档案管理学基础知识-完整版
档案管理学------知识点总结
档案管理学------知识点总结第一章档案概论第一节档案的历史沿革一、档案的起源：结绳记事、刻契记事、原始图画（理解）。
二、我国档案的演变：甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、胶磁档案、电子档案（理解）。
三、档案的定义及其含义。
档案“是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。
”四、档案含义的四个方面（1）档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的；（2）档案是保存查备的文件；（3）档案内容的记录方式和载体是多种多样的；（4）档案是原始的历史记录。
五、档案种类划分按照档案的载体形式标准，可分为金石档案、甲骨档案、泥板档案、简牍档案、缣帛档案、羊皮档案、纸质档案、胶片档案、磁带档案等等；按照记录信息方式可分为文字档案、图片档案、音像档案、电子文件。
音像档案又分为照片、录音、录像、影片档案。
六、国家全部档案的概念归国家所有、由国家统一管理的全部档案的总和。
七、档案的作用1、行政管理的查考凭据2、生产建设的参考依据3、政治斗争的必要工具4、科学研究的可靠资料5、宣传教育的生动素材6、维护国家、集体和个人权益的法律书证八、档案的基本价值1、档案的凭证作用2、档案的参考作用3、对档案真实性的辩证理解第二章档案工作概论一、我国档案工作的基本原则统一领导、分级集中地管理国家全部档案，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。
第三章档案的收集一、档案收集工作的内容1、对本单位需要归档文件的接受工作。
2、对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。
3、对历史档案的接收和征集工作。
二、单位内文件的归档（见老师复印资料）第四章档案的整理一、档案整理工作的定义和内容定义：档案的整理工作，就是将处于零乱状态的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序的体系。
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一、档案收集1、档案收集工作的意义：档案收集工作是整个档案工作中极为重要的一个环节，与档案工作中其他各项工作比较起来，它处于一种特殊的地位，作好档案收集工作对整个工作都具有重要意义。
（1）收集工作是档案工作的起点；是档案业务基础工作中的基础；档案的收集，就是整个档案馆（室）取得和积累档案的一种手段；（2）从组织整个国家档案工作来说，档案的收集工作是贯彻集中统一管理原则的一项重要内容和首要的具体措施；（3）从收集工作质量高低的影响来说，它直接关系到档案工作的其他环节。
2、档案收集工作的要求：（1）丰富馆藏；（2）加强馆外调查和指导；（3）推行入馆档案的标准化；（4）保持全宗和全宗群的不可分散性。
3、机关内文件的归档二、档案整理1、档案整理工作的内容：（1）在正规的工作条件下，档案室所接收的是文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。
（2）对整理不善的档案进行局部调整。
（3）零散文件的整理。
2、档案整理工作的原则：（1）档案的整理必须保持文件之间的历史联系；历史联系主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等几个方面。
（2）档案的整理应该充分利用原有基础；原有基础指，第一，充分重视和利用先前整理的基础，以确定档案整理的任务和要求，来要轻易打乱重整；第二，在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。
（3）档案的整理必须便于保管和利用。
3、全宗：（1）概念：全宗就是一个独立的机关或著名人物在社会活动中形成的档案的整体。
（2）意义：区分全宗是档案整理工作的首要环节。
全宗不仅是个整理方法问题，也是一条原则、一种理论，称为全宗原则和全宗理论。
全宗理论是在档案集中管理过程中产生的，是随档案工作的发展而不断完善的。
全宗理论的确立，对档案室、档案馆档案的管理，有重要的组织作用。
全宗理论发展的历史，是与档案整理的不同原则联系在一起的。
