档案管理学基础

3、英文archive[`a:kaiv]，n.文件、记录、档案，相当于中文“档案”一词。
复数archives[`a:kaivz], n.公文保管处、档案处、公文。
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1.2档案的定义及其涵义
一、档案的定义
列宁:“定义可能有许多，因为对象有许多方面。” 下定义最常用的方法是：“属”加“种差”。 “属”加“种差”方法对其从形 式上进行综述就是：通过揭示概念最邻近的“属”概念和“种差”来明确概念内 涵的逻辑方法。 采用这种方法，可以给档案下一个定义： 档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以 备查考的，文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。 也可简便表述为：档案是人们在社会活动中形成的保存起来以备查考的文件。 除了这种表述外，还可以表述为：国家机构、社会组织和个人在社会活动中形 成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。 为了简便起见，也可表述为：原始的历史记录。
1.1 档案的起源与沿革
一、档案的起源（主要有4种观点）
1、国家——文字——档案 2、文字——国家——档案 3、文字——档案——国家——有条理的档案 4、结绳、刻契 ——档案——文字——国家 ——有 条理的档案 1、2条又称为阶级社会产物论（文字、国家条件说） 3、4条又称为原始社会产物说
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2、具有一定查考利用价值的文件，才能成为档案。
从这个角度来看，文件是档案的基础，档案是文件的精华。 3、按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案 文件是档案的因素，档案是文件的组合。
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（三）档案的形式： 从档案的载体上来看，有甲骨、金石、纸张、胶片、磁 带、磁盘、光盘等。 从表达方式基本三种：文字、图像、声音； 从记录方法：手写、刀刻、印刷、摄影、录音、录像等。
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有意无意制作的档案的优劣：
1、“有意”制作的档案
优势：制作材料较好，追求耐久性，格式严格、规范，便于长久保存且 留存情况比较齐全、完整。 劣势：内容往往难以做到客观、真实，常有虚假不实且有意作伪、抑恶 扬善，报喜不报忧等内容上的偏差、错误。
2、“无意”制作的档案
劣势：因无档案意识，所以制作材料的质地、耐久性往往比较差、书写 格式也不规范，且留存状况不好，难以做到完整、齐全，这对档案的保 存和日常管理使用是不利的。 优势：内容客观真实，制作者无意留下来的真实客观的原始记录。 因此档案管理者必须面对并正确对待、把握客观事实。
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二、档案与情报

1、情报的本质属性 A、情报的根本属性之一是知识。 B、有一定利用价值的知识才具有情报价值。 C、情报是知识运动的过程之一，即情报是传递着的知识。 2、两者的比较 情报比档案的内涵丰富，涉及的范围更广；另一方面，它始终处于 传递过程，是一种无形的东西，它的外在形式有图书、资料、档案等多 种文献。
1.1 档案的起源与沿革
二、档案的历史沿革
子档案
1、载体沿革 甲骨档案→金石档案→简牍档案→缣帛档案 →纸质档案→声像档案→ 电
2、名称的沿革
A、商：册； 周：中； 秦、汉：典籍 ； 魏晋以后：文书、文案；
唐、宋以来：文卷、案卷、案牍；
B、“档案”一词，一般认为初见于明末清初 档：在《康熙字典》中解释为：横木框档。 案：在《说文解字》中解释为：几属。42018/来自/27二、档案定义的涵义
（一）档案的来源 从形成者看来源：Ａ、机构 Ｂ、组织 Ｃ、个人
（二）档案形成 档案是由文书转化而来的。转化条件有三： 1、办理完毕的文件才能成为档案 情况有三： （1）文件内容要求马上办理完毕，并且已经办理完毕。 （2）文件内容要求长期执行（办理），但只要完成了文书处理程序也算一种。 （3）不需要具体办理，只需完成文书处理程序就算办理完毕 从这个角度来看，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。
因此，档案具有很大的凭证作用。 原始性和真实性的区别：
大多数档案是比较可靠的历史记录，但部分档案并 非如此，主要有两种情况：
一是形成上不真实，是假造、伪造的档案 二是档案内容失真，形成是真实的，但是内容是不真实的。 （五）档案的形成过程
1、制作的时候就是档案；（有意制作） 2、制作的时候并不是档案（无意的制作+有意的处理保存） 意：档案制作者和保存管理者的档案意识
从文件名称上看，古代有诏、诰、题本、奏折、牌等， 近代有令、布告、 咨、呈。现 代有计划、报告、请示、批 复、会议记录等。 从类型上说，有文书档案、科技档案、专门档案。
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（四）档案内容：
反映了人们各种社会活动，即档案内容上的特征是： 1、记录一个国家的诞生、发展、政治、经济、军事、文化等各种各样的内容；十分 丰富，上至天文、下至地理、中至人事，无所不包. 2、原始性，这是档案的本质属性。
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1.3档案及其相关事物的关系
一、档案与图书
1、不同方面




A、档案并非是有意识地编写的、杜撰的，图书是作者为了某种的，有 意识地撰写的。 B、数量不同。 C、作用不同。 D、保密性不同。 E、形式不同。 2、相似之处 A、两者目前都以文字记录为主 B、都记载了人类社会的知识，都包含了一定的信息量，都是属于信息 资源的范畴。 C、在一定条件下，两者可以互相转化，互相弥补 简而言之，档案是社会实践的记录；图书是系统认识的产品。 二者本 质不同、社会功能不同、特点也不同
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另外再介绍《档案法》上的定义。 《中华人民共和国档案法》于1987年9月5日第六届全国人民代 表大会常务委员会第二十二次会议通过，1996年7月5日第八 届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议修正。 第一章“总则”第二条“本法所称的档案，是指过去和现 在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、 科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有 保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。” 这几种定义，在基本思想上是相同的，只不过表述方法不 同而已。 第一种定义是把“文件”作档案所属， 第二种定义是把“原始记录”(历史记录)作为档案的所属， 这个原始记录指的就是国内外常用的较为广义的文件。 所 谓广义的文件，它不仅指常规的机关文书，也包括技术文件、 文艺手稿以及其它各种文件材料。