档案管理学基础(人大版)讲义：第七章 档案检索工作.doc
第七章 文书工作与档案管理-档案的检索、利用与编研
7．文号索引
文号索引是将档案的文号与档号相对 应，提供按文号检索档案途径的检索工具。 文号索引一般采用表格形式，所以通常称 之为文号档号对照表。
8．人名索引
人名索引是揭示档案中所涉及的人物 并指明其出处的检索工具。档案人名索引 的编制方法，是将档案内容中涉及的人名 摘录出来加以排列，所以索引的格式主要 包括人名和档号两种。档案馆(室)日常使 用的人名索引，通常采用卡片形式。
分类标引概念转换的基本做法是根据 主题分析的结果，查找档案分类表，将其 相应类目的分类号作为检索标识赋予被标 引文件。
7.1.3 常用档案检索工具及其编制方法
1. 案卷目录
案卷目录是以案卷为单位，依据档案 整理顺序组织起来的，固定案卷位置，统 计案卷数量，监督、保护档案材料的一种 管理工具；也是档案馆(室)最基本的、使 用较为频繁的一种检索工具。它既是查找 档案最基本的工具，又是编制其他检索工 具所必须使用的工具。
（1）主题分析
主题分析是确定被标引档案主题概念 的过程。主题分析的主要内容有两方面： 一是分析主题的类型；二是分析主题的构 成要素(亦称主题因素)。主题的类型依据 档案内容可分为单主题和多主题。单主题 是指一件(卷)档案只表达一个问题，多主 题是指一件档案表达两个以上的问题。
（2）概念转换
在确定了文件的主题概念之后，应将 其转换为检索语言标出，这个过程即为概 念转换的过程，也就是给出检索标识的过 程。
（1）档案开放的本质
档案开放的本质就是让更多的人利用更 多的档案，充分发挥档案的价值。
档案的开放和档案的利用也是一对具有 从属关系的概念。档案的开放从属于档案的 利用，档案的开放也是档案利用的一种特殊 形式。
（2）档案开放的办法
各级国家档案馆开放档案的利用手续： 大陆公民持有效身份证或工作证、介绍信， 可直接到档案馆利用。
{档案管理}档案学基础文档讲义
{档案管理}档案学基础文档讲义档案现象产生于人类社会的早期，有着悠久的历史。
在这漫长的发展演变历史过程中，档案已经成为在社会现实生活中广泛存在且表现形态多种多样的复杂事物，从而构成了我们的研究对象。
一、档案是一种历史现象我们称档案是一种历史现象，是因为档案是人类历史过程中的一个重要内容。
从考古发现的资料来看，档案出现至少有五千年的历史。
在这五千年的历史中，档案与人类社会的发展相伴相随，直到今天，还会伴随我们的将来。
二、档案是一种社会现象从文化学的角度来看，现象可分为自然现象和社会现象。
档案是社会管理的重要工具，应社会生活的需要而产生，同时也受社会生活的影响和制约。
在社会中生活的任何人都无法割断与档案的联系，档案渗透到我们的生活之中，成为社会生活的必备要素。
三、档案是一种文化现象文化现象指人类文化发展过程中呈现出的某种外部状态和联系，具有个别、具体、可直接观察和经验性等特点。
在人类发展史上，档案代表着文化，记录着文化并为文化建设服务，同时也使自身成为社会文化的一个组成部分，成为一种文化现象。
一个国家和民族的档案是其文化发展的基础，不仅承载着其文化，同时也是其文化发展必须凭籍的资源，决定着其文化的特征和灵魂。
第一章档案的起源档案是人类社会发展的产物，是人类有意识、有目的的创造物，主要是社会关系、社会制度的产物，所以，档案是人类社会独有的现象。
档案因何而起源？起源于何时？档案是如何发展演变的？对于人类社会生活产生什么样的影响？则是我们首先要解决的基本问题。
第一节档案起源的社会机理关于档案起源这一命题，在档案学界历来争讼纷纭。
从已知的历史事实和研究成果来看，档案并非是自有人类伊始就同时产生的一种现象和物质实体，而是人类社会发展到一定阶段的文明产物。
迄今世界各地发现的比较系统地以文字记录人们实践活动最早的档案多属于国家出现之后的历史遗物，如中国的简册、金文，两河流域的泥版，埃及的纸草等。
一、档案因记忆而起源（一）人类自然记忆的缺陷以大脑为载体的人类的自然记忆存在着诸多缺陷。