档案管理基础知识
档案管理基础知识一、档案的概念（一）定义：档案是国家机构、社会组织和个人在实践活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
（二）档案与文件、文物、图书、情报、资料、信息的关系：文件是档案的前身，文件完成现行效用后，其中部分文件对日后工作具有查考、利用价值，经收集、整理、保存，就形成了档案。
（三）档案的属性1、本质属性：原始记录性（本源性）2、一般属性：信息性、知识性、智能性、社会性、文化性（四）档案的分类1、按形成者可分为：个人档案、单位档案2、按门类可分为：文书档案、业务档案、科技档案、会计档案、特种载体档案3、按载体可分为：原始载体材料档案（甲骨、金石、竹木、缣帛档案等），传统载体材料档案（主要是纸质档案），新型载体材料档案（照片、录音、录像、磁盘、光盘等），实物档案。
4、按记录方式可分为：文字档案、体表档案、图像档案、声音档案等。
（五）档案的价值1、档案价值的决定因素：一是档案本身记载的信息情况，二是社会需要程度。
2、档案的基本价值：一是凭证价值，二是参考价值3、档案价值发挥的规律（1）档案用户层面扩散率；（2）档案秘密程度递减率；（3）档案科学文化价值渐增率（六）档案的作用档案的作用是指档案价值，通过社会需求，转化为使用价值。
主要有：1、延伸人类记忆作用；2、研究历史真实作用；3、传播知识和信息作用；4、为现实工作服务二、档案工作的内容（一）档案工作的定义1、狭义的档案工作：主要是指档案工作的具体环节。
收集、整理、保管、鉴定、统计、编目、利用2、广义的档案工作：包括档案法制建设、档案行政管理、档案实体管理、档案教育、档案科技、档案宣传、档案外事、档案中介服务等。
（二）档案工作的性质1、管理性；2、服务性；3、政治性（三）档案工作的原则1、统一领导、分级管理；2、维护档案的完整和安全；3、便于利用（四）档案室的职责1、贯彻执行有关法律、法规和国家方针政策，建立健全本单位的档案工作规章制度；2、指导本单位文件材料的形成、积累和归档工作；3、统一管理本单位的档案，并按规定向有关档案馆定期移交档案；4、为本单位工作提供档案信息服务，必要时为社会有关单位和个人提供一定的档案信息服务；5、监督指导所属机构的档案工作。
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一、档案的概念
档案法第二条规定：本法所称的档 案，是指过去和现在的国家机构、社会 组织以及个人从事政治、军事、经济、 科学、技术、文化、宗教等直接形成的 对国家和社会有保存价值的各种文字、 图表、声像等不同形式的历史记录。
二、档案的作用 档案具有凭证作用
和参考作用
三、档案管理工作的原则
专门档案
专门档案，是指在某些专业范围内 产生，有比较稳定的文件名称、格式和 形成规律，有各自的整理和管理方法的 各种门类档案的总称。
会计档案
会计档案：是指会计凭证、会计账 簿和财务报告等会计核算专业材料， 是记录和反映单位经济业务的重要 史料和证据
会计档案的归档范围和保管期限
会计凭证：
15年
跨年度的规划、方案、预算归入文件
内容针对的第一个年度；
年
跨年度的总结归入文件内容针对的最后一个
度；
机构：将文件按其形成部门或承办 部门分开
文书档案整理方法
归档文件以件为单位进展整理
文书档案整理根本程序
文件材料的收集 划分保管期限 文件材料的装订 编页号 加盖档号章
录入 移交 编制件号 编制档案目录 装盒
声像档案主要包括：
照片档案〔光学照片、数码照片〕 录音、录像档案
Байду номын сангаас
实物档案
实物档案是指以物质实体 为载体反映本单位历史真实面 貌的特定物品。
实物档案的类别
证 书 奖 状 奖 杯 锦 旗 牌 匾 印 章
谢 谢！
的。
五、各门类档案根底知识
文书档案：是指机关、团体、企业、 事业单位及其他组织在领导和行政 管理等项活动中形成的具有保存备 查价值的文件。
文书档案的分类方法
(档案管理)档案专业基础知识
