保密措施，确保档案信息的安全性和机密性；对需要
传递的合同档案，要进行严格的管理和控制，确保档案的完整性和
准确性。
6. 合同档案的销毁与归档：对于已经履行完毕或者过期的合同档案，要按照规定的期限进行销毁或者移交归档，确保档案管理工
作的规范性和持续性。
7. 合同档案电子化管理：鼓励采用合同档案的电子化管理方式，推行数字化存储和检索，提高档案管理的效率和便利性。
以上是一份合同档案管理办法的主要内容，具体实施还需要根
据实际情况进行调整和完善。
档案管理办法
档案管理办法第一章总则第一条为了加强单位档案管理工作，推进档案科学、规范管理，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》、《机关档案管理规定》等法律法规，制定本办法。
第二条本办法所称档案，是指单位及本系统各二级单位在公务活动中形成的，对国家和社会有查考、利用和保存价值的各种形式、各种载体的历史记录。
第三条单位及本系统各二级单位应当加强对档案工作的组织领导，将档案工作纳入整体规划、年度工作计划和考核体系，与业务工作同步部署、同步实施、同步发展。
第二章机构与职责第四条单位应当建立由档案工作分管领导、办公室及相关部门负责人组成的档案工作协调机制，协调处理单位及本系统档案工作重大事务和重要事项。
第五条单位及本系统档案管理工作由单位办公室具体负责。
第六条单位办公室应当配备与工作量相匹配的专职档案工作人员，具体承担单位档案业务工作。
单位各业务科室及二级单位应当指定人员，承担相应部门文件材料的收集、整理和归档工作。
单位应当建立以单位档案部门为中心，由相关人员组成的单位档案工作网络。
第七条单位档案管理工作部门的职责是：（一）贯彻执行档案工作的法律法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，并将规范本单位、本系统档案管理的基本制度；（二）制定并组织实施本单位、本系统档案工作计划；（三）对单位各种文件材料的形成、积累和归档工作进行监督和指导，对所属机构的档案工作进行监督和指导；（四）负责管理单位及本系统的全部档案并提供利用，协助做好单位政府信息公开工作；（五）负责单位档案信息化工作，并统筹单位及所属机构档案信息一体化工作，推动传统载体档案数字化和电子文件、电子档案规范管理；（六）接受档案行政管理部门监督、指导和检查，执行年度报告制度，依规定期向同级国家综合档案馆移交档案；（七）负责组织档案业务交流和档案工作人员培训，开展档案宣传、教育活动；第八条单位通过政府购买服务方式辅助实现档案工作基本任务的，应当严格限定社会化服务范围，严格审核服务供方的信息安全保障能力和业务资质，并接受档案行政管理部门监督、指导和检查。
（完整版）公司档案管理办法及实施细则.doc
（完整版）公司档案管理办法及实施细则.doc档案管理办法及实施细则为了加强和规范公司内部档案管理⼯作，保证档案完整性和保密性，准确地反映公司各项⼯作，结合公司实际，特制定本办法。
⼀、档案管理1、主要内容1.1档案是公司在施⼯⽣产及各项管理活动中形成的全部档案的总和。
包括保密制度、⾏政、经营、⽣产技术管理档案、会计档案、基本建设、产品、设备档案和⼈事档案等，其构成以项⽬、设备和会计、经营档案为主体。
1.2公司档案⼯作是企业管理基础⼯作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实⾯貌的⼀项⼯作。
1.3公司档案管理⼯作要坚持集中统⼀的管理原则。
2、⽂件的收集与归档2.1 各部门形成的⽂件材料，由各部门专职或兼职档案管理⼈员负责收集管理，并于每年 12 ⽉ 31 ⽇之前向公司办公室办理移交。
2.2⼀项⼯作由⼏个部门参与办理的，在⼯作中形成的⽂件材料，由主办部门或⼈员收集，交⾏政部备案。
会议⽂件由⾏政部收集。
2.3 ⾏政部在接收移交的档案后，应对移交档案进⾏检查、汇总、并编制档案总⽬录。
2.4⾏政部对档案应区分全宗、区分年度、区分类别分别存放、排列，存放档案必须有专⽤的档案装具，档案排列⽅法要科学，以便查找。
2.5 定期进⾏对库房档案的清理核对⼯作，做到账务相符，对破损、载体变质的档案要及时进⾏修补或复制。
2.6收进的档案要及时⼊库，借阅档案归还后，及时放回原处。
3、公司⽂件材料归档的基本要求3.1 归档的⽂件材料必须完整。