档案管理学教材_
档案管理第一章绪论第一节档案管理概述●一、档案管理工作的性质和特点●二、档案管理的内容●三、档案管理的范围●四、档案管理的基本要求一、档案管理工作的性质和特点●档案管理工作是用科学的原则和方法管理档案，提供档案信息为各项社会实践服务的一项工作。
●（一）工作性质●是国家科学文化事业的组成部分；●是部门各项管理工作的组成部分；●是文献信息管理系统的组成部分。
●（二）档案管理工作的特点●（1）档案资源积累的缓慢性——重视档案保管和保护●档案是随着人们的实践活动而逐渐积累起来的，不像图书资料大量印刷并广泛流通；●大多数档案是“孤本”，不能随意复制；●档案比一般图书更显珍贵。
唐代开元年间的档案由辽宁省档案馆收藏的形成于公元714年的《唐代开元年间档案》（5件）是中国档案部门现存最古老的纸质公文档案（2）档案管理过程的阶段性——在不同阶段具有不同的特点档案的流转程序，可分为档案室阶段和档案馆两个阶段。
处于不同阶段的档案所起的作用不同，价值不同，服务对象不同，档案管理方式也存在差异。
档案在不同阶段的特点：（3）档案管理活动对档案形成者的依附性——客观上限制了档案交流档案是在形成者活动过程中产生的，反映了形成者的全部历史，以及其观点、经验和成果，包含了与形成者利益密切相关的事实和数据。
来源原则是这一特点的充分体现。
（4）档案管理工作对社会的相对封闭性——造成档案保管和利用的矛盾档案直接关系到形成者的切身利益，关系到国家机密，因此，许多国家都实行封闭期制度。
封闭期是指从档案形成到开放之间的期限。
●二、档案管理的内容●包括两个方面：（一）档案资源管理，也称档案实体管理。
包括对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研、利用等档案业务工作内容。
（二）档案信息组织，对档案中所包含的信息的管理。
是指对档案中所包含的信息内容进行揭示、加工和存贮，形成二次文献，便于档案信息的开发利用。
●三、档案管理的范围不同种类的档案构成了档案管理的不同方面。
档案管理讲义
档案管理讲义项目一认识档案与档案机构任务一了解档案的起源与档案价值一、档案的起源（一）档案的发展历程结绳-甲骨档案—简牍档案—金石档案—缣帛档案——纸质档案（二）档案名称的由来最早出现于明末清初，到了顺治十八年，官府文书中已使用档案一词。
二、档案的定义及其含义1.来源的广泛性档案是国家机构、社会组织和个人在各项活动中直接形成的，从一定意义上讲，人类活动就是不断生成信息的过程。
2.形成的原始性。
原始性是指档案的历史记录性，是档案的本质属性。
3.形式的多样性。
刀刻、青铜等。
4.生成的条件性。
文件是档案的前身，档案是文件的归宿。
具有保存利用价值。
三、档案的价值及实现规律第一，档案价值概念明确了档案价值的主体、客体以及档案价值的根本来源、连接档案价值主体与客体的中介物。
第二，档案价值是档案客体与主体之间的特定关系。
第三，档案价值是档案客体对从事社会实践活动的主体所具有的凭证和参考意义。
四、档案的种类1.档案来源：公务档案和私人档案。
2.档案内容：文书档案、科技档案与专门档案。
3.档案的形成时间：历史档案和现行档案。
4.档案载体：甲骨档案、简牍档案、金石档案、纸质档案、胶片档案。
任务二熟悉我国档案管理体系一、档案管理工作的内容及原则（一）档案管理工作的内容档案工作，指国家的档案事业，包括档案室工作、档案馆工作、档案事业管理工作、档案教育工作、档案科学研究和档案的宣传出版工作。
具体环节包括档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案检索、档案编研、档案利用、档案统计。
（二）我国档案管理工作原则1.我国档案管理体制。
国家机关、企业和事业机构设置和管理权限划分的制度。
2.我国档案管理工作原则。
统一领导，分级管理工作。
维护档案的完整和安全。
便于社会各方面的利用。