档案专业基础目录第一部分档案概述 (3)档案的定义 (3)档案的形成条件 (3)档案的形式 (3)档案的本质属性 (4)公务档案与私人档案 (4)历史档案与现行档案 (5)文书档案、科技档案与专门档案 (5)中华人民共和国成立后的档案、革命历史档案和旧政权档案 (5)档案的凭证价值 (5)档案的情报价值 (6)对档案真实性的辩证理解 (6)实现档案价值的规律性 (6)档案的作用 (7)第二部分档案工作概述 (8)档案工作的概念和内容 (8)档案工作的性质 (10)档案工作的基本原则 (11)综合档案馆的定义 (12)综合档案馆的性质 (12)综合档案馆的基本职责与具体任务 (12)档案室定义 (12)档案室的性质 (12)档案室的作用 (13)档案室的任务 (13)档案行政管理机构定义、性质 (13)档案行政管理机构基本职责： (13)档案行政管理机构具体任务： (13)文件中心含义， (13)文件中心的类型： (14)档案寄存中心含义， (14)档案事务所含义， (14)档案事务所性质： (14)档案机构之间的关系 (14)第三部分档案法治与职业道德 (14)档案法律： (15)档案法律与档案行政法规的关系： (15)档案法律与档案行政规章的关系： (15)《档案法》的主要内容 (15)《档案法》的属性特征 (16)《档案法》的作用 (16)《档案法》的施行 (17)档案行政法规 (17)档案行政规章 (17)档案职业道德的特点 (18)档案职业道德（规范）的含义和内容 (18)档案职业道德修养 (19)第四部分档案信息化建设与电子文件管理 (19)档案信息的数字化 (19)档案网站建设 (19)数字档案馆建设 (20)电子文件的概念 (20)电子文件的种类 (21)电子文件的特点 (21)电子文件的管理要则 (22)电子文件的管理模式 (24)第五部分外国档案管理 (27)文件生命周期理论 (27)文件管理含义与文件管理职能 (29)文件中心 (30)德国迈斯奈尔的鉴定理论与标准 (31)美国鉴定理论与标准 (32)前苏联的档案鉴定理论与标准 (33)国外对档案鉴定标准的制订 (34)来源原则 (35)事由原则 (37)外国档案编目与检索 (37)外国档案利用和开放 (38)外国档案事业管理体制 (39)外国档案馆 (39)第一部分档案概述基本要求：了解：档案的形式，档案的种类，档案的作用熟悉：档案定义的表述与含义掌握：档案的形成条件，档案的本质属性，档案的价一、档案的定义(一)档案定义的表述(二)档案的形成条件(三)档案的形式(四)档案的本质属性二、档案的种类(一)公务档案与私人档案(二)历史档案与现行档案(三)文书档案、科技档案与专门档案(四)中华人民共和国成立后的档案、革命历史档案与旧政权档案三、档案的价值(一)凭证价值(二)参考价值(情报价值)(三)对档案真实性的辩证理解(四)实现档案价值的规律性1、档案价值的扩展律2、档案价值的时效律3、档案价值的条件律四、档案的作用档案的定义国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录；进一步表述为，档案是社会组织或个人在社会实践活动中直接形成的供保存备查的，且具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息；四个方面：第一，档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的；第二，档案是保存备查的文件；第三，档案内容的记录方式和载体是多种多样的；第四，档案是原始的历史记录。
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发展。如果企业在运营活动中遇到失误造成了损失，
经办人、责任认定的依据就在原始文件材料经过加工
整理的档案里。只有总结经验教训，才能避免更大的
损失，后续企业的正常运营。
2、法律证据作用
档案是历史真相的再现。作为原始材料的档案具有一定
的法律效力。在企业发展中，不可避免会遇到种种或因年代 久远，或因概念模糊等引起较大争议的边缘问题，使企业陷 入各执一词的纷争中耗费财力、人力和精力。在依法解决纷 争，维护企业利益中，档案以其书面性、客观性、真实性而
个自然本（册）为一件。较厚归档文件采用三点一线
方法进行装订。
排 列
在同一年度、保管期限内，结合机构（问题）或 事由按文件形成时间进行排序。
盖档案章
档章盖在文件首页右上方空白处，若右上方无 空白，则盖在其它容易查看的地方。 档案章格式：全宗号---年度---保管期限---件号。
15
竣
工
图
7 7 7 归档部门 年度 件号
企业文件档案管理体系成熟度评价