3.2 归档的⽂件材料必须准确地反映公司⽣产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。
3.3归档的⽂件材料必须层次分明，符合其形成规律。
4、公司⽂件材料的归档范围4.1保密办公室：保密相关法规、制度；重要的会议纪要；学习培训资料；⼯作计划、总结等。
4.2⾏政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性⽂件；组织变⾰、变迁、⼤事记、年报等⽂件材料；发展规划、⼯作总结汇报；政府机关颁发的重要⽂件。
会计档案管理办法 (桂档发(2016)1号)
会计档案管理办法 (桂档发(2016)1号)方案一：企业会计档案管理办法一.总则1.1目的本办法旨在规范企业会计档案的管理，确保会计档案的完整、真实、准确和可审查。
1.2适用范围本办法适用于所有具有会计主体资格的企业，包括国有企业、集体企业、私营企业、外商投资企业等。
二.会计档案的建立和归档2.1会计档案的建立2.1.1按照会计制度的规定，企业应该建立会计档案。
2.1.2会计档案的建立包括建立会计凭证档案、账簿档案、财务报表档案等。
2.2会计档案的归档2.2.1会计档案应当按照年度进行归档，每个年度的档案应当进行分文件夹存放。
2.2.2档案归档后，应当制作归档目录，并加盖公章。
三.会计档案的保管3.1会计档案的保管责任3.1.1企业应当指定专人负责会计档案的保管工作，并明确该人员的职责和权力。
3.1.2保管人员要加强对档案的防火、防水、防盗等安全措施。
3.2会计档案的保管期限3.2.1按照法律和行政法规的规定确定每种档案的保管期限。
3.2.2保管期限届满后，经批准可以进行销毁，销毁过程应当制作销毁记录，并保留至少5年。
四.会计档案的查询和使用4.1会计档案的查询4.1.1企业内部相关人员可以根据工作需要查询会计档案。
4.1.2外部机构需要查询会计档案的，应当出具相应的查询申请，并经过企业批准。
4.2会计档案的使用4.2.1会计档案应当严格按照规定的程序和权限进行使用。
4.2.2使用会计档案的相关人员应当保守商业秘密，不得私自泄露。
五.会计档案的安全管理5.1会计档案的安全措施5.1.1会计档案室应当设立专门的安全措施，如门禁系统、监控系统等。
5.1.2会计档案室应当定期进行巡查和检查，及时发现并排除安全隐患。
5.2会计档案的备份5.2.1会计档案应当定期进行备份，备份数据应当存放在安全可靠的地方。
5.2.2备份数据的恢复应当经过授权，且有责任人负责。
六.附件本文档所涉及的附件如下：附件1：会计档案建立登记表附件2：会计档案归档目录附件3：会计档案查询申请表附件4：会计档案销毁记录法律名词及注释1. 会计主体资格：指企业依法成立、依法设立独立的会计主体，与其他经济组织和个体经济组织独立核算、独立核算财务结果的资格。
文件档案管理制度(最终版)
文件档案管理制度(最终版)文件档案管理制度(最终版)一、总则1.1 目的文件档案管理制度的目的是确保文件的有效管理和保存，保证文件的完整性、可追溯性与安全性，使文件能够为组织提供准确的信息支持。
1.2 适合范围本制度适合于所有涉及组织内文件管理的部门及相关员工，并包括电子文件的管理。
二、文件档案的定义与分类2.1 文件的定义文件是指组织的各类书面、印刷或者录音录相记录，包括纸质文件和电子文件。
2.2 文件的分类文件根据其用途和管理要求分为以下几类：管理文件、业务文件、半公文（备忘录、通知等）、内部参考文件和查询文件。
三、文件管理流程3.1 文件流转文件流转包括文件的起草、审批、登记、分发、传阅、签发、归档和销毁等环节。
各个环节的责任人应按照流程要求进行操作，并记录相关信息。
3.2 文件标识文件应统一设置标识，包括文件编号、标题、密级、紧急程度、归档日期等内容。
文件标识应在各个环节中得到持续维护和更新。
3.3 文件传阅与签发文件传阅应按照明确的流程和权限进行，必要时可以采用电子传阅方式。
文件签发时应对文件进行验证，并记录签发人和日期。
四、文件的存储与保管4.1 文件存储要求文件的存储应按照一定的规则进行，要求文件编号连续有序、文件载体完好、文件密级明确等。
4.2 文件保管文件保管应设立专门的档案库房，按照类别、密级等要求进行分类存放，并定期进行检索与整理。