二、我国的档案机构（一）组织形式1.分立型的档案工作机构。
仅仅负责管理组织内某一门类的档案机构。
2.综合型档案工作机构。
统一管理组织的全部档案、归口负责全部档案工作的机构。
档案管理学------知识点总结
档案管理学------知识点总结第一章档案概论第一节档案的历史沿革一、档案的起源：结绳记事、刻契记事、原始图画（理解）。
二、我国档案的演变：甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、胶磁档案、电子档案（理解）。
三、档案的定义及其含义。
档案“是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。
”四、档案含义的四个方面（1）档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的；（2）档案是保存查备的文件；（3）档案内容的记录方式和载体是多种多样的；（4）档案是原始的历史记录。
五、档案种类划分按照档案的载体形式标准，可分为金石档案、甲骨档案、泥板档案、简牍档案、缣帛档案、羊皮档案、纸质档案、胶片档案、磁带档案等等；按照记录信息方式可分为文字档案、图片档案、音像档案、电子文件。
音像档案又分为照片、录音、录像、影片档案。
六、国家全部档案的概念归国家所有、由国家统一管理的全部档案的总和。
七、档案的作用1、行政管理的查考凭据2、生产建设的参考依据3、政治斗争的必要工具4、科学研究的可靠资料5、宣传教育的生动素材6、维护国家、集体和个人权益的法律书证八、档案的基本价值1、档案的凭证作用2、档案的参考作用3、对档案真实性的辩证理解第二章档案工作概论一、我国档案工作的基本原则统一领导、分级集中地管理国家全部档案，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。
第三章档案的收集一、档案收集工作的内容1、对本单位需要归档文件的接受工作。
2、对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。
3、对历史档案的接收和征集工作。
二、单位内文件的归档（见老师复印资料）第四章档案的整理一、档案整理工作的定义和内容定义：档案的整理工作，就是将处于零乱状态的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序的体系。
档案学概论第七章
第七章档案法规与档案职业道德一、档案法律概述1、档案工作法律概念：简称"档案法律"，是指由国家最高权力机关制定的档案事业规定性文件，包括全国人民代表大会和全国人民代表大会常务委员会制定的各种关于档案和档案工作的法律行为规范。
2、表现形式：《档案法》及其他法律中的相关条文3、地位：(1)依据和基础：档案法律是一种一般法律，它高于档案行政法规与部门规章，是制定和实施各种档案行政法规、规章、条例和办法等文件的依据和基础。
(2)保障：档案法律是档案事业实现"依法治档"的重要保障。
4、本质：是国家和人民意志的集中表现，是整个社会均需要严格遵守的基本行为规范。
5、特点：(1)直接性:档案法律在解决和处理档案工作事务方面的问题、矛盾时，表现出较为明显的直接性特点(2)具体性：档案法律内容的具体性(3)综合性：档案法律所提供的、调整与档案和档案工作相关的行为的手段具有综合性的特点。
6、档案法律与档案行政法规的关系(1)联系：☞目的一致：两者的制定与实施的根本目的是一致的。
☞相互影响、相互促进：档案行政法规是制定档案法律的"法源"之一；档案法律的问世，也使行政法规的科学合理制定有了坚实的法律依据，大大减少了行政法规制定方面的主观随意性。
☞遵守宪法：两者都应该在宪法规定的框架范围内制定和实施，不能违背宪法规定的基本准则(2)区别：☞制定主体不同:档案法律的制定主体是——全国人民代表大会及其常务委员会；档案行政法规制定主体——国务院☞地位不同：档案法律具有广泛的行为约束力，它是国务院制定档案行政法规的重要依据，也是我们目前常见的档案行政法规的渊源。