1、一般事务 性工作。 2、兼职管理 状态。 特征 C 3、文档留存 比较随意， 有存无取状 态明显。 4、无制度， 无工作流程 持续型 1、专门性工 作。 2、专人专岗， 经验式管理。 3、有基本归 档要求。 4、文档留存 界限不清晰 1、专业性工 作。 2、专家式管 理，已建立 管理标准。 3、归档范围 及归档要求 精细化、流 程化。 4、基本利用 1、职能性资 源管理工作。 2、全员式、 全过程管理。 3、管理要求 纳入企业标 准。人依附 于事 4、能动服务 1、全过程资 源自动配置。 2、管理体系 可自动创新。 3、全方位服 务，深度开发。 4、历史留存 与资源管理职 业化。
具体方法有以下几种:
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(4)项目号的编制方法： 严格说来，项目号也属于类别号的组成部分，是档案所反映的项目的 代号。项目号使用产品、工程、课题、设备等档案的代字和代号。
(5)案卷号的编制方法： 案卷号用三位阿拉伯数字标识，一个目录内或类别内的案卷按排列次
• 第二种结构为：全宗号-类别号-案卷号-件、页（张）号。 即：××××-×××……n-×××-×××。
• 这种结构适用于档案馆（室）对各类档案的编号。
如 0100-YW - 200- 001
表示第1个文件 表示第200个案卷 表示业务类 表示第0100号全宗
• 第三种结构为：类别号-项目号-案卷号-件、页（张）号。即： ×××……n-×××……n-×××-×××。
一、收集的内容和要求 二、档案室的收集 三、档案馆的收集
一、档案收集的内容 档案收集的内容
档案室接收本单位 需要归档的文件材料
档案馆接收 现行机关具有 长远保存价值档案
档案馆接收撤销 机关档案； 征集散存社会的 档案； 与图书馆等交换
收集要求
• 科学组织：制定归档制度、全宗名册 • 信息完整——核心要求
水编号，不应有空号。
5、目录的编制
• 立卷：案卷目录 • 组件：归档文件目录
目录编制格式会在《文件管理》一章中介绍
第三节 档案鉴定
档案鉴定是判定档案真伪 和价值的过程。目前，在档案 馆和档案室的业务工作中经常 进行的鉴定工作就是鉴定档案 的保存价值（档案价值鉴定）
从制度上保证该归档、 该进馆的没有遗漏 • 结构优化——重要目标
优劣标准 1）库藏档案门类是否齐全 2）是否具有可用性
第一部分 档案管理基础理论
第一部分档案管理基础理论第一章：档案概述1、档案定义：档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、音像及其他各种方式和载体的历史记录。
2、档案开成的条件：办理完毕；有保存价值；集中保存；3、档案的形式：载体；内容记录；4、档案的价值和作用：（1）凭证价值；参考价值；（2）行政参考作用；业务参考作用；文化传承作用；法律凭证作用；宣传教育作用。
5、档案的种类：（1）按时间分：中华人民共和国成立前档案（旧政权档案；革命历史档案）；中华人民共和国成立后档案。
（2）按内容分：文书档案；科技档案；专门档案。
第二章：档案工作概述1、档案工作的内容：从广义上说：包括档案管理工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科技研究工作、档案宣传工作、档案国际合作和交流工作。
从狭义上理解：指档案馆（室）的业务工作，即用科学的方法管理档案实体，为党和国家的务项事业服务，为社会公众服务。
2、档案管理工作的内容：收集、整理、保管、检索、利用、编研、鉴定、统计。
3、档案工作的性质：（1）档案工作的管理性；（2）档案工作的服务性；（3）档案工作的政治性；（4）档案工作的科学性；（5）档案工作的文化性。
4、档案工作的基本原则：“档案工作衽统一领导，分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。
这一原则，确立了档案工作的组织原则和管理体制——统一领导，分组管理国家全部档案；提出了档案管理的基本要求——维护档案的完整与安全；体现了档案工作的根本目的和评价标准——便于社会各方面的利用。
5、档案机构：（1）档案行政管理机构；（2）档案实体管理机构：档案室；档案馆；新型档案管理机构。
档案事业管理体制类型：（1）分散式：英国式、瑞士式、美国式。
（2）集中式：中国式、法国式、瑞典式第三章：档案收集与鉴定1、档案收集工作的内容：（1）机关档案室，收集本单位文书部门或业务部门需要归档的案卷；（2）档案馆按规定接收现行机关具有长远保存价值的档案；（3）档案馆接收撤销机关的全部档案；（4）档案馆接收和征集中华人民共和国成立以前的各个历史时期形成的档案；（5）档案馆之间相互交接的档案。