五、文件的借阅与归还5.1 文件借阅申请员工借阅文件应提出书面申请，包括借阅目的、借阅时间、借阅范围等内容，并经审批后方可借阅。
5.2 文件借阅管理借阅的文件应进行登记，并在规定的时间内归还。
借阅期满可以申请延期，但需经过审批。
六、文件的变更与修订6.1 文件的变更文件变更包括文件的修订、补充、废止等。
变更时应按照规定的流程进行，并通知相关人员。
6.2 文件修订的审批文件修订应进行审批，包括修订者、审批者、修订日期等。
修订后的文件应及时替换旧版文件。
南京邮电大学档案管理办法
南京邮电大学档案管理办法第一章 总则第一条 为规范我校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》和《江苏省档案管理条例》的规定，并结合我校实际，特制定本办法。
第二条 本办法所称档案，是指我校在教学、科研、管理等活动中直接形成的对我校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。
第三条 档案工作是我校重要的基础性工作，应当加强管理，将之纳入我校整体发展规划。
第四条 我校档案工作在学校的领导下，接受上级档案行政部门的业务指导、监督和检查。
第五条设立档案工作领导小组，组长由分管档案工作的校领导担任，其主要职责是：（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；（二）将档案工作纳入我校整体发展规划，促进档案信息化建设与我校其他工作同步发展；（三）建立健全与办学规模相适应的学校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；（四）研究决定我校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
第二章 机构设置与人员配备第六条档案馆是负责我校档案工作的职能部门，是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合档案管理要求的库房和设施。
需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。
分室是我校档案馆的分支机构。
存放涉密档案应当设有专门库房。
存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。
第七条 档案馆的管理职责是：（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划我校档案工作；（二）拟订我校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管我校的各类档案及有关资料；（四）编制检索工具，开展编研工作，编辑、出版我校年鉴、大事记等资料，多途径、多形式地开发档案信息资源；（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；（六）全方位开展档案的开放和利用工作；（七）开展对全校专兼职档案人员的业务培训和管理；（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；（九）负责校史展览馆和通信展览馆的日常维护与管理；（十）开展档案工作协作、学术研究和交流活动。
机关档案管理办法
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（2006年12月18日 国家档案局令第8号发布）第一条 为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。
第二条 本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。
第三条 机关文件材料归档范围是：（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
第四条 机关文件材料不归档范围是：（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报国家档案局官网w w .s a a c .g o v .c n的文件材料。