就此而言，档案行政法规的制定与实施均要以法律为准绳。
☞调节的对象特征不同：档案法律调节的对象特征具有——一般性和普遍性；档案行政法规调节的对象特征具有——特定性和专指性7、档案法律与档案行政规章的关系(1)联系：(2)区别：☞制定主体不同:档案法律的制定主体——全国人民代表大会及其常务委员会；行政规章的制定主体——国务院各部委，省、自治区、直辖市以及省、自治区的人民政府所在地的市和经国务院批准的较大的市的人民政府。
档案管理学大纲
第一章档案概论第一节档案的起源与沿革1、甲骨档案2、金石档案3、简牍档案4、缣帛档案5、纸质档案6、音像档案7、电子文件（电子档案）第二节档案的特点和范围一、档案的定义（一）档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的（二）档案是保存备查的文件（三）档案内容的记录方式和载体是多种多样的（四）档案是原始的历史记录档案与文献档案与文书档案与图书档案与资料档案与文物二、档案的知识属性和信息属性（一）原始记录性是档案的基本属性（二）档案是贮存和传播知识的一种形式（三）档案是一种重要的信息资源三、档案分类的含义和档案种类的划分（一）档案分类的含义（二）档案种类的划分（三）国家全部档案的基本构成第三节档案的作用及其规律一、档案的一般作用（一）行政管理的查考凭据（二）生产建设的参考依据（三）政治斗争的必要工具（四）科学研究的可靠资料（五）宣传教育的生动素材（六）维护国家、集体和个人权益的法律书证二、档案的基本价值（一）档案的凭证作用（二）档案的参考作用（三）对档案真实性的辩证理解三、档案发挥作用的规律性（一）档案作用的时效律和扩展律（二）档案机密性递减律和社会性递增律（三）档案行政作用弱化律和科学文化作用强化律第二章档案工作概论第一节档案工作的内容和性质一、档案工作的内容档案工作的基本要求：（一）了解各环节的特殊性（二）协调系统的整体性（三）掌握诸环节的基本关系二、档案工作的性质和意义（一）档案工作的性质（二）档案工作的意义（作用）第二节我国档案工作的基本原则一、全国档案工作实行统一领导、分级管理的原则（一）统一领导，统一管理（二）国家全部档案由各级档案机构分别集中保存，并实行党、政档案的统一管理（三）全国档案工作，由各级档案行政管理机构统一地、分层负责地进行监督和指导二、维护档案的安全与完整三、便于社会各方面的利用第三节档案机构一、档案室（一）档案室的地位和作用（二）档案室的性质（三）档案室的任务基本任务具体任务（四）档案室的类型二、文件中心和档案寄存中心（一）文件中心（1）文件中心的含义及其产生背景（2）文件中心的特征（二）档案寄存中心（三）档案事务所三、档案馆国家档案馆（一）档案馆的性质（二）档案馆的基本职责与具体任务专业档案馆（一）专业档案馆的基本含义（二）专业档案馆的类型内部档案机构(企业档案馆、档案室)（一）企业档案馆的含义（二）企业档案馆的特点（三）企业档案馆的职能四、档案行政管理机构（一）档案行政管理机构定义（二）档案行政管理机构的基本职责（三）档案行政管理机构的具体任务五、档案机构之间的相互关系六、我国当前档案机构的状况第三章档案的收集第一节档案收集工作的意义和要求一、收集工作的内容和意义（一）档案收集工作的内容（二）档案收集工作的意义1、收集工作是档案部门积累档案的手段，它为档案工作提供了实际的管理对象。
档案管理课件 七档案整理(第2、3节)
四、全宗
（3）临时机构和派出机构档案的全宗归属 具有社会独立性的临时机构，其档案是否构 成独立全宗，应作具体分析。如临时机构存 在时间短，职能性质不重要，档案数量不多， 则可以不构成独立全宗而作为上级主管单位 全宗的一部分；如临时机构存在时间较长， 职责较重要，档案数量较多，则可以构成独 立全宗。
三、档案整理应注意的问题
（一）全面认识文件材料之间的有机联系。文件材料之间的