第五条 凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第六条 机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。
定期一般分为30年、10年。
档案管理制度word
档案管理制度word一、总则为了规范和加强公司档案管理工作，保障档案信息的保存、整理和利用，提高公司运营效率和信息安全性，特制定本档案管理制度。
二、制度依据1. 中华人民共和国档案法及其实施条例；2. 全国档案工作机构登记管理暂行办法；3. 《国家档案局关于印发档案管理工作规范化建设标准的通知》（档案局函〔2010〕92号）。
三、档案管理范围本制度适用于公司所有部门、项目组织的档案管理工作。
四、档案种类及管理职责1. 档案种类包括：合同文件、财务报表、人事档案、项目资料、会议记录、法律文件等；2. 档案管理职责划分如下：（1）公司领导班子：负责档案管理工作的决策和规划；（2）档案管理部门：负责档案管理工作的实施、监督和评估；（3）各部门、项目组织：负责本部门、项目的档案管理工作。
五、档案管理制度流程1. 档案的归档（1）收集档案：对公司各类档案进行收集整理，建立档案目录；（2）归档管理：将已确认归档的档案按照目录进行分类、编号、封存。
2. 档案的借阅（1）申请借阅：凡有正当理由需查阅公司档案的人员，需向档案管理部门提出书面申请，并提供相关证明材料；（2）批准借阅：档案管理部门对借阅申请进行审核，批准借阅后，核发借阅凭证。
3. 档案的保管（1）保密管理：对涉密档案进行严格保密管理，保证档案信息的安全性；（2）防火防水管理：建立防火、防水措施，确保档案信息的安全。
4. 档案的销毁档案管理部门根据档案保存期限规定，对不再需要保存、使用的档案进行销毁，同时制定销毁记录和报批。
六、档案管理制度评估公司每年对档案管理制度进行一次评估，对实施情况进行总结和改进。
七、附则1. 本制度自发布之日起生效，如有修订，须经公司领导批准后执行；2. 档案管理部门对本制度的具体实施细则进行制定，纳入公司档案管理手册。
八、补充说明本档案管理制度将根据实际情况进行修订和完善，以适应公司发展和档案管理需要。
以上为公司档案管理制度，望各部门、项目组织严格遵守执行，共同维护公司档案信息的安全和完整性。
《环境保护档案管理办法》(原环境保护部令第43号)
环境保护档案管理办法第一章总则第一条为了加强环境保护档案的形成、管理和保护工作，开发利用环境保护档案信息资源，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《中华人民共和国环境保护法》等相关法律法规，结合环境保护工作实际，制定本办法。
第二条本办法所称环境保护档案，是指各级环境保护主管部门及其派出机构、直属单位（以下简称环境保护部门），在环境保护各项工作和活动中形成的，对国家、社会和单位具有利用价值、应当归档保存的各种形式和载体的历史记录，主要包括文书档案、音像（照片、录音、录像）档案、科技档案、会计档案、人事档案、基建档案及电子档案等。
第三条环境保护档案工作是环境保护部门的重要职责，实行统一领导、分级管理。
第四条国务院环境保护主管部门对环境保护档案管理工作实行监督和指导，在业务上接受国家档案行政管理部门的监督和指导。
地方各级环境保护主管部门对本行政区域内环境保护档案管理工作实行监督和指导，在业务上接受同级档案行政管理部门和上级环境保护主管部门的监督和指导。
第二章环境保护部门档案工作职责第五条环境保护部门应当加强对档案工作的领导，完善档案工作管理体制，建立档案管理机构，配备政治可靠、责任心强、具备档案管理及环境保护相关专业知识和业务技能的正式专职档案管理人员。
环境保护部门办公厅（室）档案管理机构归口负责本部门档案管理工作。
第六条环境保护部门应当将档案工作纳入本部门发展规划和年度工作计划，列入工作考核检查内容，及时研究并协调解决档案工作中的重大问题，确保档案工作与本部门整体工作同步协调发展。
第七条环境保护部门应当按照部门预算编制和管理的有关规定，科学合理核定档案工作经费，并列入同级财政预算，加强对档案工作经费的审计和绩效考核，确保科学使用、专款专用。
第八条环境保护部门应当按照国家有关档案管理的规定，确定文件材料的具体接收范围，包括本部门在各项工作和活动中形成的具有利用价值、应当归档保存的各种形式和载体的历史记录，以及与本部门有关的撤销或者合并部门的全部档案。
文书档案管理办法
文书档案管理办法文书档案管理办法第一章总则第一条为了规范和加强文书档案管理，维护机构的文书档案秩序，保障信息安全，提高文书档案管理效率，制定本办法。
第二条文书档案管理办法适用于本单位内所有与文书档案管理有关的工作人员，包括电子文书档案的管理。
第三条文书档案管理办法遵循依法合规、科学规范、实事求是、便捷高效的原则。
第二章文书档案的管理范围第四条本单位的文书档案范围包括各类文件、报告、合同、凭证、函件、申请书等文书档案，以及相关备忘录、会议记录和电子文书档案。
第五条本单位对于文书档案的管理分为档案保管和档案利用两个方面，对不同类型的档案实行不同的管理措施。
第三章文书档案管理的组织机构第六条本单位设立文书档案管理部门，负责文书档案管理工作的具体组织指导和执行。
第七条文书档案管理部门有权对各部门的文书档案管理工作进行监督检查，并对违反管理规定的行为给予相应处理。
第四章文书档案管理的基本原则第八条文书档案管理应遵循保密、完整、准确、时效的基本原则，确保文书档案的安全性和可追溯性。
第九条文书档案管理应加强电子文书档案的安全防护，采取有效措施防止文书档案数据泄露、篡改或损坏。
第五章文书档案管理的具体措施第十条建立文书档案管理制度，明确文书档案的分类、编目、存档、借阅、销毁等管理环节，并制定相应规范。
第十一条对于机密级别较高的文书档案，应采取加密措施并限制访问权限，确保机密信息不被泄露。
第十二条建立文书档案管理信息系统，实现文书档案的电子化管理和便捷查阅，提高管理效率。
第六章文书档案管理的监督与检查第十三条定期对文书档案管理工作进行检查，发现问题及时整改，保障文书档案管理工作的规范性和有效性。
第十四条严格按照文书档案管理办法的要求进行管理，如有违反将受到相应处罚，对于造成严重后果的行为将追究责任。
第七章附则第十五条本办法未尽事宜由文书档案管理部门负责解释。
第十六条本办法自发布之日起施行。
以上便是关于文书档案管理的办法，希望各位同仁认真执行，共同维护文书档案的安全与秩序。
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第二章 档案立卷、归档
第五条 办公室及各职能部Байду номын сангаас的档案 （资料）管理员应定期（每月一 次）进行档案的收集。
第六条 立卷归档的时间 （一） 各类法规、政府文件等外来文件，各部门在收到或取回文件
第三章 档案的保管
第八条 归档后的档案由办公室统一保管。 各部门、 项目部临时保管 的档案应设专用档案柜，并由专（兼）职管理员负责保管。
第九条 档案资料要按门类和载体进行科学的分类、 排列和编号。 档 案管理员要熟悉档案情况， 主动了解公司各项工作对利用档 案的需求， 积极做好提供利用工作， 为公司各项业务的开展 提供依据性资料。
（一） 档案管理人员必须有严格的保密观念， 保证公司档案的绝 对安全。
后，原件必须在 7 日内交办公室， 由办公室负责外来文件的 统一登记、传阅、保管。各经办部门或个人视实际需要，可 留存复印件。 除了项目技术性文件外， 其他内部受控文件在 成稿后，原稿由公司办公室归档。 （二） 凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料、合同、协议 等，均应在当月内立卷归档。每月底，各部门档案管理员应 把整理审定完毕的档案资料移交办公室保管。 （三） 在获得证照后，除了“税务登记证”在财务审计部保存外， 公司的其它各类证照（营业执照、资质证书、企业代码证等） 应在 7 日内交办公室保存。项目的各类批文、证照原件，在 办理结束后三日内移交办公室保存。 第七条 立卷归档的要求 （一） 归档文件要齐全、完整，要按照文件材料形成的规律进行科 学的分类、立卷，要保持文件之间的历史联系。 （二） 案卷要求 1 、归档案卷封面的各个项目均应填写清楚。 案卷标题要简明 确切，保管期限要准确，装订要整齐。 2 、归档文件要按规定的次序系统排列，编制案卷顺序号，案 卷目录一式两份。移交档案时，双方根据目录清点核对，并 履行签字手续。 3 、卷内文件排列要有顺序，案卷能够反映公司业务的全貌， 便于保管和利用。 4 、填写案卷一律用碳素黑水钢笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字 迹应清楚、准确。 （三） 各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈 赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。 （四） 影像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、