有机联系是相互交叉的，要分清主次。应根据单位的特点 和档案的数量、成分，协调好档案来源、时间、内容、形
式之间的主次关系和取舍关系。
（二）处理好档案整理工作与档案管理其他工作环节之间的 关系。便于保管和利用是档案整理工作，也是整个档案管 理工作的目的。必须加强档案整理工作与档案管理其他工 作的联系与配合，才能全面实现便于保管和利用的最终目 标。
分不同价值，便于保管和利用。
二、档案整理工作的原则
（一）整理档案必须遵循文件的形成规律 根据形成文件的内容特点和规律整理，才能 对档案进行恰当的分类与合理的组织；依据 形成文件的形式特点与规律整理，才能正确 的处理档案材料的特殊问题，在整理工作中 将文件材料内容和形式上的特点与规律有机 结合，才能使档案的分类、组合工作有效地 进行。
4.形式联系。指文件在载体、记录表达方式、文种等方 面的异同关系。 保持文件形式方面的联系 ，能把相同 载体、记录表达方式、文种的文件集中，便于按形式 上的特征管理和利用档案。
二、档案整理工作的原则
第七章 档案的检索《文书工作与档案管理》PPT课件
SEVEN
第七章
档案的检索
7.1 档案的著录与标引
7.1.1 档案的著录
➢ 档案著录是在编制档案检索工具时，对档案内容和形 式及各种特征加以分析、选择和记录的过程。著录工 作是编制档案检索工具的基础和前提，此外，还具有 档案登记，以及介绍、报道和交流馆（室）藏的作用。
➢ 按照国家颁布的《档案著录规则》（DA/T18-1999）的 规定，档案著录工作的内容主要包括著录项目、标志 符号、著录格式、著录项目细则等方面。
指软件应易学 易用，最大限 度地减少用户 的人工干预， 简化管理人员 及用户的操作 程序，从而节 约人力、物力， 提高检索效率。
7.1.1 档案的著录
➢ 4）著录项目细则
步骤
（1）题名与责任说明项 （2）稿本与文种项 （3）密级与保管期限项 （4）时间项 （5）载体类型及形态项 （6）附注及提要项
（7）排检与编号项
7.1 档案的著录与标引
7.1.2 档案的标引
➢ 1）档案的分类标引 关于《中国档案分类法》
• 《中国档案分类法》是进行档案分类标引的基本依据，档案分 类标引应该严格按照其中的有关类目规定进行。
7.3 档案的计算机检索
7.3.3 档案计算机检索结构及设计要求
➢ 2）计算机检索结构的设计要求
（1） 先进性
（2） 标准性
（3） 完备性
（4） 简易性
即设计出的 软件系统有 较先进的技 术含量，保 证系统不被 行 业标准设计 有关系统。
是指检索系 统应具有完 善的多种功 能。
➢ 2）档案主题标引 关于《中国档案主题词表》
• 档案主题标引是利用主题法对档案信息进行提炼以获得主题 标志的过程。
• 《中国档案主题词表》共收录主题词27 288条，其中正式主题 词22 759条，非正式主题词4 529条，内容涉及20世纪以来反映 党政机关各项管理活动、政治活动、科学研究、经济建设、 生产技术等各个方面的名词术语。整个词表由主表、词族索 引、范畴索引、附表、首字笔画检字表、附录等部分组成。
档案管理学基础
第一章档案收集工作★第一节档案收集工作概述一、收集工作的内容（一）收集工作的含义档案收集工作，就是按照法律、法规的规定，通过例行的接受制度和专门征集的方法，把分散在各组织、个人手中的散失在其他地方的档案，分别集中到各级各类档案保管机构。
（二）档案收集工作的内容1. 档案室对本单位需要归档的档案的接收。
2. 档案馆对所辖区内现行机关和撤销单位的具有永久、长期保管价值的档案的接收。
3. 对历史档案的接收和征集工作。
二、收集工作的意义1. 收集工作是档案部门积累档案的手段，是存储档案信息资源的重要途径。
它为档案工作提供了物质对象。
因此它是档案工作的起点及第一个环节。
2. 收集工作是实现档案集中统一管理的基本手段和具体措施。
3. 收集工作是档案管理其他业务环节的基础。
4. 收集工作是决定档案工作存在和发展的前提条件。
三、档案收集的要求1. 大力丰富和优化馆（室）藏。
2. 加强档案馆（室）外的调查和指导。
3. 积极推进入馆档案的标准化。
4. 保持全宗和全总群的不可分散性。
5. 要注意处理局部和整体、当前与长远的关系。
第二节机关文件的归档（档案室的收集工作）一、归档制度1.归档制度的定义各单位在工作活动中不断产生的文件，处理完毕后，经由文书部门或文件工作人员整理，定期移交给档案室集中保存，称为归档。
在我国归档是党和国家规定的一项制度，称为归档制度。
2.归档制度的内容（1）归档范围：详见《机关文件材料归档与不归档的范围》。
（2）归档时间：文书档案第二年六月底（18个月）以前归档。
（3）归档要求：归档文件的质量总的要求是：遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
具体要求：①归档文件齐全、完整②归档文件系统、条理③技术加工标准规范④移交目录清点、核对履行签字手续二、归档组织工作1. 档案室要关心文件的形成，力争做到事事有记载，件件都规范。
2. 指导和协助文书部门组织归档工作。
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第七章档案检索工作第一节档案检索工作的地位一、检索工作在整个档案工作中的地位1．检索是提供利用的先期工作档案馆（室）为提供利用所作的直接的准备工作，具体解决每个案卷或每一份文件的查找，是通过检索来实现的。
2．检索是提高档案馆（室）工作水平的重要手段3．检索形成了档案业务工作中一个独立的重要环节二、编制档案检索工具的基本要求是1．全，指信息存储丰富。
2．准，指检索准确。
3．快，指迅速。
4．便，指检索要方便。
三、应当注意的问题要在重要的档案上下功夫，不要平均使用人力物力。
1．一般的可著录到案卷级，重要档案则可著录到文件级。
2．强调检索工具按照一定的方法排列起来以供查找咨询。
四、排检方法（一）分类法以科学的分类为基础，结合档案的内容和特点，运用概念划分的方法，把性质相同的档案线索汇集在一起，分门别类地组成一个检索体系。
优点：同一个问题或同一个专业的档案线索汇集在一起，便于查找利用。
（二）按作者排检法现又称责任者，把同一个作者形成的文件线索集中在一起。
此法一般在机关档案室用得较多。
（三）按文号排检法即按照文号的先后顺序进行排列，一般有文号目录、文号对照表。
在机关档案室此法也较受欢迎，而在档案馆却用得不多。
但对一此历史文件或文号不全的文件档案进行文号排检则有困难。
（四）按字序排检法编制人名、地名之类的检索工具，一般采用部首偏旁、四角号码、笔数、笔形与笔数结合使用这几种方法。
1．部首偏旁法：采用不多，因为它在排列上有相当难度，很多偏旁难以掌握。
2．笔数、笔形法：其困难在于繁，简字的问题。
3．四角号码法：全国的人名、地名卡片采用此法较多。
但此法的普及面不广。
4．音序法：按汉语拼音顺序进行排列。
多用于以作者、文件名称、地区为编制对象的检索工具。
此法较简便，但对于年纪较大的人却有不便之处。
（五）按地序排检法按照文件形成的地区排列。
此法在历史档案和一些专业档案的检索工具中采用较多。
如清代的奏折、地质档案、农业档案等。
（六）主题法按主题排检一般是编有主题词的检索工具采用的。
严格来说，此法与第（四）种方法是一致的，是按主题词的字序进行排检。
对于外文档案，一般是按外文字母进行排检。
目前在档案界，比较推崇的是分类法和主题法，两者各有优缺点。
第三节中国档案分类法1987年出版《中国档案分类法》第一版。
1996年出版《中国档案分类法》第二版。
《中国档案分类法》由编制说明和中华人民共和国档案分类表、新民主主义档案分类表、民国档案分类表、清代档案分类表组成。
中华人民共和国档案分类表，由主表和辅助表（综合复分表、世界各国和地区表、中国地区表、中国民族表以及科技档案复分表等）组成。
《中国档案分类法》虽然设有检索方法，但手工翻阅，检索速度不快。