档案管理办法
第一章 总则
第一条 为了加强对公司档案的管理， 促进对各类档案的共享和有效 利用，防止各类档案的丢失、损坏，制定本办法。
第二条 本办法适用于公司本部及项目部对工程、文书、 声像、实物 等各类档案的管理，包括各类档案的收集、整理、立卷、归 档、保管等。
第三条 职责分工 （一） 办公室负责对公司的各类档案实行统一管理和公司文书档 案、影像档案、实物档案的直接管理；监督、检查本办法的 施行情况，对各部门的档案工作及资料员进行业务指导和培 训。 （二） 财务审计部在遵照本制度和财务档案管理的有关法规性文件 的前提下，负责公司会计档案的管理， 并接受办公室的监督、 检查。 （三） 各部门应指定本单位的档案管理人员（兼）并报公司办公室 备案。 （四） 各部门负责人负责本部门档案的收集、整理、立卷、归档和 移交工作。
第十条 办公室要严格按照“八防” （防火、防盗、防潮、防鼠、防 虫蛀、防强光、防过度干燥、防失密）的要求做好档案的技 术保护并定期检查档案保管情况。
第十一条 档案柜内不得存放与档案无关的物品。
第四章 档案的借阅和保密
第十二条 第十三条 第十四条 第十五条
第十六条
档案资料一般不外借。 需要外借的档案， 借阅人应办理借 阅审批和登记手续。借阅、复印一般档案，应经办公室主 任批准；重要档案（机密文件、证照等） ，需经公司总经 理批准。 各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档 案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案， 须 经办公室主任和原形成档案的部门负责人批准，方可借 阅。 借阅人员在抄写、查阅档案时，档案管理员应积极配合、 协助，严禁擅离岗位。 借阅人员要爱护档案， 按期归还。借阅人员不得擅自拆散、 调换、抽取、污损、加标注证，不得转借、涂改和私自复 印。私自复印者，公司经查证属实后给予 “严重警告处分”。 预期归还者，档案管理人员应及时催收。 如延长借阅时间， 须办理续借手续。 档案的保密
背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完 整。 第八条 交接档案的要求 （一） 交接的资料必须完整； （二） 交接的资料必须准确，务必真实地记录企业发展地全过程， 做到文、图、物相符，数据准确要靠，签字手续完备； （三） 归档资料必须为原件，用圆珠笔、复写纸形成的资料和传真 件一般不得作为归档资料， 如遇特殊情况需总经理助理批准； （四） 交接的资料如有缺卷、缺页、破损或不符合归档要求的，由 移交部门负责完善，无法完善的由移交部门形成书面说明材 料报总经理助理审批方可归档； （五） 档案盒、档案袋的标签及目录的格式和内容实行统一的制作 标准 （六） 卷内资料均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号 从“ 1”开始。页号编写位置：单面书写的资料在右下角，双 面书写的资料，正面在右下角，背面在左下角，折叠后图标 一律在右下角； （七） 交接资料时必须当面清点，核对确认无误后，在材料交接清 单上由双方经手人和负责人签字。移交清单一式二份，双方 各执一份（如有需要可提供电子版） 。 （八） 对工程资料档案的特殊要求： 1 、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续 要完备。文字材料尺寸规格应采用 A4 幅面（ 297mm*210mm）， 图纸应采用国家标准图幅 （图纸一般采用蓝晒图 , 竣工图应是 新蓝图）； 2 、用计算机出图必须清晰。并且不同幅面的工程图纸应统一折 叠成 A4 幅面，图标栏要露在外面； 3 、所有竣工图均应加盖竣工图章； 4 、文字材料应按事项、专业顺序排列，既有文字材料又有图纸 的案卷，文字材料排前，图纸排后。