可利用计算机容量大、速度快、检索途径多的特点，制作一部电子版的《中国档案分类法》。
第四节中国档案主题词表1989年8月出版了《中国档案主题词表》试行本。
1995年11月出版《中国档案主题词表》正式版本。
《中国档案主题词表》主要由主表及词族索引、范畴索引、首笔画检字表和附表组成。
主表主题词款目如下例：Renmindaibiaodahui……………款目主题词及汉语拼音人民代表大会…………[BB]……范畴号D 人代大会……………………代项F 地方各级人民代表大会……分项全国人民代表大会S 国家权力机关………………属项会议*Z 国家机构*……………………族项C 人民代表大会制………………参项《中国档案主题词表》词间关系表词间关系含义简称符号等同关系正式主题词用项Y非正式主题词代项 D属分关系下位词分项 F上位词属项S族首词族词Z相关词相关关系参项 C族首主题词注以“*”符号。
需要指出的是：传统纸质词典式《中国档案主题词表》，虽然设有几种检索方法，但检索效率仍不高。
可利用计算机容量大、速度快、检索途径多的特点，制作一部电子版的《中国档案主题词表》。
需要指出的是：传统纸质词典式《中国档案主题词表》，虽然设有几种检索方法，但检索效率仍不高。
可利用计算机容量大、速度快、检索途径多的特点，制作一部电子版的《中国档案主题词表》。
第五节档案著录档案著录是对档案的内容和形式特征进行分析、选择、和记录的过程。
赋予其分类标识的过程，称为分类标引。
赋予其主题标识的过程，称为主题标引。
表格式著录格式直观，易于掌握，用计算机著录一般都用表格式。
练习：文件名称：关于印发《档案馆开放档案暂行办法》的通知文件内容："经请示内容国务院，现将《档案馆开放政策档案的办法》发给你们，请按照本地区、本单位实际情况积极贯彻执行。
"有关数据：分类号：A-236 档号：2-1-3-3文号：国档发（1986）2号；保管期限：长期文本：正本发文日期：1986年2月7日附件：《档案馆开放档案暂行办法》规格：16开，3页12.30第六节档案检索工具一、作用档案检索工具是记录、报道和查找档案的工具。
它的基本职能有两个方面：1）存储。
即把档案的有特征著录下来，按照一定的顺序加以排列或进行客观的描述，以二次文献或三次文献的形式将档案信息集中起来；2）查检。
即向利用者提供档案的线索，借利用者了解和查询档案时使用。
档案检索工具既是存储结果的最终体现，又是查检活动的必要条件，对检索效率具有重要的甚至可以说是决定性的影响。
档案检索工具在档案管理中具体表现为以下作用。
（一）桥梁作用档案的数量庞大，并随着时间的推移而增加，内容繁杂，涉及社会实践活动的各个方面，对于利用者来说犹如档案之海，如果不借助于科学的方法和手段，便无法从中获取所需档案。
档案检索工具在档案和利用者的特定需要之间架设了一道“桥梁”，沟通了二者的借需关系，利用者借助检索工具便可以较为迅速准确地获取所需档案。
也有人将这种桥梁作用比喻为“打开信息宝库的钥匙”，使用它才可以开户档案信息宝库之门，满足特定的需求。
（二）交流作用档案检索工具中存储了大量的档案信息，它不仅可以提供查询，同时可成为档案馆（室）与利用者、档案馆（室）之间的交流工具。
利用者借助它可以了解档案的分布、内容、价值等信息，档案馆（室）借助它可以互相了解馆藏情况，互通有无，提高服务质量。
（三）管理作用档案检索工具记录了档案的主要内容和形式特征，集中、浓缩地揭示了馆藏情况，档案工作人员可以通过检索工具概要了解馆藏档案的内容、形式、数量等情况，为档案管理业务活动提供一定的依据。
尤其是馆藏性检索工具反映档案实体顺序，在库房管理、档案数量统计等管理活动中直接发挥作用。
各种检索工具还是档案工作人员查找档案、提供咨询、开展档案编研工作的必要手段。
上述3个方面的作用是就档案检索工具的整体而言的，某一种检索工具可侧重于其中一个或两个方面。
二、档案检索工具的分类档案检索工具的种类较多，根据不同的标准可进行不同的分类。
目前比较常见的分类方法有以下几种。
1．按编制方式分为目录、索引、指南。
2．按载体形式分为书本式检索工具卡片式检索工具缩微检索工具机读式检索工具3．按检索范围分为全宗范围检索工具档案馆范围检索工具专题范围检索工具馆际检索工具4．按功能分馆藏性检索工具查检性检索工具介绍性检索工具需要特别指出的是，随着计算机技术在档案工作中的应用，很多传统的手工式的目录被计算机数据库形式所取代，它们已经或即将退出历史舞台，不需要单独编制了。
但了解一下传统的目录，对建立数据库还是有帮助的。
三、常见档案检索工具1．案卷目录案卷目录是以案卷为单位，依据档案整理顺序编排的检索工具。
案卷目录一般采用书本式，其目录表包括：顺序号（案卷号）、案卷标题、年度、卷内文件页数、保管期限、备注等。
表中的备注是用来记载案卷中某些需要特殊说明的问题，如移出、销毁、卷内文件的增减、霉烂、字迹模糊等。
2．全引目录案卷文件目录亦称“卷内文件目录汇集”或“全引目录”。
它将一全宗内的案卷目录和卷内文件目录汇编成册，兼有案卷目录和卷内文件目录之功能。
3．全宗目录全宗目录是一种介绍档案馆所有全宗状况的检索工具，它的内容包括全宗的名称、全宗号、全宗内案卷数量及起止年代。
其编制目的是向利用者概要地揭示本馆所藏档案的范围，以及用于档案的统计和保管工作。
全宗目录适合于档案数量较大，全宗较多的大中型档案馆。
4．分类目录分类目录是根据体系分类法的原理，以分类号为排检项，依据档案分类表的体系组织起来的一种检索工具。
分类目录的主要特点是系统地揭示档案的主题内容，具有较强的族性检索功能。
各档案馆的手工检索分类目录大多采用卡片式。
5．主题目录主题目录是根据主题法的原理，将档案的主题按字顺序排列的一种目录。
主题目录的主要特点是能够集中地揭示有关同一事物的档案的内容，具有较好的特性检索功能。
6．专题目录专题目录是集中、系统地揭示档案馆内有关某一专门事物、某一专门内容档案的检索工具。
7．文号索引文号索引是揭示档案的文号和档号之间对应关系的一种检索工具，它提供了一条按文号检索档案的途径。
文号索引一般采用表格形式，所以通常称之为文、档案对照表。
也有的档案室以文号为检索项设置较为全面的项目，形成文号目录。
8．人名索引人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明出处的一种检索工具。
在档案利用中检索人物占有相当的比重，由于在标题中很少反映人名，以所只有编制专门的人名索引才能解决这个问题。
人名索引包括人名和档号两部分，即把人名引向所在档案的档号，利用者通过索引的指引，可以查到某一人物的材料。
人名索引可以分为综合性和专题性两种。
综合性人名索引是将馆藏档案中所涉及到的全部人名编成索引，专题性人名索引是根据所列专题范围，如任免、奖励、处分等对涉及该专题的人名编制索引。
9．地名索引地名索引是揭示档案中所涉及的地名并指明出处的一种检索工具。
以编史修志为目的的利用者往往需要反映某一地区各方面情况的档案材料，地名索引可较好地满足这一类利用需求，从地区角度提供较为全面的档案线索。
10．档案馆指南档案馆指南是一种全面、系统介绍馆藏档案情况的工具书，又称档案馆介绍。
它是档案馆面对社会的一种宣传、报道性工具，借助这种工具，利用者可以较为全面地了解馆藏档案情况及利用档案过程中所需的各种信息。
档案馆指南从揭示馆藏的详简程度上可分为简明指南和详细指南，从揭示档案馆的范围上可分为单一档案馆指南。
档案馆指南一般应包括6部分内容。
．说明或序言．目录．档案馆概况．馆藏档案情况介绍．馆藏资料情况介绍．附录11．全宗指南全宗指南是揭示档案馆内某一全宗档案情况的工具书，又称全宗介绍。
全宗指南的内容主要包括以下3个部分。
（1）立档单位和全宗的历史概况在档案利用活动中，对立档单位历史的了解直接关系到对档案内容的理解。
因为档案是历史的记录，不了解档案产生单位的性质、职能及机构设置情况，就难以全面认识该机关档案的价值。
这一困难尤其发生在后代人利用前代人形成的档案，同代人利用其他机关形成的档案等情况中。